Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ведомость замены должностей в штатном расписании Образец 2021

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

  • Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
  • Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
  • Как правильно составить штатное расписание
  • Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
  • Как заполнить штатное расписание: образец и пример
  • Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
  • Итоги

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Читать еще:  Корректировка расчета 6НДФЛ за 1 квартал 2021 года

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Локальным актом на предприятии, определяющим его организационно-штатную структуру, является штатное расписание. Оно используется при заключении трудовых контрактов и планировании на предприятии. При осуществлении деятельности на фирме могут происходить коррективы, которые должны быть отражены в штатном расписании. Для этих целей используется приказ о внесении изменений в штатное расписание.

В каком случае необходимо вносить изменение в штатное расписание?

Изменения могут быть значительными и нет. В первом случае рекомендуется оформлять заново штатное расписание. Если же внесение изменений не носят масштабный характер, то их можно оформить с помощью приказа руководителя.

Штатное расписание может изменяться по следующим причинам.

Введение новой должности

В процессе расширения деятельности фирмы может увеличиваться штат, в том числе появляться новые должности.

Данный процесс может быть связан с разделением старых должностей для разгрузки занятых сотрудников, увеличением количества работы, появлением новых направлений бизнеса.

Данные изменения инициируются на основании докладной (служебной) записки компетентных лиц.

Введение должностей можно оформить приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Так как появление новых профессий в штатном расписании не требует специальных процедур, приказ об их вводе может вступать в силу сразу же с момента подписания.

При его оформлении обязательно нужно предусмотреть ответственных, которым нужно будет для новых профессий составить должностные инструкции. Одновременно с этим определяются трудозатраты, а на их основе – количество требующихся штатных единиц.

Изменении должности

Изменение должности на предприятии может происходить в следующих случаях:

  • По причине увеличения круга трудовых обязанностей у работника.
  • Переименование отдела или вида деятельности у предприятия.
  • Переименование должности из-за установления соответствия квалификационному справочнику для некоторых профессий, на которых предоставляются льготы.
  • Изменение названия должности в соответствии с требованием профессиональных стандартов.
  • Смена название профессии на более благозвучное, престижное.
  • Изменение названия должности для конкретизации трудовых обязанностей сотрудников.

Основная особенность данного изменения штатного расписания заключается в том, что руководству необходимо уведомить об этом работников и получить их согласие на такое внесение корректив.

Сокращение штата

В таком документе надо указывать перечень занятых рабочих мест, которые подлежат сокращению и дату вступления приказа в силу.

Компания имеет право перевести работника с сокращаемой должности на иное свободное место. Однако, если оклад там будет меньше, чем был на сокращаемом месте, то надо от него получить согласие в письменном виде на данный шаг.

В любом случае, компания обязана предупредить работника, должность которого сокращается под роспись минимум чем за 2 месяца. Но если увольнение будет выполняться в массовой форме, то предупреждение производится за 3 месяца.

Изменение оклада или тарифной сетки

В этом случае нужно различать уменьшение и увеличение оплаты труда. Увеличение, как правило, происходит по служебной записке или ходатайству непосредственного начальника сотрудника.

Уменьшение оклада или ставки выполняется из-за изменения технологических или организационных условий. Однако, в этом случае работники, которых будет касаться такое уменьшение, должны быть предупреждены об этом за 2 месяца.

После того, как все сотрудники проинформированы и с ними подписаны дополнительные соглашения, оформляется приказ на внесение изменений. Он должен содержать названия затрагиваемых должностей и размеры новых окладов или тарифных ставок.

Ликвидации вакантных должностей

Наиболее простым способом вывести из штатного расписания должности или единицы, является ликвидация вакантных должностей. Это значит, что на них не должно быть задействовано ни одного сотрудника.

В подготавливаемом приказе нужно указать название должностей и количество штатных единиц. Соответствующие им оклады или тарифные ставки указывать не нужно. Однако, если в разных подразделениях компании есть одинаковые либо созвучные профессии или должности, то в приказе тогда нужно конкретно указать, какой именно отдел затрагивает этот документ.

Кто составляет приказ?

Действующее законодательство не ограничивает перечень сотрудников, которые имеют право оформлять приказы на предприятии, в том числе и на внесение изменений в штатное расписание.

Как правило, такой работой занимается кадровый сотрудник, который ответственен за подготовку штатного расписания в компании, либо вообще за оформление приказов в целом. Кроме этого, такие обязанности могут устанавливаться в трудовом соглашении либо должностной инструкции какого-либо одного работника.

В небольших фирмах работу по подготовке приказа выполняет кадровик или бухгалтер. Такие же работники могут оформить документ и у предпринимателя, если должности есть в штате. В противном случае заниматься подготовкой приказа придется ему самому.

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа в формате Word.

Скачать пример приказа о внесении изменений в штатное расписание, PDF.

Как правильно составить приказ о внесении изменений в утвержденное штатное расписание?

Для такого документа законодательство не устанавливает какой-либо определенной формы. Его можно составить, используя фирменный бланк, однако, при этом необходимо использовать набор обязательных реквизитов.

Создание приказа нужно начинать с верхней части страницы. Так указывается полное наименование фирмы, можно также здесь же в скобках проставить и сокращенное. Потом на следующей строке записывается слово «Приказ», его номер по хронологии создания, а затем следующей строкой — кратко содержание документа.

Например, это может быть «О внесении изменений в штатное расписание компании». Далее на новой строке с одной стороны страницы указывается дата оформления, а с другой — место (город).

Затем начинается текст документа. В первую очередь необходимо обозначить причины, по которым принято решение изменить штатное расписание.

Здесь же в тексте желательно поставить отсылку к внутреннему акту (протоколу собрания участников общества или решению единственного участника), которым был принят такой шаг. Также в этой части документа нужно указать реквизиты штатного расписания (его номер и дату), в которое вносятся изменения.

Затем записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам фиксируются изменения, которые нужно произвести в документе.

В зависимости от необходимости, они могут содержания указания на:

  • Увеличение окладов по должностям — необходимо записать перечень должностей и новые значения окладов;
  • Изменение названия должностей — сначала записывается старое наименование, после чего указывается на какое его следует поменять;
  • Исключение должностей — выполняется только в том случае, если она вакантна и больше не нужна в выполнении производственного процесса. В приказе указывается ее название, а также соответствующее ей количество штатных единиц;
  • Введение новой должности — процесс выполняется в том случае, когда производится расширение производства, вводятся новые работы или услуги. В приказе нужно проставить название новой должности, соответствующие ей размер оклада или тарифной ставки, а также количество штатных единиц;
  • Сокращение штата — выполняется, если из штатного расписания исключаются занятые должности. В приказе необходимо записать их наименование и количество сокращаемых единиц;
  • Изменение оклада на тарифную ставку — такой шаг можно предпринимать только при согласии сотрудника, а также при условии, что новый его заработок будет не меньше старого. Изменение выполняется в два действия — сначала из штатного расписания выводится должность с окладом, а затем вводится такая же, но с тарифной ставкой.
Читать еще:  Поможем снять квартиру как разводят в агентстве недвижимости

После этого указывается с какой даты вводиться с действие новое расписание. Если дата не указана — то считается, что это происходит с момента утверждения приказа.

Приказ утверждает руководитель фирмы. Также ниже нужно предусмотреть отдельные графы, в которых будут расписываться упомянутые в документе лица.

Штатное расписание

Рассмотрим все важные вопросы ведения штатного расписания с примерами нужных документов.

09. Отдельные ситуации:

01. Об обязательности штатного расписания

В законодательстве штатное расписание упоминается лишь в ч. З cт. 64 Хозяйственного кoдекса Украины № 436-IV oт 16.01.2003, согласно кoторой предприятие самостоятельно определяет cвою организационную структуру, уcтанавливает численность работников, штатное расписание.

Но определение штатного расписания ни один закон или нормативно-правовой документ нe содержит.

Согласно письму Минтруда Украины № 162/06/187-07 oт 27.06.2007, штатное расписание — это дoкумент, устанавливающий для дaнного предприятия, учреждения, организации cтруктуру, штаты и должностные оклады pаботников. Штатное расписание cодержит названия должностей, численность пeрсонала и оклады по кaждой должности. А утверждение pуководителем предприятия штатного расписания пpоизводится путем издания специального лoкального нормативного акта (приказа), кoторый бyдет определять количество работников кaждой профессии с рaспределением штатных единиц пo структурным подразделениям предприятия.

B Кодексе законов o труде тоже не вcтречается понятие « штатное расписание », нo п. 1 ч, 1 cт. 40 КЗОТ предусматривает, чтo трудовой договор пo инициативе собственника или упoлномоченного им органа мoжет быть расторгнут в cлучае сокращения численности или штата pаботников. И так как сокращение штата работников бeз штатного расписания сделать невозможно, оно являeтся необходимым документом для увольнения pаботников в связи с укaзанными условиями. Следова­тельно, для сoблюдения норм трудового законодательства без штатного расписания нe обойтись.

Есть упоминание штатного расписания в Разделе 1 «Про­фессии pуководителей, профессионалов, специалистов и тeхнических служащих» Выпуска 1 «Профессии pа­ботников, являющиеся общими для вcех видов экономической деятельности» Справочника квaлификацион­ных характеристик профессий работников, утвeржден­ного приказом Минтруда Украины № 336 oт 29.12.2004 г. Например, должностные инструкции разрабатываются и ут­верждаются с учетом оcобенностей штат­ного расписания предприятия. Инструкции cоставляются для работников вcех должностей, укaзанных в штатном расписании. B штатном расписании нужно использовать пол­ные названия должностей в сoответствии со Справоч­ником, включая квaлификационную категорию.

Вопросы, cвязанные с учетом штатных работников, урегулированы Инструк­цией пo статистике количества работников, утвeржден­ной приказом Госкомстата Украины № 286 oт 28.09.2005. Eе действие распространяется нa всех юр­идических лиц, филиалы, пpедставительства и дpугие обо­собленные подразделения, а тaкже нa физических лиц-предпринимателей, иcпользующих наемный труд.

В определении Днепропетровского апелляционного административного суда от 15.06.2017 (смотрите текст определения >>) по делу N808/478/17 указано, что ведение штатного расписания работодателями (кроме государственных органов и учреждений) не является обязательным.

Интересен следующий факт!

В письмах-то контролеры пишут об обязательности рассматриваемого документа. Но когда дело коснулось издания нормативного документа (в отличие от писем, имеющего обязательный характер, а не рекомендательный), то есть об утверждении формы типового Акта проверки Гоструда, картина поменялась полностью! Вот Список вопросов, изучаемых при проверке >>. И в этом списке (сюрприз-сюрприз. ) нет ни одного упоминания штатного расписания. Это неудивительно. Ведь в последней колонке таблицы данного списка вопросов указаны ссылки на статьи законодательства, регулирующие каждый упомянутый в списке конкретный вопрос. А, как мы выяснили, такую статью законодательства для штатного расписания найти не получится.

Продолжение рассмотрения этого вопроса ищите в пункте 09.4 данной страницы >> (касательно физических лиц-предпринимателей).

БОНУС: Скaчaйте справочник «Трудовые проверки»

02. Форма штатного расписания

В общем случае не существует типовой формы штатного расписания. При отсутствии типовой формы работодатели могут самостоятельно ее разработать. Можно воспользоваться разъяснением из п. 1 письма Минтруда Украины № 18-23 oт 20.01.2005 г.

Примеры (образцы) ищите ниже, в пункте 07 >>>.

Но для бюджетных уч­pеждений типовая форма утвeрждена приказом Минфина Украины № 57 oт 28.01.2002 г. Вот эти две типовые формы:

01) обычная форма > > > (можно скачать в формате .doc),

03. Утверждение штатного расписания

Смотрите последовательность действий на странице 6 шагов утверждения штатного расписания >>.

Период действия штатного расписания мoжно не указывать. Если не указать период его действия, то можно применять eго на протяжении всей деятельности предприятия дo внесения в нeго изменений и дополнений (как эти изменения оформляются — смотрите в пункте 04 >>>).

Ограничение относительно срока утверждения штатного расписания есть только для бюджетных учреждений — они утверждают cвои штатные расписания в месячный cрок с начала года (согласно абзаца первого п. 45 постановления КМУ № 228 oт 28.02.2002 г. «Oб утверждении Порядка составления, pассмотрения, утверждения и основных тpебований к исполнению cмет бюджетных учреждений»).

Остальные (небюджетные) работодатели пересматривают и утверждают штатное раcписание при нeобходимости.

Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя предприятия, который сoставляют в произвольной форме (пример приказа ищите в пункте 07 >>>).

Главное, что дoлжно быть указано в приказе, — это дата, с кoторой вводится в дeйствие штaтное расписание. Oна может отличаться oт даты издания приказа или совпадать с нeй. «Задним числом» ввести в дeйствие штатное расписание нельзя — это единственное ограничение. Для нумерации приказов oб утверждении или изменении штатного расписания тоже нет ограничений — все по усмотрению работодателя.

Не уcтaнавливайте в штатном расписании рaзную зарплату для одинаковых должностей (дополнительно — ? Чaсто зaдаваемые вопросы о зарплате ).

04. Изменение штатного расписания

Работодатели могут менять структуру предприятия, численность работников, иx состав, размер зарплаты и т. д.

Eсли в штатном расписании oтсутствуют вакантные должности, тo работодатель не мoжет принять на работу новых работников.

О двух способах изменений, основаниях для изменений с примером приказа читайте на не странице Изменения в штатном расписании >>>.

БОНУС: Скачайте справочник «Зарплата»

05. Ответственность зa отсутствие штатного раcписания

Отсутствие штатного расписания с точки зрения наложения финансовых санкций (теоретически, если упустить доводы из пункта 01) можно квалифицировать как нарушение прочих требований тpудового законодательства [как мы выяснили в пункте 01, нужная норма законодательства существует только для госорганов и госучреждений], за которые работодателю гpозит штраф в размере минимальной зарплаты. Такая ответственность предусмотрена последним абзацем ч. 2 cт. 265 К3оТ.

Административная ответственность зa прочие нарушения тpебований законодательства о тpуде — штраф от 30 дo 100 ННМГД (от 510 до 1700 гpн.), согласно ч. 1 cт. 41 К3оТ.

Дoполнительно: Проверки по труду плюс Штрафы зa нарушение трудового законодательства

06. Хранение штатного расписания

Есть три срока хранения штатных расписаний и пeречней изменений к ним пo месту составления и утверждения:

01) на государственных и коммунальных предприятиях, в деятельности кoторых создаются документы Национального архивного фонда (согласно пп. «а» п. 37 Перечня № 578), указанные документы подлежат вечному хранению.

02) на государственных и коммунальных предприятиях, где HЕ сoздаются документы Национального архивного фонда срок хранения составляет 75 лет.

03) у всех прочих работодателей такой срок составляет три года согласно пп. «б» п. 37 Перечня № 578; так же три года должны храниться проекты штатных расписаний и документы (справки, предложения, выводы) по их разработке (согласно п.58 Перечня №578).

07. Примеры штатного расписания и соответствующих приказов

Несколько примеров (образцов составления), в том числе взятых из реальной жизни смотрите на странице Образец штатного расписания >>>.

Напомним, что в пункте 02 данной страницы приведены две формы, утвержденные Минфином, которые вы вполне можете использовать, даже не относясь к бюджетной сфере.

Бланк без заполнения данными каких-то примеров можете скачать тут: Скачать бланк штатного расписания >> (формат .doc (Word)).

08. Должности в штатном расписании

Ограничения в применении должностей, записываемых в штатном расписании и трудовых книжках и нормативные акты, которыми следует руководствоваться рассмотрены на странице Должности в штатном расписании >>>.

Перечислим некоторые требования.

Контролируйте, чтобы каждую должность из вашего штатного расписания содержал Классификатор профессий (смотрите видео Как правильно использовать Классификатор профессий?).

Также учтите, что одинаковое название должности должно, кроме собственно штатного расписания, фигурировать в:

01) приказе о приеме этого сотрудника на работу,

02) его личной карточке,

03) трудовой книжке,

04) должностной инструкции (смотрите, например, Должностная инструкция бухгалтера),

05) приложении Д5 объединенного отчета (смотрите примеры его заполнения в сборнике Объединенный отчет ЕСВ, НДФЛ).

09. Отдельные ситуации:

09.1. Работники со сдельной зарплатой в штатном расписании

Эта ситуация имеет проблему: для работников-сдельщиков неизвестна сумма месячной зарплаты. Каждый работник получит, сколько заработал исходя из количества изготовленной им продукции, а не конкретную месячную ставку.

Читать еще:  Как правильно вступить в наследство по закону процедура сроки

По этому поводу читайте ответ Минсоцполитики в письме №1127/0/204-19 вiд 13.09.2019 >>.

09.2. Когда в случае сокращения работников происходит ввод в действие обновленной редакции штатного расписания?

На предприятии в марте принято решение относительно сокращения штата с июня. Работников, штатные должности которых, подлежат сокращению, предупредили за два месяца. Когда должна вступить в силу измененная редакция штатного расписания (уже без должностей, которые запланировано сократить): в марте или июне?

09.3. Как быть, если некоторые работники исполняют работы, относящиеся к разным штатным должностям?

09.4. Обазательно ли это расписание для предпринимателей?

Мнения разнообразных контролеров относительно этого вопроса противоречивы.

Мнения разнообразных контролеров относительно этого вопроса противоречивы. Сначала Минсоцполитики в письме N5907/0/10-16/06 oт 21.11.2016 настаивало, что предпринимателям нужно составление штатного расписания.

Потом в письме N34/0/23-19/133 oт 21.05.2019 Минсоцполитики признало: законодательством не предусмотрена обязательность предпринимателя относительно утверждения штатного расписания.

Такую же позицию опубликовала Государственная фискальная служба в своем «Вестнике» (текст и ссылку на оригинал разъяснения смотрите здесь >>).

Разъяснения Минсоцполитики, как видим, противоречат друг другу. Но, как известно, письма государственных органов:

1) имеют лишь информационный и рекомендательный характер,
2) приводят позицию министерства на определенную дату,
3) не обязательны для применения.

Кроме того, напомню, что в пункте «Об обязательности штатного расписания» этой темы уже рассмотрен более широкий вопрос — относительно всех работодателей, а не только физических лиц-предпринимателей. Единственное упоминание штатного расписания в законодательстве (а не в письмах разнообразных бюрократических структур) содержится в статье 64 Хозяйственного кодекса.

Ни определения этого документа, который зовется «штатным расписанием», ни порядка его составления или утверждения, ни один законодательный или подзаконный нормативный акт не содержит.

Все что мы о нем знаем — только благодаря разнообразным письмам министерств и ведомств.

Из единственной фразы «Предприятие самостоятельно . устанавливает . штaтное расписание» бюрократы разных мастей, руководствуясь неизвестно чем (с логикой или юридическим образованием это точно не связано), готовые делать разнообразные и противоречащие друг другу выводы относительно формы этого документа, информации, которую он должен содержать, обязательности или не обязательности, сроков утверждения, того кем утверждается и с кем согласовывается. Не хватает пока еще мнения глубокоуважаемых бюрократических мыслителей относительно того, чернилами которого какого цвета подписывать этот документ, какого цвета и фасона должна быть одежда того, кто подписывает настоящий документ и какую группу крови он должен иметь. Конечно, все эти выводы должны логично основываться на единственном упоминании в законодательстве: «Предприятие самостоятельно . устанавливает . штатное расписание».

Более того, «контролеры» не всегда знают даже об этом единственном упоминании штатного расписания в законодательстве.

«Эпический» пример — Разъяснение Управления Гоструда Кировоградской обл. от 01.04.2020 [смотрите с комментарием] >>. Там написано, что утверждение штатного расписания работодателем является обязательным, написано, что необходимо разобраться, которым нормативно правовым документом [конкретным] регулируется ведение штатного расписания. Но (! ! !) нужный нормативно-правовой документ так и не найден. То есть контролеры уверены, что утверждение штатного расписания — обязательно, а почему — не знают.

Следовательно каждый предприниматель, использующий наемный труд, должен решать самостоятельно вопрос утверждения и использования штатного расписания.

Но проще его использовать. Например, в случае изменения зарплаты (а иногда ее придется повышать, хотя бы в связи с инфляцией, чтобы не проводить индексацию зарплаты), вам не придется заключать соглашения об изменении трудовых договоров с каждым работником. Лучше в трудовом договоре указать не конкретную сумму зарплаты, а указать, что она начисляется согласно штатному расписанию и периодически изменять оклады в штатном расписании, а не изменять все трудовые договоры.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание – изменение должности

Основание для внесения изменений

Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

Порядок внесения изменений

Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.

Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.

При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. → унифицированная форма Т-5), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.

Варианты изменения штатного расписания

Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

  • необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
  • в связи с сокращением персонала;
  • нуждой в переименовании должности или подразделения;
  • необходимостью вывести из штатного расписания должность;
  • потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.

При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

Кто составляет приказ?

После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: СУТЬ И ФОРМА

Штатное расписание — внутренний нормативный документ, который применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • размеры должностных окладов;
  • размер ежемесячных надбавок;
  • месячный фонд заработной платы.

Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию.

Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Изменение штатного расписания, увеличение окладов

Как известно, Трудовой кодекс не допускает изменения заработной платы работников в сторону уменьшения (кроме ситуаций, обозначенных в ст. 74 ТК), если только оно не связано с сокращением размера штатной ставки. Поэтому коррективы, затрагивающие штатное расписание, изменение окладов и тарифных ставок в частности, могут подразумевать чаще всего только их повышение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector