Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал учета трудовых книжек правила оформления и образец

Журнал трудовых книжек

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов — в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

  • в первую графу записывается регистрационный номер документа;
  • во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
  • в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
  • в 6 графе указывается название, номер и дата документа – основания получения / выдачи бланков;
  • в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах – сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Скачать

Книга учета трудовых книжек

19 06 2017 trudovik Пока нет комментариев

Каждый работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек — это сводный регистрационный журнал, в котором отмечаются сведения о движении книжек сотрудников: их поступление, выдача. В данной статье предлагаем скачать образец книги и пустой бланк для заполнения.

Существует типовой бланк книги учета, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, именно его рекомендуется применять для оформления.

Трудовые книжки имеются на каждом предприятии — это личные документы трудящихся, где приводятся сведения о рабочей деятельности владельцев: где работали, когда, кем. Это важный для работника документ, при приеме на работу он передается для хранения работодателю.

Книга учета движения трудовых книжек

Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность трудовых книжек. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу. Предъявляются определенные требования к месту хранения, условия хранения, установлены четки правила заполнения документа, а также введен обязательный регистрационный учет трудовых документов.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета трудовых книжек. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Порядок ведения и заполнения книги учета

Ведением данного книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним документом компании. В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала для трудовых книжек.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе книги.

По мере поступления от сотрудников трудовых книжек, сведения о них регистрируются в журнале. Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

  • порядковый номер;
  • число, месяц и год принятия владельца трудовой книжки на работу;
  • ФИО лица, которому принадлежит книжка;
  • Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
  • Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
  • Наименование подразделения;
  • Реквизиты распорядительного документа, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
  • Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
  • Дата выдачи книжки — заполняется при выдаче на руки оригинала документа, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
  • Подпись работника в получении личного документа — ставится, когда владелец получает на руки свой документ.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника. Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки.

Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.

Образец оформления

Образец книги учета трудовых книжек 2017 — скачать.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

к Постановлению Минтруда России

от 10 октября 2003 г. N 69

См. данную форму в MS-Word.

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее

Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник

Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника

Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

Расписка работника в получении трудовой книжки

Книга учета трудовых книжек

2 ноября 2015 Персонал

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

Книга учета трудовых книжек

Для обобщения сведений о трудовых книжках и вкладышей в них применяется книга учета типовой формы. Документ является обязательным для всех работодателей, в том числе ИП.

Книга учета трудовых книжек

Бланк книги утвержден Постановлением Минтруда России №69.

Читать еще:  Формы оплаты труда Первичные документы по заработной плате

Ответственным за ведением книги учета трудовых книжек назначается работник кадрового отдела или другое лицо, на которого возложены обязанности по взаимодействию с персоналом.

Листы книги должны быть пронумерованы, сшиты и скреплены сургучной печатью и пломбой. Рядом должна стоять подпись руководителя организации. Сведения в книгу вносятся при получении от работника трудовой книжки при его трудоустройстве. После внесения данных о книжке и ее владельце документ передается на хранение в сейф или иное место, где обеспечиваются достаточные условия безопасности, а также выполняются требования по влажности и температуре.

Книга носит важную функцию, она обобщает данные обо всех трудовых книжках сотрудников, их движении. Отсутствие журнала влечет за собой наложении штрафа административного характера.

Скачать образец книги учета трудовых книжек можно ниже бесплатно.

Другие регистрационные журналы для скачивания:

  • для приказов по личному составу — образец;
  • для трудовых договоров — скачать.

Образец заполнения книги

Книга учета должна позволять наглядно видеть информацию о трудовых книжках и вкладышей в них, а потому содержание журнала принимает форму таблицы, в которой предусмотрены такие столбцы;

  • порядковый номер записи;
  • день приема на работу сотрудника, именно это датой делается первая запись о приеме на работу;
  • ФИО лица, кому принадлежит трудовая книжка;
  • реквизиты трудовой книжки — серия и номер, указанные на первом листе;
  • должность владельца;
  • подразделение, где владелец трудовой книжки работает;
  • реквизиты приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, ответственного за подготовку и внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу;
  • денежная сумма, полученная от работника за заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее;
  • день передаче трудовой книжки на руки владельцу — выдается в последний день работы, в процессе работы документ не выдается за исключением редких случаях, когда владельцу необходим оригинал трудовой (в большинстве случае достаточно заверенной копии);
  • подпись работника в том, что трудовую книжку он получил.

Оформление книги

Книга учета трудовых книжек образец — скачать.

Журнал (книга) учета и движения трудовых книжек и вкладышей

Процесс трудоустройства в любое учреждение сопровождается передачей работодателю трудовой книжки нового сотрудника, который после ее заполнения обязан внести данные в журнал учета трудовых книжек в соответствии с законодательством.

Общие сведения о журнале учета трудовых книжек и вкладышей

Понятие и особенности

Каждый работодатель в соответствии с Постановлением Правительства №225, принятом 16 апреля 2003 года, обязан вести журнал учета трудовых книжек сотрудников. Так как ведение данного документа прописано в официальном Постановлении Правительства, то его отсутствие является нарушением российского трудового законодательства.

Руководитель должен приказом назначить в своей организации лицо, уполномоченное вести выше обозначенный документ и несущее за него ответственность. В основном, это сотрудник кадровой службы, сам руководитель, либо бухгалтерия (на предприятии с малым штатом).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — тема видео ниже:

Предназначение

Журнал необходим для того, чтобы в нем проходили регистрацию трудовые книжки и вкладыши всех работников, фиксировалось время и факт поступления или выдачи документа в руки владельцу. К примеру, на момент увольнения сотрудник получает книжку с соответствующими записями, и этот факт неукоснительно отражается в журнале учета и подтверждается визой работодателя и подписью работника.

Его форма

Существует специальная форма такого журнала, требования к ее заполнению и правила, которые были представлены в Постановлении Министерства труда РФ в приложении №3 от 10 октября 2003 года №69. Журналы учета можно приобрести в типографии или специализированных магазинах, а также при необходимости скачать с сайта.

Стандартная форма журнала состоит из 13 разделов.

  • 1 раздел содержит порядковый номер.
  • Во 2-4 разделах содержится информация о дате поступления на работу соответствующего сотрудника.
  • В 5 графу вносят Ф.И.О. владельца книжки.
  • Серия, номер книжки и вкладыша содержатся в 6 графе.
  • В соответствии со штатным расписанием в следующую графу вписывается должность принятого работника, а в 8–ю – подразделение.
  • Также необходимо зафиксировать данные приказа о назначении (9 графа).
  • Следующая колонка заполняется лишь в том случае, если за трудовую книжку взималась плата.
  • Когда сотрудник увольняется, заполняют последние, 12 и 13 графы, когда книжку отправляют работнику почтой.

Как вести такой документ

Требования и правила

  • В организации не должно быть две или более формы учета книжек. Ведется только один журнал до его полного употребления, который должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован и скреплен печатью (опломбировкой).
  • Вырывать листы, склеивать их между собой или производить замену не допускается ни в коем случае.
  • Нумеровать разрешатся как на каждой странице, так и на каждом листе снизу, в правом углу.
  • За его сохранность отвечает тот же человек, который несет ответственность за оформление записей.
  • Учет трудовых книжек производится в порядке их поступления.

Грозит ли наказание руководителю, в организации которого отсутствует книга учета либо на ней нет печати, пломбы?

  • За нарушение требований к ведению документации должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридическое лицо – от 5000 до 50000 рублей (согласно статье 5.27 КоАП).
  • Руководителю грозит дисквалификация сроком до трех лет в случае выявления повторного нарушения ведения делопроизводства.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек, расскажет это видео:

Как заполнять

Чтобы документ как можно дольше сохранил презентабельный внешний вид, нужно позаботиться о твердости обложки. Вести только электронную форму запрещено, так как журнал требует подписи руководителя и работника.

  • Журнал должен иметь титульный лист с фиксированием организации и датой начала использования документа, а при окончании — датой закрытия.
  • Записи ведутся со сквозной нумерацией. Пропуск строк не является нарушением. Все записи должны быть внесены хорошо видимыми чернилами, хорошо читаемы.
  • При оформлении нужно использовать деловой стиль письма, избегая сокращений в фамилиях, именах, отчествах, должности и пр.
  • В случаях, когда возникает необходимость выдачи работнику дубликата трудовой книжки, данное мероприятие должно быть зафиксировано в книге учета по всем правилам в хронологическом порядке со ссылкой «дубликат».

Делать помарки или ошибки в записях не допускается, но от этого, однако, никто не застрахован. Поэтому существуют правила исправления. Познакомимся с ними поближе. Если была допущена ошибка при заполнении журнала, нужно ее аккуратно исправить.

Грамотность исправления ошибок и неточностей в журнале заключается в том, что:

  • Неправильный текст нужно зачеркнуть одной сплошной черточкой, оставляя при этом текст читабельным.
  • Текст в исправленном виде вносится в столбец «примечание» при условии его наличия с подписью типа: исправление столбца (графы) № 4.

Если же такого столбца нет, новая запись вносится в строку ниже, обязательно заверяется подписью ответственного лица.

У нас вы можете бесплатно скачать бланк такого журнала.

Образец заполнения журнала учета и движения трудовых книжек

Сотрудник ставит свою подпись в журнале тогда, когда получает книжку на руки. При этом он обязан проверить наличие и сохранность документа, а также дату его выдачи.

Как правильно прошить

В соответствии с правилами делопроизводства журнал прошивается следующим образом: белыми нитками делается сквозная прошивка таким образом, чтобы на задней стороне под наклеенной сверху на узелок табличкой свисали оба конца нитки. В табличке указывается название документа, количество страниц и цифрами, и буквами, а также фамилия, инициалы, должность и подпись уполномоченного лица.

Как опломбировать

Журнал нуждается также и в опломбировке. Для этого применяют сургучную печать или пломбиратор. Рядом с индикаторной пломбой и удостоверяющей подписью указывается номер пломбы.

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек (фото)


Полезная информация

Что делать с испорченным журналом?

  1. Такой журнал подлежит обязательной замене, которая сопровождается оформлением акта с указанием причины порчи и лица, ответственного за восстановление утраченных данных.
  2. Далее формируется новая книга, в которую нужно занести сведения о всех сотрудниках, которые на момент создания нового журнала трудоустроены в данной организации.

Новый журнал заводят лишь после того, как закончился старый, по аналогичным правилам. Нумеровать листы в новом документе предлагается двумя способами: либо с 1 листа, либо со следующего за последним номером в старом журнале.

Возможны ситуации, когда сотруднику или судебным инстанциям требуется выписка из журнала учета трудовых книжек. Выписка оформляется в специальном бланке и проходит регистрацию в качестве исходящей документации; содержит следующие сведения:

  • Выходные данные организации;
  • Данные, которые непосредственно касаются трудовой книжки работника в виде таблицы.

Срок хранения

Журнал после того, как увольняется последний работник (чьи сведения содержатся в законченном учетном документе), убирают в архив на 75 лет. В случае реорганизации предприятия книга переводится во вновь сформированное учреждение вместе с книжками и другими документами согласно с актом передачи. Ведение учетного журнала позволяет в случае необходимости восстановить доподлинно всю картину деятельности человека, в т. ч., стаж.

Читать еще:  Как восстановить сотрудника на работе по решению суда

Про учет, хранение, оформление трудовых книжек расскажет видео ниже:

Журнал учета трудовых книжек

Трудовые книжки и их вкладыши (далее – трудовые книжки) признаются бланками строгой отчетности и подлежат не только правильному заполнению, но и учету, который осуществляется в специальной форме – в Журнале учета трудовых книжек (потом по тексту – Журнал).

Но многие предприятия игнорируют необходимость заполнения данного Журнала, считая эту процедуру пустой тратой времени и расширением документооборота, хотя на самом деле эта процедура – законная обязанность работодателя!

Что из себя представляет данный журнал

Страницы этого журнала имеют строгую унифицированную форму, утвержденную Минтруда РФ в Постановлении №69 от 10.10.03г. Потом все эти страницы Журнала либо самостоятельно сшивают, нумеруют и скрепляют подписью руководителя компании-работодателя и печатью. Либо приобретается уже готовая книга, которую впоследствии тоже обязательно прошнуровывают, нумеруют постранично и скрепляют печатью и подписью руководителя предприятия.

Обязанность учитывать трудовые книжки именно в Журнале утверждена Правительством РФ в Постановлении №225 от 16.04.03г. (по тексту – Постановление №225). В его пункте 40 указано, что для учета трудовых книжек работодатель обязан открыть приходно-расходную книгу, которую иначе называют Журналом учета трудовых книжек. Причем, данная обязанность возлагается именно на работодателя без уточнения его правовой формы, а значит, на всех предпринимателей и юридических лиц, которые заключили трудовой договор с сотрудниками.

В этом Журнале отражаются все операции по приходу трудовых книжек (например, операции по приобретению за плату или по иному поступлению) и по их отпуску, как правило, в кадровую службу.

Кто его заполняет?

Журнал находится в ведении бухгалтерии предприятия, поскольку в этом регистре отражаются операции, не связанные с кадровым делом, а лишь с движением бланков строгой отчетности – трудовых книжек. Об этом напрямую сказано в Постановлении 225, в пункте 41.

Журнал ведется любым сотрудником бухгалтерии, но на которого возложена должностной инструкцией данная обязанности и с которым заключен договор материальной ответственности за бланки трудовых книжек.

Хранение данных бланков и Журнала по их учету организуется на предприятии в порядке, аналогичном для хранения любых бланков строгой отчетности:

  • в специальных шкафах или сейфах, где данные документы надежно защищены от порчи, утраты или хищения;
  • в ограниченном доступе, и непосредственно в бухгалтерии.

Выдача трудовых книжек осуществляется только кадровой службе:

  • их выдают только тем лицам, которые ответственны за их ведение;
  • выдают только на основании письменной заявки, подаваемой данным лицом;
  • кроме того, выданные трудовые книжки подвергаются обязательной, ежемесячной инвентаризации.

Таким образом, сотрудник бухгалтерии, на которого возложена обязанность по первичному учету трудовых книжек, должен быть уведомлен в письменной форме о круге лиц, кому он вправе выдавать трудовые книжки и при каких обстоятельствах. Как правило, для данной цели издается локальный нормативный акт.

В конце каждого месяца сотрудник кадрового отдела компании, получающий трудовые книжки, должен представить в бухгалтерию отчет согласно пункту 42 Постановления №225. В этом отчете:

  • указывается количество оставшихся у него трудовых книжек;
  • указываются полученные от сотрудников предприятия суммы за трудовые книжки;
  • прикладываются копии приходных кассовых ордеров, подтверждающих факт расчета сотрудников за трудовые книжки.

Что касается заполнения самого Журнала, то поскольку данный документ находится в ведении бухгалтерии и представляет собой регистр унифицированной формы, в котором происходит накопление данных о хозяйственных операциях и на основании первичных документов, то на порядок ведения Журнала можно распространить положения федерального закона о бухучете №402-ФЗ от 06.12.11г, но с учетом специфических норм, какие установлены Постановлением №225.

Порядок заполнения

Все операции поступления и выбытия в Журнале оформляются непосредственно в день совершения данных операций и обязательно на основании первичных документов:

  1. подтверждением прихода трудовых книжек могут служить товарный чек, накладная, и иные документы;
  2. для подтверждения выбытия трудовых книжек могут использоваться только два документа: письменное заявление кадрового работника, который работает с трудовыми книжками, об их выдаче; и акт, который составляется на уничтожение испорченных бланков.

В Журнале учет ведется сразу по нескольким показателям в количественном и в стоимостном выражении, в рублевом эквиваленте, и обязательно отдельно по вкладышам и по трудовым книжкам:

  • по серии и номеру бланков;
  • по дате их поступления и выбытия;
  • по лицам, получившим бланки или от которых они поступили на предприятие.

При этом общая стоимость бланков в Журнал проставляется с НДС или без НДС в зависимости от налогового режима, который применяет предприятие – работодатель.

Что касается допущения ошибок в этом регистре и порядка их исправления, то не существует на эту тему нормативных предписаний. А есть лишь рекомендации специалистов.

Поэтому, если обнаружена ошибка в Журнале, следует:

  • внести дополнительную запись в обычной строке, указав в ней «Запись под №___ считать недействительной»; поставить рядом с ней подпись лица, вносящего корректировку, и ее дату;
  • а ниже – проставить правильную запись с указанием «Запись под №___ считать действительной», подпись исправляющего запись лица и дату исправления.

Кстати, исправления в Журнал могут вносить только ответственные за его ведение лица.

Требования к оформлению

Постановление №225 довольно скупо высказывается в отношении Журнала, используемого для учета бланков трудовых книжек. В частности, работодатель обязан все его страницы пронумеровывать, прошнуровывать вместе и скреплять сургучной печатью и подписью руководителя компании.

Но сургучная печать есть редко в какой фирме. Что же делать? Для этой цели концы шнурка, которым скрепляются все листы Журнала, выводятся на последней странице, проклеиваются листком бумаги, где ставится обычная печать компании. Именно компании, а не штампик бухгалтерской службы. Что касается нумерации страниц, то это делается сразу, как только заводят Журнал.

Кроме того, Журнал должен быть оформлен сразу на бумажном носителе или его можно вести с помощью программного обеспечения? Об этом ничего не сказано. Но из Постановления №225 видно, что для цели хранения данный регистр должен быть выведен обязательно на бумаге. Однако во избежание несанкционированного внесения исправлений в Журнал следует сразу вести его от руки и без помощи программных средств. Или в электронном виде, но с гарантией ограниченного доступа к документу и с последующим выводом его на бумажный носитель для передачи в архив.

Образец заполнения Журнала учета трудовых книжек

Поскольку в работе Журнал находится, как правило, несколько лет, у него должны быть твердые обложки, которые надежно защитят его содержимое от порчи. Такая обложка понадобится ему и при передаче регистра для хранения на срок не менее 5 лет. Несмотря на то, что многие считают сроком хранения данного документа срок не менее 50 лет, с этим можно поспорить. Такой срок отведен для документов по личному составу, но Журнал в отличие от Книги учета движения трудовых книжек – это лишь регистр, в котором учитываются бланки строгой отчетности, а не личный состав!

Что будет, если не вести данный журнал

Несмотря на то, что этот Журнал является регистром для учета строгих бланков, наказание, в частности, за его отсутствие довольно суровое:

  • для предпринимателей и должностных лиц штраф составляет от 1000 до 5000 рублей;
  • а для организаций – от 30000 до 50000 рублей.

Кроме того, если будет выявлено данное нарушение повторно, то с учетом ранее предъявленного штрафа:

  • должностному лицу грозит наказание на сумму от 10тыс. до 20тыс. рублей, или дисквалификацией от 1 года до 3-х лет;
  • предпринимателя накажут на сумму от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
  • организации придется выплатить от 50 тыс. до 70 тыс. рублей!

Поэтому стоит ли рассуждать: нужно или нет заполнять Журнал учета трудовых книжек?!

Правила оформления и оборота трудовых книжек рассмотрены в следующем видеосюжете:

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

Трудовые книжки (ТК) являются документом строгой отчетности, поэтому российским законодательством предусмотрена необходимость жестко контролировать их наличие и оборот.

Для этого все организации обязаны вести журнал, где фиксируются прием и выдача трудовых книжек – так называемую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Дело здесь даже не столько в проверках и штрафах, сколько в потенциальной опасности судебных споров с работником, за сохранность чьей трудовой книжки отвечает работодатель.

Отношения работодателя и работника зачастую далеки от идеала, и увольняющийся может воспользоваться отсутствием журнала выдачи ТК или небрежным его ведением для того, чтобы насолить бывшему работодателю или получить дополнительные деньги, ведь если факт возвращения трудовой книжки не подтвержден в книге учета подписью работника, то можно оспорить срок увольнения и размер расчетных выплат.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года.

Читать еще:  Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию в 2021 году

Ответственные за ведение

Ответственными за контроль наличия и оборота ТК, как правило, назначаются кадровики.

В малом бизнесе, не всегда имеющем отдельные кадровые службы, эту обязанность могут возложить на бухгалтера, секретаря, офис-менеджера или другого специалиста.

Назначение ответственного лица оформляется приказом, где указываются обязанности по ведению учета ТК, должность исполняющего и должность того, кто заменит его в случае отсутствия. Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом.

Скачать журнал оборота трудовых книжек.

Если книга раньше не велась

Бывает так, что вновь пришедший на работу грамотный специалист обнаруживает, что его предшественники не потрудились завести книгу учета движения ТК. Подобная ситуация требует составления докладной записки и, если восстановление всех записей и подписей работников не составляет труда, незамедлительно устранить недоработку.

Иногда внести отсутствующие данные по кому-либо из бывших работников невозможно. Это также стоит отразить в докладной записке и составить акт с перечислением, какие именно данные утрачены и почему нет возможности их восстановить.

Требования к заполнению и оформлению

Книга учета движения ТК должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

    поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;

страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;

бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

Многими кадровиками оспаривается необходимость сургучной печати, но пока этот пункт в Правилах ведения ТК остается без изменений, лучше придерживаться этих требований и приобрести сургуч и пломбу в канцелярских магазинах или почтовых отделениях;

  • на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.
  • Исправление записей

    Записи в книгу вносятся от руки, поэтому нередки ошибки. Зачеркивать неверную запись и вносить рядом правильную информацию с пометкой «Исправленному верить», датой исправления и подписью исправившего представляется довольно сложным из-за ограниченного места.

    Содержание: сведения и графы

    Книга учета содержит сведения о принятых или вновь заведенных ТК, а также вкладышах к ним. Если на хранение сдается не только ТК, но и вкладыш, в записи фиксируется только сама книжка.

    Эти сведения детализируются в тринадцати графах:

      1 – номер записи о ТК и выданных организацией вкладышах;

    2, 3, 4 – дата предоставления трудовой книжки (как правило, это день приема на работу) или заведения новой ТК или вкладыша: число, месяц и год;

    5 – ФИО (без сокращений) работника, на которого оформлена трудовая книжка;

    6 – серия и номер ТК или вновь заведенного вкладыша. Эти данные могут отличаться в зависимости от возраста работника.

    Так, образцы 1938 года выпускались без серии и номера, поэтому при регистрации таких экземпляров в графе № 6 рекомендуется оставить прочерк – он укажет, что данные не пропущены, а отсутствуют.

    Образцы 1974 года имеют серию из букв АТ и двух римских цифр. С 2003 года серия трудовых книжек обозначается буквами ТК, а серия вкладышей – буквами ВК.

    7 – должность сотрудника по штатному расписанию;

    8 – название организации и структурного подразделения;

    9 – дата и номер документа, которым сотрудник принимается на работу (приказ, распоряжение и т.п.). Если регистрируется новый вкладыш, выдаваемый организацией, то здесь ставится прочерк.

    10 – подпись специалиста, ведущего ТК и контролирующего их оборот;

    11 – если оплачивается новый экземпляр ТК или вкладыша, указывается сумма в руб., иначе – прочерк;

    12 – дата увольнения работника (это день возврата ТК);

  • 13 – роспись увольняющегося, подтверждающая, что ТК он получил обратно.
  • Образец заполнения книги учета трудовых.

    В отдельной статье вы узнаете о правилах хранения и заполнения журнала учета трудовых книжек.

    Запись при отказе забрать ТК

    Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

    Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность, заверенная у нотариуса.

    Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

    Регистрация временной выдачи

    Раньше временная выдача ТК была запрещена.

    Однако иногда ее оригинал требуется для выписки нотариально заверенной копии, необходимой при получении профессиональных сертификатов бухгалтерами, юристами, аудиторами, или в Пенсионный фонд для оформления пенсии.

    С 1 января 2015 года работник может подать, а работодатель должен удовлетворить письменный запрос на временную выдачу ТК.

    При этом рекомендуются три варианта оформления записей в журнале выдачи:

      в графе 12 отметить временную выдачу, а после возвращения ТК сделать новую запись;

    приказом ввести неунифицированную форму книги учета и дополнить типовой бланк книги;

  • оформить отдельную книгу учета, где отмечались бы цель и даты временной выдачи и возвращения ТК.
  • Сроки хранения и административная ответственность

    КоАП РФ в ст. 5.27 указывает, что отсутствие книги учета или её небрежное ведение влечет за собой административную ответственность.

    1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, –

    влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

    2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), –

    влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

    3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, –

    влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

    4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, –

    влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

    5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, –

    влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц – дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

    Штраф для должностных лиц определен в размере 1-5 тысяч рублей, а для организации – в размере 30-50 тысяч рублей.

    Если руководитель или должностное лицо уже совершали административные правонарушения, предусмотренные ч. 1 ст. 5.27 КоАП, их могут дисквалифицировать на срок 1-3 года.

    Возможно, в скором будущем трудовые книжки будут отменены – ходит много разговоров о том, что это устаревшая форма фиксирования информации о трудовой деятельности. При этом исчезнет и книга учета движения ТК.

    Пока этого не произошло, работодателю лучше не пренебрегать изложенными выше правилами − тогда он будет застрахован от многих денежных и моральных потерь.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector