Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ об утверждении номенклатуры дел образец 2021 nalognalogru

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел на 2021-2021 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры. Она направлена на решение таких задач, как:

  1. подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.
  2. облегчение передачи материалов, составления описей;
  3. классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
  4. облегчение поиска необходимых материалов;

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму.

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2021 год

Где хранить Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  3. государственные и муниципальные;

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

И снова о приказах

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им. Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2] – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.
Читать еще:  Хранение документов в организации Сроки хранения документов организаций

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Читать еще:  Верховный суд объяснил как действует соглашение о разделе имущества

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

(ОАО «Падающая комета»)

ПРИКАЗ

« 25 » июня 2014 г. № 38

Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

Директор Д.В. Барабайкин

или другой вариант

В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

Директор У.А. Барабайкин

Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Итоговая запись к номенклатуре дел организации

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Читать еще:  Предельная база для начисления страховых взносов в 2021 году

Размер файла документа: 43,5 кб

Итоговая запись к номенклатуре дел организации является частью номенклатуры дел организации. Она отражает количество указанных в документе дел, дифференцируя их по срокам хранения.

Назначение записи

Все официальные документы предприятия (организации) подлежат учету и классификации, поскольку не только могут иметь значение для работы самой организации, но и являться объектами культурного, научного и другого интереса.

Учет документов осуществляется с помощью номенклатуры дел организации, которая составляется в начале работы организации и затем перерабатывается каждые 3-5 лет (но возможно и чаще, например, при изменении организационной структуры предприятия).

Данный документ отражает количественный и качественный состав документов организации, позволяет упорядочить работу с ними, упрощает определение ценности тех или иных документов. Кроме того, на основании номенклатуры дела государственных и муниципальных организаций передаются в объединенный городской или муниципальный архив.

Сразу отметим, что, несмотря на то, что частные компании свои дела в объединенные архивы передавать не обязаны, они также несут ответственность за хранение документов согласно нормам действующего законодательства РФ.

При составлении номенклатуры дел решаются следующие задачи:

  1. определяется для каждой группы однородных документов (дел) срок хранения, по истечении которого документ может быть уничтожен;
  2. выделяются документы, не подлежащие уничтожению, то есть те, которые будут храниться постоянно либо в архиве самой организации, либо в городском архиве.

Эту информацию в обобщенном виде и содержит итоговая запись.

Определением ценности и соответственно сроков хранения документов занимается экспертная комиссия, которая назначается приказом по организации. Она созывается из числа наиболее компетентных в документоведении работников организации.

Для облегчения процедуры определения ценности той или иной группы документов используются разнообразные типовые перечни, например, Типовой перечень архивных документов, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558. Отдельные ведомства сами составляют для себя свои перечни.

Составление итоговой записи

Как правило, сначала под методическим руководством работника (начальника) отдела документационного обеспечения или архивариуса разрабатывается номенклатура дел по подразделениям, из которой впоследствии формируется сводный документ, утверждаемый на уровне руководства предприятия.

Итоговая запись в обоих случаях будет составляться по единому образцу, который содержится в Правилах работы архивов, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 года №526.

Сама запись располагается сразу после таблицы номенклатуры дел и включает следующие разделы:

  1. »шапку», содержащую название фонда (организации) и год, совпадающий с годом утверждения номенклатуры, а также название документа;
  2. информацию об общем количестве дел, переходящих делах и делах с отметкой ЭПК в случае, если предприятие является источником комплектования ведомственного архива;
  3. информацию о количестве дел постоянного, длительного (11 лет и более) и временного (10 лет и менее) хранения, в том числе, переходящих и дел с отметкой ЭПК;
  4. дату, подпись, должность руководителя отдела делопроизводства или делопроизводителя, ответственного за архив;
  5. в случае если документы передаются в ведомственный архив — отметку о передаче сведений в архив с датой, подписью и должностью лица, передавшего данные.

Поскольку итоговая запись является неотъемлемой частью номенклатуры дел организации, срок ее хранения совпадает со сроком хранения номенклатуры дел (хранится постоянно).

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector