Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Документы Командировка в отпуске законность и правила оформления

Как оформить командировку в 2017 году

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

Изменения по командировкам с 2015 по 2017 года

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в Положение о командировках и других локальных актах предприятия.

Обязательные документы:

  • Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

  • Командировочное удостоверение.
  • Служебное задание.
  • Отчет по командировке
  • А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

  • Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
  • Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
  • Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

К ним относятся:

  • Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
  • Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
  • Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
  • Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
  • Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

[vc_btn title=”Как оформить приказ приказ на командировку по форме Т-9?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandirovka%2Fdoc%2Fprikaz-na-komandirovku.html||target:%20_blank|”]

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

  • Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
  • Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране — в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

  • Ф.И.О. работника;
  • Название организации назначения;
  • Населенный пункт назначения;
  • Даты выезда и приезда;
  • Отметка о сдаче отчета.

[vc_btn title=”Как оформить командировочное удостоверение?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandirovka%2Fdoc%2Fkomandirovochnoe-udostoverenie.html||target:%20_blank|”]

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в табеле учета рабочего времени. Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка служебного задания (форма Т-10а), если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

  • Документы, подтверждающие найм помещения для проживания — квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
  • Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
  • Документы на оплату такси — чеки, квитанции, бланки;
  • Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
  • Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
  • Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Читать еще:  Образец и пример пояснительной записки к дипломной работе

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

  • Были ли траты произведены на неотложные нужды;
  • Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
  • Правильно ли оформлен авансовый отчет.

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести продление командировки, правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления — неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону ежегодный отпуск — это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести отзыв из отпуска невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

  • Создать приказ об отзыве сотрудника из отпуска;
  • Получить его согласие путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
  • Создать приказ о направлении в командировку;
  • Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в график отпусков. Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Приказ Министра обороны РФ от 30.12.2014 N 988 «Об утверждении Инструкции по организации направления военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту, в служебные командировки на территории Российской Федерации»

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 30 декабря 2014 г. N 988

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ НАПРАВЛЕНИЯ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРОХОДЯЩИХ ВОЕННУЮ СЛУЖБУ

ПО КОНТРАКТУ, В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации направления военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту, в служебные командировки на территории Российской Федерации.

к приказу Министра обороны

от 30 декабря 2014 г. N 988

ПО ОРГАНИЗАЦИИ НАПРАВЛЕНИЯ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРОХОДЯЩИХ ВОЕННУЮ СЛУЖБУ

ПО КОНТРАКТУ, В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Служебные командировки военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации, проходящих военную службу по контракту (далее — командировки и военнослужащие соответственно), организуются на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне пункта постоянной дислокации или временного расквартирования воинской части (подразделения), в которой военнослужащий проходит военную службу.

2. Командировки организуются по решению:

а) в центральных органах военного управления — первых заместителей (заместителей) Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующих видами Вооруженных Сил Российской Федерации , командующих родами войск Вооруженных Сил, руководителей центральных органов военного управления, а также их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности;

Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны.

б) в объединенных стратегических командованиях военных округов, на Северном флоте — командующих войсками военных округов, командующего Северным флотом, их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности, а также начальников управлений, служб и отделов, подчиненных непосредственно командующим войсками военных округов, командующему Северным флотом;

в) в управлениях флотов, командований ВВС и ПВО, флотилий и авиации флотов — командующих флотами, командования ВВС и ПВО, флотилией, авиацией флота, а также их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности;

г) в управлениях соединений — командиров соединений, начальников штабов соединений;

д) воинских частях — командиров воинских частей.

3. Командировки в вышестоящие органы военного управления, не предусмотренные планами служебных командировок, допускается организовывать по вызову командиров и начальников, указанных в подпунктах «а — г» пункта 2 настоящей Инструкции, на срок не свыше 5 суток, не считая времени нахождения в пути.

Допускается продление срока командировки не более чем на 5 суток с письменного разрешения:

в главных командованиях видов Вооруженных Сил — главнокомандующих видами Вооруженных Сил, а также их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности;

в объединенных стратегических командованиях военных округов, на Северном флоте, в управлениях флотов — командующих войсками военных округов, командующего Северным флотом, командующих флотами и начальников штабов военных округов, Северного флота, флотов и лиц, исполняющих их обязанности;

в командованиях родов войск Вооруженных Сил — командующих родами войск Вооруженных Сил, а также их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности;

в центральных органах военного управления — руководителей центральных органов военного управления, а также их заместителей и лиц, исполняющих их обязанности.

4. Командировки, в том числе для инспектирования войск, проведения внезапных проверок, ревизий и проверок хозяйственной и финансовой деятельности воинских частей и организаций Вооруженных Сил, назначаются на срок, не превышающий 30 суток, не считая времени нахождения в пути.

5. Командировки организуются на срок свыше 30 суток, но не более чем на один год, в следующих случаях:

а) выполнение полевых топографических, топогеодезических работ, аэросъемочных, гидрографических, гидрологических работ и зимних промеров на льду;

б) участие в гастролях в составе штатных военных оркестров, ансамблей;

в) выполнение монтажных и наладочных работ, приемки, сдачи или ремонта кораблей и судов;

г) обеспечение охраны, обороны и сопровождения воинских грузов;

д) направление на войсковую практику и стажировку в войска слушателей и курсантов, а также направление офицеров постоянного состава военных профессиональных образовательных организаций, военных образовательных организаций высшего образования Министерства обороны (далее — военные образовательные организации), в том числе командиров подразделений слушателей и курсантов для руководства войсковой практикой и стажировкой слушателей и курсантов;

е) участие в составе нештатных экспедиций, создаваемых по указанию Министра обороны Российской Федерации или его заместителей;

ж) борьба с особо опасными инфекциями;

з) направление на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов и отделений военных образовательных организаций;

и) изучение новых образцов вооружения и военной техники в воинских частях, в том числе направление в качестве руководителей занятий по их изучению;

к) направление на практику в организации федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом не предусмотрена военная служба, военнослужащих научных организаций Министерства обороны;

л) направление на войсковую стажировку в войска офицеров профессорско-преподавательского и научного состава военных образовательных организаций;

м) направление военнослужащих на обучение с сохранением воинских должностей по месту военной службы на курсы (в учебные (спортивные) центры, для прохождения сборов) системы повышения квалификации и переподготовки кадров (в том числе в образовательные организации и подразделения системы повышения квалификации и переподготовки кадров — по дневной форме обучения);

н) направление военнослужащих, не принадлежащих к составу воинских частей (подразделений), выведенных в учебные центры, учебные воинские части военных образовательных организаций, на полигоны и запасные аэродромы, маневры, учения (игры), командированных в эти воинские части (подразделения) для проверки, инспектирования, оказания помощи в организации боевой подготовки и бытового обеспечения личного состава либо командированных в воинские части (подразделения), выведенные на маневры и учения (игры), для участия в них;

о) направление из военных образовательных организаций в учебные (спортивные) центры, учебные воинские части военных образовательных организаций для выполнения научных исследований, обобщения передового опыта и внедрения научных работ;

п) направление в кадровые органы военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил для выполнения функций операторов по вводу сведений в базу данных федерального казенного учреждения «Единый расчетный центр Министерства обороны Российской Федерации» (до включения в штаты должностей операторов).

6. Срок непрерывного пребывания в командировках до одного года (пункт 5 настоящей Инструкции) исчисляется со дня убытия военнослужащего из пункта постоянной дислокации или временного расквартирования воинской части (подразделения) по день возвращения в этот пункт после выполнения служебного задания включительно.

7. Продолжительность командировки исчисляется по количеству дней пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни.

Читать еще:  Звукорежиссёр кто это Что за профессия Чем занимается

8. На командировочном удостоверении производятся отметки о датах прибытия военнослужащего в пункт (пункты) командировки и убытия из него (из них), заверенные гербовой печатью (печатью органа местного самоуправления).

9. Размещение военнослужащих, командированных в учебные (спортивные) центры, центр горной подготовки выживания, военные образовательные организации для обучения (переподготовки), организуется на их жилых фондах (или в полевых условиях).

10. Не считаются командировками поездки военнослужащих, указанные в пункте 125 Порядка обеспечения денежным довольствием Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденного приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. N 2700.

Как отправить сотрудника в командировку без командировочного удостоверения?

Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства – от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.

  • Какие документы нужны для правильного оформления командировок?
  • Как оформить приказ (решение, распоряжение)?
  • Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?
  • Как подтвердить фактический срок командировки?
  • Как заполнить авансовый отчет?

Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения – Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее — Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.

Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.

Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________.

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

  • на основании проездных документов;
  • на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

пример оформления служебной записки

Директору ООО «Рассвет»
Васильевой Т.Н.
От коммерческого директора
Серебрякова А.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о сроках командировки

Я, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года №11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО «Закат» и ООО «Полдень».

Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ.

В подтверждение поездки прилагаю следующие документы:

1. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 19.01.2014 № 000185456 время 13.15;

2. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 19.01.2015 № 00357864 время 16.42;

3. Кассовый чек с АЗС в Воронеже от 22.01.2015 № 01238524 время 09.15;

4. Кассовый чек с АЗС на трассе М2 «Крым» в районе п. Лапотково от 22.01.2015 № 000197512 время 12.48;

Проживал с 19 по 22 января 2015 года в гостинице ООО «Воронеж», гостиничный счет ООО «Астрея» от 19.01.2014 №000115 приложен к авансовому отчету.

Серебряков А.И. Серебряков
23 января 2015 г.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Оформление командировки: пошаговая инструкция

С командировками сталкивается практически любой бухгалтер. Бухгалтер небольшой фирмы должен уметь оформлять и все распорядительные документы, связанные с командировкой. Рассмотрим основные правила.

Содержание статьи:

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

2. Документы для оформления командировки

3. Авансовый отчет по командировке

4. Командировка на личном автомобиле оформление

5. Командировка на 1 день оформление

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

Понятие служебной командировки — в статье 166 ТК РФ. Это поездка для выполнения служебного задания в течение определенного промежутка времени в местность, отличную от места работы.

В отношении командировок действует нормативный документ — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

Читать еще:  Средний заработок юриста сравнение Москвы регионов России и СНГ

В организации может быть принят и локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение о служебных командировках.

Шаг 0.

До оформления любой командировки нужно проверить, не относится ли сотрудник, которого планируется отправить в командировку, к тем категориям работников согласно ТК РФ, для которых действует запрет или ограничения по направлению их в командировки.

Даже в однодневную служебную командировку нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних, тех, с кем заключен ученический договор или договор ГПХ.

Некоторых сотрудников нельзя отправить в командировку без их согласия. Например, сотрудницу, у которой есть дети до 3-х лет.

В таких случаях требуется получить письменное согласие сотрудника на командировку. Сам запрос также должен быть оформлен документально.

Рассмотрим оформление командировки пошаговая инструкция в общем случае:

Шаг 1.

Создание распорядительного документа (Приказ, распоряжение) о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не являются обязательными документами для оформления командировки. Но оформляются, если их наличие обязательно согласно ЛНА организации.

В организации может быть прописан и иной порядок оформления. Например, Шаг 1 может предварять обязательно оформление служебной записки от руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку.

Служебная записка в этом случае должна содержать краткий перечень того, куда, на сколько, и с какой целью направляется сотрудник.

Эти же данные потом указываются и в приказе на командировку.

При расчете дней командировки нужно ориентироваться на время выезда и возвращения. Например, днем выезда считается дата отправления транспортного средства. В том случае, когда, например, аэропорт находится за пределами населенного пункта, необходимо добавить в расчет время, необходимое для проезда до аэропорта.

Шаг 2.

Выдача денежных средств в подотчет на командировку. На выдачу денежных средств (перечисление их с расчетного счета организации на карту сотрудника) должен быть оформлен очередной распорядительный документ, либо сделана соответствующая отметка на заявлении сотрудника о выдаче денежных средств в подотчет, содержащая сумму, срок, подпись и дату подписания руководителем.

Шаг 3.

Регистрационная запись в журнале учета командировок. Это не обязательное действие. Выполняется для случаев, когда такой журнал ведется в организации.

Шаг 4.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени. Особое внимание – выходным дням, если сотрудник в выходные дни в командировке трудится, либо находится в пути. Общих правил обозначения таких дней в табеле нет. Варианты:

РВ (работа в выходной).

К/РВ (командировка/работа в выходной), с указанием времени такой работы в часах (Письмо Минтруда РФ от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Напомним, что работа в выходные – только с согласия работника. Соответственно должно быть письменное согласие работника и соответствующий распорядительный документ (раздел в документе на командировку).

Шаг 5.

Оформление продления командировки/отзыва из командировки (при необходимости).

Шаг 6.

Создание работником служебной записки по возвращении из командировки. Это может быть отчет по командировке, а может быть документ в свободной форме, подтверждающей не только выполнение командировочного задания, но и фиксирующий, например, факт того, что проезд к месту командировки осуществлялся на автомобиле сотрудника.

Шаг 7.

Подготовка и подписание работником и утверждение руководителем авансового отчета по командировке.

Шаг 8.

Завершение денежных расчетов по подотчетным суммам по командировке (возмещение перерасхода денежных средств, либо возврат неиспользованного остатка).

Если работник находится в отпуске, и возникла необходимость срочно отправить именно его в служебную командировку, сделать это можно, но только с согласия работника, оформленного письменно. Также необходимо в произвольной форме оформить Приказ на отзыв из отпуска.

Остаток отпуска предоставляется работнику по его желанию в любое время в течение текущего года, либо присоединяется к следующему отпуску. По мнению Минтруда, работник при этом не должен быть лишен возможности использовать как минимум 14 дней отпуска подряд (Письмо Минтруда РФ от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

2. Документы для оформления командировки

Итак, документы для оформления командировки до ее начала:

приказ (распоряжение) о направлении в командировку,

служебное задание (при необходимости),

решение о признании командировки однодневной (при необходимости, подробности ниже в отдельном разделе),

согласие о работе в выходной день в командировке (при служебной необходимости),

приказ (распоряжение) о работе в выходной день в командировке, с указанием размера оплаты, либо информации о предоставлении отгула (дня отдыха) за работу в выходной.

Документы для оформления командировки в случае изменения условий командировки:

Приказ (распоряжение) об отзыве из командировки.

Приказ (распоряжение) о продлении командировке.

Порядок сокращения/продления сроков командировки ни Положением о командировках, ни другими нормативными актами, не регламентирован.

В произвольной форме может быть издан Приказ об отзыве из командировки (продлении ее срока), в котором указывают причины такого действия.

Документы для оформления командировки по возвращению из командировки:

«Управленческий» отчет по командировке (служебная записка).

Если ЛНА организации предусмотрены доплаты командированному сотруднику в случаях, когда оплата исходя из среднего заработка окажется меньше оклада, то документы для оформления командировки (доплаты):

ЛНА по оплате труда (в части доплат по командировкам),

Приказ об установлении доплаты по командировке.

3. Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке заполняется сотрудником. Это по правилам. На практике бухгалтер нередко сам готовит отчет в бухгалтерской программе, вводя данные о предварительно проверенных документах, которые предоставил сотрудник.

Основные документы, подтверждающие командировочные расходы:

документы о найме жилого помещения,

документы по расходам на проезд,

документы по иным расходам (п. 26 Положения о командировках), которые связаны с командировкой.

Также в авансовом учете указываются суточные. Как правило, документом-основанием в этом случае служит справка бухгалтера.

Если речь идет о командировке за границу, помним, что документы на иностранном языке должны быть переведены. Перевод может быть сделан как специалистом, так и сотрудником организации, владеющим соответствующим иностранным языком (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).


4. Командировка на личном автомобиле оформление

В случае командировки на личном автомобиле сотрудника информация об этом факте, на наш взгляд, должна быть указана в приказе на командировку.

Командировка на личном автомобиле оформление заключается в том, чтобы в каком-либо документе отразить маршрут следования, пробег автомобиля, количество израсходованного топлива.

Это может быть как путевой лист, так иной документ, определенный ЛНА организации и подтверждающий как расход топлива, так и служебный характер поездки.

При использовании путевых листов на командировку может быть выписан 1 путевой лист на весь рейс (всю командировку), на котором необходимо наличие отметки о прохождении водителем медицинского осмотра.

Если автомобиль в аренде, кассовые чеки (аналогичные документы) на покупку топлива отражаются в авансовом отчете по командировке. В случае соглашения об использовании личного авто сотрудника есть нюансы.

Сотруднику положена компенсация. Размеры компенсаций за использование личного авто, которые принимаются в расходы по налогу на прибыль и УСН, утверждены почти 20 лет назад Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92:

1 200 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом до 2 тыс. куб. см включительно,

1 500 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом более 2 тыс. куб. см.

Специалисты Минфина РФ почему-то считают, что эти суммы уже содержат все эксплуатационные затраты. Не только износ авто, но и затраты на ГСМ, ТО и ремонт. Расходы сверх этих норма в НУ учесть нельзя (Письма Минфина РФ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Не забываем, что для НУ расходов также важно, чтобы автомобиль был оформлен на самого работника или супруга (Письмо Минфина РФ от 24.11.2017 № 03-04-05/78097). В противном случае не будет льгот по НДФЛ и страховых взносам с суммы компенсаций за использование личного авто (Письмо Минфина РФ от 26.09.2017 № 03-04-06/62152, Письмо ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

5. Командировка на 1 день оформление

Отравление сотрудника со служебным заданием в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянной работы или проживания, иногда называют местными или однодневными командировками.

Командировка на 1 день оформление ничем особо не отличается от других командировок. Порядок оформления тот же самый.

Единственное отличие — суточные при таких командировках не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

В некоторых организациях в ЛНА предусмотрена оплата суточных при однодневных командировках. По мнению Минтруда (Письмо от 28.11.2013 № 14-2-242) такие решения противоречат положениям ст. 168 ТК РФ в отношении правовой природы суточных.

Значит, есть риск непризнания таких сумм в расходах в налоговом учете.

Целесообразность ежедневного возвращения из командировки определяет руководитель организации в соответствующем распорядительном документе.

наличие и условия транспортного сообщения,

характер командировочных заданий,

создание работнику необходимых для отдыха условий (абз. 5 п. 11 Положения о командировках).

Командировка на 1 день оформление в случае, когда есть компенсации при однодневных командировках, — соответствующий ЛНА, содержащий размеры таких компенсаций.

Мы с вами рассмотрели оформление командировки пошаговая инструкция, документы для оформления командировки, а также случаи, вызывающие наибольшие вопросы (командировка на 1 день, командировка на личном транспорте). Если у вас еще остались вопросы, задайте их в комментариях ниже.

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector