Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец заполнения табеля учета рабочего времени скачать форму бланка

Табель учета использования рабочего времени

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Обратите внимание на следующие моменты:

  1. Табель ведется назначенными лицами ежемесячно в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений), обособленных подразделений (филиалов).
  2. В Табеле регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени.
  3. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле повторяется.
  4. Заполненный Табель подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля. Заполненный Табель и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в УБУиФК для проведения расчетов.

Бланк Табеля учета использования рабочего времени

52 кБ, *.xls (Размещен 25.10.2018)

556 кБ, *.pdf (Размещен 25.10.2018)

116 кБ, *.pdf (Размещен 25.10.2018)

Корректирующий Табель учета использования рабочего времени

При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля, факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и других документов, в том числе в связи с поздним представлением документов), лицо, ответственное за составление Табеля, обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель, составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные в УрФУ.

Данные корректирующего Табеля служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.

Сроки предоставления Табеля учета использования рабочего времени

В соответствии с учетной политикой УрФУ Табель учёта использования рабочего времени предоставляется ответственными лицами в Отдел по расчёту заработной платы и стипендий не позднее 15 числа расчётного месяца.

Корректирующие табели учета использования рабочего времени за предыдущие периоды предоставляется ответственными лицами в Отдел по расчёту заработной платы и стипендий не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным месяцем.

Создано / Изменено: 13 ноября 2017 / 8 ноября 2018

Образец заполнения формы Т-12 табеля учета рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтеррасчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНСинспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФССотработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекцииинспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстатасотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Читать еще:  Как признать свидетельство о праве на наследство недействительным?

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах.
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:


Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

  1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
  2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

  • работают круглосуточно, посменно;
  • используют гибкий график;
  • организуют вахтовый метод работы.
Читать еще:  Как получить лицензию на управление многоквартирным домом в Подмосковье

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

  1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
  2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
  3. Если был запланирован отгул, и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
  4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

  1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
  2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

  1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
  2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

Табель учета рабочего времени — скачать чистый бланк

Документом, показывающим отработанное количество часов сотрудником за месяц, является табель учета рабочего времени. В нем работодатель также указывает общее число неявок работника организации.

По внесенной в бланк информации и происходит расчет заработной платы. Ведение подобной документации — обязанность работодателя. Она закреплена и в Трудовом кодексе РФ (в статье 91).

Зачем нужно вести подобный документ?

Табель ведется не только для начисления итоговой заработной платы. Эта функция документа хоть и главная, но не единственная. Информацию из представленного регистра используют также и для формирования статистических данных о персонале. В дальнейшем ее могут передать Росстату или другим аналитическим агентствам.

Табель учета рабочего времени позволяет работодателю фиксировать все часы, проведенные сотрудником на предприятии

Что вносят в табель учета рабочего времени?

Вне зависимости от продолжительности рабочего дня и типа занятости существуют два основных способа ведения представленного бланка:

  • сплошной;
  • упрощенный.

В первом случае работодатель фиксирует все явки и неявки сотрудника на работу, отработанные сверхурочные часы, выходы в ночное время. Во втором — в табель учета рабочего времени вносятся только отклонения. Например, записывают опоздания или задержки на работе (этот способ используют прежде всего в тех случаях, когда продолжительность смены является неизменной).

Важно: причины неявок или сокращенного количества отработанных часов желательно подтвердить документально, например листком нетрудоспособности.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Раньше работодатель был обязан хранить табель 1 год. С 25 августа 2010 года это положение утратило силу. По действующему законодательству подобная документация должна храниться 5 или 75 лет. Итоговое время зависит от типа предприятия. В последнюю категорию попадают организации, в которых условия труда признаны тяжелыми и опасными для здоровья.

Читать еще:  ВС разъяснил почему нельзя оформить собственность на недостроенное жилье

Бланк табеля учета рабочего времени — скачать бесплатно

Представленная документация имеет две формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними небольшая. Первый вид табеля позволяет не только фиксировать общую занятость, но и мониторить выплаты работникам. Форма Т-13 последней функцией не обладает — подобный вариант документа используют в учреждениях с автоматическим учетом явки сотрудника (например, через специальный турникет). Он считается наиболее простым.

Скачать образец заполнения табеля учета рабочего времени

Часто ведение документооборота бывает сопряжено с рядом трудностей. Например, проблемы возникают при составлении дополнительного соглашения к трудовому договору или заполнении формы табеля учета рабочего времени. В Интернете можно посмотреть готовые образцы, а затем составить необходимые документы по аналогии с ними.

Подводим итоги

Использование подобной документации позволяет существенно упростить процесс расчета зарплаты сотруднику. Снижаются риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

За ведение и хранение документации представленного типа отвечает бухгалтерия. Нередко старые табели учета рабочего времени передают на хранение в государственные учреждения, но для этого с ними требуется предварительно заключить соответствующие договоры.

Табель учета рабочего времени. Форма Т-13

Табель учета рабочего времени содержит список работников организации с указанием данных о рабочем времени за период расчета заработной платы. Табель рабочего времени относится к бланку первичной документации, по данным которого производится начисление заработной платы работникам.

Табель по форме N Т-13, заполняется, следуя содержанию формы. В табеле указывается подразделение, по которому табель оформляется и дата его составления. Учет рабочего времени ведется по каждому работнику ежедневно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации отклонений, в частности неявок, опозданий и т.д. Для этого используются специальные условные обозначения (коды) из формы табеля по форме N Т-12. При необходимости, дополнительный код может быть введен соответствующим приказом.

Табель должен быть подписан лицом, ответственным за его ведение, руководителем структурного подразделения и кадровиком.

Заполнение табеля учета рабочего времени

В заголовочной части табеля учета рабочего времени по форме N Т-13 в 2020 году указывается:

  • наименование организации и ее код по ОКПО;
  • наименование структурного подразделения, по которому оформляется табель;
  • порядковый номер табеля, а также дату его составления;
  • отчетный период оформления – календарный месяц, первое и последнее число включительно.

Заполнение таблицы табеля

Табличная часть табеля учета рабочего времени заполняется в 2020 году следуя содержанию формы:

  • в графах N N 1 — 3 указывается порядковый номер, Ф.И.О., должность (специальность, профессию) и табельный номер;
  • в графе N 4 ставятся отметки о явках и неявках работников на работу;
  • в графах N N 7 — 9 указываются данные для начисления зарплаты (код вида оплаты и корреспондирующий счет);
  • в графах N N 10 — 13 отмечаются данные по неявкам работников (если они были). Отражается код причины неявки (например, К — командировка) и время отсутствия работника на работе по этому коду.

Данные в табель должны вноситься на основании надлежаще оформленных документов. К таким документам относятся, больничные листы, приказы о приеме на работу, об отпуске и т.д.

Указание данных о явках и неявках работников на работу

Отметки о явках и неявках работников на работу указываются в графе N 4 табеля. В верхней строке графы напротив данных о работнике ставится условное обозначение (код), а в нижней — продолжительность рабочего или нерабочего времени по этому коду. Поле можно оставить пустым, если отклонение в виде неявки на работу в днях, например, отпуск, болезнь.

Порядок заполнения зависит от метода ведения учета рабочего времени в организации. Методы может быть: сплошной регистрация явок и неявок на работу или регистрация только отклонений, неявок, опозданий и т.д.

Организация вправе выбрать удобный способ и зафиксировать его в локальном нормативном акте, в частности в Положении о табельном учете рабочего времени.

Условные обозначения используемые при заполнении табеля

При заполнении табеля учета рабочего времени по форме N Т-13 применяются те же обозначения, что и при заполнении табеля по форме N Т-12. Они приведены на титульном листе формы N Т-12. Вид обозначения (буквенный или цифровой код) рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте, например, в Положении о табельном учете рабочего времени. Если нужный код отсутствует, то он может быть введен соответствующим приказом.

Порядок утверждения табеля рабочего времени

Табель учета рабочего времени по форме N Т-13 «закрывается» тремя работниками: работником, ответственным за его ведение, руководителем структурного подразделения, по которому сформирован табель, и сотрудником отдела кадров. Часто встречается, что ответственным за ведение табеля является руководитель отдела, по которому ведется табель, такой формат следует из унифицированной формы N Т-13.

Ответственность при нарушении порядка ведения табеля

При нарушении порядка ведения табеля учета рабочего времени по форме N Т-13, ответственные лица и организация может быть привлечены, к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, это возможно, если при введении нового условного обозначения вы не оформленного соответствующим приказом.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector