Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Печать на документах как правильно ставить ГОСТ Р 70972016

Штамп для исполнительной схемы. Требования к составу, содержанию и оформлению

В большинстве случаев оформление исполнительной схемы регламентируется нормативной документацией, а именно ГОСТ Р 51872-2002 «Документация исполнительная геодезическая Правила выполнения». В соответствии с этим нормативным документом различают три типа исполнительных схем, каждый из которых имеет свои особенности в оформлении:

  • Исполнительная схема элементов зданий и сооружений, благоустройства и геодезической разбивочной основы. Штамп (основная надпись) размещается в правом нижнем углу схемы и оформляется в соответствии с приложением «Ж»ГОСТ Р 21.1101-2013. Штамп для исполнительной схемы приведен ниже.
  • Исполнительная схема на инженерные сети внутри зданий и надземные сети. В соответствии с пунктом 1.6 ГОСТ Р 51872-2002 в качестве основы для данного типа схем рекомендуется использовать рабочие чертежи, входящие в состав проектной документации. Соответственно штамп таких схем оформлен аналогично рамке рабочего чертежа.
  • Исполнительная схема на подземные сети и сооружения. Штамп (основная надпись) размещается в правом нижнем углу схемы и оформляется в соответствии с приложением «В» (ГОСТ Р 51872-2002). Штамп для исполнительной схемы приведен ниже.

Рамка исполнительной схемы на элементы зданий и сооружений, благоустройство и геодезическую разбивочную основу

Информация, которую необходимо занести в штамп исполнительной схемы:

Поле 1. Обозначение (шифр) документа.

Поле 2. Наименование объекта строительства.

Поле 3. Наименование здания (сооружения), а также при необходимости вид строительства (капитальный ремонт, техническое перевооружение, реконструкция).

Поле 4. Наименование изображения, которое размещено на листе.

Поле 5. Условное обозначение вида документации. В случаи исполнительной схемы, как правило, ставят – ИД.

Поле 6. Номер листа по порядку. На схемах, которые состоят из одного листа, поле не заполняют.

Поле 7. Общее количество листов. Графу заполняют только на первом листе.

Поле 8. Наименование организации, которая разработала схему.

Поле 9. Характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ (разработал/проверил).

Поля 10-12. Фамилии и подписи лиц, указанных в графе 10, а также дата подписания схемы.

Рамка исполнительной схемы на подземные сети и сооружения

Информация, которую необходимо занести в штамп исполнительной схемы:

Поле 1. Наименование строительно-монтажной организации, которая выполнила работы.

Поле 2. Наименование организации-заказчика (застройщика).

Поле 3. Наименование проектной организации.

Поле 4. Номер, шифр и дата выпуска проектной (рабочей) документации.

Поле 5. Данные о согласовании проекта.

Поле 6. Наименование исполнительной схемы, адрес объекта и длина трассы.

Поле 7. Номер и дата выдачи разрешения на выполнение строительно-монтажных работ.

Поля 8-11. Должности, фамилии, подписи исполнителей и ответственных руководителей работ, дата подписания схемы.

Многих интересует вопрос – кто подписывает исполнительные схемы? В соответствии с пунктом 4.10 ГОСТ Р 51872-2002 схемы должны быть подписаны ответственным производителем работ, а также руководителем строительно-монтажной организацией, выполнившей предъявляемые работы. Если исполнительная съемка выполнялась сторонней организацией, то схема подписывается также руководителем такой организации или уполномоченным им лицом.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги.

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России : статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 . В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Читать еще:  Надо ли регистрировать право собственности на приватизированную квартиру?

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см ( Приказ 244-ст от 14.05.2018 ).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации , эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Проставить или поставить печать как правильно

Новый ГОСТ применяется на добровольной основе. Для терпеливых и внимательных ГОСТ дает ответы на массу вопросов, о том, как лучше создавать документ. Как нумеровать страницы, какой шрифт использовать, какие соблюдать отступы и межстрочные интервалы.

Новым ГОСТом определено, что печать на подпись ставить не нужно. Печать не должна захватывать подпись, против привычки делать совсем наоборот.

По случаю введения нового ГОСТа актуализируем правила заверения копий бумажных документов для представления в налоговую.

Копии документов в налоговую заверяет своей подписью руководитель либо уполномоченное доверенностью лицо (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если в документе листов много, то можно либо заверить каждую страницу, либо сшить документ, пронумеровать листы и заверить сразу всю прошивку.

Подробные правила таких подшивок приведены в Письме Мифнина:

— сшиваются не более 150 листов;

— нумерация сплошная, каждого листа арабскими цифрами, начиная с единицы;

— листы сшиваются прочной нитью на 2- 4 прокола и концы выводятся на оборотную сторону последнего листа;

— на оборотную сторону последнего листа, на место скрепления прошивки наклеивается бумажный прямоугольник, примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм. Наклейка должна укрыть место скрепления полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;

— на наклейке указывается количество листов цифрами и прописью, ставиться подпись руководителя или лица по доверенности, фамилия, инициалы, должность и дата.

— Печать ставиться частично на наклейку, частично последний лист.

Пачка должна быть сшита таким образом, что бы не повредить копии документов и дать возможность их чтения и копирования, т.е. не сшивать «намертво» всю подшивку.

Прошиты должны быть однородные документы. Нельзя сшивать вместе разные истребованные документы и заверять всю пачку Письма Минфина от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 N АС-4-2/16459.

ПРОСТАВИТЬ — ПРОСТАВИТЬ, влю, вишь; вленный; совер., что (офиц.). Написать, вписать в специально оставленное место. П. дату в документе. П. оценки в школьный дневник. | несовер. проставлять, яю, яешь. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949… … Толковый словарь Ожегова

проставить — угостить, вставить, вписать, поставить, поставить угощение, проставиться, выставиться, выставить Словарь русских синонимов … Словарь синонимов

Проставить — сов. перех. см. проставлять Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Читать еще:  Миграционная оптимизация ИП что про это нужно знать

проставить — проставить, проставлю, проставим, проставишь, проставите, проставит, проставят, проставя, проставил, проставила, проставило, проставили, проставь, проставьте, проставивший, проставившая, проставившее, проставившие, проставившего, проставившей,… … Формы слов

проставить — прост авить, влю, вит … Русский орфографический словарь

проставить — (II), проста/влю, та/вишь, вят … Орфографический словарь русского языка

проставить — влю, вишь; св. что. Написать, вписать какие л. данные. П. дату и номер в справке. П. сумму в счёте. П. в журнале оценки ученикам. ◁ Проставлять, яю, яешь; нсв. Проставляться, яется; страд … Энциклопедический словарь

проставить — влю, вишь; св. см. тж. проставлять, проставляться что Написать, вписать какие л. данные. Проста/вить дату и номер в справке. Проста/вить сумму в счёте. Проста/вить в … Словарь многих выражений

проставить — про/став/и/ть … Морфемно-орфографический словарь

проставить дату — пометить числом, датировать, пометить датой, выставить число, поставить число, поставить дату, выставить дату, проставить число Словарь русских синонимов … Словарь синонимов

Немного о печати

В обычной жизни человек не использует печати. Если требуется идентификация личности, можно поставить отпечаток пальца. Это индивидуальный знак.
А для решения деловых вопросов с глубокой древности люди стали применять приспособления, их делали из камня, кости, ценных пород дерева. У правителей этой цели служили перстни.

В настоящее время печать — это устройство, клише, изготовленное из резины или полимера, которое служит для нанесения оттиска на бумаге с полным названием фирмы, местом её нахождения и другими данными.
Проставление печати – это ритуал, священный акт, который скрепляет договоренности.

Иметь или не иметь?

Как в песне: «Думайте сами, решайте сами».

Так ли важно наличие этого знака на документе?

Еще 40 лет назад при СССР было принято Положение о порядке использования печати и оно действует до настоящего времени.

  • гербовые печати (ГОСТ Р 51511-2000)
  • основные для мелкого бизнеса, адвокатов, нотариусов, врачей, требования к ним не такие жесткие;
  • и дополнительные, для разных направлений деятельности.

Гражданское законодательство не слишком строгое в этой области, впрочем, как и всегда, запутанное. Даже не прописано четко и однозначно, например, в ГК РФ, надо или нет всем юридическим лицам иметь печать. На основании федерального закона, который вышел не так давно (82-ФЗ от 06.04.2015) фирма, начиная с 2015 года имеет право работать без печати, если это прописано в Уставе. Индивидуальный предприниматель также может работать без печати (подробнее в этой статье).

Долгое время законодатели бились над вопросом – нужен ли оттиск в трудовой книжке. В 2017 г. Спорный вопрос был решен, теперь, если частный предприниматель работает без печати, то в трудовой её не будет.
Но чаще всего такие моменты решаются в суде, т.к. и работники, и сотрудники ПФР придираются к отсутствию печати.

Итог сей басни — выгодней и проще иметь печать, чем постоянно доказывать, почему её нет.

В чем разница между печатью и штампом

Наличие печати служит подтверждением подлинности, а штамп ставят для замены повторяющихся надписей.
Куда и зачем ставится печать?
Печать – это важный деловой элемент практически каждой организации и относится к ней надо ответственно.

Фирмы, которые ответственно подходят к этому делу, пишут инструкцию по ГОСТу ведения документооборота и архивного дела, в которой указывают:

  • перечень штампов, факсимиле и печатей;
  • место, где они будут храниться;
  • список сотрудников, отвечающих за хранение и имеющих право использовать их;
  • непосредственно правила использования;
  • список документов, требующих проставления печати.П

Передача осуществляется под расписку в журнале учета. Место для него — в сейфе.
Только подлинные документы заверяются печатью для подтверждения их юридической силы.

Если вы видите метку «М.П.» смело ставьте туда. Главное, она не должна перекрывать подписи и расшифровку.

И ни-ни, даже не думайте ставить вашу дорогую печать на чистых листах. Такое легкомыслие может обернуться потом судебными разбирательствами. В наш век технического прогресса документы могут подделать, да и само предприятие может подвергнуться рейдерскому захвату.

Также при разработке клише стоит использовать защитные элементы: редкие шрифты, искажения или имитация дефекта, микротекст, контрольные знаки, называемые «цербер», видимые только при ультрафиолетовом свете, растровое поле. Специалисты вам подскажут.

Понятно, что невозможно себя застраховать от подделки на 100%, если ваше предприятие заинтересует такого рода деятелей.

Печать или штамп – вот в чем вопрос? Чем они отличаются?

Вопрос о том, где нужна печать на документах, а где можно обойтись штампом, возникает у руководителей предприятий регулярно. Дело в том, что ГК РФ рекомендует ставить оттиск только, если это предусмотрено правовыми актами или соглашением сторон.
Давайте разбираться!

У себя в организации руководитель может составить собственный перечень документов, на которых нужна печать. Издается приказ со списком руководящих лиц, имеющих право подписи.
Согласно Трудовому Кодексу деловые бумаги, т.е. приказы, договоры, доверенности и прочее, будут считаться действительными и без неё по ст. 67 ТК РФ.

Читать еще:  Обязаны ли вузы бесплатно предоставлять студентам учебные материалы?

Первичные документы, т.е. накладные, счета составляются по официально утвержденным унифицированным формам, следовательно, если там есть знак «М.П.», то печать обязательна.

Штампы необходимы там, где часто приходится на документы проставлять какой-нибудь повторяющийся текст. Реквизиты компании, слово «оплачено» или «копия верна», гриф «секретно» и другая информация.
Для использования штампов подходят копии документов, выписки, заверение справок. Они могут быть прямоугольными или треугольными. Работники, использующие их, отвечают за их сохранность.

Также отметим, что все больше организаций переходит на использование электронно — цифровой подписи ЭЦП для налоговой отчетности, а в судейской практике оттиск печати квалифицируется уже не как обязательный, а лишь как дополнительный реквизит.

Утилизировать или выбросить — как правильно?

Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать?
Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро. Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения. Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.

Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.

Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.

Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно.
Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно. Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой «незамысловатой» защиты руководитель мог «поймать» нарушителя.

Организационно-распорядительные документы. Как правильно поставить печать на документ?

В 2016 году приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии утвержден и введен в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования, предъявляемые к оформлению организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам относятся, например, уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Нужно заметить, что в соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, когда изготовитель и (или) исполнитель публично заявляют о соответствии продукции национальному стандарту.

Соответственно, положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно брать в качестве ориентира, а отступление от его требований не является нарушением.

При взаимодействии организаций, субъектов экономической деятельности (ИП, ООО, АО и др.) приходится оформлять документы, которые необходимо заверить печатью.

И тут встает вопрос, как и где поставить печать? На подпись должностного лица или рядом?

Отвечает на вопрос пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Цитирую:

5.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Таким образом делаем вывод, что оттиск печати не должен накладываться на подпись и закрывать её.

В случае, если приходится заверять многостраничный документ, то действуют по правилам установившейся деловой практики. В частности, такого правила придерживается Минфин России, разъяснивший это в письме от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 «О заверении копий документов, представляемых в налоговые органы».

В качестве примера способа заверения многостраничного документа можно заимствовать способ, утвержденный Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 в инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

Если документ состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы. Листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа. Также возможно скрепление листов документа скобой с использованием степлера. На оборотной стороне последнего листа документа поверх место скрепления, т.е. хвосты сшивающей нити либо скобу для степлера, фиксируют бумажной наклейкой. На наклейку наносится заверительная надпись «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____», подпись скрепляется печатью. Печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

При прошивке многостраничного документа нужно помнить о соблюдении следующих правил:

-каждый документ в подшивке должен быть последовательно пронумерован и полностью читаться, включая даты, визы, резолюции и пр.;

-должна быть обеспечена возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в подшивке современной копировальной техникой;

-при работе с документом не должно происходить механическое разрушение (расшивка) документа.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector