Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Требования к помещению архива Основные правила работы архивов организаций

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

· расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);

· помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;

· помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать — я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива — обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Наиболее частые вопросы, связанные с деятельностью архивов организаций

Куда обращаться по вопросу упорядочения документов в случае ликвидации организации?

  • По вопросу упорядочения документов ликвидируемых организаций можно обратиться в государственные архивы Ставропольского края, которыми осуществляется данная работа на платной основе:

    государственное архивное учреждение «Государственный архив Ставропольского края» (тел.: 35-52-51; 35-52-61);

    государственное архивное учреждение «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края» (тел.: 75-55-99; 75-43-06).

    Куда передаются архивные документы на хранение в случае ликвидации организации?

  • В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственной организации документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору (в том числе на платной основе). При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

    Куда передаются архивные документы на хранение в случае преобразования организации?

  • В соответствии с ч. 6, 7, 9 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при реорганизации организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов, образовавшихся в их деятельности, определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

    Какие основные требования к помещениям архивов организаций?

  • В соответствии с нормативными требованиями помещения архивов организаций должны размещаться в приспособленном для длительного хранения документов здании или отдельных помещениях зданий, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов, а также промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.д.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидемстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.

    В районе расположения здания архива среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарные нормы.

    Здание архива должно иметь высокую долговечность конструкций и огнестойкость (категория пожароопасности «В»), оборудуется средствами охранной сигнализации и открывающимися решетками на окнах нижних этажей.

    Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими по­жароопасные и химические технологии.

    Предназначенные для хранения документов помещения должны быть изолированы от остальных помещений здания.

    Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ не должны собирать пыль или быть ее источником, а также выделять агрессивные химические вещества.

    Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию (системы кондиционирования), которые обеспечивают рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурновлажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

    Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м.

    Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, уста­навливаются вне хранилищ.

    Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91, а также противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженно­стью до крайней точки обслуживаемого хранилища.

    При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.д.).

    Читать еще:  Наряддопуск на выполнение огневых работ 2021 скачать образец

    В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в архиве, должно быть заземлено.

    Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

    Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

    Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения в окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

    В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17-19°С, относительная влажность – 50-55%.

    В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу и подоконниках.

    Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.

    В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

    Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища.

    Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных служб по месту нахождения архива.

    Если негосударственная организация решила передать свои документы на архивное хранение, чем руководствоваться при выборе архива?

  • В соответствии с ч.3 ст.21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив для заключения договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации или иных архивных документов.

    При этом наиболее целесообразно заключение договора по месту расположения негосударственной организации.

    Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов организаций?

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, а также отраслевыми перечнями по профилю деятельности организации.

    Если в деятельности организации образуется научно-техническая документация, следует использовать также Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27.09.2007, рег. № 10194.

    Задать вопрос

    Вы можете написать нам письмо, используя следующую форму.

    Организация архивного хранения документов

    Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

    В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

    Разновидности архивного хранения документов

    Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

    Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

    В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

    • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
    • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
    • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
    • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

    Порядок архивирования

    В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

    Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

    Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

    Требования по организации архивного хранения документов

    Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

    Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

    Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

    Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

    Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

    1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
    2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
    3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
    4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
    5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

    Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

    Читать еще:  Как оформить перевод совместителя на основную работу? Разъяснения Роструда

    На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

    Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

    Как правильно хранить документы

    Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

    Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

    Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

    Методические рекомендации по созданию и содержанию архива организации

    Администрация города Кемерово

    Архивный отдел

    Методические рекомендации
    по созданию и содержанию архива организации

    Кемерово, 2011

    Методические рекомендации разработаны для ответственных лиц

    за оперативное хранение документов и состояние архива в организациях–источниках комплектования архивного отдела администрации города

    Кемерово с целью оказания помощи при создании и организации работы

    начальник архивного отдела

    администрации города Кемерово

    1. Понятие архива организации,

    его задачи и функции

    Документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организации должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить путем создания в организации специального структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, — архива и оборудования специального помещения для хранения документов – архивохранилища, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.

    Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

    Работа архива должна регламентироваться соответствующим положением.

    Основными задачами архива организации являются:

    1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

    2) учет и обеспечение сохранности документов;

    3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

    4) использование хранящихся в архиве документов;

    5) подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями;

    6) осуществление контроля над формированием и оформлением дел.

    Архив осуществляет следующие функции:

    1) принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации;

    2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

    3) создает научно-справочный аппарат к документам архива;

    4) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

    5) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

    6) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

    7) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

    8) участвует в разработке методических документов по архивному делу и др.

    2. Требования к помещению архива

    Хранилище должно размещаться в изолированном помещении, защищенном от доступа посторонних лиц, быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления, иметь запасной выход. В помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

    Хранение в помещении без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.

    Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещения хранилища.

    Отделку помещения хранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

    В хранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

    Хранилище должно быть дополнительно защищено открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

    3. Размещение документов в архиве. Топографирование

    Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

    При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Одним из лучших вариантов размещения дел является их распределение не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

    Архив должен иметь:

    а) специальные передвижные или стационарные металлические стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

    б) ширину проходов между стеллажами — 75 см;

    в) ширину проходов между рядами стеллажей — 120 см;

    г) расстояние между полками по высоте — 35-40 см;

    д) расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;

    е) расстояние от пола до нижней полки не менее 15 см, а в цокольных и полуподвальных этажах – не менее 30 см.

    Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

    Дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробов, папок, специальных футляров, пакетов и др.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Бумажные документы постоянного хранения размещают в архивных картонных коробах, папках, а документы временного хранения допускается хранить в связках.

    К коробам (связкам) приклеиваются ярлыки с указанием:

    — номера описи (номенклатуры дел),

    — года (лет) и крайних номеров дел, помещенных в данный короб (связку).

    В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

    Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, для чего нумеруются стеллажи, шкафы, полки. Стеллажи нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, то есть постеллажно сверху вниз.

    Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами.

    Читать еще:  Запись в трудовой книжке при переводе на должность директора

    Для быстрого поиска документов используются постеллажные топографические указатели.

    В последнее время для размещения документов в архиве все чаще используются передвижные стеллажи. Преимущество их в том, что они позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить площадь архива при сохранении прежней вместимости. Вся площадь занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи передвигаются по рельсам из сплава алюминия.

    Необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

    4. Обеспечение сохранности документов архива.

    Режимы хранения документов

    Организация хранения документов – это система мероприятий, включающая:

    — рациональное размещение документов;

    — контроль за их движением и физическим состоянием;

    — копирование документов с целью создания страхового фонда;

    — восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

    Ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел.

    Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

    а) комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещение хранилища, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, копирования и др.);

    б) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

    Режимы хранения документов:

    1. Световой режим.

    Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилище может быть естественным и искусственным.

    2. Температурно-влажностный режим.

    В хранилище, оборудованном системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов — температура 17-19 град. С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов — черно-белых (15 град. С и 40-55%) и цветных (2-5 град. С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15-20 град. С и 50-65%.

    Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемом помещении — один раз в неделю, с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.

    Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

    3. Санитарно-гигиенический режим.

    Помещение архива должно содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. Должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

    Запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

    В хранилище необходимо проводить систематическую влажную уборку.

    Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещение хранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещения силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

    4. Охранный режим.

    Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещения.

    Наружные двери архива должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещение архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время оно пломбируется (опечатывается). В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ. Право доступа в него имеют работники архива, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

    5. Учетные документы архива

    Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

    Учет документов в архиве организации — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

    К учетным документам архива относятся:

    — книга учета поступления и выбытия документов;

    — формы отчета о составе и объеме дел, хранящихся в архиве;

    — формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итогов периодических проверок наличия и состояния дел;

    — дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетности и др.;

    — паспорт архива. Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

    Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные, а также страховые копии документов.

    6. Порядок выдачи дел из архива

    Дела выдаются из архива:

    — для использования работниками организации;

    — для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

    — во временное пользование для других организаций;

    — для проведения архивных работ с документами;

    — для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

    Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

    — 1 месяц для использования работниками организации;

    — 1 месяц для использования документов в читальном зале;

    — 3 месяца во временное пользование для других организаций;

    — 6 месяцев для экспонирования документов.

    Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

    Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

    Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю.

    На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

    Выдача дел фиксируется в журнале и оформляется распиской получателя.

    Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

    голоса
    Рейтинг статьи
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector