Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как принять сотрудника на работу пошаговая инструкция документы действия

По собственному желанию: 10 шагов при оформлении увольнения работника по его инициативе

Самый распространенный способ увольнения – расторжение трудового договора по инициативе работника. Он же наряду с увольнением по соглашению сторон является и одним из самых бесконфликтных, поскольку при этом, как правило, у сторон трудового договора редко возникают друг к другу претензии. Уже сама формулировка основания увольнения говорит о том, что оно осуществляется именно по личному волеизъявлению работника. Об этом важно помнить, поскольку в том случае, если впоследствии будет установлено, что работодатель так или иначе склонял сотрудника принять такое решение, увольнение может быть признано незаконным, а работник – восстановлен на прежнем месте (подп. «а» п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

В целом процедура расторжения трудового договора по этому основанию не представляет особого труда. Разберем алгоритм увольнения работника по собственному желанию пошагово.

Шаг 1. Принять от сотрудника заявление об увольнении

Процедура увольнения работника начинается с того момента, как он представил письменное заявление об увольнении. Напомним, что сделать это он может не позднее чем за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Течение указанного срока начинается на следующий день после подачи работником заявления. Перед тем, как принимать от сотрудника соответствующее заявление советуем проверить, каким образом оно заполнено. Закон не устанавливает требований к его содержанию, однако при определении даты увольнения желательно избегать предлога «с» – это может внести путаницу в понимании последнего рабочего дня. Например, вместо «прошу уволить меня с 1 августа 2017 года. «, лучше указать «прошу уволить меня 1 августа 2017 года. » В этом случае 1 августа 2017 года однозначно будет считаться последним днем работы.

Шаг. 2. Соблюсти срок предупреждения об увольнении

По общему правилу такой срок составляет две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Однако есть и исключения – так, в период испытания предупредить работодателя нужно не позднее чем за три дня, а при увольнении руководителя организации – минимум за один месяц (ч. 4 ст. 71, ст. 280 ТК РФ).

Увеличить или уменьшить этот срок по собственной инициативе работодатель не вправе. До истечения предусмотренного в законе срока предупреждения трудовой договор может быть расторгнут только по соглашению между работником и работодателем.

Кроме того, работодатель обязан уволить работника именно в тот срок, который тот указал в своем заявлении, если:

работник не может продолжать работу (например, при зачислении в образовательную организацию, выходе на пенсию и др.);

было установлено нарушение работодателем трудового законодательства, локальных нормативных актов и т. д.

Сотрудник имеет полное право отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения об увольнении, т. е. даже в последний день работы (ч. 4 ст. 80 ТК РФ ). Увольнение в этом случае не производится. Исключение составляет лишь ситуация, при которой работодатель уже успел в письменной форме пригласить на место работника другого специалиста, которому не может быть отказано в заключении трудового договора – например, сотрудника, приглашенного в организацию в порядке перевода от другого работодателя (ч. 4 ст. 64 ТК РФ ).

Также важно иметь в виду, что работник может реализовать свое право на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). В этом случае отозвать свое заявление работник вправе только до дня начала отпуска (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).

Шаг 3. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)

Если сотрудник не отозвал свое заявление, то в последний день его работы работодатель приступает к процедуре увольнения. В первую очередь отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: «Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ».

С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). При этом работодатель обязан выдать ему заверенную копию этого приказа, если он обратится с таким требованием.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Заявление об увольнении по собственному желанию

Заявление об отзыве заявления об увольнении по собственному желанию

Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением по собственному желанию

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 4. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Эта справка понадобится сотруднику для расчета пособий у нового работодателя. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Справку выдают сотруднику в последний день работы. Однако, стоит отметить, что работник вправе обратиться за ней с письменным заявлением и после увольнения – в этом случае работодатель обязан выдать справку в течение трех рабочих дней со дня подачи бывшим сотрудником соответствующего заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Особенности заполнения и выдачи данной справки можно уточнить в письмах ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942 и от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12-5174л.

Шаг 5. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 6. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)

Перед увольнением работника отделу кадров необходимо также внести соответствующую запись в его личную карточку (форма № Т-2). В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» нужно прописать причину увольнения: «Инициатива работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ». В строке «Дата увольнения» – указать последний день работы. Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер. Информация об увольнении должна быть заверена работником и сотрудником отдела кадров.

Шаг 7. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). Сотрудник отдела кадров вносит на лицевую сторону документа общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения с ним трудового договора. А на другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной увольняющемуся работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаг 8. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

При этом стоит иметь в виду, что лишение работника премии в связи с его увольнением по собственному желанию может быть расценено как дискриминация (определение Московского городского суда от 25 марта 2014 № 4г-2201/14).

Шаг 9. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

сначала указывается ее порядковый номер;

затем дата увольнения;

потом прописывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ «;

в заключение заполняются наименование документа, на основании которого вносится запись – чаще всего это приказ о прекращении трудового договора, его дата и номер.

Эту запись заверяют подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печать организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель также обязан в последний день работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 10. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – например, справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справка о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Читать еще:  Перевод перемещение или изменение существенных условий труда работника

Последняя актуализация: 24 марта 2017 г.

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Документы по теме:

Читайте также:

Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?

Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.

Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.

Как оформить в штат дистанционного работника

Иногда предприятию более выгодно, если сотрудник работает из дома. Он не занимает площадь и не требует оснащения рабочего места. Мы расскажем, какие нюансы есть при оформлении такого человека в штат.

Удалённого сотрудника оформить иногда проще, чем обычного. Он не проходит предварительный медосмотр и ему не нужна спецоценка условий труда. Сотрудник сам создаёт условия для работы и распределяет время, поэтому большая часть требований охраны труда к нему неприменима. Сложности в оформлении возможны, когда работник находится в другом городе и физически не может приехать в офис, чтобы обменяться документами. Приходится дополнительно думать, как организовать документооборот на расстоянии.

Решить, каким образом вы будете обмениваться данными

Вы можете вести с сотрудником на удалёнке как бумажный, так и электронный документооборот.

Если на предприятии в ходу электронные документы, то нужно просто попросить нового сотрудника получить в специальном центре усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). В законе нет указаний, за чей счёт её следует делать. Однако сотрудник имеет законное право отказаться от дополнительных трат, поэтому проще впоследствии компенсировать ему сумму, потраченную на электронную подпись.

Если собственной системы электронного документооборота нет, можно использовать онлайн-сервисы или установить специальную программу. В этом случае УКЭП также понадобится предприятию.

Оформление документов в электронном виде происходит значительно быстрее, чем в бумажном. Однако, если на предприятии предпочитают бумажные носители и готовы ждать, можно использовать Почту России. Оба варианта закреплены ст. 9 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Если используете почту, кадровые документы следует отправлять исключительно заказными письмами с уведомлением о вручении. В противном случае персональные данные могут попасть к сотруднику, который не допущен с ними работать.

Получить согласие на обработку персональных данных

Персональные данные понадобятся вам для кадрового учёта и документооборота компании. В электронном виде получить согласие работника быстрее и проще. Для согласования на бумаге есть несколько нюансов.

Сначала вам потребуется направить удалёнщику бланки для заполнения и образец. При этом образцом не может быть аналогичный документ с данными другого сотрудника, все реквизиты должны быть вымышленными. Когда сотрудник внесёт в бланк свои данные, попросите сделать фотографию и проверьте правильность заполнения. Если всё хорошо, документ можно отправлять.

Не направлять на медицинский осмотр

Согласно ст. 312.3 ТК, работодатель освобожденосвобождён от обязанности проводить предварительный медосмотр для дистанционных сотрудников.

Ознакомить с внутренними документами

На дистанционных работников распространяется действие коллективных договоров, ПВТР и локальных нормативных актов. Поэтому удалёнщика нужно ознакомить с ними под роспись до того, как заключить трудовой договор (ст. 68 ТК).

Если работник находится в другом городе, статья 312.2 ТК допускает электронный документооборот и использование УКЭП.

Получить документы

Перечень документов классический и одинаков для всех работников: трудовая, паспорт, СНИЛС, справки об отсутствии судимости и отсутствии административок за наркотики, документы об образовании. Если вы принимаете на работу мужчину призывного возраста — спросите также документы воинского учетаучёта.

Для оформления договора достаточно фотографий или сканов документов, которые работник направит по электронной почте. Согласно ст. 312.2 ТК вы также можете потребовать у него снять с документов копии, заверить их у нотариуса и отправить заказным письмом с уведомлением.

Договориться насчёт трудовой книжки

Если речь идёт об оформлении в штат удалённого сотрудника, то трудовую книжку можно не вести. Статья 312.2 ТК разрешает так поступать. Если книжку ранее не заводили — её можно и не делать. Когда работник захочет доказать факт трудовой деятельности или подтвердить страховой стаж, он покажет свой экземпляр договора — и этого будет достаточно.

Если работник готов отказаться от заполнения трудовой книжки, об этом нужно обязательно написать в трудовом договоре. Работодатель в любом случае не освобождается от необходимости передавать сведения в ПФР в общем порядке.

Если работник хочет, чтобы соответствующая запись была сделана, ему следует передать трудовую книжку работодателю с помощью Почты России либо лично.

Подписать трудовой договор

Дистанционный характер работы обязательно нужно отразить в договоре.

Мы рекомендуем пользоваться формулировкой Трудового кодекса: Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Статья 312.2 ТК разрешает для заключения трудового договора ограничиться обменом электронными документами. После того как договор согласовали обе стороны, у работодателя есть три дня, чтобы отправить удалёнщику бумажный экземпляр почтовым отправлением с уведомлением или курьером.

Поскольку сотрудник будет работать на своей территории, в трудовом договоре нужно закрепить:

порядок оформления и сдачи отчётности (ст. 312.2 ТК РФ);

период, когда сотрудник должен быть доступен для звонков и(или) видеоконференций;

срок ответа на электронные письма других работников.

Также важно указать, обеспечивает ли работодатель сотрудника оборудованием, необходимым для работы. Если сотрудник использует собственную техническую базу или делает фиксированные взносы (например, за аренду или подписку на программное обеспечение), в договоре нужно предусмотреть компенсацию со стороны предприятия (ст. 312.3 ТК РФ).

Если у вас принят только бумажный документооборот, отправьте работнику трудовой договор, который подписан со стороны фирмы, в двух экземплярах. Сотрудник подпишет документы и отправит один комплект обратно.

Выполнить требования охраны труда

Проводить спецоценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно (ст. 3 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Охрана труда удалённого работника, предполагает всего три действия:

застраховать от профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве;

ознакомить с требованиями охраны труда. Это нужно делать, если оборудование и средства для работы рекомендовал или предоставил работодатель. Инструктаж можно провести удалённо, а факт ознакомления подтвердить УКЭП;

расследовать случаи получения травм во время работы или развития профзаболеваний у дистанционного работника в том же порядке, что и для обычных сотрудников.

Оформить приказ

Чтобы завершить процедуру приёма в штат удалённого сотрудника, необходимо издать приказ на основании заключённого трудового договора о дистанционной работе. Если вы применяете форму Т-1, в графе «условия приёма на работу, характер работы» напишите «дистанционная».

Об издании приказа сотрудника нужно уведомить в течение 3 дней с фактического начала работы. Для удалённых сотрудников это происходит в электронном виде. Когда работник прочитает приказ, он должен поставить УКЭП. Если ему нужна копия распоряжения, работодатель заверяет её и направляет заказным письмом с уведомлением (ст. 68 ТК РФ).

Оформить кадровые документы

Так же как и для обычного сотрудника, для дистанционного нужно завести личную карточку Т-2. Если стороны договорились вести трудовую книжку — в ней делают запись. Если трудовую книжку принеспринёс работник, это нужно отметить в книге учёта.

Если сотрудник — военнообязанный, в военный комиссариат нужно сообщить, что предприятие заключило с ним трудовой договор. Закон отводит на это 2 недели с момента подписания такого договора. Порядок для дистанционных работников стандартный.

Заключение

Трудоустроить дистанционного работника не труднее, чем обычного. Нужно выполнить последовательность простых шагов:

Получить пакет документов для оформления.

Ознакомить сотрудника с внутренними документами.

Заключить трудовой договор в электронной форме и отправить сотруднику по почте в течение трехтрёх дней.

Подготовить приказ о приемеприёме дистанционного работника на работу.

Завести личную карточку и личное дело сотрудника.

Как принять на работу сотрудника: документы и особенности

  • Ирина Соколова

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

  • паспорт;
  • ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
  • документы об образовании;
  • трудовая книжка;
  • документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

  1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
  2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.
Читать еще:  Образец правильно составленного резюме по профессии IT специалист примеры

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

  • должность и подразделение;
  • физическое место работы;
  • режим работы;
  • размер и порядок оплаты;
  • дополнительные условия;
  • функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах — по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

  • дата поступления на работу;
  • условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника — с указанием его ФИО, по совместительству);
  • должность и структурное подразделение;
  • оклад;
  • срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации — не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

Некоторые категории соискателей имеют особый порядок трудоустройства. Несовершеннолетнего можно взять на работу только при соблюдении условий:

  • возраст старше 14 лет;
  • согласие родителя;
  • легкие условия труда;
  • отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

  • свидетельство о рождении;
  • паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
  • само письменное разрешение от родителя;
  • школьный аттестат (при наличии);
  • для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
  • ИНН, СНИЛС (при наличии);
  • приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
  • медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

Прием на работу бывшего сотрудника: особенности отражения в 1С

Повторный прием на работу

Кадровый учет

Основанием для приема на работу в организацию являются (ст. 68 ТК РФ):

  • трудовой договор;
  • приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного сотрудника по унифицированной форме № Т-1.

При приеме на работу бывшего сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор, т. к. прежний прекратил свое действие.

Также при приеме на работу бывшего сотрудника необходимо завести новую личную карточку. При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который отражается во всех документах по учету труда и заработной платы. Организация может присвоить сотруднику новый номер или сохранить старый, поскольку законодательно вопрос о сохранении старого номера за сотрудником не урегулирован.

1С:ИТС

При расчете НДФЛ учитываются стандартные вычеты. Поэтому при определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. Также при повторном приеме на работу необходимо взять с сотрудника новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы (если он работал в перерыве между первичным и повторным приемами на работу в данную организацию).

Страховые взносы

Для расчета предельных величин базы для начисления страховых взносов необходимо учитывать также все облагаемые взносами выплаты, начисленные в пользу сотрудника у данного работодателя с начала календарного года как до увольнения, так и после повторного принятия его на работу, нарастающим итогом (письма Минфина России от 18.12.2017 № 03-15-06/84401, Минтруда России от 05.03.2014 № 17-3/В-96). При этом не имеет значения (в отличие от стандартных вычетов на детей), работал сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу или нет. Выплаты, которые он получил у другого работодателя, в расчете не учитываются (письмо Минтруда России от 12.11.2015 № 17-4/ООГ-1569).

1С:ИТС

В разделе «Налоги и взносы» можно найти самую полную информацию об учете в соответствии с законодательством РФ: НДФЛ — в справочнике «Налог на доходы физических лиц» ; страховых взносов — в справочнике «Страховые взносы (2017 года)» .

Повторный прием на работу в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника следует обратить внимание на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

В справочнике Сотрудники для ранее уволенного сотрудника создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует. Дублирование физических лиц приводит к неверному расчету налогов и взносов, а также к неправильному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и принято в данную организацию в течение одного года, включаются все выплаты, начисленные в течение этого года в данной организации. При определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. Сотрудник должен представить новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы в том случае, если он трудился у другого работодателя в перерыве между первичным и повторным приемами на работу.

Читать еще:  Отработка при расторжении срочного трудового договора в 2021

Пример

С 08.10.2018 в ООО «Швейная фабрика» на должность инженера в структурное подразделение «Испытательный цех» принимается А.П. Остапов. Ранее А.П. Остапов уже работал в ООО «Швейная фабрика» и уволился 30.03.2018. При приеме он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка.

Для правильного отражения приема на работу ранее уволенного сотрудника необходимо создать новый элемент в справочнике Сотрудники (раздел КадрыСотрудники — кнопка Создать).

В поле Организация указывается организация (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) (рис. 1).

В поле Полное имя указывается фамилия, имя, отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (раздел КадрыФизические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.), как в нашем примере, то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге Найден человек с похожим именем, нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен (см. рис. 1).

После нажатия на кнопку Да, это тот, кто мне нужен карточка сотрудника автоматически заполняется основными данными: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС.

Если ранее какие-либо данные не были зарегистрированы, следует заполнить их.

Далее нужно нажать на ссылку Принять на работу или на кнопку Оформить документ — Прием на работу, при этом информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?). После нажатия на кнопку Да в информационной базе автоматически будет:

  • присвоен табельный номер сотруднику;
  • запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

Далее заполняется документ Прием на работу.

1С:ИТС

Подробнее о заполнении в 1С документа «Прием на работу» см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С»» раздела «Кадры и оплата труда».

После повторного приема в справочнике Сотрудники (раздел КадрыСотрудники) будут зарегистрированы два одинаковых сотрудника с различным состоянием (рис. 2).

В справочнике Физические лица (раздел КадрыФизические лица) по-прежнему останется одно физическое лицо (рис. 3).

При приеме сотрудника на работу (08.10.2018) он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка. При расчете заработной платы за октябрь и ноябрь стандартный вычет сотруднику был предоставлен, т. к. доход сотрудника с начала года не превысил ограничение в сумме 350 000 руб. Начиная с декабря, доход сотрудника превысил 350 000 руб., вычет на ребенка уже не предоставляется.

Чтобы рассчитать предельные величины баз для начисления страховых взносов, нужно учесть все облагаемые взносами выплаты, начисленные в пользу сотрудника: с начала календарного года и до увольнения и после повторного принятия его на работу, нарастающим итогом (см. выше). В отличие от стандартных вычетов по НДФЛ на детей, не будет иметь значение, работал ли сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу, т. к. выплаты, полученные у другого работодателя, в расчете не учитываются.

1С:ИТС

Подробнее об отражении приема на работу бывшего сотрудника в других программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С»» раздела «Кадры и оплата труда».

Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, которая поможет сэкономить 20 000 рублей.

Вы зарегистрировали ИП, разобрались с налогами, выдохнули и начали работать, но впереди ждало новое испытание — трудоустройство первого сотрудника. Вроде ничего сложного: оформил его и не забывай своевременно делать вычеты из зарплаты, платить взносы и сдавать отчёты. Но это еще не всё.

Пример из практики: Сергей открыл ИП, дело дошло до найма сотрудников, заключил первый трудовой договор. Пока объяснил новому сотруднику суть задач, оформил его — месяц пролетел. Пошел узнавать, как и куда платить взносы, а его встретили в ФСС штрафом 5 000 рублей.

Оказалось, что нужно было регистрироваться в качестве работодателя — становиться на учет в ФСС в течение 30 дней с момента заключения договора с сотрудником. Хорошо, что сейчас пришёл — за опоздание больше 90 дней штраф уже 10 000 рублей!

Чтобы с вами такого не случилось, мы решили рассказать о том, как осуществлять найм сотрудников, какие отчеты сдавать и как посчитать зарплату сотруднику.

В статье вы найдете:

Не хотите самостоятельно разбираться, как посчитать зарплату сотруднику? Возьмем на себя кадровый учет, подготовку отчетов и расчет взносов!

У нас есть отдельные статьи на эту тему:

«Найм сотрудников: пошаговая инструкция для владельцев ООО».

«Как посчитать зарплату сотруднику: простая инструкция для владельца бизнеса».

Правила найма сотрудников и ответственность за их нарушение

Глава 48 Трудового кодекса РФ указывает, как индивидуальный предприниматель должен оформлять сотрудников: необходимо составить официальный договор и сделать запись в трудовой книжке в течение трех дней после того, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. Если нарушить требования или сроки, ответственность может быть следующей:

АдминистративнаяНалоговаяУголовная
Штраф от 5 000 до 20 000 рублей или приостановка деятельности на срок до 90 дней.
Повторно: штраф от 30 000 до 40 000 рублей.
Штраф 20% от суммы не перечисленного НДФЛ и взносов.Штраф от 100 000 до 300 000 рублей или лишение свободы до года, запрет на ведение любой предпринимательской деятельности.
За неоформленных или неправильно оформленных сотрудников.За уклонение от уплаты налогов и взносов.За неоднократные нарушения, уклонение от уплаты налогов и страховых взносов.
Ст. 5.27 КоАП РФСт. 122 НК РФСт. 198 УК РФ
Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи.

Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция

Чтобы оформить нового сотрудника нужно:

  1. Получить от него письменное заявление о приеме на работу. Скачать шаблон заявления
  2. Составить договор в двух экземплярах: один для вас, другой для работника. О том, каким может быть такое соглашение и что обязательно нужно в него включить, речь пойдет чуть ниже. Скачать шаблон трудового договора
  3. Ознакомить работника с установленными правилами и его обязанностями: с должностной инструкцией, нормами охраны труда, трудовым распорядком и т.п.
  4. Оформить приказ о приеме на работу. Скачать образец приказа
  5. Завести личную карточку работника.
  6. Внести запись в трудовую книжку.
  7. Зарегистрироваться в ФСС и ПФ в качестве работодателя (встать на учет). Это нужно сделать один раз при приеме на работу первого сотрудника.

Дальше вы просто оплачиваете взносы и сдаете отчеты.

Как встать на учет в ФСС: изменения в законодательстве

Теперь налоговая контролирует только исчисление и уплату взносов по временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). Их расходование на выплату пособий работникам, а также уплату и расходование взносов на травматизм контролирует ФСС.

Встать на учёт в ФСС, как плательщик взносов на травматизм, нужно в течение 30 дней с момента заключения:

  • трудового договора с первым работником ИЛИ
  • гражданско-правового договора, который предусматривает уплату предпринимателем взносов на травматизм.

Фонд поставит ИП на учет как страхователя по взносам на травматизм и ВНиМ.

Что обязательно должен содержать трудовой договор

В соответствии со статьей 57 ТК РФ , договор обязательно должен содержать такие данные:

  • ФИО сторон;
  • реквизиты индивидуального предпринимателя;
  • паспортные данные работника;
  • график работы;
  • условия оплаты труда, начисления премий;
  • права и обязанности сторон;
  • место работы;
  • дату и подпись;
  • если договор заключается на определенный период, указывается срок его действия.

Если вы осуществляете найм сотрудников на полставки, удаленно или на неполный рабочий день, то алгоритм такой же, за исключением того, что в заявлении должно быть указано, по какому графику человек будет работать (количество отрабатываемых часов). Например, неполный рабочий день: 4 часа в день с 8:00 до 12:00 или неполная рабочая неделя, режим рабочего времени: четырехдневная рабочая неделя с тремя выходными (пятница, суббота, воскресенье) с оплатой пропорционально отработанному времени. В дальнейшем это нужно будет прописать в договоре и приказе.

Дело в том, что Трудовой кодекс регламентирует условия оплаты труда, в частности, размер минимальной зарплаты. Работая на полставки или неполный день, сотрудник может получать меньше. Важно указать это в договоре, чтобы избежать проблем и объяснений с трудовой инспекцией. Обычно работники, которые устраиваются на полставки, имеют основное место работы. Трудовая книжка остается там, поэтому у ИП никакие отметки не делаются.

Еще в договоре обычно указывают его предмет (трудовые правоотношения сторон), обстоятельства, при которых он может быть расторгнут, действия сторон при наступлении обстоятельств непреодолимой силы и порядок разрешения споров.

Документы для приема на работу

При найме сотрудников вы должны будете запрашивать у них:

  • паспорта;
  • трудовые книжки;
  • СНИЛС;
  • документы о постановке на воинский учет (для мужчин и женщин с военно-учетной специальностью);
  • документы об образовании и квалификации (при устройстве на работу, требующую специальных знаний);
  • справки с предыдущего места работы (если было): 2-НДФЛ, 182-н.

Отчетность и взносы: сколько придётся платить за сотрудников

ИП должен перечислять следующие взносы за своих работников:

  1. Налоги. НДФЛ, 13%. Перечисляется не позже, чем на следующий день после получения работником зарплаты.
  2. Страховые взносы. Оплачиваются до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% от зарплаты сотрудника, где: 22% ПФ, 5,1% ФОМС и 2,9% ФСС. ИП может уменьшать сумму налогов на всю сумму фиксированных взносов (страховые взносы, уплаченные за работников, больничные), в отличие от ООО, которые могут снижать сумму только на 50%.

Отчетность ИП за сотрудников

Отчетность по работникам индивидуальный предприниматель сдает в три инстанции.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector