Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел отдела кадров зачем нужна и как составляется

Номенклатура дел структурного подразделения

В соответствии со ст. 25 Закона от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. от 25 ноября 2011 г.; далее – Закон об архивах) все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, которые предъявляются к:

  • порядку работы с документами;
  • их созданию;
  • обработке;
  • их движению.

Данный процесс в совокупности именуется делопроизводством.

Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в ред. от 30 декабря 2015 г.).

Номенклатура дел – это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Существуют три вида номенклатуры:

  • примерная;
  • номенклатура дел организации.
  • Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

    На основании типовой (примерной) номенклатуры дел в организации разрабатывается собственная номенклатура. Но при отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура дел должна быть разработана в организации самостоятельно.

    В соответствии с п. 152 Инструкции по делопроизводству номенклатура дел составляется в каждой организации:

    • на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел);
    • на дела каждого структурного подразделения.

    Номенклатура дел организации называется сводной и состоит из номенклатуры дел всех структурных подразделений.

    Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января.

    Включаются в номенклатуру дел

    Не включаются в номенклатуру дел

    · дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки;

    · документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций

    Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы

    Разделение дел временного хранения можно объяснить тем, что дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых истекли, в архив не сдаются, а на основании акта выделяются к уничтожению (после рассмотрения акта на заседании экспертной комиссии). В то же время дела со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив.

    Форма номенклатуры дел организации приведена в приложении 10, а форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству.

    Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

    подразделения (общественной организации)

    на _____________ год

    Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)

    Количество дел (томов, частей)

    Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню

    Номенклатура дел составлена на основании ____________________________

    (названия и выходные данные)

    нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

    Наименование должности руководителя

    (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи

    Заведующий архивом (наименование

    должности лица, ответственного за

    Подпись Расшифровка подписи

    Протокол заседания ЭК

    Оформляется при наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

    Остановимся подробнее на правилах составления номенклатуры дел структурного подразделения.

    В графу 1 вносятся индексы дел, которые включаются в номенклатуру. Индекс состоит из кодового номера структурного подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре. Кодовый и порядковый номера разделяются знаком «–» (тире).

    В графу 2 вносятся названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела соответствует содержанию и составу документов, которые в него включаются. Он должен быть кратким. Информация, которая указывается в заголовке дела, зависит от категории дела и может содержать сведения об авторе документов, адресате или корреспонденте документов и другие сведения.

    В графу 3 вносятся сведения о количестве дел (томов, частей), которые были заведены в течение года под соответствующим заголовком.

    Согласно п. 167 Инструкции по делопроизводству по окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12.

    В структурном подразделении итоговая запись составляется по тому же принципу.

    По окончании делопроизводственного года лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, заполняет графу 3 номенклатуры дел и в конце ее составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись подписывается руководителем этого структурного подразделения.

    Приведем пример итоговой записи.

    Итоговая запись о категориях и количестве дел,

    заведенных в 2016 году в отделе кадров

    общества с ограниченной ответственностью Freelancer

    Номенклатура дел отдела кадров зачем нужна и как составляется

    Деятельность любой современной компании, в частности эффективность работы аппарата управления, оперативность, качество решения различного рода вопросов зависят напрямую от того, каким образом организовано использование, а также хранение документации, насколько систематизирован а её классификация (найти быстро требуемую деловую бумагу можно лишь при наличии чёткой классификации).

    Читать еще:  Надо ли платить ндфл с подарков?

    Простейшая классификация документации — это её объединение/груп пировка в дела (напомним, что под «делом» подразумевается документ/совокуп ность документов, которые относятся к идентичному участку деятельности, вопросу, и помещаются в отдельную обложку).

    Что касается номенклатуры дел (НД), то это специальный классификационный справочник, с помощью которого можно определить принцип распределения документации по делам. Он собой представляет список заголовков отдельных дел, заводимых в компании, который имеет систематизированный вид и где указываются сроки хранения бумаг.

    НД обязательно должна иметься в любой компании и охватывать всю документацию, которая создаётся в ходе её деятельности.
    Номенклатуры дел: направления её использования

    • С помощью НД осуществляется систематизация любой документации (она является своеобразным планом распределения бумаг), определяется система её хранения. Она, вместе с тем, позволяет формировать документы в «физические» дела, упорядочивает распределение, поиск, а также хранение файлов/электронн ой документации на уровне БД/файловой системы.

    • В НД содержатся сведения о времени хранения деловых бумаг (при формировании документации в дела согласно принятой номенклатуры намечается примерный срок хранения бумаг, то есть осуществляется экспертиза их ценности).

    • Номенклатура — основной учётный документ делопроизводства . Т. к. в ней закрепляется индексация дел, она может применяться при регистрации документации (зачастую индекс дела по НД является составной частью регистрационного номера деловой бумаги).

    • Из НД может получить много интересной информации при изучении организационной структуры компании. На её основе выполняется опись дел постоянного (от 10 лет), временного хранения. Помимо этого, она может применяться в качестве схемы для построения справки-картотек и на исполненные бумаги.
    Номенклатуры дел: основные разновидности

    Сегодня выделяется 3 типа НД. Так, она может быть:

    • типовой (устанавливает состав дел, заводимых однотипными компаниями);

    • примерной (устанавливает приблизительный список дел, на которые распространяется её действие, с указанием их индексов (обладает рекомендательным характером));

    • индивидуально разработанной (разработанная с учётом структуры, нужд конкретной организации).

    В большинстве случаев разработка примерных, типовых НД производится вышестоящими компаниями для их подведомственных структур.

    Говоря подробнее об индивидуальном типе номенклатуры, стоит отметить, что в неё переносятся из типовых, примерных номенклатур заголовки дел, которые планируется завести в делопроизводстве , при этом они конкретизируются с учётом специфики её функционирования . Что касается предусмотренных сроков хранения бумаг, то они остаются без изменений.
    Составление и утверждение НД

    Номенклатуру дел нужно оформлять на фирменном бланке организации. Она при этом должна визироваться начальником архива либо иным лицом, которое ответственно за архивное дело, а также подписываться человеком, ответственным за делопроизводство . После того, как представленный классификационны й справочник будет одобрен экспертной комиссией, он согласовывается в экспертно-провер очной архивной комиссии, и в конце концов передаётся на утверждение руководителю компании. Когда все этапы будут пройдены, НД отправляется по структурным подразделениям для применения в работе.

    НД на очередной год составляется в 4 квартале текущего года, в действие вводится — с 1-го января. Напомним, что она должна как минимум единожды в 5 лет согласовываться с архивом. При значительном изменении структуры компании, её функций, НД должна быть разработана заново!

    Составляя НД, нужно руководствоваться:

    • уставом/положением об компании;

    • НД, составленной в более раннем периоде;

    • перечнем существующих в организации подразделений;

    • принятыми регистрационными формами;

    • ведомственными/типовыми списками документации;

    • примерными, типовыми НД.

    Пример разделов номенклатуры дел:

    В колонке «1» указываются индексы дел, содержащихся в номенклатуре. Они зачастую включают цифровое обозначение подразделения, № заголовка дела по НД (например, 01-02). Рекомендуется, чтобы для разных подразделений индексы для однородных дел были идентичными.

    В колонке «2» заголовки размещаются согласно порядку важности документации, входящей в дела, их взаимосвязи. В первую очередь прописываются заголовки дел организационно-р аспорядительной документации, далее – постановлений и приказов, затем – плановых, отчётных бумаг.В колонке «1» указываются индексы дел, содержащихся в номенклатуре. Они зачастую включают цифровое обозначение подразделения, № заголовка дела по НД (например, 01-02). Рекомендуется, чтобы для разных подразделений индексы для однородных дел были идентичными.

    Если заголовки заводятся по корреспондентско му, географическому признаку, их заносят в НД по алфавитному порядку.

    Колонку «3» заполняют в конце года. Здесь указывается общее число дел (частей, томов).

    В колонке «4» содержится информация о времени хранения дел, № статьи по перечню (может быть ведомственным, типовым и пр.).

    В столбец «5» можно заносить пометки о заведении дела, его выделении к уничтожению и пр.

    Номенклатура дел и порядок работы с ней.

    Организация хранения документов.

    Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела. В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.

    И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

    Читать еще:  Альтернатива ПЛЮС Закон Тульской области от 23042015 2293ЗТО

    В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель,

    В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (№, от кого поступил, по какому вопросу и т. п.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

    Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

    Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении.

    Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.

    Номенклатура дел и порядок работы с ней.

    Номенклатура дел

    Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел.

    Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

    Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.

    Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

    Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

    При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

    Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

    В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел; в крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатуры подразделений составляется сводная номенклатура дел.

    Дата добавления: 2016-06-02 ; просмотров: 1424 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

    Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

    Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы. Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

    Предназначение

    В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

    Вам будет интересно: Отделения банка «Уралсиб» в Москве: адреса, режим работы, банкоматы

    Определение

    Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

    • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
    • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
    • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

    Вам будет интересно: Чистый объем продаж в балансе: строка. Объем продаж в балансе: как посчитать?

    Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

    Обязательно или принудительно?

    Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

    Вам будет интересно: Интернет-банкинг — это предоставление услуг банком посредством интернета

    Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

    Читать еще:  Вебдизайнер кто это что делает как им стать зарплата

    Структура

    Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз — это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

    Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

    Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

    С чего начать?

    Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

    20.11.2017 г. Москва

    С целью систематизации, хранения и учета документации

    • Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
    • Руководителей структурных подразделений обеспечить формирование дел по утвержденной форме.
    • Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

    Гендиректор Иванов Н.А.

    Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

    Вспомогательная документация

    При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

    • «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
    • Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
    • Инструкцию по делопроизводству.
    • Перечень архивных документов.

    Также следует изучить штатное расписание, устав, локальные акты, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

    Как составить образец номенклатуры дел организации?

    Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

    • индекс дела;
    • заголовок (тома, части);
    • количество (томов, частей);
    • срок хранения, номер статьи по перечню;
    • примечание.

    Индекс

    Индекс — это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 – порядковый номер отдела кадров, 06 – порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 – код финансово-экономического отдела, 03 – обозначение бухгалтерии, 08 – номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

    Заголовки

    Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

    Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

    • название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
    • автор документа (наименование организации или подразделения);
    • адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
    • краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
    • название территории;
    • дата/период;
    • отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

    Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

    В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

    Обновление списка

    Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

    В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector