Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Штатная единица — это что такое в штатном расписании?

Штатное расписание: творим самостоятельно

Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации. С его помощью регулируются вопросы оплаты труда, распределение должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата. За всеми этими бизнес-процессами, за каждой строчкой штатного расписания стоит реальный человек.

  1. Что такое штатное расписание
  2. Для чего составляется штатное расписание
  3. Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?
  4. Основные задачи штатного расписания в компании
  5. Особенности составления штатного расписания и образец
  6. Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Что такое штатное расписание

Штатное расписание, или «штатка», — необходимый нормативный документ, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как его составлять, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации. Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект. В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует «штатка».

Для чего составляется штатное расписание

ТК РФ не предусматривает обязательного составления штатного расписания (далее ШР) ООО. Компания может работать и без этого документа. Однако, согласно ст. 57 ТК РФ, трудовые функции работника, установленные трудовым договором, должны в точности соответствовать должности, закрепленной в ШР.

Точно указывать должность в ШР нужно из-за требований профстандартов. В свою очередь соблюдать профстандарты необходимо для того, чтобы впоследствии можно было предоставить пенсионные льготы сотрудникам. На них могут рассчитывать только те работники, чья должность точно совпадает с должностью, указанной в трудовой книжке, штатном расписании и Списках №№1;2, содержащих перечень должностей и профессий.

ШР пригодится работодателю и в суде. Если сотрудник подал иск по необоснованному увольнению, без ШР будет не легко доказать, что увольнение законно. Тем более невозможно предоставить суду доказательства, что на момент увольнения сотрудника по сокращению, у организации не было вакантных мест для увольняемого. Прямая обязанность работодателя при сокращении сотрудника предложить другие рабочие места, закрепленные в штатном расписании (ст. 179 ТК РФ).

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

  1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т‑3.
  2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

  1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
  2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
  3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
  4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
  5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Особенности составления штатного расписания и образец

В бланке в графе структурного подразделения должны присутствовать следующие сведения:

  • наименование должностей, разрядов, квалификаций;
  • количество единиц в штате;
  • тарифные ставки (оклады сотрудников) в рублях;
  • какие виды надбавок применяются (например, наличие ученой степени, режима работы, ответственности и т.п.);
  • другие примечания.

Поскольку в ТК РФ нет конкретного требования к форме бланка ШР, то ООО вправе:

  • применить рекомендованную стандартную форму Т‑3;
  • разработать собственную форму ШР, исходя из потребностей.

Унифицированная форма Т‑3 составляется в 3 экземплярах с использованием бумажных листов формата А4.

В ШР не указываются конкретные фамилии сотрудников, а только должности и оклад. Работники назначаются на должность приказом руководителя уже после утверждения ШР.

Обязанность по разработке и внесению сведений в ШР по квалификационному справочнику должностей лежит на экономисте. Однако, не во всех ООО предусмотрена эта должность, поэтому часто эту обязанность возлагают на бухгалтерию или кадровика. В компаниях, где нет штатного бухгалтера, работу по составлению ШР передают сотрудникам на аутсорсе.

ШР официально утверждается и подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, и вводится в действие приказом. Изменения в ШР также оформляются приказом.

Должности вносятся в порядке подчиненности — начиная с высшей должности и заканчивая младшей в именительном падеже.

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

  • устав организации;
  • структура предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т‑3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т‑3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

Составляем штатное расписание правильно: что такое АУП и другие должности в организации?

Штатное расписание – это документ, утверждаемый на каждом предприятии. В нём утверждается перечень структурных подразделений организации, перечень должностей, количество ставок – и объём фонда оплаты, полагающийся к выплате по каждой из должностей и по всему предприятию в целом.

Как составляется ШР, что оно должно в себя включать – и какие есть проблемы с отображением отдельных моментов?

Что отображается в документе?

Обычно в структуре штатного расписания любой организации присутствуют следующие графы:

  1. Наименование подразделения и присвоенный ему код. Наименования обычно ставятся в алфавитном порядке, однако это не обязательное требование – они могут указываться в расписании и в порядке важности.
  2. Должности сотрудников, числящихся в конкретном подразделении.
  3. Штатные единицы и их численность, выделенные на конкретную должность. При этом количество ставок не обязательно должно быть целым: кто-то может числиться и на полставки.
  4. Тарифная ставка (если она применяется в организации) или оклад. При этом не допускается использование «вилок»: должна быть чётко указана сумма, поскольку ст. 22 ТК РФ предусматривает равную оплату за равный труд.
  5. Возможные надбавки за особые условия труда, применяемые по отношению к конкретным должностям.
  6. Общая сумма выплат, приходящихся по конкретной должности.

Данные по ставкам, окладам, надбавкам внизу расписания суммируются, составляя общий ФОТ (фонд оплаты труда), утверждённый в организации.

Читать еще:  Инструкция заполняем единую упрощенную декларацию ЕУД за I квартал

Чем он регламентируется?

При этом в настоящий момент организационная структура штатного расписания нигде официально не утверждена. До 2013 года обязательной была форма Т-3, утверждённая постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.

Однако со вступлением в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» предприятиям дано право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации, если они особо не утверждены уполномоченным органом. В отношении штатного расписания такого утверждения не было – и потому в организациях бланк для него может быть утвержден отдельно.

Тем не менее, форма Т-3 по-прежнему широко используется. Она удобна для ведения учёта, содержит всю необходимую информацию, и кадровики с опытом работы давно умеют правильно её заполнять. Поэтому в дальнейшем имеет смысл в первую очередь рассматривать использование именно этого бланка.

Можно ли вносить изменения?

Изначально штатное расписание составляется работниками кадрового отдела (или другими уполномоченными сотрудниками, в чьи обязанности входит эта работа), утверждается приказом руководителя и доводится до сотрудников в той части, в которой оно их касается. Однако само по себе расписание – не догма. При необходимости руководство организации имеет право корректировать структуру штатного расписания, вносить изменения в документ. Происходит это следующим образом:

  • На предприятии вводятся новые должности или происходит реорганизация отделов. В этом случае к расписанию могут утверждаться приложения.
  • Происходит сокращение вакантных, то есть незанятых должностей. Достаточно часто штатное расписание утверждается «с запасом», и в нём отражаются необходимые, но пока ещё не занятые рабочие места. Если в дальнейшем руководитель отказался от необходимости этих должностей, они исключаются из расписания.
  • Происходит сокращение численности (когда из расписания изымаются единицы ставок) или штата сотрудников (когда некоторые должности упраздняются целиком). В этом случае работодатель обязан соблюдать нормы ст. ст. 81, 82 и 80 ТК РФ, определяющих процедуру сокращения.

В зависимости от того, как именно происходит удаление или добавление разделов, штатное расписание может корректироваться следующими способами:

  1. К нему отдельными приказами утверждаются приложения и дополнения. Порядок их составления и утверждения определяется локальными нормативными актами предприятия.
  2. Старое расписание целиком упраздняется, а вместо него готовится и утверждается новое ШР. Такой способ характерен либо для небольших компаний, где проще заменить документ целиком, чем корректировать – либо когда уже накопилось столько приложений, что со штатным расписанием уже стало неудобно работать.

Правила заполнения

Сезонные работники

Сезонными называются те работы, потребность в которых существует только в определённое время года. В этом случае сотрудники, занятые на них, нанимаются по строчному трудовому контракту (ст. 59 ТК РФ).

Оформить таких работников в штатном расписании можно двумя способами:

  1. Во время сезона, когда есть потребность в дополнительной рабочей силе, в штатное расписание вносятся соответствующие единицы. После окончания сезона, когда истёк срок действия их контрактов, ставки из расписания выводятся.
  2. В графе «Примечание» ставится указание на то, что работа является сезонной. Такой способ удобен там, где используется форма Т-3.

Разряды

К числу информации, отражаемой в штатном расписании, относятся и разряды работников. Дело в том, что для многих должностей профессиональными стандартами и ЕТКС определён необходимый уровень знаний и умений, который соответствует определённым разрядам. Внося их в штатное расписание, работодатель тем самым устанавливает, согласно ст. 57 ТК РФ, требования по квалификации работника.
Если в расписании указаны разряды, то они должны совпадать с теми, которые значатся в приказах о приёме на работу. Если в будущем работник сдаст экзамен на более высокий квалификационный разряд, то и трудовой договор, и штатное расписание могут быть откорректированы.

Номер

К числу дополнительной информации, отражаемой в штатном расписании, относится и нумерация. Она может касаться:

  • количества структурных подразделений;
  • количества ставок;
  • номера самого документа.

В любом случае нумерация будет указываться та, которая утверждена действующими на предприятии правилами делопроизводства.

Группа

На некоторых предприятиях применяется «матричная» организационная структура, когда при работе над каким-то проектом сводятся временные рабочие группы из числа работников отдела. При этом в группе назначается руководитель, который после окончания работы над проектом может стать обычным специалистом – и в другой группе попасть под начало другого руководителя. Как отражать специфику такой формы работы в штатном расписании?

Здесь возможны следующие подходы:

  1. Внесение изменений в расписание на время работы над проектом. В этом случае руководитель и его группа будут сначала выделены, а затем, после расформирования, переведены обратно на занимаемые ранее должности.
  2. Оформлять срочный трудовой договор совместительства для руководителя группы (как отражаются совместители в штатном расписании?). В этом случае эта должность обычно будет вакантной, и занимать её будет человек лишь на время.
  3. Заключение гражданско-правовых договоров оказания услуг или подряда (гл. 37, 39 ГК РФ). Однако в этом случае возможны сложности с начислением налогов согласно НК РФ. Кроме того, при таком подходе работники могут через суд попытаться признать такие договора трудовыми.

Что такое АУП? АУП – это административно-управленческий персонал. Его численность и нормы, касающиеся оплаты, законодательством не регламентированы, поэтому в штатном расписании сотрудники этой категории отображаются руководством предприятия самостоятельно, опираясь исключительно на потребности и экономические возможности фирмы. На практике численность АУП свыше 10-15% от общего штатного состава предприятия считается неэффективной.

Размер оплаты сотрудникам АУП может проводиться с помощью единой тарифной межотраслевой сетки, но может устанавливаться предприятием и самостоятельно, исходя из имеющих потребностей и возможностей фирмы.

Обычно АУП состоит из следующих должностей:

  • Руководитель организации.
  • Главный бухгалтер. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учёте» и ГК РФ его обязанности может исполнять и директор. В этом случае, не смотря на наличие или отсутствие на предприятии других бухгалтеров или экономистов личную ответственность за соблюдение правил учёта будет нести непосредственно руководитель организации.
  • Главы отделов, департаментов, участков, бригад или иных структурных подразделений фирмы.
  • Сотрудники отделов, связанных с управлением предприятием – финансового, кадрового, планово-экономического и т. д.

Реквизиты

Наконец, в штатном расписании должны быть отражены реквизиты следующих документов:

  1. Приказа, которым оно было утверждено.
  2. Приказа, который ввёл в действие форму (если используется не Т-3, а самостоятельно разработанный бланк).

Дополнительно само расписание может иметь реквизиты – номер согласно правилам делопроизводства, дату введения и период действия.

Заключение

Штатное расписание следует считать обязательным документом для предприятия. Структура расписания должна отражать кадровый состав самого предприятия – внутренние подразделения, ставки, названия должностей и т. д. Кроме того, этот документ должен содержать и учётные реквизиты.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Обязательно ли оно или нет?

Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.

Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.

Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.

Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.

Читать еще:  Как вести журнал учета проверок проводимых органами государственного контроля?

По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Как выглядит штатное расписание?

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:

  • должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
  • имеющихся структурных подразделениях;
  • количестве работающих штатных единиц в учреждении.

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.

Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:

  • ОКПО предприятия;
  • полное наименование компании;
  • номер;
  • дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
  • наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
  • размер всех выплат;
  • в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.

Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.

Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений.

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.

Схема документа

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:

1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.

9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.

10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.

Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.

Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5.

При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.

Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Должности в штатном расписании

Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:

  • базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
  • произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.

При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.

Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.

Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

  • Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  • Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию ↑

Оптимизация документа

Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.

Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Штатное расписание: понятие, состав и как правильно его утвердить

Штатное расписание — внутренний нормативный документ организации, который выполняет организационную и распорядительную функции. Он необходим для того, чтобы понимать структуру компании, утверждать штат, знать, сколько в компании работает человек, какие должности они занимают, и какой размер денежных средств получают.

Штатное расписание

Что такое штатное расписание?

В процессе ознакомления с составленным расписанием, возможно отметить существующую структуру предприятия, какие должности определены, какое количество единиц утверждено в каждой подструктуре.

С помощью данного документа, можно разобраться с любыми спорными моментами: в случае если планируется сокращать имеющийся штат, ситуации, когда происходит отклонение прошения работника о зачислении в команду, либо назначение на обещанную должность.

Читать еще:  Дата и регистрационный номер документа реквизит 09 и 10

Важно отметить, что при составлении расписания отделом кадров или ответственным лицом, необходимо ориентироваться на универсальную установленную форму T-3, разработанную законодательством (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 No 1).

Перед тем как формировать организационные моменты, важно начать с понимания структурной сетки компании.

Структурная сетка – это выстроенная иерархия отделов и подразделений компании начиная с основного подразделения (руководства компании).

В данной структуре должен четко прослеживаться порядок официального взаимодействия и расположения по отношению друг другу (и горизонтальные, и вертикальные).

Состав штатного расписания

Расписание содержит в себе некоторую информацию.

Все организационные моменты, связанные с наполнением данного документа, его временными сроками, периодами внесения корректировок регулируются управляющим и ответственным лицом в самостоятельном порядке (это может быть непосредственно руководитель).

Законодательством не было предъявлено никаких требований в части этого вопроса. Единственное условие — нельзя сокращать данную форму, а вот добавлять развернутую информацию можно.

Формат штатного расписания должен содержать необходимые элементы:

  • официальное полное название компании или допустимое сокращенное;
  • номер и дата, когда составляется документ;
  • период его действия;
  • ссылка на документальную форму, в которой официально приняты поправки или новые условия;
  • перечень с информацией (в том числе и названия) имеющихся на предприятии структур и установленных отделов;
  • присвоенные должности;
  • количество сотрудников и их соотношение с заявленным положением на предприятии;
  • размер установленного оклада, имеют ли дополнительные выплаты и при каких обстоятельствах;
  • подписи работников, которые формировали обязательные сведения для отчетности и признаны ответственными за проделанную работу.

К заполнению данного документа выставлены определенные требования:

  • документ начинает свое действие с наступлением первого числа каждого месяца, следующего за месяцем его составления;
  • не должно быть пропусков в нумерации журнала, которая проставляется сразу же при формировании.

Обязательно должна быть прошита и скреплена подписью руководствующего состава каждая страница документа, а также ставится печать юридического лица.

Кто должен быть наделен полномочиями по составлению документа

Составляет уполномоченное лицо.

Действующая законодательная система не предусматривает обязательные условия к сотрудникам, которые должны заниматься составлением подобного документа. Лицо, выступающее в роли руководителя, может самостоятельно определить ответственное лицо или же оставить эти обязанности на себе (чаще в небольших частных компаниях).

Как правило, если в компании есть служба контроля над кадровыми делами, то этот функционал принадлежит ей. Есть руководитель, который уполномочен наделять данными функциями сотрудников своего отдела.

Реже данный функционал принадлежит бухгалтеру или юристу. Все зависит от того, насколько разветвленную структуру имеет организация.

Ответственное лицо закрепляется приказом и его функционал обязательно фиксируется в надлежащей документации, предусмотренной действующим законодательством.

Во избежание сложностей в процессе формирования, рекомендуется указать основные моменты во внутренних инструкциях компании:

  1. Порядок формирования и корректировки изменений;
  2. Сроки изменения новых данных и их отображение в документации;
  3. Сроки согласования и утверждения;
  4. Ответственных сотрудников, которые занимаются формированием актуального расписания;
  5. Отвечающих за согласование и утверждение;
  6. Правовую базу, касающуюся основного расписания.

Правила заполнения

Не допускаются сокращения.

Существуют особые правила для заполнения штатного расписания:

  1. Все данные должны быть указаны идентично в оформленной документации и деле, которое хранится на предприятии. Сокращенные аббревиатуры возможны только допустимые;
  2. Официальное название компании должно быть указано в одинаковом порядке с уставом или учредительным договором;
  3. ОКПО – 8-значный опознавательный индекс компании. Его можно найти в документации из госорганов, которая выдается при регистрации организации;
  4. Порядковый номер присваивается на основании количества составляемых документов начиная с единицы;
  5. Указывается число формирования расписания. Не путать с числом, когда документ вступил в действие;
  6. Указывается промежуток времени, когда данный документ действителен, а также число его вступления в силу (обычно это первое число календарного месяца);
  7. В разделе «утверждено» необходимо ссылаться на приказ, которым утверждено расписание, а также проставить общее количество сотрудников на дату.

Далее заполняются столбцы (описание с номером столбца):

  1. Чаще всего на предприятиях не установлено каких-либо правил по наименованию подразделений. Исключения могут касаться тех учреждений, где от правильного наименования могут зависеть льготные выплаты при выходе сотрудников на пенсию;
  2. «Код подразделения» показывает местоположение данного подразделения/отдела в общей иерархии компании. Например, управление-отдел-группа может нумероваться следующим образом 01-01.01-01.01.01;
  3. Должности устанавливаются согласно действующему Общероссийскому классификатору должностей и квалификационным справочникам. Организация может самостоятельно сформулировать должность исходя из вышеперечисленных справочников;
  4. В данном столбце указывается количество сотрудников, которые должны работать в соответствующем подразделении;
  5. В зависимости от способа расчета заработной платы, которая предусмотрена компанией, заполняется столбец «тарифная ставка». Если заработная плата рассчитывается как процент от выполнения каких-либо работ, то в данном столбце указывается размер процентов;
  6. Если предусмотрены доплаты, то они указываются в соответствующих столбцах «Надбавки» в виде процентов;
  7. Формат зафиксированного значения;
  8. Надбавки, принадлежащие к другим категориям;
  9. Столбец должен быть заполнен в случае одного измерения тарифа по определенной ставке и вероятных дополнительных выплат. Если единицы измерения данных показателей разные, то ставится знак «-«, а в следующем столбце указываются ссылки на документы, где содержится информация об оплате;
  10. Заполняется любая информация, имеющая даже косвенное отношение к любому из ранее заполненных столбцов. Это может быть формирование дополнений к основным договорам, приказы различного направления, касающиеся данного вопроса.

Представленный бланк, содержащий информацию о расписании, бывает достаточно объемным по количеству страниц.

Если документ содержит более одной страницы, то в обязательном порядке необходимо прошить и скрепить текст.

Место скрепления необходимо снабдить соответствующими подписями и поставить печать. Ответственные сотрудники, уполномоченные совершать данные процедуры, оставляют свои подписи в предназначенных для этого строках на последнем пронумерованном листе.

Если документ требует визы на каждой странице, то для этого нужно предусмотреть дополнительное место на листе. На самом бланке штатного расписания печать проставлять необязательно.

Внесение изменений

Вносить изменения без причины нельзя.

Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», официально допустимо корректировать данные без сокращения предыдущих.

То есть все столбцы, разделы остаются на месте. Разрешается расширить основную информативную часть расписания дополнительными графами.

Все изменения, которые осуществляются в документе, должны сопровождаться приказом. Название приказа вытекает из самого процесса.

При этом каждое изменение должно иметь основание:

  • оптимизация управленческой функции;
  • реорганизационный процесс на предприятии;
  • сокращение штата;
  • предотвращение удвоения выполняемых обязанностей;
  • создание управленческих центров и т.п.

Изменение должности сотрудника осуществляется только получив его письменное согласие.

Периодичность составления штатного расписания

Когда у компании часто увольняются сотрудники, то данный документ претерпевает какие-либо корректировки не более одного раза за текущий месяц. Когда присутствует средняя текучесть кадров, новая корректировка составляется один раз за последние шесть месяцев.

В том случае, когда никаких изменений не происходит за последний календарный год, то данное расписание остается без изменений, но с начала нового календарного года рекомендуется ему присвоить следующий порядковый номер.

Способы внесения изменений

Для утверждения издается приказ.

Все коррективы, затрагивающие штатное расписание (изменение в названии должностей, сокращения или расширение штата, снижение или увеличение зарплат и т.п.), осуществляются нижеуказанными способами:

  • издание приказа (распоряжения), если изменения небольшие;
  • если же изменению подлежит значительный объем информации, то создается новая версия документа и он заново подлежит утверждению, ему присваивается новый порядковый номер.

Сроки согласования и утверждения штатного расписания

  1. Все сроки предусматриваются организацией и должны быть прописаны в ее внутренних документах и инструкциях;
  2. Составленное расписание согласовывается (если это предусмотрено) с утвержденными лицами и подписывается согласно форме и главным бухгалтером;
  3. Если утверждены другие подписи, тогда в форму необходимо внести соответствующие изменения;
  4. После согласования и подписания, издается приказ (распоряжение).

Как правильно утвердить

В случае возникновения потребности в изменении в находящемся в действии штатном расписании, лицо, отвечающее за его составление, оформляет официальное обращение к руководителю компании с просьбой осуществить указанные изменения с обязательным обоснованием и указанием причины осуществления данных изменений.

Руководитель дает указание соответствующему лицу издать приказ.

Основная часть (текст) приказа должна включать основания внесения изменений и распоряжение с указанием местоположения вносимых изменений.

Из этого видео вы узнаете о штатном расписании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector