Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки законодательство и нюансы

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году

  • Оформление трудовой книжки: основные правила
  • Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения
  • Как заполняется титульный лист трудовой
  • Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»
  • Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»
  • Как оформить в трудовой книжке особые случаи
  • Ответственность кадровых работников

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Записи, сделанные в 2021 году до 01.09., должны соответствовать

  • Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития № 69 (далее — Инструкция).

С сентября Правила и Инструкция, действовавшие с 2003 г. отменяются.

Записи, сделанные в 2021 году после 01.09., должны соответствовать

  • Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н,
  • Форме трудовой книжки, утв. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Новая форма трудовой книжки Подробнее

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Оформлять бумажную трудовую книжку в 2021 г. обязательно только для тех работников, которые отказались от полного перехода на «эектронную трудовую книжку» (электронный учет).

Одновременно с оформлением трудовой книжки нужно взять у сотрудника заявление о том, в какой форме работодатель будет вести учет сведений о трудовой деятельности работника. Работник вправе выбрать бумажную трудовую книжку либо электронный учет в виде сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ в ред. закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

  • трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
  • срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
  • в записях нужно использовать арабские цифры;
  • можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
  • запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
  • каждая запись должна иметь порядковый номер.

Что касается электронных сведений о трудовой деятельности («электронной трудовой книжки»), то их необходимо формировать как отчет в ПФР по новой форме СЗВ-ТД (подается ежемесячно). Вести кадровый учет только на бумаге теперь не получится, обязательно понадобится пользоваться каким-либо программным обеспечением.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения

Бланк документа до 01.09.2021 утвержден постановлением № 225 – где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы). Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

  • личные данные;
  • сведения о трудовой деятельности;
  • информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Образец, как правильно заполнять трудовую книжку до 01.09.2021 года можно посмотреть по ссылке: Образец заполнения трудовой книжки.

Образец, как правильно заполнять трудовую книжку после 01.09.2021 года можно посмотреть по ссылке: Образец внесения изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии с 01.09.2021

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

  • личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
  • информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
  • название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
  • дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой – в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке – образец.

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму – о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке — образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

  • название организации в полном и сокращенном виде;
  • наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
  • название профессии, по которой будет работать сотрудник;
  • дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

  • сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
  • информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

  • причину увольнения;
  • дату окончания трудовых отношений;
  • название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

  • номер записи;
  • название организации;
  • сведения о награде;
  • данные о том, кем награжден сотрудник;
  • информация о заслугах, за которые награжден человек;
  • ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

  • номер записи;
  • дата перевода;
  • информация о переводе;
  • название нового отдела или должности;
  • информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

В случае утери трудовой книжки работник может получить ее дубликат. Выдать его должно руководство последнего предприятия, где человек работал. Для правильного восстановления трудовой книжки нужно собрать документы, подтверждающие факт работы. Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д. Если собрать такие документы невозможно, факт работы устанавливается судебным решением. Подробнее читайте в статье Образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Электронные трудовые книжки приведут к тому, что бумажный вариант, в том числе и дубликат станет не нужен. Почему? Читайте здесь.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

  • предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее – КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
  • должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Что такое трудовая книжка, зачем она нужна и особенности оформления в 2021 году

Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.

Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история.

Внешний вид документа

Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:

  • Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
  • Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».
Читать еще:  Пример резюме менеджера по персоналу образец 2021 года

Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.

Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:

Российское законодательство о трудовых книжках

Следует отметить отдельное Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (см. ссылку www.consultant.ru), где регламентируется общий порядок действия с данным документом (порядок оформления, правила ведения, а также выдачи после увольнения), а также ст. 2-3 устанавливаются форма ТК и вкладыша в ТК.

Кроме того, Трудовой Кодекс РФ определяет практическое значение книжки о трудоустройстве. О чем свидетельствуют ст. 63, ст. 66, ст. 77. (см. ссылку rulaws.ru)

Законодатель отдельно выделил инструкцию по заполнению документа, которая утверждена Министерством Труда РФ 10.10.03, № 69 (см. ссылку normativ.kontur.ru)

Основные параметры

Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.

  • У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
  • У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.

Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.

Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:

  • Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
  • Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
  • Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).

Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.

Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:

  • Год – ХХХХ.
  • Месяц и день – ХХ.

В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017

Язык заполнения – официальный язык страны/республики.

Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!

Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.

Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:

  • По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
  • Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.

Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:

  • Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
  • Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.

На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.

По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.

Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:

  • письменное согласие одного из родителей.
  • работа не будет мешать учебе.

С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.

Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.

Выдача чистого бланка (скачать в doc)

Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:

  • если гражданин устроился на работу впервые.
  • если ранее им была утеряна трудовая книжка.

Так выглядят чистый бланк ТК:

Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.

Внесение данных в документ

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.

Содержание информации о работнике включает в себя:

  • ФИО.
  • Образование.
  • Дата рождения.
  • Специальность, присвоенная после окончания обучения.
  • Дата заполнения.
  • Подпись.

Документы, необходимые для заполнения

Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:

  • Паспорт сотрудника.
  • Документ о высшем или среднем образовании.

На основании данных документов заполняется титульный лист.

Образец заполнения титульного листа

Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.

Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

  • для хранения информации создаются специальные базы данных.
  • для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
  • санкционированная защита всех данных.
  • взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:

  • Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
  • Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
  • Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
  • Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Мнение экперта

Нефедова Анна Олеговна.

Юрист гражданско-правововой специализации. Работает в Кинельском районном суде Самарской области — секретарь судебного заседания.

Минтруд высказался о введении электронных трудовых книжек еще в прошлом году. В этом году планируется постепенный переход на новый формат с сохранением привычного бумажного варианта.

С середины текущего года вступают в силу новые правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки (ГОСТ-2016), однако они является добровольными.

Еще одним нововведением станет возможность заключения электронного трудового договора с помощью портала www.gosuslugi.ru, с удаленными специалистами, при обоюдном согласии нанимателя и работника. Подписание подобного договора будет осуществляться посредством усиленной электронной подписи. Для получения бумажного экземпляра документа, потребуется обратиться в МФЦ.

А пока многие рассуждают о плюсах и минусах перехода на электронный документооборот, предлагаю вспомнить о том, какие нововведения произошли в 2017 году: в феврале Минтруд разрешил работодателям направлять электронные расчетные листки своим сотрудникам, а начиная с июля стали применяться электронные больничные.

В настоящее время трудовая книжка выдается сотруднику на руки не только при увольнении. Работник имеет право получить оригинал, а не копию или выписку из трудовой книжки, как это было ранее, для того, чтобы оформить пенсию. При этом необходимо составить заявление в произвольной форме.

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Правила заполнения трудовой книжки

Несмотря на то, что в последнее время эксперты все чаще говорят о скорой отмене трудовых книжек, пока данный документ остается таким же актуальным и важным, как и много лет назад. С юридической точки зрения, данная бумага представляет собой некую отчетность, в которую вносятся все основные сведения относительно профессиональной деятельности человека. Важным нюансом будет являться и тот факт, что информация в трудовую книжку вносится на протяжении всей жизни человека, до того момента, пока он не закончит свою официальную профессиональную деятельность и не уйдет на заслуженный отдых.

Действующие правила устанавливают, что заведение гражданином данного документа осуществляется в момент его первого трудоустройства. В таком случае обязанность по первому заполнению книжки возлагается на непосредственного работодателя физического лица. Туда вносится основная информация о том, в какую именно организацию устраивается новый сотрудник, как будет звучать наименование его должности и т.д. В будущем может возникнуть повторная необходимость внесения определенной записи в трудовую книжку. Это может быть связано, например, с повышением сотрудника, с его переводом на другую должность, с переименованием учреждения, а также с иными событиями.

Читать еще:  Что будет с самой массовой профессией в России

Отдельно следует упомянуть и о том, что современными нормами закона к процедуре заполнения трудовых книжек предъявляются действительно строгие требования. Это вполне объяснимо, ведь данный документ представляет собой бланк строгой отчетности. Более того, он обязательно будет использован гражданином в будущем, во время оформления пенсионного обеспечения. Именно количество лет страхового стажа будет оказывать прямое влияние на размер регулярной пенсии физического лица.

Трудовой документ может быть принят пенсионной организацией или иной уполномоченной инстанцией только в том случае, если его заполнение действительно будет произведено максимально грамотно, с учетом всех действующих требований. В противном случае, документ может быть отклонен специалистом.

В отношении трудовых книжек на работодателя возлагается сразу две основных обязанности, а именно – ответственное хранение данных документов и их правильное заполнение. Как правило, все эти обязанности возлагаются на сотрудников отдела кадров. Именно они должны обеспечить защиту данных документов от их утери или посягательств других лиц, а также производить все необходимые регулярные действия по их заполнению.

Заполнение трудовой книжки в 2020 году

Процедура заполнения трудовых книжек в 2020 году все также должна проводиться на основании главного нормативно-правового акта, а именно – Приказа Министерства труда РФ №69 от 10.10.2003 года. Там сказано, что любой работодатель обязан внести соответствующую запись в этот важный документ в отношении сотрудника, который проработал в организации уже более 5 дней, в соответствии с ранее подписанным сторонами соглашением.

Следует отметить, что данное правило распространяется не только на руководителей различных организаций, но и на физических лиц, которые выступают в роли индивидуальных предпринимателей и осуществляют наем сотрудников.

Последние изменения в вышеуказанный Приказ Министерства труда РФ вносились лишь в 2016 году. Это означает, что в 2019 году процедура внесения необходимой информации в трудовые книжки должна осуществляться в стандартном порядке, без каких-либо серьезных изменений или нововведений.

Если говорить о каких-либо дополнениях данной процедуры, можно отметить, что не так давно в действующие правила были внесены изменения, непосредственно касающиеся печати организации в трудовой книжке. В соответствии с действующими правилами, она обязательно должна иметься на титульном листе книжки, а также на внутренних записях, если они касаются таких событий, как увольнение сотрудника, изменение его фамилии и т.д.

Отдельно следует упомянуть и о таких ситуациях, при которых в фирме может не иметься официальной печати. В данном случае заверение внесенной записи может быть осуществлено исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Если же говорить о некоторых дополнительных важных правил в отношении процедуры заполнения, сюда, прежде всего, можно отнести обязательную разборчивость почерка и максимальную аккуратность. Вся информация, вносимая в этот важный документ, должна являться полностью читаемой. Указание всех чисел должно производиться арабскими цифрами. Чернила у ручки могут быть синего, фиолетового или черного цвета. Можно использовать как гелиевый, так и обычный шариковый стержень.

Действующая инструкция по заполнению трудовых книжек

Как уже было сказано выше, полноценная инструкция по основным правилам по заполнению трудовых документов, представлена в Постановлении Министерства труда №69. Если выделить главные правила, к ним могут быть отнесены следующие:

  1. Оформление новой книжки всегда необходимо начинать с заполнения титульного листа. Сюда вносится основная информация о новом владельце данного документа. К главным сведениям можно отнести ФИО физического лица, дату рождения будущего специалиста, а также иные данные.
  2. В специальный раздел титульного листа должны быть внесены все основные сведения относительно имеющегося у гражданина образования. Для подтверждения, в этом разделе необходимо указать ссылки на дипломы или иные документы.
  3. В самом конце документа обязательно проставляется дата заведения данной трудовой книжки. Здесь ставится текущее число, в которое эта процедура осуществляется.
  4. Заключительным этапом процедуры оформления титульного листа будет являться простановка подписи лица, ответственного за заполнение. После этого с заполненным документом обязательно должны ознакомить и самого сотрудника. Если он полностью согласен с информацией, указанной там, он также ставит свою личную подпись в положенном месте.
  5. После прохождения вышеуказанных этапов ответственное лицо сможет приступить и к заполнению основной части трудового документа. Если речь идет о трудоустройстве нового сотрудника в организацию, работодатель, прежде всего, должен внести соответствующую запись о принятии служащего.
  6. В первую запись должны быть внесены следующие сведения: порядковые номер данной записи, дата ее внесения в соответствующий документ, основное содержание записи и т.д.
  7. Как только вся обязательная информация будет внесена, уполномоченному лицу необходимо будет проставить собственную подпись. Как правило, это делается кадровым работником, в обязанности которого входит хранение и заполнение трудовых книжек.
  8. После подписи уполномоченного лица с содержанием внесенной записи знакомят и самого сотрудника. Если у него не имеется абсолютно никаких возражений по сведениям, которые в ней содержатся, он должен поставить свою подпись чуть ниже данной записи.
  9. И, наконец, заключительным этапом станет включение в запись дополнительных сведений относительно документа, который стал главным основанием для создания такой записи. В большинстве случаев, таким документом будет являться ранее вынесенное распоряжение начальства.

Если говорить о наиболее распространенных ошибках, которые чаще всего встречаются во время заполнения ответственными лицами трудовых документов, к таковым можно отнести следующие:

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Трудоустройство к новому работодателю, безусловно, является важнейшим событием в жизни любого сотрудника. Следовательно, данное событие обязательно должно быть надлежащим образом зафиксировано в таком документе, как трудовая книжка.

Точный порядок заполнения данного документа во время трудоустройства может зависеть от двух важных факторов:

  1. Если для сотрудника данное место работы является первым. В таком случае у него на руках трудовой книжки, как правило, вообще не имеется. Это означает, что ее должен завести работодатель. Это, в свою очередь, накладывает на него дополнительные обязательства относительно заполнения титульного листа данного документа.
  2. Если для сотрудника данное место работы первым уже не является. В данной ситуации трудовая книжка у служащего, как правило, уже имеется. Это означает, что в обязанности работодателя будет входить только внесение записи о трудоустройстве в основную часть документа.

Внесение информации в трудовую книжку при увольнении

Увольнение сотрудника из организации также является полноценным основанием для внесения соответствующей записи в его трудовую книжку. Следует помнить, что данное правило будет распространяться абсолютно на все ситуации, вне зависимости от непосредственных причин разрыва профессиональных отношений, а также иных факторов.

Запись об увольнении вносится в документ в соответствии со стандартной схемой:

  1. Сначала указывается порядковый номер записи, а также текущая дата, в которую она вносится.
  2. Далее в книжку заносятся основные сведения о том, что трудовые отношения между сотрудником и его работодателем расторгаются. Здесь же обязательно нужно сделать отметку о непосредственной причине аннулирования ранее заключенного между сторонами договора.
  3. Следующим этапом будет являться указание ссылки на главный документ, который и послужил основанием для расторжения профессиональных отношений.

В большинстве случаев, такой бумагой будет являться официальное распоряжение начальства. В приказе об увольнении также указываются основные сведения о непосредственных причинах, а также иных важных факторах.

Титульный лист трудовой книжки и особенности его заполнения

В соответствии с действующими правилами, титульный лист всегда является важной частью трудовой книжки, в которую включаются личные сведения относительно ее владельца. То есть фактически в эту часть должна быть внесена информация, которая сможет идентифицировать конкретного человека.

Заполнение листа осуществляется по следующей схеме:

  1. Сначала в документ вносятся стандартные сведения относительно нового сотрудника. Сюда можно отнести ФИО гражданина, а также дату его рождения. Всегда следует помнить, что вся информация, указываемая в титульном листе, обязательно должна быть подтверждена соответствующими документами. Если сотрудник настаивает на том, чтобы данные были указаны просто с его слов, работодатель должен отказать ему в подобной просьбе.
  2. Следующим этапом станет указание важных сведений относительно профессиональных навыков и специальности, которая имеется у физического лица. Эти сведения также должны быть основаны исключительно на официальной информации, которая указывается в дипломах гражданина, а также в иных соответствующих документах.
  3. Здесь указывается и полное наименование должности, на которую принимается специалист, в соответствии со штатным расписанием, действующим в данной организации.

Итоги

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки будет включать в себя следующие важные этапы:

  1. Eсли речь идет о внесении записи в основную часть документа – данная процедура всегда начинается с указания наименее важных сведений.
  2. В частности, сначала в документ вносится информация относительно порядкового номера, который присваивается очередной записи. Для этого специалист просто смотрит на номер последней внесенной информации и ставит следующую цифру. В следующем столбце ставится текущая дата, в которую данная запись заносится в документ.
  3. Далее ответственному лицу можно приступать к указанию основной информации о непосредственных причинах, по которым данная запись вносится в документ. Следует помнить, что, если речь идет, например, об увольнении служащего, здесь обязательно нужно указать причины расторжения договора, а также ссылку на соответствующую статью ТК РФ. Помимо этого, здесь указывается дата, с которой ранее заключенное между сторонами соглашение будет являться полностью аннулированным.

Заполнение титульного листа

Доверенное лицо
Организация учета трудовых книжек

ПОСЛЕДСТВИЯ НАРУШЕНИЙ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Ведение трудовых книжек требует особой внимательности и аккуратности, поскольку даже незначительные ошибки могут привести к неприятным последствиям при подаче работником документов для назначения пенсии. Более серьезные нарушения, как то невыдача трудовой книжки в день увольнения, влекут за собой материальную ответственность работодателя. В данной статье приведем обзор наиболее распространенных ошибок , которые могут быть допущены при ведении трудовых книжек, и проиллюстрируем их последствия примерами из судебной практики.

Читать еще:  352 Порядок оформления допуска к работам с повышенной опасностью

Заполнение титульного листа

…»2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

  • Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
  • запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
  • запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
  • профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений».

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

Ошибки при заполнении титульного листа

Наиболее часто при заполнении титульного листа трудовой книжки неточно указывается фамилия, имя или отчество работника. Так, вместо «е» пишут «ё», вместо «и» в имени Наталия — «ь», путают числа в дате рождения и т.д. Вместе с тем сведения на титульном листе должны четко соответствовать паспортным данным работника.

Как же поступить, если ошибка была допущена? Согласно п. п. 26, 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила) в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Такими документами могут служить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 19.05.2008).

В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция) при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения необходимо указывать ссылку на номер документа и дату. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Приведем образец исправления подобной ошибки. Допустим, при заполнении трудовой книжки фамилия Парамонова была написана с буквой «о» (Паромонова). Тогда исправление будет выглядеть следующим образом.

Фамилия Паромонова исправлена на фамилию Парамонова на основании паспорта 20 01 N 576833, выданного УВД Ленинского района г. Красноярска 15.08.1999.

Инспектор отдела кадров Сотова

Фамилия Паромонова Парамонова

Дата рождения 23.05.1981__________

(число, месяц, год)

специальность экономист – менеджер

Дата заполнения 15.01.2005________

(число, месяц, год)

владельца книжки __ Парамонова ____

Подпись лица, ответственного

за ведение трудовых книжек ____________

1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.

2. Неверно записывается дата рождения работника.

а) шестью арабскими цифрами — 10.05.69г.;

б) смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения — 29 января 1961 г.;

в) римскими цифрами — 5/IX — 51г.

Подобные записи не допустимы, поскольку в п. 1.1 Инструкции сказано, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными), например 31.06.2011.

3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается не заполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого делается запись об образовании, на развороте обложки не делается. (п. 2.4. Инструкции № 69).

4. Профессия, специальность часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании. Часто в этом разделе указывается не профессия, специальность, а наименование должности работника, что тоже является нарушением.

5. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки — Написания фамилии недостаточно. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лиуа.

6. Обязательно проставляется печать организации, в которой заполняется титульный лист. Без печати трудовая книжка недействительна.

Какого рода исправления допустимы на титульном листе трудовой книжки и как они исправляются?

В титульный лист трудовой книжки обычно вносятся именно изменения, а не исправления (п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее Инструкция).

Исправления в титульном листе трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускаются. Например, нельзя при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки исправить «Наталия» на «Наталья», если имя работника изначально было написано неправильно. Если в титульном листе при первичном заполнении была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно уничтожать, составив об этом акт, и заполнить уже без ошибок новый бланк. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются (п.п. 42, 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

…»2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую станицу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)»…(п. 2.3. Инструкции № 69).

В случае, когда ошибка в трудовой книжке не была исправлена работодателем, владельцу трудовой книжки придется обратиться в суд с иском о признании факта, имеющего юридическое значение. Так, согласно Решению Калачинского городского суда Омской области от 31.03.2009 N 2-111 Н.К.Х. обратилась в суд с заявлением об установлении факта принадлежности трудовой книжки и вкладыша в нее. В исковом заявлении она указала, что была принята на работу 07.02.1972. При заполнении ее трудовой книжки была допущена ошибка в написании отчества — вместо первой буквы «Х» написали «К». При обращении в ГУ УПФ по Калачинско- му району инспектор по назначению и выплате пенсии обнаружил данную ошибку, что явилось препятствием для оформления пенсии, в связи с этим Н.К.Х. была вынуждена пойти в суд, так как в другом порядке не могла получить надлежащие документы, подтверждающие принадлежность ей трудовой книжки. Она просила суд установить факт принадлежности трудовой книжки, первоначально заполненной 07.02.1972 на имя Н.К.Х. 26.08.1954 года рождения.

Основываясь на том, что во всех остальных документах, представленных в судебном заседании заявителем, в частности свидетельстве о рождении заявителя, страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, общегражданском паспорте, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе, ее отчество также указано как «Х-на», учитывая показания свидетеля Л., подтвердившей, что знает истицу около 32 лет, видела ее документы, в них отчество было написано как «Х-на», суд установил факт принадлежности Н.К.Х. трудовой книжки и вкладыша в нее.

Судом отмечено, что работодатель нарушил положение п. 2.3 Инструкции. В частности, работодатель должен был исправить отчество «К-на» на «Х-на», указать это на внутренней части обложки трудовой книжки и сделать ссылку на документ (в данном случае паспорт). Аналогично необходимо было поступить и с вкладышем в трудовую книжку.

Учитывая это, если гражданин приходит в вашу организацию и просит исправить ошибку, допущенную вами или предыдущим работодателем, не спешите отправлять его в суд, если это можно сделать во внесудебном порядке: работник оформлен в вашей организации или ваша фирма является правопреемником организации, которой была допущена ошибка. В противном случае исковое заявление работника будет оставлено без движения и работнику придется вновь обратиться за исправлением ошибки к работодателю.

Вопрос: На работника не сразу завели трудовую книжку, так как не было бланков трудовых книжек. Сейчас, заполняя трудовую книжку, возник вопрос. На первой странице бланка нужно указать дату заполнения. по законодательству трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Сроки мной пропущены, можно ли в трудовой книжке писать дату заполнения «задним» числом?

Каждый бланк трудовой книжки имеет свои индивидуальные серию и номер. Серия и номер зависят от времени его изготовления. Может получиться так, что вы укажете дату, которая будет раньше, чем дата изготовления.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector