Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу — применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

  • О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
  • О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
  • О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
  • О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.

Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.

Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.

Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.

Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.

Как правильно оформить?

Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.

Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.

Читать еще:  Консультация юриста Основания для отказа в продлении контракта

Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.

Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.

Как правило, в журнал включают следующие графы:

  • номер по порядку;
  • регистрационный номер приказа по личному составу;
  • дата формирования документа;
  • содержание документа — о чем приказ;
  • лицо, которое подписало приказ;
  • сведения об исполнителе;
  • сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
  • отметка о направлении в дело.

Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Если деятельность предприятия сопряжена с достаточно большой численностью сотрудников, то на долю отдела кадров выпадает непростая работа. Вся внутренняя документация требует постоянного учета и контроля, действенным инструментом которых становится журнал регистрации приказов по личному составу.

Что представляет собой журнал регистрации

Рассматриваемый документ представляет собой бланк фиксации поступающих официальных бумаг, заверенный живой подписью должностного лица. Необходимость заполнения вызвана потребностью в совершенствовании кадровой нагрузки, а также тенденцией стремления к упрощению документооборота.

Грамотное ведение журнала позволяет:

  • своевременно отразить информацию о кадровых перестановках;
  • аккумулировать данные из распоряжений высшего руководства в адрес подчиненных;
  • оперативно найти необходимый документ, узнать дату его регистрации;
  • предоставлять бумаги, служащие доказательством при составлении судебного иска в пользу одной из сторон (работодателя или сотрудника);
  • разрешать спорные моменты между отделами;
  • определять должностные инструкции на конкретный период исполнения работником своих профессиональных обязанностей;
  • уточнять хронологический порядок поступления приказов.

Некоторые организации могут заводить одновременно несколько обобщающих журналов, если это не противоречит нормативным положениям.

Документы, подлежащие регистрации

Поскольку трудовым законодательством не определено понятие приказов по личному составу, условно большинство компаний к ним причисляют все документы, фигурирующие в кадровой политике.

Личный состав подразумевает совокупность людей, исполняющих полномочия, согласно положениям заключенного трудового договора. Службы на предприятии по итогам принятых решений самостоятельно, опираясь на правовую базу, создают перечень документов. Последний остается открытым в течение нескольких лет. Как показывает практика, такой список включает приказы по поводу:

трудоустройства сотрудников;

  • увольнения или перевода;
  • отпуска, командировки;
  • материального поощрения;
  • корректировок личных сведений
  • сведений касательно оплаты труда;
  • назначения санкций за нарушение трудовой дисциплины;
  • установления дежурств.
  • Важно отметить, что приказы директора и главного бухгалтера проходят по иным потокам документооборота, следовательно, регистрировать их вместе с остальными в данном журнале не нужно.

    Правила заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

    Существуют несколько правил ведения, выработанные многолетней практикой функционирования кадровых служб. Образец журнала регистрации приказов по личному составу заполняется, исходя из представленных положений:

    • количество учитываемых книг по документации, ответственное лицо и их заместителей, период хранения определяется руководством;
    • порядок оформления устанавливается директором предприятия;
    • журналы подлежат нумеровке, прошивке, опломбированию;
    • обязательное соблюдение хронологии поступающих приказов;
    • ответственность за ведение может возлагаться на одного из работников, имеющего доступ к документообороту (специалист отдела кадров, канцелярии или консультант по юридическим вопросам);
    • целесообразно формирование книги в двух формах: рукописной и электронной (без передачи в печатном варианте);
    • организация может использовать как бланки фирменного типа, так и листы бумаги стандартных размеров;
    • печать необязательна, если это не противоречит внутренним актам компании;
    • каждый лист подлежит нумерации;
    • запрещается внесение в перечень недействительных приказов без необходимых подписей.
    Читать еще:  Вебдизайнер обязанности сколько зарабатывает как им стать с нуля

    Основные составляющие журнала

    Поскольку не существует унифицированного варианта журнала приказов, при его составлении могут возникать различные вопросы и ошибки. Чтобы их избежать, составителю требуется обратить внимание на готовые типовые формы или спросить рекомендаций у высшего руководства.

    В целом, основные составляющие книг регистрационного типа можно условно разбить на преамбулу (указываются ключевые данные) и табличную хронологию. В преамбуле прописываются:

    юридический статус и наименование предприятия;

  • название документа;
  • охватываемый период (дата начала и дата конца);
  • сроки хранения;
  • лицо, отвечающее за грамотное ведение;
  • дата создания, подпись сотрудника.
  • Табличная хронология содержит несколько колонок (название и их количество определяются, исходя из принятых норм). Обязательные столбцы:

    • номер по порядку;
    • дата поступления приказа;
    • номер акта;
    • вид приказа;
    • Ф.И.О. оформителя.

    Необязательные элементы:

    • должность отправителя документа;
    • структурное подразделение;
    • основание;
    • классификация акта (прием, увольнение, перевод);
    • номер трудового договора.

    В отдельных случаях вносится дополнительная информация, имеющая особую значимость для кадровой деятельности.

    В качестве альтернативного варианта журнал можно поискать в специализированных магазинах.

    Требования к хранению журнала

    После того, как последние страницы журналов регистрации будут заполнены, документ отправляется в архив организации для хранения. Это связано с тем, что различным отделам в своей работе могут понадобиться копии приказов, занесенных в книгу, а также обязательность определена на законодательном уровне. В связи с этим необходимо ознакомиться с основными требованиями по хранению:

    • документы, находящиеся под контролем отдела кадров, действительны в течение 75 лет;
    • отдельные приказы хранятся не больше 5 лет (отпуск, дежурство, командировки);
    • доступ к данным, которые уже находятся в распоряжении архива, распространяется на ограниченный круг сотрудников;
    • по истечению срока журнал утилизируется, согласно положениям соответствующего акта.

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.

    Образец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.

    Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.

    Что относится к приказам по личному составу?

    К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.

    Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления. Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом. Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.

    Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала. В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.

    Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.

    Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.

    Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?

    Читать еще:  Невозвратные билеты на самолет как сдать обменять продать

    Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.

    Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.

    Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?

    Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.

    1. Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов
    2. Как правильно заполнить
    3. Примеры заполнения журнала регистрации:
    4. Как заполнить журнал при отмене приказа
    5. Пример оформления

    Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов

    Требования к оформлению регистрационного документа:

    • может вестись на бумаге или электронно;
    • листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
    • листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
    • на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
    • заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
    • записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.
    Как правильно заполнить

    Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.

    При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.

    Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.

    В табличную часть также могут быть включены следующие графы:

    1. содержание документа;
    2. лицо, подписавшее приказ;
    3. ФИО и должность исполнителя;
    4. ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
    5. подразделение, куда передается приказ;
    6. ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
    7. отметка об исполнении.

    При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.

    Примеры заполнения журнала регистрации:

    В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:

    • 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
    • 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
    • 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.

    Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:

    Как заполнить журнал при отмене приказа

    Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?

    Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.

    Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:

    Пример оформления

    Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.

    Образец журнала учета в word — скачать.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector