Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец 2021 видео

Как пришить вкладыш в трудовую книжку видео

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

  1. Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
  2. Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
  3. Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
  4. Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
  5. Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.

Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Данной статьей устанавливается факт возможности вшивания бланк в трудовую книжку, но только в случае если остальные страницы закончились. Самовольное вбивание бланка в трудовую, в которой еще осталось свободное место, считается порчей трудовой книжки и документ будет подлежать восстановлению в виде выдачи дубликата (см. тут).

Многие вопросы, связанные с трудовыми книжками, к сожалению, законодатель не регламентирует. Это большая головная боль, как для сотрудников отдела кадров, так и для работодателей. Многие вопросы не освещены ни в Трудовом кодексе, ни в инструкциях для кадровиков, ни в правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Как пришить вкладыш в трудовую книжку видео

То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить. Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2021, посвященного делопроизводству и архивному делу.
Общие рекомендации по вопросу о том, как вшивать вкладыши в трудовую книжку, можно систематизировать таким образом: Скачать форму трудовой книжки

  • Уничтожить испорченный бланк.
  • Оформить новый вкладыш.
  • Если ошибки при заполнении вкладыша допускаются в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о наградах и поощрениях», то исправление ошибок допускается. Делается оно аналогично исправлению ошибок в трудовой:
  1. Под ошибочной записью делается пометка о недействительности записи.
  2. Ниже вносится верный вариант записи. Сама запись не зачеркивается.

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать

Должностные лица любого кадрового подразделения должны знать, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Эта процедура необходима для внесения сведений о работе человека, если отведенные для этого страницы в нужном разделе данного документа закончились. Дополненный вкладышем формуляр должен сохранить свою юридическую действительность, что обеспечивает соблюдение правил ведения этих бланков.

Законодательно чётко утверждено, как пришить вкладыш в трудовую (фото см. далее) – дополнительный лист должен быть надежно скреплен с книжкой. Примеры этой процедуры показывают, что при прошивке необходимо придерживаться правил кадрового делопроизводства по ГОСТ Р 7.0.8-2021.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2021, посвященного делопроизводству и архивному делу.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, необходимо знать в первую очередь специалистам отделов кадров предприятий, так как дополненная таким образом книжка сотрудника должна не только соответствовать требованиям законодательства, но и быть удобной в использовании. О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье.

Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку

  1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
  2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
  3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
  4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
  5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
  6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
  7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, пойдет речь в этой статье. Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (нужно ли это делать и куда прошить)? Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото Как вшивать вкладыши в трудовую книжку: типичные ошибки Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку? Скачать форму вкладыша В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2021 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш.

Вопросы «прикрепления» вкладыша к трудовой книжке пока не регламентированы ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 и постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69). Поэтому компания вправе сама решить, какого способа оформления придерживаться.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа. Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.

Он вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Затем шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни, тем более, сургучом не требуется.

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Как пришить вкладыш в трудовую книжку фото

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2021 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью ­самого работника (п. 35 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку как оформить? Вкладыш в трудовую книжку: образец

После приобретения вкладыши сдаются на хранение в бухгалтерию, где данные о каждом бланке вносятся в приходно-расходную книгу, и далее они отдаются под расписку в отдел кадров. Выдача вкладышей производится в соответствии с правилами. Работодатель имеет право выдавать бланк вкладыша:

Читать еще:  Иск о восстановлении на работе образец помощь адвоката

Трудовая книжка – это самый важный документ для расчета трудового стажа. В некоторых случаях из-за частой смены рабочих мест основные страницы данного документа могут закончиться. Поэтому для продолжения учета трудового стажа вшивается вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ? Где его взять и каковы основные принципы ведения бланков вкладышей?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Как правильно сделать вкладыш в трудовую книжку

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

бухгалтер, юрист 13 сентября 2020 Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Содержание Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей.

Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено. Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  1. «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.
  2. «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности.

Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже.

Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен. Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки.

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно). Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце.

Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются. На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась.

Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись). Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать.

Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка. Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку.

Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г.

№ ГКПИ07564. Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи.

Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой.

Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  1. использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.
  2. точек в конце записи не ставить;
  1. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.

Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей.

Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец 2021 видео

» Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.

Что при этом категорически запрещено:

  1. внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
  2. использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
  3. вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
  4. использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.

Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты.

Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров.

Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:

  • Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
  • Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
  • Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
  • После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
  • Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.
  • Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
  • После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
Читать еще:  Заемный труд Как нарушить запрет ничего не нарушая

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ.

Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу.

Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер.

Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги.

Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги.

Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать.

Из данной ситуации есть два выхода:

  • Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  • Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами.

Аккуратным почерком следует сделать о. Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.Предлагаем ознакомиться: Образец заявления на отпуск за ненормированный деньДовольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте.

В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа.

Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

При активной трудовой жизни работник имеет возможность множество раз увольняться и устраиваться на работу. Эти действия в обязательном порядке фиксируются. Однако вполне возможна ситуация, когда записей настолько много, что свободного места не хватает.

Закон предусматривает возможность добавления специального вкладыша. Он является документом строгой отчётности. Если всё оформить правильно, то в трудовой книжке появится дополнительное место, куда можно вносить новые записи о приёме на работу или увольнении.

Согласно закону, у работника не может быть больше одной трудовой книжки, поэтому невозможно ему выдать новый документ в дополнение к старому. Другой важный момент состоит в том, что обязанность ведения закон предоставил работодателю. Решать проблему должен отдел кадров предприятия, а не сам сотрудник.

Сами бланки, как и документы строгой отчётности, приобретаются предприятием и должны учитываться бухгалтерией в качестве документов строгой отчётности.

Существуют два типа учётных журналов, где отражается движение таких документов:

  1. Специальная книга, где отражается приход и расход бланков.
  2. Книга, предназначенная учитывать движение указанных бланков.

Эти учётные журналы нумеруются, их требуется прошить и запломбировать сургучной печатью и закрепить подписью руководителя предприятия.

Правильная последовательность действий

Государство регламентирует основные правила, касающиеся установки вкладыша, но не рассматривает относящиеся к этому процессу технические вопросы.

Например, не указывается, в какое именно место требуется его подшивать: в конец документа, середину на разворот или на одну из начальных страниц.

Однако по этому вопросу сформировались практические правила, которые в сочетании с требованиями законодательства позволяют подробно ответить на вопрос о том, как правильно подшить новый бланк.

Обычно для этой цели используют последний разворот документа. Шилом протыкают дырки в книжке и на развороте вкладыша. Потом подшивают при помощи нитки.

На первой странице делается отметка о прикреплении с указанием номера и серии. Надпись можно сделать чёрной или синей шариковой ручкой, по правилам на предприятии должна быть специальная печать.

Иногда возможны ошибки. Вот некоторые из них:

  1. Дополнительный бланк подшили неправильно. В этом случае его уничтожают, а на это место подшивают другой экземпляр.
  2. Иногда при неправильном подсоединении отсутствует возможность отсоединения. Один из возможных случаев — вкладыш был не подшит, а подклеен. А это не разрешено делать. Для исправления придётся выписывать дубликат документа и заново присоединять новый бланк.
  3. При заполнении допущены орфографические ошибки. Их можно исправить установленным образом или отсоединить вкладыш и установить новый.

Образец формуляра

Вот, как обычно выглядит бланк:

Перед прикреплением заглавная страница должна быть заполнена личными данными сотрудника и скреплена его подписью, подписью сотрудника отдела кадров и печатью предприятия.

Пошаговая инструкция с фото

  1. Занимается сотрудник отдела кадров, так как ведение трудовых книжек возложено законом на предприятие.
  2. Необходимо подготовить всё, что необходимо: трудовую книжку сотрудника, вкладыш, шило, суровые нитки, иголка для них.
  3. Раскрывают книжку на последнем развороте. Вкладыш раскрывают на середине.
  4. Необходимо наложить вкладыш на книжку и шилом проткнуть четыре или пять дырок вдоль сгиба.
  5. С помощью подготовленной иголки с нитками пришить вкладыш, воспользовавшись подготовленными отверстиями. Кончики ниток после окончания прошивки необходимо завязать.

Техническая часть процесса завершена. Осталось на первую страницу поставить отметку. Поскольку это бланк строгой отчётности, он имеет серию и номер, которые также нужно указать рядом надписью.

На этом процесс полностью заканчивается. Теперь можно вносить новые записи во вкладыш таким же образом, как раньше заполняли трудовую.

Нумерация записей должна быть сквозная. Первая запись должна иметь следующий номер после последней записи в трудовой.

Нормативная регламентация

Учёт ведётся в соответствии с правилами для бланков строгой отчётности. В частности, факт прикрепления к документу должен быть зафиксирован в специальном журнале. Правила есть в Постановлении Минтруда №69.

Заключение

Правильно оформленная трудовая книжка может быть важна в тех случаях, когда необходимо подтвердить стаж работника, например, при получении пенсии. Правильное оформление поможет избежать возможных осложнений в будущем.

Правильная последовательность действий представлена на видео ниже.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

На протяжении трудовой деятельности гражданин может несколько раз сменить работу. Факты о приеме в компанию, переводе на другую должность, увольнениях, награждениях вносят в трудовую книжку. Если записей много, чистые листы заканчиваются. Поэтому возникает необходимость вшить вкладыш.

Кадровому работнику следует внимательно отнестись к этому моменту. Иначе в процессе вшивания будут допущены ошибки. Если по неосторожности документ будет поврежден, пенсионный фонд не примет его при оформлении бумаг на выплату пенсии.

Когда выдают вкладыш?

Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Он заполняется нанимателем по основному месту трудоустройства. Если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится. Эти сведения могут быть внесены основным нанимателем по просьбе гражданина.

После заполнения всех страниц необходимо вшить вкладыш. Такое требование установлено пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 года № 225. Он ведется в том же порядке, что и основной документ (Постановление Правительства РФ от 10.10.2003 года № 69).

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.
Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Как выглядит вкладыш?

Форма документа утверждена Постановлением Правительства РФ № 225.

Образец вкладыша

Бланк документа печатают организациями Госзнака. Он содержит серию, номер. Меры защиты позволяют идентифицировать бумагу, выявить подделки.


Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш без трудовой книжки признается недействительным.

Важно! Нельзя скачивать бланки из интернета и распечатывать на принтере. Изготовление документов осуществляется объединением «ГОСЗНАК». Наниматель приобретает бланки у изготовителя или распространителя на основании договора.

Правила заполнения

Прежде, чем вшивать бланк, его нужно заполнить.

Читать еще:  Как передавать дела при увольнении основания и образцы документов

На первом листе должна содержаться следующая информация:

  • ФИО гражданина полностью,
  • дата рождения,
  • сведения об образовании,
  • профессия, специальность,
  • дата начала ведения записей,
  • подпись сотрудника,
  • подпись кадрового работника.

В левом нижнем углу ставится печать нанимателя. Страницы необходимо пронумеровать, продолжая нумерацию трудовой книжки. Сведения о деятельности вносятся так же, как в основной документ.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)

Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш». Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.

Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Как правильно вшить вкладыш: пошаговая инструкция

Законодатель не установил четких требований к процессу вшивания вкладыша. Рассмотрим применяемую на практике пошаговую инструкцию оформления документа.

Заполнение бланка (шаг 1)

В трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш». Обычно отметку делают на внутренней стороне титульного листа.


Образец записи «Выдан вкладыш»

Ответственный сотрудник вносит серию, номер документа. Далее заполняется первая страница.

Рекомендация! Если штамп не изготовлен, допускается вписывать информацию о документе шариковой ручкой с чернилами синего или черного цвета. Сотрудник пишет «вкладыш выдан», проставляет дату, подпись. Почерк должен быть разборчивый.

Подготовка инструментов и документов (шаг 2)

Затем кадровый работник готовит шило, ножницы, иголку, нитки черного или белого цвета. Бланк разворачивают посередине, трудовую книжку – на последнем развороте.


Процесс подготовки к вшитию вкладыша

Сотрудник отдела кадров накладывает один документ на другой, делает проколы шилом вдоль сгибов.


Проколы в трудовой книжке и вкладыше

Обычно делают 4-5 дырочек.

Вшивание вкладыша (шаг 3)

В завершение необходимо аккуратно вшить бланк. Нитку пропускают через дырочки несколько раз.


Вшитие вкладыша в трудовую книжку

Нитки выводят посередине, крепко завязывают на несколько узлов, срезают концы.

Не все кадровые сотрудники знают, как правильно вшить документ. Поэтому возникают вопросы: куда вшивать документ, какими нитками, можно прикрепить степлером или вклеить? Посмотрите видео-инструкцию по вшиванию вкладыша.

Нужно знать! Закон не ограничивает предельное количество вкладышей. Бланков может быть несколько. Они вшиваются один за другим после заполнения предыдущего. Каждый раз проставляется о с реквизитами.

Внесение записи в учетные журналы (шаг 4)

После завершения работы специалист по кадрам вносит запись в приходно-расходную книгу, журнал учета движения. Журналы нумеруют, прошивают, проклеивают нитки, ставят сургучную печать или опломбируют. Руководитель фирмы заверяет печать своей подписью.

Ошибки

Не разрешается прикреплять документ степлером или подклеивать к обложке трудовой книжки. Нежелательно сначала пришивать бланк, а затем его заполнять. Это может повлечь за собой ошибки при внесении данных в титульный лист. Нельзя оставлять вкладыш внутри трудовой книжки без вшивания. Документ может потеряться.

На практике часто допускают следующие ошибки:

  • продолжают вносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях»,
  • приклеивают чистые листы, ведут записи на них,
  • вшивают бланки старых книжек вместо вкладышей,
  • пришивают документ в середине трудовой книжки.

Также нельзя вшивать бланк, если документ не заполнен до конца. В организации всегда должны быть запасные бланки, чтобы ими можно было воспользоваться при необходимости.

Ошибки или неправильные «вкладыши»

Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:

  • после завершения пустых строк и колонок в разделе сведений о работе вместо того, чтобы оформить вкладыш, продолжают вносить данные в раздел, который посвящен награждениям, не считая это ошибкой, хотя все наоборот>
  • вклеивают простой белый лист бумаги в конце трудовой или после окончания раздела сведений о работе/награждениях>
  • подшивание вкладыша в трудовую книжку часто заменяется простым вшиванием пустых незаполненных листов из старых трудовых.

Все вышеперечисленные действия являются грубейшими нарушениями правил и инструкций по хранению и заполнению трудовых документов. Такие ошибки могут привести к тому, что уполномоченные органы исполнительной власти данные документы признают недействительными, что повлечет за собой утрату части рабочего стажа.

Нужно ли платить за вкладыш?

Бланки приобретаются за счет нанимателя. Организация вправе удержать с сотрудника затраты на них. Если по вине работодателя документы испорчены, он берет на себя расходы по оформлению новых.

Плата взимается с сотрудника следующими способами:

  • через кассу наличными,
  • путем перечисления на расчетный счет,
  • удерживается из заработной платы.

Этот момент оговаривается локальными актами компании. При удержании расходов из зарплаты сотрудника потребуется взять от него письменное согласие.

Таким образом, следует ознакомиться с процедурой вшивания вкладыша в трудовую книжку. Это поможет избежать серьезных ошибок. Если бумаги испорчены из-за неправильного вшивания документа, придется оформлять дубликат.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector