Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Показатели для фотографии рабочего дня секретаря организации образец заполнения

Примерная схема рабочего дня секретаря

Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности

исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 — напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Бизнес в плюс

О кадровых документах просто

Задайте свой вопрос

По телефону +7 (905) 337-22-25

Супер-предложение!

Подпишись на сообщения группы и получи книгу в подарок!

  • перейдите в группу
  • станьте участником
  • нажмите зеленую иконку «Получать новости», выберите «Подписаться» и «Разрешить»

Стань участником группы

Полезные книги

Выбрать книгу по трудовым отношениям

Как фотографией рабочего дня обосновать ненужность периодического медосмотра для офисных работников

Роструд считает, что персонал, занятый более 50% рабочего времени работой на ПК, обязан проходить медосмотры в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. Не будем спорить с проверяющей инстанцией, а научимся документально фиксировать продолжительность работы непосредственно с компьютером. Наша цель — обосновать отсутствие медосмотров бухгалтера, кадровика, специалиста по ОТ и других офисных работников.

Как измерить продолжительность работы на ПК

На портале онлайнинспекция.рф чиновники Роструда в ответе на вопрос одного из работодателей пояснили:

«Если работник при осуществлении трудовой деятельности подвергается воздействию электромагнитного поля от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени), то он обязан один раз в два года проходить медицинский осмотр независимо от результатов специальной оценки условий труда. По нашему мнению, замер рабочего времени (фотографирование рабочего времени) может использоваться для подтверждения продолжительности работы с компьютером».

Таким образом, работодатель может самостоятельно подсчитать точное время работы на ПК с помощью фотографирования рабочего времени.

Фотография рабочего дня (ФРД) — это один из методов анализа деятельности работника. Он заключается в том, что специально обученный наблюдатель весь рабочий день находится рядом с работником, фиксирует каждое его действие и документирует все без исключения затраты времени.

С помощью ФРД можно определить:

  • сколько времени работник тратит на тот или иной вид работы;
  • сколько времени уходит на личные нужды и непроизводительные действия;
  • за счет чего можно увеличить производительность труда работника;
  • реально ли упростить какие-либо действия и целесообразно ли их делегировать кому-то другому;
  • причины невыполнения норм труда или заданий.

Как организовать и провести замеры с помощью ФРД

Процесс наблюдения за затратами рабочего времени провести не так просто как кажется на первый взгляд. Все действия нужно спланировать. Работа проводится в три этапа.

Этап 1. Подготовка к исследованию

На этом этапе важно:

  • Определить цели проведения ФРД. В зависимости от цели будем выбирать методику проведения исследований (будем наблюдать явно или скрыто, индивидуально или по группам работников).

В нашем случае цель ФРД – зафиксировать продолжительность взаимодействия работника непосредственно с ПК (сколько именно рабочих минут он считывает или вводит информацию, работает на ПК в режиме диалога). Для этой цели фотографию рабочего дня можно делать открыто, известив работника заранее о данной процедуре и ее целях. Целесообразно также вести замеры времени для каждого работника отдельно.

  • Подготовить наблюдателей, провести с ними инструктаж или обучение. От правильных действий наблюдателей будет зависеть точность и объективность полученных результатов. Важно, чтобы они не вмешивались в трудовой процесс, не отвлекали работника и вообще были максимально незаметны.
  • Разработать и согласовать бланки карт ФРД. Во-первых, заполненный и подписанный бланк станет официальным документом, на основании которого будут приниматься управленческие решения. Во-вторых, бланк должен предусматривать отражение именно той информации, ради которой затевается весь процесс ФРД.
Читать еще:  Договор аренды предприятия. образец заполнения и бланк для скачивания 2021 года

В нашем примере в листе наблюдений важно отразить информацию о взаимодействии работника с ПК при выполнении отдельных рабочих действий.

  • Определить оптимальное время проведения ФРД. Не рекомендуется проводить замеры в конце и в начале месяца, когда скапливается много работы или нужно готовить срочную отчетность. Лучшими днями является середина недели или месяца.

Этап 2. Проведение наблюдения

Фиксировать действия работника нужно непрерывно в течение всего рабочего дня. Это могут делать наблюдатели, а можно доверить это системе видеонаблюдения или специализированным компьютерным программам.

Работник должен выполнять свои обязанности в обычном для него ритме. В процессе наблюдения все действия работника заносят в карту фотографии рабочего времени (наблюдательный лист). Образец карты можно подсмотреть в приложении № 2 к Методическим рекомендациям, утвержденным приказом Минтруда России от 31.05.2013 № 235. Но эти рекомендации разработаны для федеральных органов исполнительной власти, а коммерческие организации наблюдательный лист могут доработать под свою специфику. Например, для наших целей важно добавить графу «Работа с ПК»:

Время начала действияВремя окончания действияДлительность действия, мин.Выполняемая работа (действие)Работа с ПКПримечание
123456

Записывать показания нужно в реальном времени, при этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи»: беседы на личные темы, перекуры и пр.

В графах 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия. В графе 4 описывает действия, в графе 5 делает отметку, если работник непосредственно работал на ПК (вводил или считывал информацию, работал в режиме диалога). Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие. Обеденный перерыв следует исключить или указать отдельной строкой.

Этап 3. Анализ полученных результатов

Анализ начинают с заполнения графы 3 наблюдательного листа. Здесь высчитывают общую продолжительность времени по каждой строке.

Графа 6 может применяться для разных целей. Обычно в ней проставляют индекс затрат рабочего времени, чтобы проанализировать, какие затраты преобладают. Индексы организация может разработать самостоятельно. В качестве примера можно предложить следующие:

ИндексРасшифровка затрат рабочего времени
ПЗОрганизация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания)
ОПОперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
ОТВремя на отдых (установленные перерывы)
ОТЛВремя на личные надобности и отдых между действиями
НТДПотери времени (опоздания, самовольные отлучки, преждевременный уход с работы, занятие личными делами и др.)

В нашем случае индексы можно не проставлять, ведь целью ФРД является только подсчет времени работы непосредственно на ПК.

Совет:

Проведение ФРД требует больших временных затрат нескольких работников, поэтому расточительно не использовать все возможности исследования. Даже если вы затеваете замеры с целью обосновать отсутствие медосмотров для офисных работников, поставьте и другие задачи, например, выявить причины нерационального использования рабочего времени.

Карта ФРД может выглядеть следующим образом:

Теперь нужно посчитать время непосредственной работы с ПК. В нашем случае получилось всего 183 минуты, что составляет 3 часа 3 минуты. Мы зафиксировали, что на работу непосредственно с компьютером секретарь тратит меньше 50% рабочего времени.

Полученную карту ФРД можно использовать и для анализа производительности труда. Можно, например, посчитать процент использования рабочего времени по каждому индексу. Рассчитаем коэффициент К1 по каждому индексу (долю вида затрат в общем времени наблюдения):

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 410 / 540 × 100 % = 76,0 %;

К1(ОЛН+ОТ) = 88 / 540 × 100 % = 16,3 %;

К1(НТД) = 17 / 540 × 100 % = 3,1 %.

Результаты можно свести в таблицу:

Баланс рабочего времени
Индекс рабочего времениОписаниеОбщая продолжительность, мин.Процент от общего времени наблюдения (К1), %Общее время наблюдения, мин.
ПЗОрганизация рабочего места и заключительные работы254,6540 мин. (9 ч)
ОПОперативное время (время непосредственного выполнения заданий)41076,0
ОТЛЗатраты времени на отдых и личные надобности8816,3
НТДНарушения правил трудовой дисциплины173,1
Итого540100

Как придать юридическую значимость результатам замеров

Чтобы процедура приобрела законный статус, нужно издать приказ о проведении ФРД. С приказом знакомят под подпись всех работников, в отношении которых будут проводиться замеры времени. В приказе указывают:

  • объект, цели и задачи исследования,
  • перечень рабочих мест, на которых будет проводиться ФРД;
  • перечень экспертов-наблюдателей или состав наблюдательной комиссии.

Для объективности нужно составить не менее трех карт ФРД по одному рабочему месту. С картами ФРД работников знакомят под подпись.

При необходимости можно разработать локальный акт, регулирующий процесс фотографирования рабочего времени. В локальном акте прописать цели ФРД, регламентировать сам процесс наблюдения, зафиксировать формы наблюдательных листов, оговорить возможности применения. Например, по результатам ФРД можно принять решение:

  • о перераспределении обязанностей между работниками подразделений,
  • о делегировании некоторых задач другой компании на аутсорсинге,
  • о проведении обучения,
  • об обновлении оборудования или введении новых технологий работы.

После проведения ФРД целесообразно издать приказ об утверждении результатов анализа замеров. Этот приказ составляется в свободной форме. Его цель – зафиксировать результаты и дать распоряжение о применении результатов замеров.

Показатели для фотографии рабочего дня секретаря организации образец заполнения

Включение компьютера, принтера, ксерокса

Компьютер, принтер, ксерокс

Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

Запрос у главного склада информации о наличии материалов

Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету

Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал

Компьютер, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

Составление ежемесячного плана закупок

Компьютер, принтер, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Прием и обработка документов, связанных с закупкой

Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Выход по личным надобностям, перекур

Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад

Читать еще:  Типовая должностная инструкция экономиста в бюджетном учреждении

Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат

Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках

Компьютер, подключение к Интернету

Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени:

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН — затраты времени на отдых и личные надобности;

НТД — нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1–3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста.

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1, который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1, отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам.

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам

Классификатор рабочего времени

Общая продолжительность, мин.

Процент от общего времени наблюдения (К1), %

Общее время наблюдения, мин.

Организация рабочего места и заключительные работы

Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)

Затраты времени на отдых и личные надобности

Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины, так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании.

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Читать еще:  Какие сроки предусмотрены для предъявления и рассмотрения требований по недостаткам товара?

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

Интересные статьи:

Лучший способ организовать время Используя специальную компьютерную программу, IT-компания Draugiem Group провела исследование продуктивности сотрудников.…

Понятие шестидневной рабочей недели, законодательная база В главе 16 Трудового кодекса РФ предусматривается установление режима…

Онлайн журнал для бухгалтера Для чего нужен табель учёта рабочего времени Табель учёта рабочего времени,…

Основные показатели формулы расчета Рассмотрим основные показатели расчета по отдельности. Календарный В первую очередь календарный…

Расчет баланса рабочего времени Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета…

Показатели для фотографии рабочего дня секретаря организации образец заполнения

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

  1. Прийти на работу за 15 мин до прихода руко­водителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в поря­док, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
  2. Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
  3. Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По осталь­ным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю кор­респонденцию, предварительно не проработав ее. Ре­комендуется для облегчения ознакомления руководи­теля с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секре­тарь должен подобрать документы, относящиеся к во­просам, содержащимся в корреспонденции, чтобы ру­ководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
  4. Доложить руководителю о корреспонденции.
  5. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на сле­дующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих за­писях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последо­вательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выпол­нению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 — напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
  6. Передать по телефону или лично указания ру­ководителя соответствующим исполнителям, напом­нить исполнителям об истекающих сроках исполне­ния документов.
  7. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руко­водитель и секретарь устанавливают постоянное вре­мя для этой работы в первой половине дня, продол­жительность около получаса.
  8. Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
  9. Подшивка документов в дела.
  10. Выполнение машинописных работ.
  11. Организация копирования и размножения до­кументов в соответствии с указаниями руководителя.

Во второй половине дня.

  1. Продолжение работы с телефоном и посетите­лями.
  2. Повторно получить и обработать корреспон­денцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
  3. Наметить мероприятия на следующий день.
  4. Доложить руководителю о поступившей кор­респонденции и исполненных документах, взять у ру­ководителя отработанные им документы.
  5. Обработать и отправить исходящую коррес­понденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

  1. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости под­готовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
  2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необхо­димой информацией.
  3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с докумен­тами, выключить из сети технические средства.

От того, насколько рационально будет спланиро­вано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководи­теля.

Хороший секретарь считает непреложной обязан­ностью проявлять тактичное внимание к руководите­лю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопони­мание достигнуто, руководитель может передать сек­ретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря-референта — умение быть чутким посредником между руководителем и сотруд­никами. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум уси­лий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и ха­рактер руководителя, секретарь может в случае не­обходимости оказать помощь сотрудникам в органи­зации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам ру­ководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подраз­делений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных во­просов: необходимость получения срочной информа­ции, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с со­трудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю при­ходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указа­ния, контролировать их выполнение. В практике се­кретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь мно­гое зависит от профессионализма и гибкости поведе­ния секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector