Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел в конце года уточнение и переутверждение

zont22.ru

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение


Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:

  1. кто-то из работников создал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.
  2. упразднили государственный орган, «спускавший» приказы;
  3. появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка;

Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Читайте в статье:

  1. Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
  2. Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
  3. Как внести изменения в действующую номенклатуру дел
  4. Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015)

Шпаргалка делопроизводителя

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя.

Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались.

Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных. Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Изменение номенклатуры

Содержание Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела.

Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год.

Но изредка бывают и такие, которые не могут.

Сроки временного хранения документов по личному составу 1.

Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся: 1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

Номенклатура дел отдела кадров

  1. Если в организации появился новый отдел
  2. Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение
  3. Номенклатуры дел отделов
    • Бухгалтерия
    • Юридический
    • Отдел кадров
  4. Кто и как может внести изменения?
  5. Что такое переходящие дела?
  6. Для чего нужна организации номенклатура дел?
  7. Корректировка номенклатуры дел
  8. Заполняем графы
  9. Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем
    • КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?
    • ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
      • Что такое переходящие дела?
      • Если в организации появился новый отдел
    • Свежие материалы
  10. Отдел кадров
  11. Бухгалтерия
  12. Как правильно составить?
  13. Внесение изменений в номенклатуру дел
  14. Для чего нужен приказ о номенклатуре дел
  15. ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
    • Что такое переходящие дела?
    • Если в организации появился новый отдел
  16. Свежие материалы
  17. Юридический
  18. КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?
  19. Образец приказа
  20. Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров
  21. Составление номенклатуры дел отдела кадров

Что такое номенклатура дел кадровой службы

20 Июня 2017 в 16:44 Ведение кадрового документооборота в компаниях осуществляется по-разному, однако в организациях, имеющих немалое количество документов, возникает потребность в их упорядочивании. Учитывая требования законодательства, определяющего сроки хранения, и обязанность работодателя по соблюдению хранения документов, номенклатура дел становится необходимостью. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения.

В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе: КоАП РФ (ст. 13.25) приказ Минкультуры России

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение


Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться.

Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. А если присмотреться, то окажется, что:

  1. появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка;
  2. кто-то из работников создал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.
  3. упразднили государственный орган, «спускавший» приказы;

Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Внесение изменений в номенклатуру дел

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“»

дополнил последний статьей 22.1: Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу 1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся: 1) в государственных органах, органах

Внесение изменений в номенклатуру дел в течение года

Содержание: Дорогие читатели!

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие на прямую линию по теме «Номенклатура дел», которая проходила 28 ноября 2008 г.

Беседу вел Александр Клавдиевич Горбач — юрист, главный редактор журнала «Юридический мир», ведущий горячей линии по кадровым вопросам. Какими документами необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Читать еще:  Как обменять или вернуть лекарственные препараты?

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов.

Перечниявляются справочными пособиями, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Miassats.Ru

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа). Приказ может быть составлен в виде: «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,

Корректировка номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее. Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела.

В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения. Необходимые согласования В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения.

Юридический центр «Диалог»

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения)являются названия структурных подразделений , расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй —используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий — в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый — в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации,(учреждения),подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

Можно ли изменять номенклатуру дел в течение календарного года?

Для того чтобы в течение года можно было дополнять номенклатуру дел новыми делами, в ней предусматриваются так называемые резервные (свободные) номера (индексы дел).

Что не включается в номенклатуру дел?

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Как часто утверждается номенклатура дел?

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Когда вносятся изменения в номенклатуру дел?

Срок хранения документов, напомним, начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был закрыт делопроизводством. Таким образом, вносить изменения в номенклатуру дел можно вплоть до декабря.

Как долго хранится номенклатура дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно. Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела.

Какие документы включаются в номенклатуру дел?

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Кто должен делать номенклатуру дел?

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Читать еще:  Что относится к административно — хозяйственной деятельности?

Нужно ли утверждать номенклатуру дел каждый год?

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя в любой организации. Если у Вас есть уже утвержденная инструкция по делопроизводству, то утверждать и менять ее каждый год не обязательно. … А вот номенклатуру дел нужно заново утверждать в начале каждого года.

Сколько экземпляров утвержденной номенклатуры должно быть в организации?

По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся: в службе делопроизводства – документ постоянного хранения; в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);

Что является разделами номенклатуры дел организации?

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например — канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Далее в рамках предусмотренных делений номенклатуры дел указываются конкретные дела, сформированные в организации.

Можно ли вносить изменения в номенклатуру дел?

Как внести изменения в номенклатуру дел? Да, действительно, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года.

Как утвердить номенклатуру дел?

Перед формированием системы номенклатуры дел следует издать приказ об утверждении номенклатуры дел. Распоряжению присваивают номер в соответствии с разработанной номенклатурой. Документ заверяет руководитель своей подписью, гербовой печатью, если она используется в организации.

Как составить номенклатуру дел в бухгалтерии?

Чтобы составить номенклатуру дел для бухгалтерии, действуйте так.

  1. Определите перечень видов документов, которые составляете и храните в бухгалтерии.
  2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.
  3. Установите сроки хранения дел. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Каковы сроки хранения документов Службы кадров?

Срок хранения кадровых документов

22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет; документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Каким документом установлены сроки хранения документов в архиве организации?

Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Какие бывают сроки хранения документов?

Существуют следующие сроки хранения документов в архиве:

  • кратковременные: менее 10 лет (1 год, 3 года или 5 лет);
  • долговременные: более 10 лет (10 лет, 30 лет, 75 лет);
  • часть документов подлежит уничтожению.

Изменение в номенклатуре дел на 2021 год

Росархив утвердил новый перечень документов со сроками хранения – ТП 2019 (приказ от 20.12.2019 № 236). При этом у части документов сохранились сроки хранения из прежнего перечня – ТП 2010 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Обзор изменений сроков хранения документов

Вид документа

Срок хранения

Старый
(ТП 2010)

Новый
(ТП 2019)

Бухгалтерские документы

Кадровые документы

Документы по охране труда

Росархив ввел новую отметку о сроке хранения – 50/75 лет.

Ставить ее надо на отдельные дела. Например, трудовые договоры, документы о приеме, переводе и увольнении. Срок зависит от того, когда помещены в дело на хранение. Если до 1 января 2003 года, храните их 75 лет, после – 50 лет (сноска к перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Раньше срок хранения этих документов составлял 75 лет.

Когда составлять номенклатуру дел

Составляйте номенклатуру дел в последнем квартале текущего года. Готовую номенклатуру ежегодно уточняйте в ноябре-декабре. Конкретные сроки и ответственных лиц определите в приказе (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Назначьте ответственными тех, кто знает документооборот. Это могут быть делопроизводитель или секретарь (профстандарт, утв. приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Если в образовательной организации есть структурные подразделения, дополнительно привлеките их руководителей. Поручите сформировать отдельную номенклатуру дел для своего подразделения, а при централизованном документообороте – раздел для сводной номенклатуры дел.

Какие дела включить в номенклатуру

Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности образовательной организации (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он содержит необходимое деление. Например, согласия на обработку персональных данных, если их не включили в личные дела работников, – это одно дело, а документы об обработке персданных – другое.

Все дела сгруппируйте в тематические разделы. Заголовки сформулируйте так, чтобы они отражали состав дел. Например, дела с уставными и организационными документами следует объединить в раздел «Руководство (канцелярия)», об организации образовательной деятельности – в раздел «Образовательная и методическая деятельность». Руководствуйтесь перечнем Росархива № 236. Наименования отдельных его разделов могут совпадать с названиями разделов номенклатуры дел образовательной организации. Например, «Кадровое обеспечение», «Охрана труда».

Как определить сроки хранения дел для номенклатуры

Сроки хранения дел смотрите в типовых, ведомственных и иных перечнях (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Два основных утверждены приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и Минпросвещения от 30.12.1980 № 176.

Также используйте типовые и примерные номенклатуры дел (подп. 1.1.1.5 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, примерную номенклатуру дел школы приводит Минобразования в письме от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как оформить номенклатуру дел

Проконтролируйте, чтобы ответственный использовал унифицированную форму, которую Минкультуры утвердило приказом от 31.03.2015 № 526. Для номенклатуры дел детского сада и школы надо взять форму из приложения 25, а для структурных подразделений – из приложения 26.

Проверьте содержание номенклатуры. Ответственный должен заполнить все графы – их пять. Для проверки используйте инструкцию по делопроизводству образовательной организации и примерную инструкцию Росархива, утвержденную приказом от 11.04.2018 № 44.

Графа 1 «Индекс дела». Убедитесь, что индекс состоит из двух частей: кода и порядкового номера. Они должны быть указаны, как требует инструкция по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. ). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре. Например, индекс может выглядеть так: «11-08» или «А-03».

Читать еще:  Ликвидация юридического лица порядок основания и принудительные меры

Графа 2 «Заголовок дела». Изучите наименование и документы дела. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Например, дело с приказами о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и т. п. можно назвать «Приказы по личному составу (отпуска)». Проконтролируйте, чтобы в графе не было неконкретных формулировок. Например: «Разное», «Общая переписка».

Графа 3 «Количество дел». Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна быть пустой. Ее заполняют после того, как закончился календарный год, – указывают фактическое число дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело состоит больше, чем из одного тома, то дополнительно прописывают номера томов и крайние даты документов каждого тома. Например: «Т.1 – 11.01.2021-30.06.2021, Т.2. – 01.07.2021-30.12.2021». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. Электронные дела на тома не делят.

Графа 4 «Срок хранения дела». Убедитесь, что сроки хранения соответствуют типовому или ведомственному перечню либо типовой или примерной номенклатуре. Подробнее о сроках хранения читайте в отдельном разделе рекомендации.

Графа 5 «Примечание». Содержание графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру дел перед тем, как утвердить, графа должна содержать специальные сроки хранения дел и отметки о том, что дело перенесено с предыдущих годов. Например, «Переходящее с 2020 года». В течение года графу должны дополнять отметкой «Заведено», должностью и Ф.И.О работника, которой сформировал дело. В графу также могут вносить также другую информацию. Например, о том, что дело ведется в электронном виде или предано в архив образовательной организации

Как согласовать номенклатуру дел

Поручите подписать номенклатуру дел делопроизводителю, а завизировать – руководителю архива (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Подпись и визу работники должны поставить на последнем листе номенклатуры дел.

В конце номенклатуры надо поставить грифы о согласовании. Для этого направьте номенклатуру на рассмотрение экспертной комиссии образовательной организации. После согласования проекта номенклатуры дел, представитель комиссии в графе согласования укажет дату и номер протокола заседания комиссии. Если детский сад и школа – источник комплектования государственного или муниципального архива, дополнительно направьте номенклатуру экспертно-проверочной комиссии областного архивного учреждения. Согласовывать с этим учреждением надо, если изменились функции и структура образовательной организации, а если ничего не менялось – один раз в пять лет (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Как утвердить номенклатуру дел

Утверждайте номенклатуру дел в конце текущего года и вводите ее в действие с 1 января следующего календарного года (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, в 2020 году утверждайте номенклатуру дел на 2021 год.

Утвердить можно одним из двух способов: грифом или приказом. Если выбрали первый способ, поставьте в верхнем правом углу номенклатуры гриф «УТВЕРЖДАЮ». Впишите в него наименование вашей должности. Ниже поставьте подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения и печать образовательной организации. Второй способ используйте, если утверждаете номенклатуру раньше, чем она начнет действовать, например в ноябре – начале декабря. После того как подпишете приказ, поставьте на номенклатуре гриф «УТВЕРЖДЕНО», а ниже укажите дату и номер приказа.

Как хранить номенклатуру дел

Храните подлинник номенклатуры в кабинете секретаря или делопроизводителя (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Поручите ответственному снять с подлинника копии. Количество копий определите самостоятельно, но не менее двух. Первую копию используйте в качестве рабочего документа. Вторую – передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому из структурных подразделений выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Когда изменить номенклатуру дел

Внесите в номенклатуру изменения, если:
• законодатель принял нормативные акты, которые устанавливают новые заголовки и сроки хранения дел образовательной организации;
• надо исключить дела, которые образовательная организация больше не ведет;
• надо включить дела, которые ранее не планировали вести.

Если изменений немного, утвердите их приказом. Для этого в преамбуле укажите основание изменений – реквизиты нормативного или локального акта. В распорядительной части пропишите раздел номенклатуры и правки, которые в него вносите. При больших изменениях примите новую редакцию номенклатуры или оформите корректировочный лист. Делайте это в том же порядке, в котором принимали номенклатуру.

Как закрыть номенклатуру дел

После завершения календарного года обяжите ответственного за работу с номенклатурой выполнить три действия.

Первое действие – посчитать количество томов каждого дела, которые работники сформировали за год. Эти сведения надо внести в третий раздел номенклатуры «Количество дел (томов)». Если работать с некоторыми делами в текущем году не закончили, попросите указать эти сведения в пятом разделе «Примечание». Например, в 2020 году можно поставить отметку «Переходящее на 2021».

Второе действие – на основании данных третьего раздела оформить итоговую запись. Ее составляют на последнем листе номенклатуры в виде таблицы. В первых двух графах ответственный должен отразить сведения о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения. В третьей – данные о делах, которые не были завершены делопроизводством в уходящем году и переходят на следующий. В четвертой – о делах с отметкой ЭПК (п. 1.1.1.6 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Третье действие – оформить номенклатуру дел и все изменения к ней в дело. На обложке дела ответственный должен указать даты, когда его завели и окончили. Например, если номенклатуру на 2021 год утвердили 20 декабря 2020, то даты должны быть указаны так: 20.12.2020 – 30.12.2021. Готовое дело «Номенклатура дел» надо передать в архив образовательной организации на постоянное хранение (ст. 157 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

© Материал из Справочной системы «Образование»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector