Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Личные дела уволенных сотрудников срок и порядок хранения

Где хранится т2 в личном деле или отдельно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где хранится т2 в личном деле или отдельно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Т-2 отдельно в папке (в файлах по алфавиту, вместе с согласиями на ПД, копиями дипломов и т. Д. ), а труд. Договоры в отдельной папке (в файлах, вместе с доп. Соглашениями).

Естественно, не следует разбрасывать личные карточки сотрудников на своем рабочем столе, словно это опавшие осенние листья в городском парке или в лесу. Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе. Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Сколько хранятся карточки Т-2 уволенных сотрудников

Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

После увольнения работника передаем документы в архив

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.

Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).

Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты. Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника.

Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет.

Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех.

Ну вообще-то в 152 ФЗ если я ничего не путаю есть требования к помещению где хранятся персданные. А так лично мы ЛД не вели, поэтому все вкладывали в Т2. Договор, согласие, и пр. А Т2 в файлик, а файлик в архивную папку, а архивную папку в шкафчик под замок.

Срок их хранения определяется по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 1 января 2003 года.

Внимание Форма карточки унифицирована и установлена законодательно Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06. 04. 2001.

Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.

Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг.

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

Срок хранения личных карточек в 2020 году / Новости кадров, бухгалтерии, прочая полезная информация, Разные новости / Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

До тех пор, пока работник трудится в организации, его личная карточка должна храниться в кадровой службе. Причем не среди других бумаг, а отдельно — в запирающемся несгораемом шкафу или сейфе.

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ. Сшивать такие документы нельзя.

На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 каждая организация обязана вести архив документов по личному составу сотрудников.

После заполнения первых двух разделов формы Т-2 следует ознакомить сотрудника с текстом, который фактически дублирует все записи из трудовой книжки. Он должен поставить свою подпись, подтверждая достоверность данных. А это значит, что Т-2 придется распечатать.

Личные карточки уволенных как хранить

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника.

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении.

При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба – 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Срок Хранения Дел Уволенных Работников 2021

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2021 году

Если личное дело заведено в 2021 году и делопроизводство закончено в том же году, то сдавать его на хранение в архив следует в 2021 году. Согласно приказу Минкультуры РФ № 526 п. 4.19, личное дело необходимо оформить и описать.

В архиве хранятся документы – как в бумажном, так и в электронном виде. Это могут быть управленческая, финансовая документация или личные дела сотрудников. Последним уделяется особое внимание, и ведут для них отдельную опись.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Какие документы хранятся в личном деле работника

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Как происходит хранение личных дел сотрудников

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников в 2021 году

Хотя, по факту, обращения в архив по поводу ознакомления с давними личными делами нечасты, пренебрегать ответственным хранением недопустимо. Кому-то они могут понадобиться для подтверждения стажа или прав на льготы.

Читать еще:  Обеденный перерыв по Трудовому кодексу правила которые нужно соблюдать

4. Опись – неотъемлемый элемент подготовки дела, лист со списком документов крепится к внутренней стороне обложки. Если она занимает более одной странички, они тоже нумеруются, но независимо от основной документации. Забытые документы также описываются особо.

Срок хранения личных дел 2021

Так проще определить размеры компенсаций и правила расчётов с сотрудниками, учитывая определённые условия. В эмоциональной сфере, вызванные отсутствием тесных эмоциональных контактов, прежде всего с матерью и со сверстниками.

Действия работодателя при прекращении трудовых отношений. Жилье по фз о социальной защите инвалидов. Является ли дом, построенный на этом участке (во время брака, в отношении дома брачный договор не заключался), нашей совместной собственностью или моей индивидуальной. Собственник помещения может также подать исковое заявление в суд.

Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Срок хранения личных дел сотрудников сократят почти вчетверо

Срок хранения личных дел сотрудников в организациях, а также в государственных и муниципальных архивах планируется сократить с 75 до 20 лет. Соответствующий законопроект 1 , разработанный Минкультуры России, внесен в Госдуму Правительством РФ.

В министерстве поясняют, что в 2021 году ПФР создал информационную базу индивидуального персонифицированного учета. Таким образом, больше нет смысла при начислении пенсий обращаться к архивам организаций. Сокращение срока хранения позволит разгрузить архивы и снизить расходы работодателей, а также муниципальных и государственных архивов.

Срок Хранения Дел Уволенных Работников 2021

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2021 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2021 года, остаются в архиве на 50 лет.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2021 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

Документы для личного дела работника и его формирование

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

  1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей. Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Как происходит хранение личных дел сотрудников

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2021 году

7 В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними — документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними — документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Сколько хранить личные дела уволенных работников

  • 1 Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения
  • 2 Хранение личных дел сотрудников после увольнения
  • 3 Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников
  • 4 Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников
  • 5 Подводим итоги

Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.

Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения

Пока сотрудник трудится в компании, его личное дело хранится в кадровой службе (в шкафах, сейфах) или в приспособленном для хранения документов помещении. В личных делах содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила по защите персональных данных.

Формирование личного дела начинается с момента поступления сотрудника на работу после издания приказа о приеме на работу. Затем в хронологическом порядке личное дело пополняется другими документами по мере их поступления (п. 4.19-4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Завершается формирование личного дела в момент увольнения сотрудника из компании. Последним завершающим документом в личном деле будет копия приказа о расторжении трудового договора.

В начало личного дела подшивается бланк формы для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утв. Приказом № 526).

Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).

При хранении личных дел сотрудников должна обеспечиваться их сохранность, защита от несанкционированного доступа, соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел.

Непосредственно в компании хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

Хранение личных дел сотрудников после увольнения

Дела уволившихся сотрудников необходимо передать на архивное хранение. Для этого личные дела предварительно нужно подготовить (п. 4.21, 4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры № 526).

На описи производится итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в личном деле и из скольких листов оно состоит.

В начало личного дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.

Формы документов, применяемых для подготовки к хранению личных дел уволенных сотрудников можно взять из Приложений к Правилам, утв. Приказом Минкультуры № 526:

  • лист-заверитель (Приложение № 8);
  • внутренняя опись документов дела (Приложение № 27);
  • обложка дела (Приложение № 28).

При подготовке электронных дел для передачи в архив организации предусматривается составление описи электронных дел, документов (Приложения № 17, № 18).

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Скрепки со всех документов до прошивки/переплета нужно удалить.

Оформленные по всем требованиям личные дела уволенных работников хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте форму листа-заверителя и внутренней описи документов дела (это бесплатно).

Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).

Читать еще:  Печати на больничном листе вид количество и общие требования

Личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения личные дела уволенных сотрудников подлежат уничтожению (ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 и 4.3 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

При банкротстве компании или ее ликвидации по иным причинам личные дела сотрудников вместе с другими документами, срок хранения которых не истек, передают в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ).

Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников

Законодательство об архивном деле обязывает работодателей обеспечивать сохранность архивных документов (в том числе личных дел уволенных сотрудников) в течение сроков их хранения (ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Контролеры могут предупредить или оштрафовать компанию на сумму от 5 000 до 10 000 руб. Штраф на руководителя составляет от 3000 до 5 000 руб.

Если при хранении личных дел сотрудников работодатель не обеспечит сохранность содержащихся в них персональных данных сотрудников, наказание будет более серьезным.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Узнайте, кто и какую ответственность несет за нарушение законодательства о персональных данных.

Подводим итоги

  • Пока работник трудится у данного работодателя, его личное дело хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе.
  • После увольнения сотрудников их личные дела готовят к хранению (нумеруют, прошивают и т. д.) и передают в архив компании, где они хранятся 50 лет, если были закончены делопроизводством после 01.01.2003 года, или 75 лет (до 2003 года).
  • При ликвидации компании личные дела уволенных работников, срок хранения которых не истек, передаются в государственный архив для дальнейшего хранения.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Где Хранятся Личные Дела После Службы По Контракту

Где хранится личное дело военнослужащего по контракту после увольнения в запас

При выплате пособия увольняемым военнослужащим, в том числе военнослужащим, направленным не на воинские должности, в расчет принимаются оклады по последней штатной воинской должности (должностные оклады), получаемые военнослужащими на день увольнения с военной службы, и оклады по воинскому званию.
Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

День добрый. Хранение личного дела в ОВК обусловлено периодом, в течение которого гражданин пребывает в запасе и данные личного дела актуальны в свете решаемых ОВК задач (мобилизация, призыв на сборы, воинский учет и пр.). Для того, чтобы определить срок хранения Вашего личного дела необходимо обратиться к ст. 53 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Формирование и ведение личных дел военнослужащих (Шаповалова Л

Личное дело военнослужащего — это основной документ персонального учета, который ведется как на граждан, призываемых на срочную службу, так и на военнослужащих, проходящих военную службу по контракту.
В соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» сведения о военнослужащих вносятся в их личные дела и документы воинского учета, ведение и хранение которых осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации .
———————————
Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

Федеральный закон устанавливает следующий перечень сведений, которые должны содержать личные дела военнослужащих:
— фамилия, имя и отчество;
— дата рождения;
— место жительства и место пребывания;
— семейное положение;
— образование;
— место работы;
— годность к военной службе по состоянию здоровья;
— профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;
— основные антропометрические данные;
— прохождение военной службы или альтернативной гражданской службы;
— прохождение военных сборов;
— владение иностранными языками;
— наличие военно-учетных и гражданских специальностей;
— наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;
— возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;
— наличие судимости;
— бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и в военное время .
———————————
Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

При убытии военнослужащих из воинской части в приказе об исключении из списков личного состава указывается, в каком размере и месяце военнослужащему оказана материальная помощь в году убытия. Если материальная помощь не оказывалась, в приказе указывается: «Материальная помощь в текущем году не оказывалась». Выписка из приказа приобщается к личному делу военнослужащего.

На военнослужащего, подлежащего увольнению с военной службы, оформляется представление к увольнению с военной службы (приложение N 3 к настоящей Инструкции), которое подписывается непосредственным (прямым) командиром (начальником) от командира полка, отдельного батальона, им равных и выше.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

1 ответ. Москва Просмотрен 243 раза. Задан 2012-06-27 11:22:10 +0400 в тематике «Оборона военная служба, оружие» Сколько лет хранится в военкомате книга протоколов призывной комиссии со статьей по которой освободили от армии? — Сколько лет хранится в военкомате книга протоколов призывной комиссии со статьей по которой освободили от армии.

Молодой офицер-артиллерист прошёл её всю от начала до конца. Уже в сентябре 1941 года был ранен и попал в госпиталь. Воевал он и командиром батареи, и начальником штаба пушечного и гаубичного дивизионов Юго-Западного, 2-го и 1-го Украинских фронтов. Показал себя в боях храбрым и инициативным артиллерийским командиром.

  • образование;
  • состояние здоровья, определяющее годность к службе;
  • профпригодность к службе;
  • даты и сроки прохождения военных сборов;
  • знание иностранных языков;
  • перечень военных и гражданских специальностей;
  • спортивные разряды;
  • данные о привлечении к уголовной ответственности.

Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи, в которые записываются наименования всех подшитых или приобщенных к делу документов, даты их составления и количество листов. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат и при пересылке не заверяются.

Какой установлен срок хранения личного дела в военкомате

Поясненияпо ведению личного дела призывника и учетнойкарты призывникаЛичное дело призывника и учетная карта призывника (далее именуется — личное дело) призывника заводятся на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет, формируются на бумажном носителе и в электронном виде (хранятся как база данных персонального учета призывников) и должны содержать сведения, определенные Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».——————————— Приложение N 7 к настоящей Инструкции.Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата.

  • первый и последующие контракты;
  • автобиография (образец автобиографии военнослужащего в личное дел);
  • приказы о назначении на должности за весь период службы;
  • послужной список;
  • материалы аттестационных комиссий;
  • карточка допуска к гостайне;
  • характеризующий материал, в том числе копии дипломов и документов о прохождении курсов.

Сотрудники также конкурируют. Командировочное пособие, упомянутое в ст. 21, пункт 2, ограничивается продолжительностью поездки. Сотрудник также имеет право возместить компенсацию за досрочное расторжение договора аренды, когда он должен оплатить его в связи с переводом.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция). Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

  • первый и последующие контракты;
  • автобиография;
  • приказы о назначении на должности за весь период службы;
  • послужной список;
  • материалы аттестационных комиссий;
  • карточка допуска к гостайне;
  • характеризующий материал, в том числе копии дипломов и документов о прохождении курсов.

Персональный учет военных ведется по месту их службы. Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при постановке на первичный учет. Порядок формирования документации определен Приказом МО РФ №200 от 31.08.2005 года. Оригинал подлежит пересылке в воинскую часть, где армейцу предстоит нести службу, а копия остается в военкомате. Ведение личных дел подразумевает дублирование информации с бумажных носителей в электронную базу данных с соблюдением требований ФЗ «О персональных данных». Хранение дел вне помещения картотеки или архива не допускается. При необходимости работы с делами военнослужащих они могут быть выданы сотруднику кадрового аппарата в служебное время под расписку.

Какой установлен срок хранения личного дела в военкомате

Личное дело военнослужащего — это пакет документов и материалов, которые отражают биографию и движение по службе конкретного служащего. Полномочия по ведению и сохранности персонального дела возложены на кадровый аппарат подразделения, где осуществляется служебная деятельность военного.

Поэтому важно, чтобы в нем содержались все необходимые документы и справки. Проконтролировать это можно самостоятельно, если знать, как ознакомиться с личным делом призывника в военкомате. Я — Екатерина Михеева, руководитель юридического отдела Службы Помощи Призывникам.

2. Если решение об увольнении военного принято, его личное дело переправляется в специальный уполномоченный орган, где происходит официальный подсчет выслуги.
3. Если возникает необходимость, военнослужащий направляется на прохождение очередного медицинского освидетельствования или ВВК.
4. Военнослужащему предоставляется очередной ежегодный отпуск, а также все дополнительные, если они есть.

при исключении их из списков личного состава воинской части в связи с увольнением с военной службы в запас Вооруженных Сил Российской Федерации, освобождении от отбывания наказания в виде лишения свободы, получении гражданином женского пола военно-учетной специальности, приобретении гражданства Российской Федерации (для граждан, подлежащих постановке на воинский учет) явиться в двухнедельный срок со дня наступления указанных событий в военный комиссариат для постановки на воинский учет;

Где хранятся личные дела офицеров запаса

Одновременно с заполнением личного дела на каждого представителя командно-начальствующего и политического состава Вооруженных Сил СССР заполнялась в трех экземплярах служебная карта специального образца, из которых два экземпляра вкладывались во второй и третий экземпляры личного дела для включения в алфавитные картотеки по учету командно-начальствующего и политического состава в окружном и центральном аппарате; а третий экземпляр с автобиографией хранился в вышестоящем соединении и служил для учета только этого соединения (объединения).

Читать еще:  Администратор базы данных — это что за профессия?

Дела формируются на бумажном носителе и в электронном виде и хранятся как база данных персонального учета призывников.Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата. Доступ к личным делам или базе данных строго ограничен.Выдача личных дел на руки призывникам или их родственникам, высылка их в лечебные учреждения и в другие организации не допускается. При необходимости и наличии соответствующего запроса организации могут быть высланы заверенные военным комиссаром дубликаты личных дел или выписки из них. Хранение личных дел вне картотеки или архива не допускается. Для работы в течение рабочего дня личные дела выдаются исполнителям под расписку.Личные дела призывников ведутся определенными должностными лицами с соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных»

Личные Дела Уволенных Сотрудников: Срок И Порядок Хранения — Трудовая Помощь

Сроки хранения личных дел работников

Статьи по теме

Какие сроки хранение личных дел установлены нормативными актами и от чего зависит срок, расскажем в статье. Скачайте образцы документов и полезные таблицы со сроками хранения.

Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников

Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.

Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».

Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.

Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.

Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.

После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:

  • даты окончания производства по делу,
  • того, относится ли должность работника к категории «руководитель».

Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно.

Нормативно-правовая база

Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф.

Текущее хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

До того, как сотрудник будет уволен, его личное дело находится «в работе». В папку подшиваются все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, в том числе:

  • медицинские заключения и справки, подтверждающие факт прохождения обязательных осмотров;
  • дополнительные соглашения;
  • заявления и объяснительные записки;
  • служебные и докладные записки от непосредственного руководителя;
  • копии приказов о награждениях, переводах и перемещениях;
  • материалы оценочных и аттестационных мероприятий;
  • акты приема-передачи личных дел служащих, переводимых на другую работу и пр.

Руководитель обязан не только организовать хранение личных дел сотрудников в отделе кадров, но и обеспечить сохранность документов.

Что говорит закон об оперативном хранении личных дел

Оперативное хранение личных дел осуществляется в соответствии требованиями, которые установлены:

  • ФЗ 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  • Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Росархива от 06.02.2002.
Как хранить документы в кадровой службе?

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.

Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.

Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.

В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558.

Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников

Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года

Законченные делопроизводством после 1 января 2003 года

Скомплектованные в органах государственной, муниципальной властей и организациях-источниках комплектования госархивов
75 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет со дня создания (утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)
Скомплектованные в государственных и муниципальных архивах, переданные на хранение из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

50 лет с даты поступления
(утилизируются по акту проведения экспертизы ценности)

Сформированные в иных организациях
75 лет с даты создания

50 лет с даты создания
Скомплектованные в организациях всех форм собственности

Важно! Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания.

С какого момента исчисляется срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Отсчет срока хранения личных дел работников, уволенных из организации, начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было закрыто.

Если сотрудник был уволен в 2018 году, исчисление срока хранения дела начните с 1 января 2020 года. Независимо от того, в каком месяце был расторгнут трудовой договор.

Какие документы личного дела имеют постоянный срок хранения

Перечнем № 558 оговорен ряд документов, имеющих постоянный срок хранения, несмотря на то, что подшиты в папки, имеющие срок хранения 50 или 75 лет. В таблице приведены документы, включаемые в личные дела рядовых государственных гражданских и муниципальных служащих, имеющие постоянный срок хранения.

Таблица. Документы, которые хранятся постоянно

№ строки Перечня №558

Протоколы заседаний конкурсных комиссий, рассматривающих вопрос замещения или избрания на должность, включения в кадровый резерв, а также прилагаемые к ним справки, характеристики и пр.

Протоколы заседаний комиссий по урегулированию конфликтных ситуаций или по вопросам соблюдения требований к служебному поведению
Объяснительные и служебные записки, протоколы и заявления о фактах склонения служащего к нарушению антикоррупционного законодательства

Объяснительные и служебные записки, заключения о служебных проверках
Представления, характеристики, протоколы о представлении к награждению — государственным и ведомственным премиям, званиям, наградам

Важно! Оценочные листы, анкеты, вопросники и тесты, которыми определялась профессиональная компетенция сотрудника, имеют постоянный срок хранения (стр. 701 Перечня).

Срок хранения личных дел работников зависит от даты окончания дела и уровня должности. Ряд документов, включаемых в личное дело с ограниченным сроком хранения, должны храниться постоянно.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

  • 75 лет — для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет — для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет — для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет — для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет — для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет — для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года — для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет — для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет — для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет — для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет — для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).
Бизнесобзор рекомендует прочитать:
  • Справку О Смерти Кто Выдает
  • Отпуск По Совместительству И Основному Месту Работы — Советы Экспертов
  • Как Уволить Сотрудника Без Последствий Для Компании: 5 Способов — Трудовая Помощь
  • Оценка Машины Для Вступления В Наследство
  • Увольнение Сотрудника В Связи С Переездом, Статья 80 Тк Рф — Трудовая Помощь

Читать похожие статьи:

  1. Заявление О Переносе Отпуска На Другой Срок — Бланк И Образец
  2. Порядок Действий При Похоронах Родственника
  3. Уведомление О Заключении Договора С Иностранным Гражданином В 2020 Году — Бланки И Образцы
  4. Исправление В Трудовой Книжке Ошибочно Внесенных Записей: Образец
Юридическая консультация бесплатно в режиме онлайн

Сколько времени нужно хранить личные дела сотрудников? ООО

Кадровые документы Сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ( утвержден Росархивом 06. 10. 2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов. Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких- либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т. п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно « всего» 50 лет. Как хранить личные дела В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре ( три) прокола в твердую обложку из картона ( скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать ( переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

В разделе 8. 1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т- 2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Как правильно хранить личное дело уволенных работников? Нужно ли указывать на л. д. срок хранения? Подскажите пожалуйста. Всем спасибо!

Дамира, года четыре назад занимаясь трудовым спором, мне довелось ознакомиться с неким док. , регламентирующим порядок и срок хранения. Срок- 5 лет. Об этом ставьте в известность работников при увольнении.

Утверждаю Руководитель Федеральной архивной службы России В. П. КОЗЛОВ 6 октября 2000 года ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ п. 337 Личные дела хранятся 75 лет. — со дня увольнения. На личном деле срок хранения не указываю. Пока ни одна проверка ничего не сказала. А при сдаче в архив ( если сдаете) то нужно.

Личное дело на предприятии храниться 3 года, а затем сдается в архив.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector