Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Выписка из приказа как правильно составить и оформить

Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления

На практике часто возникают моменты, требующие для работы предоставления приказа специалисту компании, физическому лицу или контрагентам.

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости.

Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка».

Назначение

Отделы и структурные подразделения компании в процессе трудовой деятельности тесно взаимодействуют друг с другом. Документы одного отдела могут потребоваться другой службе. Так начисление заработной платы специалистам не может обойтись без выписки из распоряжения по основной деятельности компании, кадровой службе необходима выдержка из приказа о приеме на должность для составления личного дела работника.

Данная форма предъявляется также в государственные, судебные органы, контролирующие ведомства (оформление пенсии, потеря личных документов).

Главными отличиями видов выписок обозначены моменты:

  • по личному составу — содержит целиком распорядительный фрагмент основного документа;
  • по основной деятельности — охватывает констатирующую часть приказа.

Где и как получить?

Выписка выдается только по письменному заявлению сотрудника или надзорного органа с указанием конкретного приказа и обозначением целей получения документа. Во избежание разногласий по поводу выдачи бланка, заявление регистрируется у секретаря компании.

Юридические лица не могут отказать в выдаче выписки, данное право и сроки оформления (не больше 3 дней) регламентировано законом РФ.

Как правильно оформить — примеры

  • Оформляется на фирменном бланке аналогично приказу с указанием названия организации, реквизитов, местоположения, телефонов и заголовка.
  • Указывается место и дата издания, данные оригинала (номер и наименование).
  • Дублируется вводная строка первоисточника и фраза «приказываю» в обязательном порядке.
  • Отбираются нужные пункты распорядительной части из запроса и переписываются в выписку. Выбранный текст должен быть в точности скопирован из приказа, поправки и дополнения абсолютно недопустимы.
  • Заносятся личные сведения сотрудника, чья виза стояла на исходном документе. Роспись его не нужна, на этом месте пишется слово «подпись».

В завершении процедуры сотрудник сверяет оба документа, пишет «с оригиналом сверено», указав дату, подпись, должность, ФИО. Печать предприятия дублируется, как правило, визой руководителя организации.

Процесс изготовления копий могут возложить на сотрудника кадровой службы (по доверенности), в таком случае рядом с подписью кадровик проставляет печать своего отдела.

Копия или выписка

Копия приказа и выписка из него — это не совсем одно и то же. Первая содержит полностью реквизиты документа и его текст и пропускается через ксерокс, а вторая — затрагивает отдельную, необходимую часть бланка.

Ответственный работник обязательно заверяет своей подписью выписку, копии могут быть и без визы специалистов. Простой откопированный текст не имеет юридической силы, не принимается как доказательная база. Копия, заверенная по всем правилам (слово «верно», дата, подпись, должность заверяющего лица, печать), может служить подтверждением требуемых фактов.

Запросы на совершение выписки допускается оформлять не только на действующие документы, но и на бланки, находящиеся в архиве.

Скачать образец

Образец выписки из приказа о приеме на работу — ссылка.

Как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, образец документа

Часто приказ о приеме на работу делается сразу на несколько сотрудников. Поэтому, особенно в крупных организациях, он может получиться очень объемным, на нескольких листах.

Если какому-то одному сотруднику необходимо подтверждение своего трудоустройства в тот или иной орган – имеет смысл не копировать весь приказ полностью, а сделать из него выписку. Что это такое и как правильно оформить документ рассмотрим подробнее в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Что такое выписка из приказа о приеме на работу?

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

В ней содержатся сведения об организации-работодателе, дате трудоустройства, должности и структурном подразделении трудоустраиваемого работника, ставятся печати и подписи ответственных лиц.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.

В каких случаях нужна?

Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).

Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.

Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

  1. аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
  2. Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
  3. Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
  4. Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).

Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

Сроки действия

Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.

У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.

Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.

Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.

К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.

Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Как оформить выписку из документа выписка из текста Разное

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Выписка из документа: оформляем правильно

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии или выписки из них. В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий, касающихся прав граждан»

от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение.

Совет 1: Как оформить выписку из документа

Возьмите оригинал исходного документа и выделите фрагменты, подлежащие копированию и переносу в выписку .

Точное цитирование — основное требование, предъявляемое к составлению выписки. Определенной формы для таких не существует, здесь руководствуйтесь общими правилами делопроизводства, регламентирующими оформление деловой документа ции.

Гораздо важнее содержание выписки, которое должно быть составлено из блоков обязательной информации.

Для начала разместите вверху по центру листа название документа «Выписка из.

» (приказа, протокола и пр.) и укажите кратко тему, суть документа .

Далее выделите и скопируйте часть основного . в которой указаны начальные реквизиты (наименование предприятия, дата и место проведения мероприятия, количество присутствующих и т.д.).

Чем выписка из документа отличается от копии документа? Как правильно оформить выписку, например из протокола?

В практике работы с выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию. Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит «Отметка о заверении копии документа». Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Что такое выписка из приказа — пример оформления

На практике часто возникают моменты, требующие для работы предоставления приказа специалисту компании, физическому лицу или контрагентам.

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости. Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка из приказа».

Отделы и структурные подразделения компании в процессе трудовой деятельности тесно взаимодействуют друг с другом. Документы одного отдела могут потребоваться другой службе. Так начисление заработной платы специалистам не может обойтись без выписки из распоряжения по основной деятельности компании, кадровой службе необходим выписка из приказа о приеме на должность для составления личного дела работника.

Копия, выписка, дубликат

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом.

И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество. Иначе обстоят дела, если требуется копия, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее.

Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. Копия, заверенная в отделе кадров организации, либо в любом другом подразделении это– копия, которая помимо основной информации, воспроизводящей подлинник, имеет специальные отметки о соответствии оригиналу.

Выписка из приказа: как правильно составить и оформить

Это полноценный документ-подтверждение, имеющий законную силу. Образец выписки из приказа можно скачать здесь.

Оформление Выписка оформляется таким же образом, что и приказ: на фирменном бланке и с теми же реквизитами.

Как правильно оформить выписку из документа

Протокол оформляется на общем бланке . Содержание протокола Заголовок, дата и номер протокола Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания .

Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания).

Оформление протокола

¨ название вида документа (ПРОТОКОЛ) ¨ дата заседания ¨ индекс (номер) ¨ место заседания ¨ гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению) ¨ заголовок к тексту ¨ вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня) ¨ личная подпись председателя ¨ личная подпись секретаря Требования к оформлению протокола 1.

Как правильно заверить копию документа?

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение 11 «Правила оформления реквизитов документов Предприятия, организации, формирующие комплект документов, прилагаемых к заявке на сертификацию или к заявлению на регистрацию декларации, заверяют копии документов следующим образом: на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии» , который включает: Слово «Верно» Должность лица, заверяющего копию Подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Печать Верно Начальник канцелярии 01.02.2013 Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то заверяются обе стороны копии. Если документ содержит более 1-го листа, то можно либо заверить каждую страницу, либо оформить отметку о заверении копии следующим образом: Прошить многостраничный документ металлическими скобами с помощью сшивателя или нитками через пробитые дыроколом отверстия, выводя концы скрепок или концы ниток через последний лист документа (назад).

Шпаргалка делопроизводителя

Выписка из приказа – образец оформления

Поэтому из распорядительной части воспроизводится интересующий пункт («Принять…», «Перевести…» и т.д.), остальное совпадает с оформлением выписки из приказа по основной деятельности. Все вышеперечисленное будет лучше посмотреть на конкретном примере оформления. Образец выписки из приказа ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ДАЛЕКО» (ОАО «Далеко») ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА « 19 » марта 2014 г.

Как правильно оформить выписку из документа

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания.

Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года. Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Как и когда оформляется выписка из приказа о приеме на работу — образец для скачивания

После заключения трудового договора между работодателем и новым сотрудником, принятым в штат, кадровая служба по форме Т-1 составляет приказ (распоряжение) о приеме на работу нового сотрудника, из которого при необходимости можно сделать неограниченное количество выписок для предоставления в различные организации.

Как правило, копию распоряжения о трудоустройстве работник запрашивает самостоятельно на основании устной или письменной просьбы.

  1. Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу?
  2. Как оформить?
  3. Скачать образец
  4. Выводы

Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу?

Выписку можно предоставлять в любое место по требованию. Чаще всего она требуется работнику, чтобы передать в стороннюю организацию или государственный орган.

Стандартно копия требуется в таких случаях:

  • для предоставления в ПФР (для оформления документов для пенсии, восстановления трудовой книжки после ее утери или по другим причинам);
  • по запросу полиции или суда для процесса;
  • если работнику нужно предоставить справку в иную компанию, где он работает по совместительству;
  • самый распространенный вариант – для передачи информации о трудоустройстве между отделами одного предприятия (например, для оформления табелей учета рабочего времени, начисления заработной платы, подтверждения приказов на отпуск и иных документов от отдела кадров).

Выписка создается по причине невозможности предоставлять по месту требования оригинал приказа (он хранится на предприятии в одном экземпляре).

Выписка отличается от приказа тем, что содержит информацию только о работнике и сроке осуществляемой им профессиональной деятельности.

Приказы и трудовые договоры нельзя передавать и по той причине, что они содержат конфиденциальную информацию (согласно Постановлению Госкомстата №1, в котором и утверждены нормы написания распоряжения типовой формы Т-1).

К данным ограниченного доступа относятся сведения о размере оклада, наличии премий и других стимулирующих выплат, а также информация о других работниках организации.

Иными словами, выписка является сокращенным и общедоступным вариантом приказа, поэтому относительно проста в изготовлении.

Подготовить ее обязаны за 3-5 рабочих дня после передачи письменно оформленной просьбы о выдаче. Датироваться должна тем числом, когда подписан оригинал документа о приме сотрудника на работу.

Выписка не имеет срока действия, поэтому ее можно взять всего один раз (стаж будет определен автоматически, поскольку в бланке отражена дата начала работы на предприятии).

Как оформить?

Подготовка выписок из различных приказов возлагается на одного из работников кадровой службы или ее начальника. Не установлено унифицированной формы составления, однако ряд правил может быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Копия изготавливается индивидуально на каждого сотрудника. Оформлять ее нужно на листе формата А4 или фирменных бланках.

Необходимо строго соблюдать структуру документа:

  1. «Шапка» должна соответствовать распоряжению. Иногда рекомендуется добавить сокращенное название организации, ее телефонный номер, факс и другую контактную информацию.
  2. Основная часть формируется как выдержка из приказа – приводятся ФИО сотрудника, структурное подразделение, где он трудоустроен, должность или профессия с категорией, дата приема на работу.
  3. В нижней части документа приводится ФИО, подпись и должность работника отдела кадров или бухгалтера, занимающегося элементами кадрового документооборота.
  4. Выписка должна включать подписи руководителя, секретаря и начальника отдела кадров. Обязательно заверить печатью организации-работодателя.

Дополнительно можно указывать ссылку на местоположение оригинала приказа. Например, привести фразу: «Подлинник документа находится в ООО «Альфа-бизнес» в деле № 5-56 за 2018 год». Выписка выдается работнику под роспись.

Скачать образец

Выводы

Из приказа о приеме на работу, составляемого по типовой форме Т-1, можно получить выписку для внутриорганизационного использования, передачи в иные организации или государственные службы.

По требованию работника индивидуальную копию обязаны сделать не позднее 5 рабочих дней с момента обращения. Передавать оригинал распоряжения нельзя, поскольку он, согласно Постановлению Госкомстата №1, содержит конфиденциальную информацию.

Выписка считается недействительной, если на ней отсутствуют подписи руководителя предприятия, секретаря, начальника отдела кадров, самого сотрудника и печать организации.

При подготовке не будет лишним сделать сноску, в которой указать местонахождение подлинника распоряжения о приеме на работу.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Добровольное медицинское страхование зачем нужен полис ДМС?
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector