Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Виза согласования Визируем документы правильно Что такое визировать документы

Реквизит 24 – визы согласования документа

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 1

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 2

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: 3

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. 4

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 5

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. 6

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. 7 Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 8

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. 9

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 10

Схема расположения реквизита «Визы согласования документа» приведена на рисунке 1.

Рис. 1. Расположение реквизита «Визы согласования документа» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа

__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 56. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.24. 3-8 Там же. – Пункт 3.24. 9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Визируем документы правильно

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. РЫБАКОВ директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

Читать еще:  Договор аренды инструмента или оборудования. образец и бланк 2021 года

§ Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§ Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

Реквизит 24 – визы согласования документа

Виза официального документа— реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 1

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования(реквизит 24) документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 2

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: 3

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. 4

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 5

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. 6

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. 7 Лист согласования может иметь различную форму.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. 8

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. 9

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 10

Схема расположения реквизита «Визы согласования документа» приведена на рисунке 1.

Рис. 1.
Расположение реквизита»Визы согласования документа»

20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись;
23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 56.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.24.
3-8 Там же. – Пункт 3.24.
9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Читать еще:  Инженерно технический персонал перечень должностей — итр расшифровка

Реквизит 25 – оттиск печати

Печать —устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 1

Оттиск —изображение клише печати на бумаге. 2

Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 3

Документы заверяют печатью организации. 4

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 5

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации– печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. 6

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. 7

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 8

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) 9 .

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

  • перечень печатей, используемых в организации;
  • места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
  • порядок пользования печатями. 10

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

__________
1 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – Введ. 2002-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002. – Раздел 2.
2 Там же. – Раздел 2.
3 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.25.
4 Там же. – Пункт 3.25.
5 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
6 ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 2.
7 Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [по состоянию на 10 ноября 2009 г.] – Статья 4.
8 ГОСТ Р 51511-2001. – Раздел 3.
9 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. — М.: МЦФЭР, 2004. — 416 с.
10 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Читать еще:  Программа Молодежи Доступное Жилье В Тамбовской Области 2021 Изменения

Поиск ответа

Всего найдено: 6

Вопрос № 298569

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какой из двух вариантов предпочтительнее: 1) Для чеканки монет необходимО два штампа — один для лицевой стороны, другой для оборотной ; 2) Для чеканки монет необходимЫ два штампа — один для лицевой стороны, другой для оборотной ? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно: Для чеканки монет необходимо два штампа.

Вопрос № 286379

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, отличается ли визирование документа от его подписания? Правильно, главы регионов завизировали соглашение или подписали соглашение о сотрудничестве? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

В Вашем примере лучше использовать слово подписать (его значение – ‘поставить подпись для подтверждения, удостоверения чего-либо, скрепить что-либо своей подписью’). Слово визировать имеет два значения: 1) поставить визу, т. е. пометку в паспорте, удостоверяющую разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее; 2) поставить визу, т. е. пометку, подпись должностного лица на документе, означающую разрешение, одобрение, согласие с чем-либо. Слово визировать во втором значении употребляется преимущественно в управленческой сфере. Его специальное значение можно уточнить, воспользовавшись ГОСТ Р 6.30-2003. Приведем выдержку из него.

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Вопрос № 280718

Будьте добры, подскажите, как правильно — на оборотной стороне карты или на обратной стороне карты

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 261601

Как правильно написать, если надо поставить подпись с той стороны листа, где нет текста? С «обратной стороны листа» или с » оборотной стороны листа» и в чем разница?

Ответ справочной службы русского языка

В значении «не лицевая сторона листа» можно использовать оба прилагательных.

Вопрос № 245364

Добрый день,
Подскажите, пожалуйста, как говорить и писать правильно — на оборотной стороне или на обратной стороне документа. Или существуют оба варианта.
Заранее спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

В приведенном случае употребляются как синонимы.

Вопрос № 206427

Как будет правильно: с обратной стороны упаковки(кружки), на обратной стороне, на оборотной стороне? Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Эти варианты являются равноправными.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector