Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

— письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

— независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях — разъясняющие и дополняющие материалы.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.

На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования) или изображение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания).

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.

Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма.

Адресат — наименование и адрес получателя письма — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.

Существуют различные классификации деловых писем. Их можно подразделить на две группы:

письма, требующие ответа (письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо и др.);

письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение и др.).

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

— другие виды писем.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов)

2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)

3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

1. простая (обыкновенная)

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

уведомление телеграфом срочное

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

с доставкой на художественном бланке по случаю траура

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”).

Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

  • Роман Мориц

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
Читать еще:  Доверенность нотариальная. образец заполнения и бланк 2021 года

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.
Читать еще:  Что такое премия и за что её получают

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Основы делопроизводства

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СЛУЖЕБНЫЕ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хо- зяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

В оформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

-наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

-заголовок к тексту

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсуль- тантом и затем утверждается руководителем организации.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач.

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по личному составу

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

-наименование вида документа;

-код организации (ОКПО);

-заголовок к тексту;

-отметка о контроле;

-отметка об исполнении документа;

-отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей:

  • констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послу- живший основанием для подготовки приказа.
  • распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом

«ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядитель- ной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распоряди- тельного органа/

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения.

В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или

Правила деловой переписки

Деловая переписка – давно не простая формальность, а часть имиджа бренда. Если письмо написано с учетом правил этикета, это обеспечивает приятное впечатление об организации или конкретном сотруднике. Оно необходимо при работе со всеми контрагентами, ведь в любом случае повышается доверие к компании.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с составом и логическими блоками внутри письма, необходимо определить его вид. Есть письма-сообщения, в которых доносится какая-либо информация. Отличительный признак этого вида – отсутствие необходимости в ответе или подтверждении со стороны адресата.

В письмах-договоренностях подводят итоги конференции, определяют сроки выполнения обязательств и проверяют, насколько одинаково стороны поняли договоренности. Разновидностью письма-договоренности является подтверждение. Такое письмо отправляется как ответ на получение какого-либо отправления.

В письмах-задачах формируется задание для коллег или подчиненных. Здесь указываются требования, сроки и другие комментарии. Часто задача дополняется напоминанием. В этом случае письмо-напоминание состоит из двух частей: сначала дублируются требования и сроки выполнения задачи, а потом перечисляются карательные меры или последствия за невыполнение задачи.

Существует деловое сопроводительное письмо. Оно используется как дополнение к документам. Необходимость в письме возникает в том случае, если по документам необходимы дополнительные разъяснения.

Речевые особенности корпоративной переписки

Есть два признака правильной деловой переписки: она помогает бизнес-процессам протекать быстрее и составлена просто и понятно. Этикет переписки подразумевает особое отношение к некоторым формам общения:

  • использование уменьшительно-ласкательных слов не допускается;
  • от сленга необходимо отказаться в пользу более строгого, но простого стиля изложения;
  • смайлики подразумевают разговорный стиль общения. Поэтому хотя бы при первом контакте с партнером или клиентом их не нужно использовать. Потом можно дополнять письмо смайликами, но осторожно и в ограниченном количестве. Даже если смайлы будут использованы, они должны нести позитивное значение;
  • к адресату необходимо обращаться по имени и отчеству. Если есть возможность, необходимо заранее уточнить, как зовут собеседника, какое обращение он предпочитает.

Оформление письма

Вторая современная норма касается времени ответа. Сейчас наблюдается тенденция стирания границ рабочего дня. Например, официально рабочий день у менеджера по продажам может заканчиваться в 18 часов, но он обязан быть на связи с клиентами круглосуточно. В таком случае на входящее письмо он должен ответить как можно быстрее. Однако если в компании такой обязанности у сотрудников нет, то стандартное время ответа увеличивается до суток.

Читать еще:  Производство в суде кассационной инстанции особенности процесса

Неизменно важным остается оформление электронного письма. Рекомендуется обращать внимание на несколько составляющих письма:

  • обязательно должен быть заголовок. В заголовке необходимо отразить ключевую тему письма. Он должен быть лаконичным, чтобы сотрудник или его собеседник легко нашли переписку и не отправили ее в спам;
  • комментарии к документам. Если к письму прикреплены дополнительные документы или картинки, необходимо их прокомментировать. Так снижается вероятность того, что собеседник не обратит внимание на файлы;
  • чтобы сохранить логику переписки, чтобы каждое сообщение было ответом на предыдущее письмо, важно использовать цитирование. Если история переписки большая, можно оставить в качестве цитат только ключевые моменты для понимания сути;
  • необходимо деление на абзацы, использование маркированных списков;
  • в конце письма необходимо оставлять свою подпись. Тогда собеседник сможет быстро найти письмо и отправителя при необходимости. В настройках почты можно сделать так, чтобы подпись автоматически проставлялась в каждом письме. Тогда пользователю останется только прописать свой вариант подписи. Обычно в него входят фамилия и имя, название компании (включая логотип) и должность, рабочие контакты;
  • придумывая почтовый адрес, следует отказаться от шифрования в нем даты рождения, использования шуточных прозвищ и разговорной формы имени. В почтовом адресе достаточно указывать фамилию, имя и название компании.

Оформление делового письма на бумаге

Если требуется отправить письмо не по электронной почте, а по факсу или в обычном конверте, необходимо соблюдать другие правила оформления. Обращение к получателю должно располагаться в верхнем правом углу. Допускается обращение по фамилии, имени, должности человека в компании.

В печатном отправлении необходимо прописывать тему. Она формулируется, исходя из содержания письма, и прописывается в середине строки под обращением.

Если к печатному письму прикрепляются документы, это необходимо указать. Напоминание о дополнительных файлах пишется в левом нижнем углу страницы. Чуть ниже – подпись отправителя и дата написания.

Любопытно, что для ответа на печатное письмо дается больше времени. Оптимально ответ должен быть отправлен в течение двух недель. Если ответ будет составляться дольше (например, нужно сделать расчеты или собрать информацию), об этом сообщают отдельно.

Проработка содержания письма

Основная часть письма должна быть разделена на абзацы с отдельным блоком информации в каждом. Порядок абзацев должен соответствовать логике письма. Вне зависимости от цели и темы письма можно расположить абзацы в такой последовательности:

  1. Имя отправителя.
  2. Тема письма.
  3. Приветствие.
  4. Суть письма.
  5. Просьба, приказ или вопрос.
  6. Подпись, способы связи.

Тело письма начинается с приветствия. По правилам, оно пишется на отдельной строке и представляет собой законченное предложение. Есть стандарты обращения, которые приняты в общении с зарубежными партнерами и с соотечественниками:

  • «Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen при переписке с иноязычными контрагентами) – если необходимо обратиться сразу к нескольким адресатам;
  • «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа», если необходимо обратиться к одному адресату, но отправитель не знает его имени;
  • «Уважаемый [имя и отчество]» – нейтральное допустимое обращение;
  • приставки Miss, Mrs в английском языке используются, если необходимо обратиться к женщине и отправитель знает, каково ее семейное положение. Если об этом отправитель не знает, можно использовать нейтральное Ms;
  • всегда более эффективно личное обращение по имени или по имени и отчеству, чем обезличенное «Уважаемые коллеги». Даже если необходимо обратиться сразу к нескольким людям, стоит перечислить их поименно.

Чтобы упростить взаимодействие со своим коллегой, работник должен составлять письмо так, чтобы коллега понял его суть. Для этого необходимо составлять письмо в соответствии с такими нормами:

  • в одном письме содержится одно дело. Если одному человеку необходимо задать вопросы или дать поручения по нескольким проектам, лучше написать несколько писем;
  • суть письма следует отразить уже в первом абзаце. Открывая письмо, человек должен сразу понимать, о чем там идет речь. Лучше отказаться от долгих вступлений. Исключение из этого правила – письмо, которое содержит новую и сложную тему для собеседника. Тогда можно сделать один вступительный абзац.

Следующие блок письма состоит из вопроса, призыва или приказа. Их лучше вынести в отдельный абзац, чтобы собеседник мог быстро найти их в письме. Подразумевается, что на письмо не нужно отвечать, если в нем нет конкретного вопроса. Конкретными вопросами могут стать такие формулировки:

  • «Давайте обсудим»;
  • «Все ли здесь правильно?»;
  • «Посоветуйте».

Если задача имеет дедлайн, то срочность должна быть обозначена конкретными датами или временем. Вместо безликого «Срочно» лучше написать «до понедельника», «до 12 часов».

Как сделать деловое письмо еще лучше

Уважение к собеседнику – это основа деловой переписки. Оно выражается в простоте составленного письма, чтобы собеседник не тратил время на изучение замысловатого полотна текста. Чтобы улучшить деловое письмо, можно сделать следующее:

  • приложить к письму все вспомогательные документы, которые помогут собеседнику разобраться в сути вопроса, не переключаясь на другие программы;
  • если в письме необходимы ссылки, то сразу нужно объяснить собеседнику, что ждет его по ним.

Также для упрощения письма некоторые вещи можно удалить из него. Обычно читателей любых корпоративных писем раздражают такие вещи:

  • небрежность и отсутствие знаков препинания. Из-за этого текст выглядит неструктурированным и общий смысл теряется;
  • формальные приписки, не относящиеся к делу. Например, по правилам этикета в конце письма отправитель должен указать свое имя и способ связи. Большинство делают приписку «С уважением», хотя во многих ситуациях она не несет смысловой нагрузки;
  • ненужная информация в конце письма. В некоторых почтовых программах в конце письма автоматически вставляется информация об отсутствии в файлах вирусов и о смартфоне, которым пользуется отправитель. Это можно удалить вручную или через настройки;
  • не добавлять в письмо то, что не касается работы. Не стоит желать удачных выходных, хорошего отпуска, обсуждать хобби или здоровье.

Еще одна популярная ошибка – отправлять короткие, не несущие смысловой нагрузки письма. Например, в ответ на письмо коллеги с расчетами или нужными файлами человек отправляет письмо с благодарностью. Кажется, что это вежливость, но на самом деле коллеге придется потратить время на то, чтобы открыть письмо, обнаружить его бесполезность, отправить в корзину. Однако делать в письме с просьбой приписку «Заранее спасибо» тоже не стоит, если это не обязательный приказ.

В целом, все правила деловой переписки нацелены на создание продуктивной и взаимоуважительной обстановки в коллективе. Если при написании письма есть сомнения относительно какого-либо логического блока или пункта оформления, всегда стоит ставить себя на место получателя. Если письмо понятное, воспринимается легко и комфортно, можно отправлять его.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector