Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец грамотного ответа на служебную записку с рекомендациями

Как написать служебную записку — пример и образец написания.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

  • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
  • Наименование документа и его номер.
  • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
  • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
  • ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

  • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
  • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
  • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

○ Сроки для рассмотрения.

Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

○ Советы юриста:

✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

Читать еще:  Какие льготы предусмотрены при уплате госпошлины?

✔ Должен ли руководитель составлять документ?

Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Служебные записки часто используются сотрудниками предприятий для взаимодействия между собой. Это многофункциональный инструмент, позволяющий решать проблемы как отдельного работника, так и целого трудового коллектива. Следует разобраться, как выглядит служебная записка, к примеру, на приобретение компьютера, а также как предоставить образец этого документа.

Что это за бумага и как она используется

Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.

Среди наиболее частых причин:

  • прошение о проведении ремонта;
  • просьба заменить нерабочее оборудование или его отдельные элементы;
  • необходимость приобрести какое-либо устройство (в данном случае – компьютер, хотя возможен и запрос о приобретении программного обеспечения).

Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).

Как написать служебную записку

Перед тем как подавать запрос о получении ПК или его замене на более новый экземпляр, следует разобраться, есть ли подобная возможность у предприятия. Некоторые компании предоставляют подобные устройства только отдельным работникам. Кроме того, покупка нового ПК может быть невозможной из-за неблагоприятной финансовой ситуации. В таком случае пользы от записки не будет, поскольку руководство не сможет выполнить требования, прописанные в ней. Решить проблему можно, обговорив этот вопрос с начальством.

Если же работник решил составить заявку, нужно знать, как делать это правильно. В первую очередь нужно разобраться с формой. Установленного образца нет. Соответственно, каждый работник решает самостоятельно, как оформить прошение (хотя в некоторых компаниях есть специальные бланки для подобных вещей).

Обычно при составлении служебной записки на замену компьютера на новый ноутбук, применяются правила:

  • для написания используется лист формата А4;
  • заявление печатается на ПК, хотя возможно составление от руки;
  • не может быть анонимной.

Заявление составляется по следующей схеме:

  • сначала в верхней правой части прописывается ФИО и должность лица, которому направляется, а под ним – данные заявителя. В некоторых случаях практикуется написание в этой части названия компании и подразделения, из которого исходит прошения. Однако это условие не является обязательным;
  • после этого в центральной части указывается название. Можно написать «Служебная записка», или же дополнительно вписать причину обращения «… на приобретение компьютера». После этого указывается номер заявки;
  • далее прописывается информационная часть. Сначала необходимо указать, что у заявителя отсутствует рабочий инструмент, то есть, компьютер. Желательно также вписать срок отсутствия оборудования и причину этого (в связи с устареванием предоставленного устройства, или же его поставкой новому кадру). Далее необходимо прописать важность получения нового ПК, акцентировать внимание на снижении скорости работы, продуктивности. Последняя часть информационного блока – просьба купить или предоставить устройство;
  • прописать дату составления и подпись заявителя.

Таков стандарт СЗ, принятый во внутреннем документообороте большинства компаний. Он может быть изменен, если для составления используются фирменные бланки предприятия. В таком случае заполнять документ нужно в том порядке, который прописан в нем.

Образец служебной записки на покупку нового компьютера

При написании следует избегать нецензурной лексики, излишне громоздких конструкций, а также литературных оборотов. Рекомендуется излагать информацию лаконично и точно.

Предоставленный образец можно использовать в качестве основы для составления собственного заявления, заменив данные отправителя и получателя, а также внеся изменения в информационную часть.

Таким образом, решить проблему отсутствия персонального компьютера на рабочем месте можно, составив служебную записку. Благодаря такой заявке работник сможет не только донести до начальства просьбу о приобретении техники, но и снять с себя ответственность за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей, четко изложив причину этого в письме.

Новая докладная записка на сотрудника за оскорбление в 2021 году

Зачастую в больших организациях с приличным числом сотрудников и взаимосвязей между ними возникает большое количество конфликтных ситуаций. Для разрешения подобного рода проблем, угрожающих репутации компании, руководству необходимо быть в курсе всех событий. Для этого используется специальная документация. Данная статья призвана рассказать о таком документе как докладная записка.

  1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ
  2. СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОТЛИЧИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК ОТ СЛУЖЕБНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ
  3. ПРИЧИНЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК
  4. ПОНЯТИЕ ОСКОРБЛЕНИЯ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ
  5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ЗА ОСКОРБЛЕНИЕ
  6. ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ЗА ОСКОРБЛЕНИЕ
  7. ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ НА НИХ
Читать еще:  Декларация по НДС форма 30000 в 2021 году

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Как было сказано выше, для донесения информации до руководства организации используется докладная записка. По определению, этот документ, который чаще всего адресуют именно начальнику структурного подразделения или руководителю организации, должен содержать обстоятельное изложение составителем некого вопроса со всеми выводами и предложениями.

Законодательство не предусматривает разделение информационно-справочной документации на типы, поэтому термин «докладная записка» не фигурирует ни в каких нормативных актах, а его определение ничем четко не регламентировано. Несмотря на это документ имеет номер по ОКУД – 0286041.

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОТЛИЧИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК ОТ СЛУЖЕБНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ

Докладные имеют специфические отличия от служебных и объяснительных записок. Самым важным из них является направленность данного документа. Адресуют такие записки, в отличие от служебных, исключительно вышестоящим должностным лицам и руководству организации.

Отличительной чертой так же является цель составления документа. Информация, указанная в докладной, призвана побуждать к принятию решения или к какому-либо действию адресата. Тогда когда объяснительная направлена на желание что-либо объяснить, служебная записка же просто передает некую информацию другому сотруднику.

Применяемая мера в данном случае зависит от сведений, изложенных в докладной записке, и не является отличительной особенностью, поскольку применение каких-либо мер может быть основано на любом из видов донесения информации.

Следует отметить, что докладная записка имеет юридическую силу.

ПРИЧИНЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК

Согласно специфическим особенностям, докладная записка предназначена для того, чтобы проинформировать руководство и побудить его к действию. На это могут быть следующие причины:

  • Желание урегулирования проблемных моментов с другими сотрудниками;
  • Внесение предложений по увеличению производительности;
  • Желание донесения до руководства информации о нарушениях внутреннего распорядка;
  • Желание провести разбирательство по поводу неправомерных действий иного сотрудника;
  • Желание донесения своей позиции в конфликтных ситуациях с другими сотрудниками или руководством;
  • и т.д.

ПОНЯТИЕ ОСКОРБЛЕНИЯ СОГЛАСНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ

Согласно Кодексу административных правонарушений РФ, оскорблением может считаться совокупность слов или действий, направленная на умышленное унижение чести и достоинства личности и выраженная в неприличной форме. Данное правонарушение подразумевает наличие адресата – жертвы неправомерных действий и их исполнителя – обидчика.

В случае оскорбления на рабочем месте можно выделить следующие их категории:

  • Оскорбление посторонним лицом: клиентом, поставщиком или иным посетителем;
  • Оскорбление начальником какого-либо конкретного подчиненного или даже целого подразделения;
  • Оскорбление о лица коллеги.

Опираясь на статистику, можно твердо заявить о том, что огромное количество людей постоянно претерпевают подобные нарушения прав человека, но не следует оставлять их без внимания, особенно если это происходит с завидной постоянностью. В первую очередь данная проблема должна вызвать желание наказать обидчика – это здоровая реакция нормального человека.

В таком случае стоит не вступать в конфликтную ситуацию, а довести информацию о ней до вышестоящего руководства. Способом такого донесения можно выбрать написание докладной записки. О том, как правильно ее оформить читайте далее.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ЗА ОСКОРБЛЕНИЕ

При оформлении такого рода записки стоит использовать бумагу формата А4. Данный документ предполагает машинописный текст, но может оформляться и традиционным способом – написанием от руки.

Писать нужно от первого лица короткими и понятными фразами, избегая двусмысленности. Записку необходимо оформлять с соблюдением всех норм и правил, иначе она не будет иметь юридической силы и не станет основанием для принятие каких-либо мер для решения изложенного вопроса.

Докладная записка должна содержать наименование организации и структурного подразделения, а так же данные руководителя, которому предназначен документ, и сотрудника, составляющего ее. Обычно такая информация указывается в правом верхнем углу.

После небольшого отступа по правилам оформления документа в середине строки указывается наименование документа, на строке ниже указывается дата составления и номер записки. Еще на строку ниже указывается примерно следующий заголовок «Об оскорблении на рабочем месте».

Далее идет основной текст документа, в котором идет речь о факте оскорбления, обстоятельствах приведших к нему. Завершаться текст должен конкретной просьбой по данному обстоятельству. В завершение докладной записки проставляется должность составителя, его инициалы и подпись.

Читать еще:  Ответственность за невыполнение обязанностей по воинскому учету

Затем следует передать ее в секретариат директора и удостовериться, что докладная принята и зарегистрирована по общепринятым правилам.

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ЗА ОСКОРБЛЕНИЕ

ЗАО «Полтавская картофельная фабрика»

Симонян Виктору Дмитриевичу

Об оскорблении на рабочем месте

Довожу до вашего сведения, что 05.02.2017 года руководитель службы закупки сырья, Чудко Александр Федорович, некорректно выразился в мой адрес и оскорбил нецензурными словами.

Прошу принять решение по поводу привлечения Чудко А.Ф. к дисциплинарной ответственности.

Лаборант отдела контроля качества сырья _______________________ Дубко И.С.

Для оформления докладной записки в качестве образца или шаблона можно использовать следующий пример.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ НА НИХ

Вопрос №1: Находясь на рабочем месте, меня оскорбил другой сотрудник. Какие меры может предпринять работодатель?

Ответ: Работодатель может помочь в разрешении конфликта или же призвать виновного сотрудника к публичному извинению. Наказание в виде штрафа может применяться только в судебной практике. Суммы таких штрафов при оскорблении находится в пределах от одной – пяти тысяч рублей для простых граждан, и от десяти до пятидесяти тысяч для людей, занимающих некую должность.

Вопрос №2: Каковы сроки хранения докладных записок?

Ответ: Хранение служебных, объяснительных и докладных записок должно осуществляться постоянно, поскольку они являются управленческими архивными документами. Это утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 года №558.

Служебная записка о необходимости нового сотрудника

Штатное расписание

Организационная структура, штатная численность и состав организации определяются с помощью ее штатного расписания. Штатное расписание содержит в себе информацию о том, сколько человек находится в конкретном подразделении на каждой должности, а кроме того содержит информацию о предусмотренных для каждой должности окладе и надбавках.

Штатное расписание утверждается руководителем приказом об утверждении штатного расписания, исходя из нужд организации. На основании штатного расписания закладываются средства в фонд оплаты труда сотрудников и планируются расходы на зарплату.

Внесение изменений в штатное расписание (в рамках нашей статьи под ним мы будем иметь в виду ввод новой штатной единицы или увеличение числа работников в подразделении), таким образом, должно быть экономически целесообразно и обосновано.

Донести до руководителя это обоснование и призвана служебная записка о необходимости нового сотрудника.

Когда может возникнуть необходимость в сотруднике

Как мы уже отметили выше, ввод новой штатной единицы или увеличение числа работников в подразделении всегда связаны с увеличением расходов организации.

Поэтому при составлении служебной записки руководителю подразделения (или иному ее составляющему лицу) потребуется указать причины возникновения такой необходимости. Ими могут быть:

  • увеличение нагрузки на отдельных сотрудников в связи с внедрением новых технологий или технических приспособлений (например, появления дополнительных программ);
  • увеличение нагрузки на подразделение в целом в связи с расширением штата организации, появлением новых структурных подразделений, существенное расширение зоны обслуживания подразделения;
  • снижение эффективности работы подразделения после прошлого сокращения штата и так далее.

Как составить служебную записку

Унифицированных форм служебных записок не существует. В организации правила оформления документов внутренней переписки оговариваются положением или инструкцией по делопроизводству. На них эти локальные акты мы и рекомендуем ориентироваться при составлении служебной записки о необходимости нового сотрудника.

На нашем сайте имеются бланк и образец документа данного вида, которым также можно воспользоваться в работе. Служебная записка пишется на имя руководителя организации. Структура ее следующая:

  1. в «шапке» записки в правом верхнем углу указываются должность, ФИО руководителя и название организации, а также ФИО, должность и структурное подразделение работника — автора записки;
  2. ниже ставится название документа и опционально – заголовок;
  3. ниже в тексте записки указывается необходимое количество сотрудников и их должности, а также указывается причина возникновения необходимости в новом работнике;
  4. завершается записка датой и подписью ее автора.

Что дальше

Как правило, руководитель не спешит сразу одобрить расширение штата. По результатам рассмотрения записки может быть дано поручение о проведении хронометража рабочего времени (фотографии рабочего дня) каждого из сотрудников подразделения, куда, по мнению автора записки, требуется работник.

На основании итоговой оценки эффективности работы подразделения, с учетом изложенных в записке аргументов руководитель вынесет окончательное решение. Финальным этапом будет составление приказа о внесении изменений в штатное расписание. После его издания на образовавшуюся вакансию можно будет принимать работника.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector