Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя каковы права и обязанности работника?

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция делопроизводителя

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию) [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].

1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:

— положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];

— инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

— настоящей должностной инструкцией;

1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].

1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.8. [Вписать нужное].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

— состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

— формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

Читать еще:  Слова благодарности руководителю коллегам в стихах прозе СМС

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Начинающие специалисты, как правило не имеют представления о том, чем отличаются две такие должности, как секретарь и секретарь руководителя. Однако, круг обязанностей второго намного превышает должностные обязанности первого. В статье рассмотрим, что включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности.

Кто такой секретарь руководителя

Образование секретаря руководителя должно быть таким же, как и образование обычного секретаря. Но несмотря на это, размер заработной платы сотрудников, занимающих указанные должности, может значительно отличаться. Причем объясняется это не только наличием необходимого опыта работы, но и должностными обязанностями.

Подчиняется секретарь руководителя только одному начальнику – своему руководителю. Практически вся его работа направлена на решение, регулирование, а также администрирование рабочего времени своего начальства. Должностные обязанности рассматриваемой должности будут включать в себя такие понятия, как информационная поддержка начальника и административная поддержка начальника. Таким образом, секретарь обязан быть в курсе практически всех событий, связанных с руководителем компании, а также обязан осуществлять их организацию и планирование исходя из рабочего распорядка начальства. Кроме того, к должностным обязанностям также можно отнести общение с партнерами компании, назначение с ним встреч руководителя, планирование совещаний и переговоров.

Это все означает, что претендент на данную должность обязан иметь высокий уровень знаний делового этикета, а также знание иностранного языка. Последнее связано с тем, что контрагентами и партнерами компании-работодателя могут являться абсолютно разные фирмы и предприниматели, включая и иностранные. Одним из плюсов в данном случае также будет является наличие знаний в области национального делового этикета (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера бюджетного учреждения + 3 образца 2021 года).

Требования к внешнему виду секретаря руководителя

К внешности секретаря руководителя также выделяются ряд требований. Внешний вид такого работника должен быть презентабельным. Конечно, это не значит, что на работу следует одеваться помпезно. Это скорее будет свидетельствовать об отсутствии вкуса. Идеальным вариантом внешнего вида секретаря руководителя является классический костюм, туфли на каблуке средней высоты и неброские украшения. Что касается прически и макияжа, то волосы должны быть аккуратно и гладко причесанными, а на лице должен быть неброский макияж. Если на лице будет избыток косметики, то это наверняка отрицательно скажется на положительном восприятии соискателя (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2021: образец заполнения).

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной. Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет. Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

  • умение составить план рабочего дня руководителя;
  • расставление приоритетов при планировании;
  • назначение деловых встреч, переговоров;
  • организация командировок;
  • иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Важно! Если соискатель на должность секретаря руководителя не готов заниматься личными делами своего руководителя, то прежде, чем подписывать трудовой договор, следует проверить наличие в нем должностной инструкции и отсутствие поручений личного характера.

Основные функции секретаря руководителя

К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:

  • составление писем, запросов и иных документов;
  • подготовка ответов на письма;
  • осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
  • оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
  • контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку.

Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:

  • постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
  • состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
  • организация делопроизводства;
  • порядок оформления и обработки документов компании;
  • архивное дело;
  • основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
  • машинопись;
  • стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
  • правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
  • технику делового общения;
  • организацию труда, управления;
  • умение работать с вычислительной техникой;
  • административное право, законодательство о труде;
  • правила трудового распорядка компании;
  • правила охраны труда.

Какие требования предъявляются к соискателю

К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.

Читать еще:  Доплата за работу в ночное время ТК РФ 2021

Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование)

Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно

Умение работать с электронно-вычислительной техникой

Опыт работы в специализированных программах

Постоянное совершенствование собственных навыков

Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки

Навыки организации личного времени и времени руководителя

Точность выполнения работ

Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций

Важно! Соискатель, соответствующий этим требованиям может рассчитывать на то, что он получить довольно престижную и высокооплачиваемую должность.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

Заключение

Таким образом, должность секретаря руководителя является в настоящее время довольно престижной. Такой сотрудник в компании является «правой рукой» или личным помощником руководителя. Работая в данной должности, сотрудник отвечает за организацию рабочего времени своего начальника и практически поминутно планирует его рабочий день. Устроившись в престижную компанию и имея качества, знания и умения, соответствующие заявленным требованиям, такой секретарь может рассчитывать на довольно внушительный размер заработной платы.

Должностная инструкция секретаря: образец

  • 1 Секретарь: характеристика должности
  • 2 Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа
  • 3 Подводим итоги

Должностные обязанности по разным «секретарским» позициям могут заметно различаться. Ознакомимся с образцом их отражения в должностной инструкции работника.

Секретарь: характеристика должности

«Секретарь» — очень емкое наименование профессии. Два человека могут быть секретарями, но выполнять довольно разную работу. Квалификационный справочник, утв. Постановлением Минтрудсоцразвития России от 21.08.1998 № 37, выделяет должности:

  • корпоративного секретаря;
  • секретаря-машинистки;
  • секретаря незрячего специалиста;
  • секретаря руководителя;
  • ученого секретаря.

Ранее этом справочнике была еще одна секретарская должность — секретаря-стенографистки.

Минтрудом также принят «секретарский» профстандарт — «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ от 06.05.2015 № 276н).

Он предусматривает должности:

  • секретаря-администратора;
  • секретаря руководителя;
  • делопроизводителя и помощника руководителя (на которых работники чаще всего тоже именуются секретарями).

Таким образом, только лишь на официальном уровне выделяется порядка десяти секретарских должностей с разными обязанностями. Поэтому о наличии универсальной позиции секретаря говорить не приходится.

Работодатель заинтересован в эффективной организации труда. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определиться, для какой именно секретарской должности она будет предназначена (и какой квалификационный справочник или профстандарт брать за основу).

Без должностной инструкции (ДИ) организовать работу секретаря непросто. Можно, конечно, прописать обязанности (права, ответственность и другие типичные разделы ДИ) в трудовом договоре, но это не всегда удобно для работы.

В качестве примера рассмотрим структуру ДИ секретаря руководителя. Условимся, что она составлена на основании профстандарта по Приказу № 276н.

Должностная инструкция секретаря руководителя: структура документа

Должностная инструкция секретаря руководителя может включать следующие разделы:

Общие положения

В данном разделе:

  • дается ссылка на профстандарт, по которому составлена инструкция;
  • указывается, что секретарь — это административно-управленческий персонал;
  • перечисляются должности, перед которыми секретарь подотчетен;
  • приводятся требования к квалификации, опыту, знаниям, умениям работника.

Должностные обязанности

Их у секретаря руководителя много — и связаны они могут быть:

  • с помощью руководителю в вопросах планирования рабочего времени;
  • с ведением телефонных переговоров (руководителя, своих);
  • с работой с посетителями;
  • с организацией командировок;
  • с организацией конферентных мероприятий;
  • с контролем над исполнением поручений руководителя;
  • с организацией рабочего пространства в кабинетах (у руководителя, у себя);
  • с составлением управленческой документации;
  • с работой с документами;
  • с обеспечением руководителя информацией;
  • с обеспечением взаимодействия руководителя и других сотрудников предприятия.

Права

В случае с должностью секретаря руководителя они довольно типичны (характерны для большинства других должностей). К примеру, это права:

  • на ознакомление с проектами решений руководства по деятельности секретаря;
  • на внесение предложений по улучшению работы;
  • на информирование руководства о проблемах (и на предложение способов их устранения);
  • на запрос различной информации от коллег;
  • на бесплатное пользование различными ресурсами предприятия в целях выполнения должностных обязанностей.

Ответственность

Здесь прописывается, что секретарь несет юридическую ответственность, предусмотренную:

  • трудовым законодательством (за дисциплинарные проступки, причинение материального ущерба имуществу, за которое отвечает работодатель);
  • административным, уголовным и гражданским законодательством (в случае иных правонарушений).

Кроме того, в разделе можно прописать, что локальными нормативами или коллективным договором предприятия могут быть предусмотрены прочие меры воздействия за нарушение секретарем трудовых обязанностей. Например — лишение или снижение премий, надбавок.

Читать еще:  Сторож вахтер Сквозные виды деятельности в промышленности Профессия рабочих

Подводим итоги

Должностная инструкция секретаря — это документ, который:

  • относится к ключевым кадровым документам работника — поскольку детально регламентирует содержание его трудовой деятельности;
  • оптимально привязать к характеристике должности по квалификационному справочнику или по профстандарту — поскольку секретарских должностей много, и содержание работы человека в рамках каждой из них может быть разным;
  • лучше составлять, не допуская смешивания характеристик должности из разных позиций, предусмотренных квалификационными справочниками и профстандартами.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Должностная инструкция делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2021 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector