Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сопроводительное письмо к документам правила написания и образец

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Когда нужно отправить какие-либо документы, к ним следует подготовить сопроводительное письмо

Это так называемое сопроводительное письмо. Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом. Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

  • Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
  • Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
  • В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
    • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
    • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
    • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
    • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
    • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
    • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
  • Сопроводительное письмо должно быть кратким — объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
  • Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении сопроводительного письма к резюме, от содержания которого во многом зависит успех при приеме на работу.

Образец сопроводительного письма к документам

Кроме правил оформления сопроводительных писем, представителям бизнеса будет полезно узнать, как составляются иные документы:

Подводим итоги

При отправке документов, как правило, необходимо подготовить письмо с пояснениями адресату. Это так называемое сопроводительное письмо. Оно фиксирует факт передачи бумаг и содержит инструкцию по обращению с ними.

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.

Сопроводительное письмо к передаваемым документам образец

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
Читать еще:  Как найти грань? Общее имущество собственников и имущество ТСЖ

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как написать правильное сопроводительное письмо к резюме: подробный план и примеры

10.09.2020 No Comments Posted in

В этой статье вы найдете подробную информацию о том, что такое сопроводительное письмо, в чем заключается его ценность для работодателя, как написать сопроводительное письмо к резюме: структура, пошаговые рекомендации по написанию и примеры.

Вы почти у цели!

Идеальное резюме написано, перечень лучших вакансий составлен. Вы на 100% готовы к собеседованию, неоднократно репетировали и знаете, как ответить на всевозможные вопросы от работодателя (за что спасибо другу, который не поленился и потратил на эти репетиции 3 часа своего времени!).

Но не хватает небольшой детали. Велика вероятность того, что потенциальный работодатель попросит вас приложить к резюме еще один документ — сопроводительное письмо.

Читать еще:  Почему время и место открытия наследства имеет значение

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это документ, прилагающийся к резюме или CV при устройстве на работу. Составляется индивидуально для конкретной должности.

Задача сопроводительного письма — это краткое описание своих профессиональных навыков, опыта, достижений, благодаря чему работодатель получает общее представление о вас, как о потенциальном сотруднике.

Средний объем сопроводительного письма — от 250 до 400 слов (один лист формата А4).

Хорошее сопроводительное письмо нацелено на то, чтобы заинтересовать работодателя и заставить его прочитать ваше резюме.

Плохое сопроводительное письмо может уничтожить все ваши шансы на получение желаемой должности, потому что ваше резюме без прочтения отправится прямиком в мусорное ведро. Чтобы этого не произошло, подробно разберем, как написать правильное сопроводительное письмо.

Главное запомнить, что сопроводительное письмо — это дополнение к резюме, а не его замена. Не нужно повторять всю информацию, указанную в резюме.

Как написать сопроводительное письмо к резюме: структура

Написать сопроводительное письмо несложно. Следуйте пошаговой инструкции и создавайте блок за блоком:

  1. Контактная информация: имя, фамилия, должность, телефон, адрес электронной почты, местоположение, адрес профессиональной странички (например, linkedin.com или личного сайта).
  2. Обращение к работодателю. «Уважаемый Олег Иванович…»
  3. Вступительный абзац. Привлеките внимание — расскажите о 2-3-х своих карьерных достижениях.
  4. Второй абзац. Расскажите, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность.
  5. Третий абзац. Объясните, почему вы подходите данной компании/организации.
  6. Заключительный абзац. «Я позвоню Вам во вторник…», «Буду ждать ответ…».
  7. Формальное прощание. «С уважением, …».

Рекомендации по написанию сопроводительного письма с примерами

Перед тем как писать сопроводительное письмо, обратите внимание на некоторые нюансы, чтобы текст вашего письма был максимально корректным и эффективным:

  1. Шаблон. Оформление и дизайн вашего сопроводительного письма должны вызвать положительное первое впечатление. Документ должен выглядеть качественно и презентабельно. Существует множество сайтов-конструкторов и программ-редакторов по созданию такого рода документов, например, очень простой и удобный визуальный редактор Canva. В Canva представлены уже готовые шаблоны и образцы работ (в том числе, и бесплатные). Или же можете самостоятельно создать документ в Microsoft Office Word.
  2. В шапке сопроводительного письма обязательно укажите контактную информацию, как свою, так и компании, которой предназначен документ. Укажите дату.
  3. Адрес электронной почты должен быть официальным, серьезным и понятным: откажитесь от marishka75@gmail…, пусть электронный адрес состоит из вашего имени и фамилии marina.naumova@gmail
  4. После контактной информации следует непосредственное обращение к работодателю. Если не знаете имя и фамилию начальника отдела, менеджера по персоналу или директора, найдите информацию на официальном сайте компании. В любом случае, личное обращение намного выигрышнее, чем безликое приветствие «добрый день».
  5. В первом (вступительном) абзаце крайне важно не допустить ошибку. Работодатель получает в день сотни сопроводительных писем и резюме, большинство из них он не прочитывает до конца. Поэтому не пишите слишком обобщенно и размыто.

«Здравствуйте! Меня зовут Иван Сидоров. Я бы хотел работать менеджером по продажам в компании Xnet. Проработал менеджером в компании Zsky более 6 лет и уверен, что подхожу на эту должность.»

Лучше сразу опишите 2-3 своих топ-достижения в профессиональной сфере. Хорошо:

«Уважаемый Олег Петрович,Меня зовут Максим, и я хочу в качестве менеджера по продажам помочь компании Xnet достичь и превысить показатели эффективности продаж. Я работал торговым представителем в компании Zsky около 3-х лет. За это время перевыполнил план по продажам в результате развития клиентской базы и привлечения таких клиентов как: АО «Газпром бытовые системы», Филиал ПАО «РусГидро», «Загорская ГАЭС» и «Транснефть». Уверен, что предыдущий опыт работы и достижения в области продаж, делают меня подходящим кандидатом на эту должность.»

6. Убедите менеджера по персоналу/директора, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность. Для начала пересмотрите, какие требования выдвигает компания к кандидату, например:

  • поиск и привлечение клиентов;
  • подготовка коммерческих предложений;
  • ведение переговоров;
  • умение убеждать и вызывать доверие.

Теперь на основании этих требований опишите свои профессиональные навыки:

«На предыдущей должности в мои обязанности входило выполнение полного цикла работы с клиентом: поиск клиентов, консультирование в отношении услуг компании, ведение переговоров с клиентами, прием и обработка заявок, подготовка отчетности. Благодаря эффективной и грамотной стратегии я помог компании увеличить клиентскую базу на 30%, не превышая при этом выделенного бюджета.»

7. Следующий этап: вам необходимо убедить менеджера по персоналу, почему именно вы подходите компании.

Для начала погуглите и найдите информацию о компании: ценности, культура, услуги и товары. Пользовались ли вы сами услугами или товарами данной компании? Приветствует ли компания творческий, инновационный подход к работе?

Допустим, на сайте компании Xnet (компания вымышленная) написано следующее: «Компания Xnet открыта для новых людей и новых идей, приветствует использование технологий везде, где они могут улучшить и облегчить нашу жизнь: всегда оставаться на связи, быть в курсе событий, делиться информацией и пользоваться преимуществами быстрой и удобной коммуникации.

Используем эту информацию для своих целей. На выходе нас ждет следующий результат:

«Я сам являюсь клиентом Xnet уже более года, поэтому с уверенностью заявляю — услуги вашей компании соответствуют всем моим требованиям. Благодаря высокой скорости интернета и бесперебойному подключению к сети я всегда могу оставаться на связи, работать над проектами и не терять время зря.Я уверен, что Xnet открыта для новых амбициозных людей, стремящихся к развитию и карьерному росту. Поэтому считаю, что я отлично подхожу компании Xnet и справляюсь с обязанностями менеджера по продажам.»

8. В заключительном абзаце можете указать информацию, которую считает важной и не успели изложить ранее, поблагодарите менеджера/директора за потраченное время, и не забудьте о призыве к действию:

«Спасибо, что нашли время и прочитали мое сопроводительное письмо. Я надеюсь, что мои профессиональные навыки и предыдущий опыт помогут компании Xnet максимально расширить клиентскую базу. Я хотел бы обсудить все детали совместной работы при нашей встрече, жду от Вас звонка.»

9. Формальное прощание:

Читать еще:  Образец заполнения доверенности М2а в 2021 и 2021 году

«Буду ждать от Вас ответ»

«С искренними пожеланиями…»

«С наилучшими пожеланиями…»

Пример сопроводительного письма к резюме

Если объединить все перечисленные элементы сопроводительного письма и рекомендации по его написанию, получится следующий результат:

Пример сопроводительного письма к резюме

Данный шаблон представлен в визуальном редакторе Canva.

Понравилась статья? Делитесь ссылкой в социальных сетях! Хорошего дня!

Образец служебного письма (актуальный)

Содержание письма

Служебное записка является обобщенным названием документов, которые разнятся своим содержанием. Однако, каждый такой документ это средство для общения между компаниями, организациями и частными лицами.

Служебное письмо образец которого доступен всем желающим имеет разнообразные имеют разнообразное содержание. Это связано с тем что его применяют для решения многих оперативных вопросов. Оно содержит лаконично и объективно изложенные факты и события. Она излагается от первого лица единственного/множественного числа, третьего лица единственного числа.

Служебная записка как правило может быть связано почти соседи входящие и выходящие корреспонденции. Поэтому Работая в различных организациях вам по-любому приятными дела которыми запиской и поэтому необходимо знать как правильно написать её.

Существует несколько видов служебной записки. Их классифицируют по разным оценочным критериям. Все они отличаются за:

  • доступностью
  • сроками исполнения
  • объемом
  • видам содержащийся информации
  • стилем изложения
  • комплексностью
  • способом адрессования
  • информационным поводом.

Служебные записки делятся на такие основные виды:

  • сообщение
  • запрос
  • подтверждение
  • сопроводительное
  • предложение
  • рекламация
  • извещение
  • информационное
  • гарантийное
  • напоминающее
  • рекламное
  • циркулярное
  • приглашение
  • поздравление

Все они имеют схожую структуру написания.

Структура написания

В том, чтобы понять, как написать служебное письмо образец станет отличным помощником. Для этого нужно изучить его структуру, которая состоит из 2 частей: вводной и основной. В первой описываются причины написания, ссылки на документы в случае необходимости. Во второй — описывается суть вопроса. Стоит заметить, что иногда присутствует 3 заключительная часть, содержащая цель написания.

Также у него есть и “рамка”. Она располагается в верхнем углу. В ней содержится следующий список персональных данных: полное/сокращенное название организации, почтовый/телеграфный адрес, тд.

Все персональные данные защищены. Записку можно составить прямо на рабочем месте.

Как правильно оформить

Образец служебной записки или служебного письма является ориентиром для его правильного оформления. Служебное письмо образец 2020 имеет стандартные форматы и размеры полей, а также построение конструкционной сетки формуляра, написания реквизитов и правил их расположения.

Требования к тексту служебного письма

Требования к оформлению документов такого типа не имеют особой специфики. Служебное письмо образец или оригинал должно быть на бланке формата А4 или А5.

Кроме того, оно должно быть подписано руководителем или его заместителем. Основные требования:

  • грамотная структура
  • отсутствие помарок и исправлений
  • аккуратное написание.

Кроме того, служебное письмо образец и оригинал должны быть написаны официально-деловым стилем с объективными сведениями и достаточной аргументацией, разъяснительными или дополнительными материалами.

Образец заполнения служебного письма 2020

В основном реквизиты организации указываются на ее фирменном бланке. Получателя данного типа корреспонденции необходимо указать корректно. К реквизитам адресата относятся: название компании и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы получателя, а также почтовый адрес компании.

Важно! В случае отправки такого документа, который имеет одинаковое содержание, сразу нескольким получателям, сначала указывается адрес основного получателя! Адреса остальных получателей указываются после.

Дата ставится на документ после его подписания. Ее можно записать двумя способами: 11.06.2020 или 11 июня 2020, оба будут правильными! При многочисленном указании даты необходимо выбрать и придерживаться одного варианта написания. А после того, как исходящий документ пройдет регистрацию и ему присваивается регистрационный номер, его обработка будет проходить значительно проще.

Важно! Обычно печать не ставится. Однако, есть ситуации при которых руководство по своему желанию может добавить печать в качестве дополнительного реквизита.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector