Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях

Инструкция: как хранить документы в архиве

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

  • кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
  • хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
  • бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

  • предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
  • предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
  • избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

  • архивохранилище;
  • помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
  • помещение для использования бумаг, например читальный зал;
  • кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

  • вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
  • противопожарной системой;
  • решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

  • расстояние между рядами — не менее 120 см;
  • проход между стеллажами — не менее 75 см;
  • между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
  • между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
  • между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документаСрок храненияПункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные5 лет518
Положение о контрактной службеПостоянно217
Прайс-листы10 лет234
Трудовые договоры50 или 75 лет435
Табели учета рабочего времени5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

  1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
  2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

  • выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
  • в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
  • ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
  • сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Регламентация архивного хранения электронных документов

11 ноября 2014

Как законодательство регламентирует архивное хранение электронных документов?

Начальник ОДОУ, г. Ульяновск

Комментирует Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, Digital Design.

Общие вопросы работы с документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами, в т. ч. касающиеся электронных документов, оговорены в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (одобр. Советом Федерации Федерального Собрания РФ 13.10.2004). Порядок хранения, учета и использования архивных документов определяют:

  • на уровне архивов организаций – Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Однако формально Основные правила работы архивов организаций не были утверждены Минюстом, а только одобрены Коллегией Росархива, и имеют неясный правовой статус. Активной научно-методической работой в области электронных документов занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

На сегодняшний день действуют следующие положения:

  • Сроки хранения электронных документов устанавливаются такие же, как и для документов на бумажном носителе, то есть в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.

Например, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).

  • Электронные документы включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях, с отметкой в графе «Примечания» о том, что дело ведется в электронном виде.
  • Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы – жизненный цикл современных СЭД и форматов файлов это позволяет (такие документы допускается не оформлять в дела полностью и не передавать на ведомственное хранение).
  • Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации (специализированного электронного архива).
  • Конкретные рекомендации по передаче электронных документов в архив, учету, хранению, конвертированию в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, самостоятельно разрабатываемых в организации на основе действующего законодательства, с учетом методических указаний курирующей архивной организации (при ее наличии). Документы, разработанные ВНИИДАД в 2013 году, например, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», довольно подробно описывают порядок организации архивов электронных документов.

На практике эти рекомендации и регламенты по ведению архивного делопроизводства в конкретных организациях используются при создании систем архивного хранения.

Есть ряд технических особенностей и аспектов, которые следует учитывать при организации архивного хранения электронных документов, например:

  • выбор формата файлов и носителей, способных обеспечить читаемость документов в долгосрочной перспективе;
  • создание инфраструктуры системы долговременного хранения – поддержка работоспособности прикладного ПО для открытия документов, резервирование данных, периодическое обновление носителей и т. д.;
  • необходимость защиты персональных и конфиденциальных данных по ряду документов;
  • использование «усовершенствованной ЭЦП», которая содержит time stam («штамп времени»), т. е. отметку о дате подписания документа и о действительности ЭЦП на момент подписания (требуется для обеспечения возможности подтверждения подлинности подписанных ЭЦП документов через несколько лет).

Для понимания технической стратегии организации долговременного хранения документов можно ориентироваться, например, на следующий документ: ГОСТ Р 54989-2012/ISO/ TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

В то же время одной из серьезных проблем, связанных с использованием электронных документов в организациях – источниках комплектования федеральных и государственных архивов, является то, что подавляющее большинство из них, формально декларируя способность осуществлять приемку, хранение и использование таких документов, фактически еще не готовы к этому.


СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№ 11 201488

Какой срок хранения документов в архиве организации?

  • Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
  • Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
  • Нюансы исчисления сроков хранения
  • Итоги

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Изменение правил и учёта и хранения конструкторской документации

Утвержден и введен в действие
Постановлением Госстандарта СССР
от 17 марта 1988 г. N 614

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation.
Registration and storage rules

ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)

(в ред. Изменения N 1, введенного в действие
Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

Дата введения
1 января 1989 года

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. Разработан и внесен Государственным комитетом СССР по стандартам.
Исполнители: В.Ф. Курочкин, канд. техн. наук; П.А. Шалаев, канд. техн. наук; Б.С. Мендриков; С.С. Борушек; Е.А. Лобода; В.Г. Мартынов; Л.Д. Амирджанянц; А.Ю. Воронова.
2. Утвержден и введен в действие Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 17.03.1988 N 614.
3. Исключен с 1 сентября 2006 года. — Изменение N 1, введенное в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст.
4. Взамен ГОСТ 2.501-68, ГОСТ 3.1111-77 (в части разд. 2).
5. Ссылочные нормативно-технические документы

────────────────────────────────────────┬─────────────────────────
Обозначение НТД, на который дана ссылка │ Номер пункта, подпункта
────────────────────────────────────────┼─────────────────────────
ГОСТ 2.102-68 │ 2.1
ГОСТ 3.1201-85 │ 2.9, 4.2
ГОСТ 13.1.002-2003 │ 2.1
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.051-2006 │ 2.1
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.301-68 │ 2.3
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов, выполненных в бумажной и электронной формах, (далее — документы), изделий всех отраслей промышленности.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с Приложением 1.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
1.2. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов (далее — подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и Приложением 2 *.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
———————————
Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в Приложении 5.
(сноска введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
(п. 1.3 введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102-68 и ГОСТ 13.1.002.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль не допускается*.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:
— инвентарный номер документа;
— дата регистрации;
— обозначение документа;
— наименование;
— число листов в документе;
— формат документа по ГОСТ 2.301;
— кем выпущен документ;
— подпись о приемке документа на хранение;
— примечание (при необходимости).
Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с Приложением 3. При автоматизированной регистрации — инвентарную книгу выполняют в электронной форме.
(п. 2.3 в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер*.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Абзац исключен с 1 сентября 2006 года. — Изменение N 1, введенное в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст.
2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.
2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в Приложения 3.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.
2.8. Подлинники конструкторских документов следует хранить поформатно в порядке возрастания обозначений документов в бумажной форме в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений документов в пределах изделия без учета форматов*.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201-85 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.
Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.
Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.
Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и А3 в соответствии с Приложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.
Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.
3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.
3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.
В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).
3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.
3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник N. » с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N. » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Исключен с 1 сентября 2006 года. — Изменение N 1, введенное в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст.

Приложение 1
Рекомендуемое

СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.
2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.
3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. 1 и 2, цифрами на линиях сгибов.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Как получить социальномедицинское и патронажное обслуживание на дому
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector