Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Внутренний электронный документооборот кому и зачем он нужен

1С-ЭДО. Что это и зачем нужно всем нам

1С-ЭДО. Что это и зачем нужно всем нам

Что такое Электронный документооборт(ЭДО)?

Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Сервис 1С-ЭДО был разработан для обмена первичными документами, но на данный момент его возможности стали более широкими. При помощи возможностей телекоммуникации вы можете отправлять, а также принимать любой формат документов в электронном виде. Будь то счет, договор или акт сверки.

Удобство сервиса:

Во-первых, это сказывается на скорости получения документов.

Во-вторых, Вам не нужно тратиться на почту России или отправлять документы курьерской доставкой. Давайте сравним:

Отправить письмо Почтой России – от 23₽ за письмо

Отправить письмо курьером – от 200₽

Стоимость одного письма отправленного через 1С-ЭДО – 2,50₽

Сервис 1С-ЭДО дает Вам возможность отправлять документы напрямую со своего рабочего места, всего за 3000₽ в год!

В-третьих, Вам не придется привлекать к работе другого сотрудника. Снижаются затраты на услуги сторонних организаций и снижаются временные затраты (кого-то попросить отправить, переслать, напомнить).

Кроме того, пользователям программ 1С, заключившим договор регулярного сопровождения с «Софт-Юнион», не нужно никаких финансовых вложений. Настройка и подключение данного сервиса в рамках договора регулярного сопровождения предоставляются абсолютно бесплатно.

Уделим пару слов техническим аспектам:

Как это выглядит в программе: Все происходит в той программе 1С, в которой вы привыкли работать. Обмен двусторонний – это значит, что вы можете отправлять документы и Ваши контрагенты могут присылать Вам документы в ответ. Вам не нужно выгружать эти документы в какие-то сторонние сервисы, не нужно тратить действия на дополнительные манипуляции (выгрузить/загрузить на стороннем софте).

Рассмотрим ситуацию на примере отправителя:

После настройки сервиса в документах «реализация/акт» будет доступна кнопка «ЭДО» по который вы сможете подписать и отправить данный документ, а также просмотреть его в электронном виде.

Рассмотрим ситуацию на примере получателя:

Такой же порядок действий и в обратной ситуации. Если вы покупатель, которому поставщик отправил документы по ЭДО, то в документах поступления будет аналогичная кнопка, по которой вы сможете перейти в ЭДО и проверить всю информацию.

Несколько слов о безопасности обмена:

Сразу возникает вопрос, где хранятся документы? Где Вы их можете найти позднее?

Все электронные документы хранятся в Вашей базе “1С: Предприятие”. Если вы на обслуживании у сопровождающей вас компании, то в обязательном порядке делаются резервные копии баз, соответственно сохранность документов таким образом гарантирована.

Также часто задают вопрос «как быть, если нам нужно найти документ, а у нас нет света или не включается компьютер?» – Конечно же, электронный документ можно распечатать, при этом он будет содержать всю информацию: о присвоенном ему идентификаторе, о подписях, а также данную копию можно заверить, если это требуется, для предоставления в контролирующие органы или по требованию контрагента.

На данный момент существует несколько операторов, предоставляющих услуги пользования обмена электронными документами. Среди них:

  • Калуга Астрал
  • Такском
  • Тензор
  • Контур

Важно! В 1С-ЭДО уже настроен роуминг (возможность обмена между разными операторами электронного документооборота). Это происходит в автоматическом режиме, без заполнения дополнительных заявлений. Но тем не менее пока еще остаются операторы, которые просят предоставлять заявления для настройки роуминга. Заполнять этот бланк совершенно не сложно. Наша компания в рамках бесплатной ЛК с удовольствием поможет вам внести необходимые данные и помочь отправить письмо выбранному оператору. Как правило, настройка роуминга не занимает более 5 рабочих дней. После этого вы также сможете обмениваться с тем контрагентом, с которым есть потребность в обмене.

Понятие и проблемы электронного документооборота

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена и работы с документами, созданными с помощью компьютерных средств. Документы могут быть формализованными — иметь расширение xml и строго соответствовать рекомендациям Федеральной налоговой службы, и неформализованными — .doc, .pdf, большинство форматов изображений и т.д. И те и другие могут быть подписаны электронной цифровой подписью для обеспечения юридической значимости, что особенно актуально при обмене документами с контрагентами или их отправке в контролирующие органы. ЭДО существенно облегчает работу, сокращает издержки, связанные с большим объемом корреспонденции, ускоряет подписание и исполнение договоров.

Читать еще:  Регистрация граждан Армении в России в 2021 году

Системы электронного документооборота (СЭД) автоматизируют ЭДО, позволяя эффективнее управлять бизнес-процессами, связанными с использованием цифровых бумаг в компании. Внедрение СЭД повышает контроль исполнения задач, сокращает время на поиск, согласование и подписание документов.

Проблемы электронного документооборота

В течение последних нескольких лет рынок СЭД стал одним из самых активно развивающихся сегментов ИТ-индустрии, в том числе за счет инициатив со стороны государства. Однако все еще есть факторы, тормозящие переход на полностью электронное взаимодействие между компаниями, органами власти и сотрудниками предприятий.

— Не все организационные вопросы юридической значимости электронного документооборота решены. В частности, усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) не универсальны: для совершения ряда операций компании может потребоваться покупка нескольких ключей: один – для сдачи отчетности, другой – для работы с Росреестром, третий – для Росалкогольрегулирования, электронных площадок и иных нужд.

Когда компании-партнеры подключены к разным операторам ЭДО, то возникает еще и проблема роуминга — дополнительной платы за пересылку документации между разными операторами. Минфин России обязал операторов ЭДО обеспечить возможность передачи документов между любыми контрагентами, но на практике компании вынуждены подключаться к нескольким операторам сразу для экономии на роуминге. Однако невозможно пользоваться услугами всех действующих в стране операторов и платить все равно приходится.

— ЭДО и использование СЭД повышают требования к информационной безопасности компании: появляются вопросы разделения доступа к электронным документам, обеспечения сохранности и резервирования электронного архива.

Существует вопрос и так называемой компрометации электронной подписи: когда заявитель с поддельной бумажной доверенностью на получение ключа обращается в удостоверяющий центр. Если сотрудники центра не проявят необходимой осторожности, мошенник может получить электронную подпись другого человека. В перспективе законодательно планируется возложить ответственность за компрометацию на сами удостоверяющие центры и ужесточить требования к работе этих организаций.

— Потребуется вникать в технические вопросы и вкладывать дополнительные средства. Нельзя недооценивать сложность выбора СЭД: к этой задаче требуется подойти с особой тщательностью, привлечь для консультации экспертов, ведь в случае выбора системы, которая не обладает необходимым функционалом, организация понесет затраты на доработки или замену СЭД. Компании следует брать в расчет и возможные изменения в требованиях бизнес-подразделений к системе ЭДО: когда сотрудники начнут использование СЭД, может оказаться, что необходимо скорректировать или добавить какие-либо процессы в программе.

ЭДО позволяет моментально найти необходимые документы и предоставить их контрагентам или государственным ведомствам. СЭД исключает ситуацию с потерей актов или счетов-фактур, которые придется переделывать и тратить тем самым время.

С внедрением ЭДО повышается скорость бизнес-процессов, документы не пылятся в бесконечном ожидании согласования и подписания, потому что их не заметили на столе или подписанта не застали в офисе. Внедрение СЭД также позволит повысить прозрачность бизнес-процессов в компании, снизить финансовые и репутационные риски.

Процесс перехода на электронный документооборот. Взгляд «изнутри»

Сложно отрицать, что в настоящее время процесс цифровизации стремительно захватывает нашу жизнь, проникая во все ее сферы. В сферу экономики цифровизация внедряется хоть и постепенно, но основательно и масштабно. Так, например, Правительство Российской Федерации приняло и утвердило национальную программу «Цифровая экономика РФ» на период до 2024г.

Цифровая экономика – это глобальная сеть экономических и социальных мероприятий, реализуемых через такие платформы, как интернет, а также мобильные и сенсорные сети. По сути, это модель экономики, основанной на возможностях, которые предоставляет доступ в Интернет. А это возможности повысить производительность труда, конкурентоспособность компаний, снизить издержки производства. Для роста цифровой экономики необходимо развивать национальный ИТ-сектор, стимулировать создание инновационных технологий, модифицировать процесс хозяйствования организаций, сотрудничать для их развития на международном уровне.

Одним из инструментов на пути к цифровизации экономики является переход на электронный документооборот (ЭДО), т.е. обмен электронными документами (ЭД). Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

— наличие действующего на момент проверки и/или подписания ЭД сертификата ключа подписи, относящегося к этой электронной цифровой подписи;

Читать еще:  Вебдизайнер кто это что делает как им стать зарплата

— наличие доказательств, определяющих момент подписания;

— подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

— использования электронной цифровой подписи в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Применение ЭДО регламентируется законодательством Российской Федерации, в том числе:

— Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011г. № 63-ФЗ (регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий);

— Приказ Министерства финансов Российской Федерации «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015г. № 174н (устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного взаимодействия в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Рынок электронного документооборота в России набирает обороты и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет, что неудивительно, т.к. переход на ЭДО имеет ряд преимуществ:

1. Оптимизация бизнес-процессов

ЭДО требует значительно меньше временных и трудовых затрат (включая количество кадровых ресурсов) на подготовку, обработку, подписание, обмен документами и получение платежей. Кроме того, минимизируется влияние «человеческого фактора» на ведение бизнес-процессов предприятия.

2. Сокращение финансовых затрат

Помимо уменьшения временных и трудовых, при применении ЭДО сокращаются финансовые затраты предприятия на документооборот (исключаются затраты на оплату труда работников, задействованных при бумажном документообороте, расходные материалы (бумага, чернила), обслуживание принтеров, электроэнергию, службу экспресс-доставки и т.д.).

3. Забота о природе

Исключение (или заметное сокращение) использования бумажных носителей позволит снизить потребление бумаги в целом (возможно, с перспективой на сокращение даже в мировом масштабе). Это важная цель, которая часто остается в стороне от внимания.

4. Упрощение взаимодействия с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.

5. Улучшение сервиса и повышение качества сотрудничества

Электронный документооборот положительно влияет на скорость заключения договорных документов (что, в свою очередь, митигирует риск срыва сроков выполнения работ), а также на снижение дебиторской задолженности. Компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают.

6. Гарантия подлинности

Кроме того, сама система работы ЭДО исключает возможность потери/подделки документов, что снимает связанные с этим финансовые и юридические риски.

7. Удобство

В настоящее время, в условиях сложной эпидемиологической обстановки, возможность подписания документов в электронном виде, без необходимости посещения офиса, а также отправка документов через ЭДО приобретают все большую актуальность.

С 01.06.2020г., в соответствии с распоряжением Генерального директора Евстафьева Дмитрия Владимировича, компания АО «НИПИГАЗ» начала процесс перехода на электронный документооборот, применяемый, в том числе, для реализации процессов взаимодействия с контрагентами, являющимися для АО «НИПИГАЗ» Поставщиками/Продавцами/Подрядчиками.

Процесс перехода на ЭДО происходит в несколько этапов:

  1. Применение ЭДО для заключения договорных документов;
  2. Применение ЭДО для обмена письмами;
  3. Применение ЭДО для обмена первичной документацией.

Крупнейшими операторами ЭДО в РФ на данный момент являются Контур Диадок и СБИС. АО «НИПИГАЗ» имеет возможность работать с обоими операторами, в то время как сам процесс перехода не требует заключения какого-либо «бумажного» соглашения между сторонами (если иное не затребовано по желанию одной из сторон), и вся настройка ЭДО происходит в электронном виде в системе оператора.

С целью привлечения к ЭДО контрагентов в адрес компаний, не использовавших ЭДО, направляются запросы на переход на электронное взаимодействие. Большее количество контрагентов уже выразили положительную реакцию, принимая во внимая неоспоримые преимущества ЭДО. То же меньшинство, изначально не желающее подстраиваться под цифровизацию экономики, тем не менее, со временем так же начинает переходить на ЭДО, и в настоящий момент порядка 95% всех контрагентов взаимодействуют с АО «НИПИГАЗ» через ЭДО. Такой переход позволил АО «НИПИГАЗ» заметно сократить сроки заключения договорных документов, оптимизировать бизнес-процессы и финансовые затраты, исключить негативное влияние человеческого фактора, а также сделать важный процесс документооборота максимально удобным, надежным и даже дружелюбным к окружающей среде.

Электронный документооборот: почему не стоит всё переводить в «цифру»?

Цифровая трансформация уже давно затронула все отрасли экономики. Но, как показала практика, переход на «цифру» как таковой не является панацеей. Гораздо важнее выработать формат взаимодействия и обмена документами между организациями и подготовить соответствующую законодательную базу. Проблемам современного электронного документооборота был посвящён круглый стол «Цифровые трансформации — 2020: электронный документооборот», который провёл «Деловой Петербург».

Читать еще:  Инструкция для крановщиков по безопасной эксплуатации стреловых автомобильных кранов

Цифровые трансформации — 2020: электронный документооборот. Прямая трансляция

Участники круглого стола отметили, что в вопросах цифровизации в авангарде оказалось наше государство: этот, казалось бы, консервативный институт уже несколько лет успешно работает в системе электронного документооборота (СЭД). Вслед за чиновниками стал подтягиваться и бизнес. Пандемия коронавируса же послужила лишь дополнительным стимулом для развития. Об этом рассказал Андрей Востриков, директор представительства СЭД ТЕЗИС в СЗФО: «На уровне госструктур СЭД продолжит своё развитие в регионах и муниципалитетах. Что касается бизнеса, то тренд на цифровизацию, безусловно, сохранится. И COVID-19 сыграл в этом немалую роль. Как только первая волна схлынула, к нам стали обращаться даже те компании, руководство которых придерживается весьма консервативных взглядов на ведение бизнеса. В современных реалиях необходима мобильность, которую может обеспечить СЭД. И именно системная автоматизация процессов позволяет компании быть более устойчивой в период кризисов».

Сегодня потенциальные покупатели заинтересованы не в приобретении готового приложения. Чаще всего, по словам Сергея Курьянова, директора по стратегическому маркетингу компании «ДоксВижн», клиенты интересуются единой платформой, на основании которой можно управлять сразу несколькими бизнес-процессами. Такие продукты есть на рынке, и, по оценкам экспертов, только в Петербурге их предлагают не менее десятка солидных компаний.

Однако, как заметил Алексей Перегудов, директор по работе с партнёрами компании «Электронные офисные системы», проблемы возникают тогда, когда из одной СЭД необходимо оперативно передать документы в другую систему. «Поэтому здесь очень важно выработать формат взаимодействия на всех уровнях и сделать это взаимодействие понятным для пользователей. Таким, чтобы пользователи не задумывались о самом процессе. Нам же неважно, например, какая электронная почтовая программа установлена у коллег», — пояснил Алексей Перегудов.

В то же время для реализации полноценного документооборота необходима законодательная база, которой на сегодняшний день нет. Ничего не сказано о том, как и сколько лет хранить электронные документы, как проверить документ на подлинность, если истёк срок электронной цифровой подписи (ЭЦП), что делать в случае хакерской атаки. «Сейчас в Минцифре активно обсуждаются эти вопросы. Законодателям и разработчикам программ необходимо определить методику хранения и обработки электронных документов. Ведь при извлечении документа из архива важно доказать, что он не был изменён. А риск компрометации архива достаточно высок. Поэтому мы не рекомендуем заказчикам увлекаться глобальным переходом на цифру», — добавил Алексей Перегудов.

В свою очередь, Сергей Курьянов заметил, что хранение электронных документов не является самоцелью, потому что 95% документации необходимо сохранять лишь в течение 5 лет, а это вовсе не представляет проблемы. Тем не менее остаётся пул документов (5%), которые ещё долгое время будут предъявляться только в оригинале. И здесь возникает ещё один вопрос: что сейчас считается электронным документом, что подразумевается под оригиналом? Эксперты сошлись во мнении, что в большинстве случаев ответ на этот вопрос зависит от регламентных договорённостей — иногда просто между организациями. Например, многие в качестве подтверждающих документов принимают обычные сканы, по сути фотографии, или электронные письма. Но зачастую их правообладатели не могут гарантировать юридическую чистоту таких документов.

Как минимум документ должен быть заверен одним из двух способов: усиленной или простой ЭЦП. «Первый вариант, — отметил Андрей Востриков, — самый надёжный. Любая экспертиза подтвердит подлинность документа. Но это требует больших затрат: немалых денег стоит сама подпись, периодически требуется её обновление. Второй вариант — подписывать простой ЭЦП, но для этого должны быть чётко прописаны внутренние регламенты. Кроме того, важна метка времени. В любом случае остаются риски, связанные с возможностью обжаловать отдельные документы в суде».

В завершение круглого стола участники обратили внимание на то, какую из множества систем электронного документооборота выбрать. Сегодня заказчики смотрят, насколько система современна, актуальна, технологична, есть ли веб-интерфейс и насколько она совместима с другими платформами. Немаловажен и опыт компании по внедрению своих продуктов в рабочий процесс. Но главное — и это особенно подчеркнул Сергей Курьянов — систему нужно подбирать под конкретные задачи своей компании, чтобы она работала максимально эффективно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector