Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Недостача денежных средств в кассе что делать?

Выявлена недостача денежных средств в кассе: проводка

Если организация работает с наличными денежными средствами, какой-то процент ошибок практически неизбежен. Особенно часты денежные несоответствия в фирмах, где движение кэша очень обширное, а ответственные за это лица часто меняются, например, в супермаркетах с большим количеством касс, крупных торговых центрах и т.п.

Рассмотрим, как в таких случаях правильно поступить руководству организации, что грозит не уследившему за частью денег кассиру, а также раскроем особенности проведения недостачи через бухгалтерский учет.

Кто может выявить недостачу

Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.

Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:

  • самим кассиром-операционистом;
  • сотрудником, исполняющим кассирские функции;
  • непосредственным начальством кассира;
  • инвентаризационной комиссией;
  • ревизором, проверяющим кассу;
  • учредителями или акционерами фирмы;
  • вышестоящим руководством;
  • аудиторами в ходе внешней проверки.

Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.

Проводка излишков

В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:

  1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
  2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку. При этом учитываются такие информационные документы:
  • объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
  • накладные от поставщиков;
  • справки статистических структур и т. п.

Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

Виновен всегда кассир

Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.

Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.

КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.

Виды ответственности за недостачу

  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.

ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  • Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  • Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  • Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
      кража – тайное присвоение чужого;
  • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
  • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
  • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
  • Эти действия наказываются, в зависимости от степени тяжести, возможности рецидива и категории виновного сотрудника, либо штрафом, либо обязательными или исправительными работами, либо ограничением свободы, арестом или тюрьмой. Конкретные сроки зависят от вида виновного действия.

    Уголовная ответственность за недостачу денег в кассе

    Вид правонарушенияСанкцияСрок, сумма
    1.КражаШтрафДо 80 000 руб. или в размере зарплаты или дохода за полгода
    Обязательные работыДо 180 часов
    Исправительные работыОт полугода до года
    Ограничение свободыДо 2 лет
    АрестОт 2 до 4 месяцев
    Лишение свободыДо 2 лет
    2.МошенничествоШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичной зарплаты или других доходов
    Обязательные работыДо 180 часов
    Исправительные работыОт 6 месяцев до года
    Ограничение свободыДо 2 лет
    АрестОт 2 до 4 месяцев
    Лишение свободыДо 2 лет
    3Растрата, присвоениеШтрафДо 120 000 руб. или в размере годичного дохода
    Обязательные работыДо 120 часов
    Исправительные работыДо полугода
    Ограничение свободыДо 2 лет
    Лишение свободыДо 2 лет

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! За любое деяние, предусматривающее уголовную ответственность, виновного можно уволить по инициативе работодателя.

    Хищение работником

    Грубое нарушение норм действующего законодательства, которое влечет за собой уголовное наказание. Главное условие установления данного факта – наличие вины. То есть хищение – это по факту кража, совершенная на рабочем месте.

    Важно! Если сумма украденных денег (или выражение в денежном эквиваленте) не превышает 2500 рублей, то наступает только административная ответственность. Если же сумма больше, то возможно привлечение к уголовной.

    За хищение руководство может накладывать такие виды ответственности:

    • взыскание суммы;
    • выговор с занесением в личное дело;
    • увольнение.

    Уволить за подобное нарушение работодатель имеет право со ссылкой на пп. «г» п.6 ст. 81 ТК РФ. При этом за руководителем сохраняется право требовать компенсацию причиненного ущерба. Начальник может вычесть сумму из выходного пособия или обратиться в суд, чтобы взыскать с работника недостачу.

    Следует учесть тот факт, что привлечь к ответственности можно любого работника, даже если он не является материально ответственным лицом и при этом что-либо украл на рабочем месте, то тогда подобное нарушение все равно нельзя игнорировать. Но вот отвечать по результатам инвентаризации будет именно тот человек, кто документально отвечает за ценности.

    Если все же речь идет о краже любым другим работником, то за работодателем сохраняется право сразу после выявления факта пропажи обратиться в правоохранительные органы. Тогда составляется протокол и наступает ответственность в соответствии с УК как в случае с кражей в любом другом месте (не на работе).

    По факту хищения должен быть обязательно составлен протокол, который подтверждает факт пропажи, а также документирует четко выраженную в денежном эквиваленте ценность. Если речь идет о денежной сумме, то проблем с подсчетами нет. А вот если пропали ценности, то тогда учитывается их балансовая стоимость. В случае пропажи техники или каких-либо вещей долгосрочного пользования, дополнительно берется во внимание амортизация и указывается лишь конечная стоимость на данный момент.

    Порядок взыскания недостачи

    1. Обнаружение денежного несоответствия в кассе и в бумагах.
    2. Запрос объяснительной у кассира. В случае непредоставления или прямого отказа от ее составления – написание специального акта с подписью двух свидетелей.
    3. Издание руководством Приказа (распоряжения) о возмещении недостачи.
    4. У согласного на добровольное возмещение кассира сумму недостачи спишут с ближайшей зарплаты либо он сам внесет деньги в кассу. Можно договориться о рассрочке.
    5. При отказе кассира от возмещения или если сумма велика, руководство обращается в суд.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работодатель может, рассмотрев обстоятельства и объяснение кассира, совсем отказаться от требования возмещения на любом этапе, частично или в полном объеме.

    Когда кассир не виноват

    Закон оговаривает некоторые обстоятельства, которые снимают вину и материальную ответственность с кассира. К ним относятся:

    • стихийное бедствие, в результате которого касса была повреждена и средства утрачены;
    • другое действие неодолимой силы, независимой от кассира (ограбление, похищение средств при транспортировке или передаче в/из банка).

    В этом случае акт недостачи фиксируется, помимо обычной процедуры экстренной инвентаризации, еще и актом правоохранительных органов.

    Как провести недостачу по бухгалтерии

    При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

    Читать еще:  Как заключить договор поручительства и кто может стать поручителем?

    В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

    1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
        дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    2. дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    3. дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
    4. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
        дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    5. дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    6. дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
    7. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
        дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    8. дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

    Документирование

    Документальный аспект играет здесь ключевую роль. Любой выявленный результат изначально должен быть задокументирован. Часто, если не слишком большие объемы ценностей, заводится специальный акт сверки, в котором указывается полный перечень вещей на балансе. Далее там отмечают, что имеется по факту.

    Если объемы слишком велики, то в акт необходимо просто занести расхождения. После этого уже будут изданы приказы о том, как наказать виновных. При этом необходимо подготовить документы, подтверждающие соблюдение всех превентивных мер. К примеру, если кладовщик докажет, что складу не обеспечена надлежащая защита от воров, то обвинить его в чем-то будет сложно.

    Если не превышен разрешенный для списания объем естественной убыли, то после этого дополнительно составляется акт о списании недостачи.

    Отражение излишка и недостачи денег в кассе ККМ

    Платформа 8.3.15.1830, конфигурация Розница 2.3.3.12. Но вопрос больше методический, по кассе ККМ и фискальникам.
    В конце смены сумма по кассе ККМ зачастую не совсем совпадает с той, что должна быть в теории (остаток на начало смены + продажи по налу — возвраты по налу; выемок и внесений нет).
    Если отбросить криминал и проблемы с пробитием чека, то возможны вполне жизненные ситуации, например, отказ от сдачи или банальные ошибки.
    Вопрос, что в таких случаях предлагается делать с фискальником через 1С:Розницу, чтобы привести практическое значение к теоретическому. Вариант — забрать лишние/доложить недостающие деньги не рассматриваем. Насколько я понимаю, никакого документа инвентаризации денежных средств в кассе ККМ не существует, и единственное, что можно сделать — подкорректировать остаток через внесение/выемку с пробитием на ФР.
    Я правильно понимаю или есть другие варианты?

    Спасибо большое за ответы.
    (1) насколько я понимаю, то, что Вы предлагает — это вариант 2, описанного ниже в тексте.
    (2) недостачи с кассиров уже взыскиваются, у клиента есть желание пойти дальше.
    (3) касается ли это варианта 3, описанного ниже в тексте?

    Есть чувство, что в попытке упрощенного объяснения потерял что-то важное.
    Давайте разберем на конкретном примере. Забудем про возвраты и безнал. В течение дня продали на 19900 рублей, но некоторые отказались от сдачи, в результате в кассе лежит ровно 20000 рублей. Если при закрытии смены кассир такое увидит, то у него будет соблазн положить 100 рублей себе в карман, «чтобы не нарушать отчетностей».
    Собственник не хочет ему отдавать эти 100 рублей и предлагает следующее. Перед закрытием смены программа должна запросить фактический остаток денег в кассе. Пусть кассир посчитает и введет эту сумму в базу, программа скорректирует остаток (!), после чего смена пусть закрывается. Причем закрывается частично, оставляя в кассе 5000 рублей в качестве размена на следующее утро.

    Вопрос, каким образом это «скорректирует остаток» лучше всего реализовать. Варианты я вижу такие.
    Вариант 1. Корректировку остатка не делать, разницу между 20000 и 19900 хранить в отдельном месте, 100 рублей забрать из кассы без выемки. Для программиста вариант идеальный, для клиента — не очень, т.к. нужен отдельный учет этих ежедневных «ста рублей».
    Вариант 2. Корректировка записей регистров (соответственно на фискальнике ничего не пробивается). Тогда у нас в базе остаток становится 20000 рублей, в памяти фискальника (если я правильно понимаю, что это вообще хранится в памяти) 19900, мы делаем выемку 15000, согласно базе остается 5000, согласно фискальнику — 4900. В результате, максимум пара таких месяцев, и мы получим отрицательную сумму, а также головную боль с тем, как это исправлять и что говорить налоговой.
    Менять типовой функционал в части взаимодействия с торговым оборудованием, чтобы сделать выемку 15000 в базе и 14900 по ФР, у меня желания нет никакого.
    Вариант 3. Внесение денег. Тогда у нас остаток становится 20000 рублей как в базе, так и в памяти ФР, потом происходит выемка 15000 рублей, всё вроде ок. Мне этот вариант не нравится следующими моментами:
    — наше решение — явный костыль, а ситуация вполне реальная; неужели фирма 1С как разработчик типового решения не придумала на этот случай ничего нормального (именно эту часть истории я и хотел изначально выяснить)?
    — требуется дописать код, включающий взаимодействие с фискальником; скорее всего, несложный, т.к. в типовом решение должен быть образец;
    — непонятно, что скажет налоговая на постоянные манипуляции с суммой в кассе перед закрытием смены.

    Хотелось бы узнать, кто как решает эту проблему, и услышать мнения насчет того, что налоговая подумает про вариант 3.

    (4) С точки зрения налоговой клиент заплатил 20000 вы пробили 19900 т.е. налицо неприменение ККТ и черный нал. Т.е. попытка обмануть государство и утаить доход. Если руководитель хочет поиграть в эти игры — ради бога, он сам творец своего счастья.
    Вот только с точки зрения государства то что он оприходует 100 рублей — это внереализационый доход, с которого он должен заплатить налог (на прибыль или усн или на какой он там системе налогооблажения). Пусть только попобует не начислить и государство ему популярно объяснить, что будет за неуплату налогов. Хорошо если штрафами отделаеться, а то за систематическое деяние могут и посадить.

    Отсюда мораль. Нефиг на чаевые кассира глаз ложить.

    И самый главный вопрос. Вы зачем эти 100 рублей в ФР пытаетесь запихнуть? Не все деньги которые проходят у кассира пробиваются по ФР. Область применение — оплата за товары, работы, услуги. Вы же когда директор берет подотчет возвращает из подотчета вы же по кассе не пробиваете? Или пробиваете? Тогда по какой статье вы собираетесь эти 100 рублей? Как оплата от покупателей услуги «красивые глазки кассира»? Тогда не забудьте НДС начислить и уплатить с этой услуги, так как эта слуга не освобождена от уплаты НДС.

    Достаточно аргументов, или все еще хотите провести по кассе?

    Недостача и неоприходование наличных денежных средств: признание в учете (Денисова М.О.)

    Дата размещения статьи: 13.12.2014

    При увольнении кассира была выявлена недостача денежных средств в кассе организации. Кассир отказался внести недостающую сумму, поэтому организация была вынуждена обратиться в полицию с заявлением о хищении денежных средств. Кроме того, обнаружилось, что кассир пробивал контрагентам кассовые чеки (предположительно, в связи с предоплатой по договорам поставки), а в кассовой книге приход денежных средств не показывал. Как отразить данные факты в бухгалтерском учете?

    Недостача денежных средств в кассе организации

    На основании ст. 11 Закона о бухгалтерском учете активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При этом случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно. Однако есть случаи, когда инвентаризация обязательна в силу закона или требования подзаконных актов, например при (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации ):
    — смене материально ответственных лиц ;
    — выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
    ———————————
    Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
    Согласно положениям ст. 244 ТК РФ, Постановления Минтруда России от 31.12.2002 N 85 с кассирами, а также иными работниками, выполняющими обязанности кассиров, могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности работников.

    При инвентаризации устанавливается фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
    Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
    Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 с кредита счетов учета названных ценностей.
    ———————————
    Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

    Читать еще:  Как можно отменить надзор? Дали 8 лет после освобождения

    Следовательно, недостача денежных средств в кассе организации в виде расхождения между фактическим наличием денежных средств и данными регистров бухгалтерского учета показывается проводкой Дебет 94 Кредит 50 (основание — акт инвентаризации наличных денежных средств). Затем сумма выявленной недостачи относится на работника (кассира), причинившего организации материальный ущерб в результате недостачи, хищения денежных средств, — Дебет 73-2 Кредит 94.
    В рассматриваемой ситуации кассир отказался возмещать ущерб, поэтому организация подала заявление о факте хищения в полицию.
    Полагаем, что до окончания следственных действий в учете организации за кассиром будет числиться дебиторская задолженность по возмещению материального ущерба. Впоследствии, если вина кассира будет доказана, долг подлежит взысканию. По мере возмещения кассиром ущерба его задолженность погашается записью Дебет 50, 51 Кредит 73-2. Если следствие не установит лиц, виновных в недостаче (суд признает иск к кассиру необоснованным), в учете будет сформирована проводка Дебет 94 Кредит 73-2, а затем сумма недостачи отнесена в состав прочих расходов проводкой Дебет 91-2 Кредит 94 в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» .
    ———————————
    Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

    К сведению. Для целей налогообложения убытки в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, признаются внереализационными расходами, но только если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-07/43914, от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717, Постановление ФАС ПО от 06.06.2014 по делу N А65-19000/2013).

    Неоприходование денежных средств в кассу организации

    Организация может обнаружить факт неоприходования наличных денежных средств при проверке фискальных отчетов ККТ (контрольной ленты ККТ), а также в результате предъявления лицом, уплатившим по тому или иному основанию денежные средства в кассу организации, требования об исполнении встречных обязательств в его адрес (например, требования отгрузки товаров, продукции).
    В любом случае организации необходимо учитывать положения документов, регулирующих правила работы с ККТ и денежной наличностью.
    Согласно ст. 5 Закона о применении ККТ организации, применяющие контрольно-кассовую технику (ККТ), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки. Вместе с тем в Положении о регистрации и применении ККТ указано, что:
    — кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета , содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов;
    — контрольная лента — это первичный учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о ККТ и наличных денежных расчетах (применяется на всех ККТ и хранится в организации не менее чем 5 лет (п. 14 Положения о регистрации и применении ККТ, п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением )).
    ———————————
    Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
    Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470.
    Утверждено Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745.

    Обязательные реквизиты кассового чека названы в п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Они могут быть дополнены с учетом особенностей сфер их применения.
    Сравним реквизиты кассового чека с обязательными реквизитами, установленными ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете для всех без исключения первичных документов.

    любого первичного документа

    Наименование экономического субъекта, составившего документ

    Идентификационный номер организации-налогоплательщика

    Заводской номер ККТ

    Порядковый номер чека

    Дата и время покупки (оказания услуги)

    Дата составления документа

    Стоимость покупки (услуги)

    Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

    Признак фискального режима

    Содержание факта хозяйственной жизни

    Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

    Подписи лиц, названных выше, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

    Напомним, что по каждой ККТ ведется книга (журнал) кассира-операциониста (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением), где фиксируются показания суммирующих денежных счетчиков и выручка за день. Выручка подлежит оформлению приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001) (далее — ПКО), о чем делается запись в кассовой книге организации (форма по ОКУД 0310004) в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (см. п. п. 6, 7, 11 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин ).
    ———————————
    См., например, унифицированную форму КМ-4, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
    Утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
    Утверждены Письмом Банка России от 18.08.1993 N 51.

    О том, что прием наличных денег юридическим лицом проводится по ПКО, установлено и п. 5 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. При этом вносителю наличных денег выдается квитанция к ПКО (п. 5.1 данного Порядка). В самом ПКО и квитанции к нему указывается, от кого приняты наличные денежные средства и по какому основанию. По каждому ПКО осуществляется запись в кассовой книге, что обеспечивает полное оприходование в кассу наличных денег (п. 4.6 названного Порядка). Остаток наличных денежных средств фиксируется в кассовой книге ежедневно (п. п. 2, 4.6 обозначенного Порядка).
    Проверка полноты оприходования в кассу наличных денежных средств производится путем сличения выручки по фискальному отчету ККТ с выручкой по книге кассира-операциониста (п. 6.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением , Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2014 N 09АП-29913/2014-АК по делу N А40-35405/14).
    ———————————
    Утверждены Минфином России 30.08.1993 N 104.

    На основании изложенного можно сформировать несколько выводов и рекомендаций.
    1. Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества является основанием для проведения инвентаризации активов и обязательств организации (включая активы в виде дебиторской задолженности и обязательства в виде кредиторской задолженности) — п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Такая инвентаризация будет способствовать выяснению реального состояния расчетов с контрагентами, в том числе с применением наличных денежных средств.
    2. Правила, установленные для формирования в учете сведений о недостаче материальных ценностей, при обнаружении факта неоприходования наличных денег в кассу организации не применяются, поскольку сами материальные ценности (в данном случае — денежные средства) к учету вообще не принимались.
    3. Если кассир не обеспечил полного оприходования в кассу организации наличных денег, это может послужить поводом для формирования по дебету счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (или счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») дебиторской задолженности кассира (бывшего кассира) перед организацией. Относительно выбора корреспондирующего счета необходимо исходить из конкретных обстоятельств дела, учитывая ряд нюансов.
    Стандартный кассовый чек (не дополненный недостающими реквизитами), равно как и контрольная лента, не обладает всеми реквизитами первичного документа. Поэтому в целях формирования сведений в бухгалтерском учете о совершенной организацией хозяйственной операции по приему наличных денежных средств от конкретного лица по конкретному договору наличия в контрольной ленте спорной суммы и (или) предъявления предполагаемым плательщиком кассового чека недостаточно для того, чтобы сформировать записи по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Если вероятность того, что покупатель передавал кассиру денежные средства в оплату договора поставки, велика, то организация вправе сформировать в учете оценочное обязательство согласно правилам, установленным ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» . В этой ситуации в учете формируется запись: Дебет 73-2 (76) Кредит 96. При подтверждении следствием (судом) факта хищения денежных средств, принятых кассиром от конкретного покупателя, организация признает обязательство перед покупателем — Дебет 96 Кредит 62. Задолженность кассира будет погашаться по мере возмещения ущерба — Дебет 50, 51 Кредит 73-2 (76).
    ———————————
    Утверждено Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н.

    Существует вероятность того, что иск организации к кассиру о возмещении ущерба будет признан необоснованным, а факт уплаты покупателем наличных денежных средств в кассу организации — недоказанным. В данном случае запись Дебет 73-2 (76) Кредит 96 придется сторнировать.
    4. Если у организации есть основания сомневаться в том, что факт наличных расчетов (прием наличных денег кассиром от конкретного лица) имел место, то до окончания следственных мероприятий (вынесения соответствующего решения судом) организация вправе считать задолженность кассира перед организацией условным активом , а задолженность организации перед покупателем — условным обязательством . На основании п. 14 ПБУ 8/2010 условные обязательства и условные активы не признаются в бухгалтерском учете. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности согласно п. п. 25 — 28 ПБУ 8/2010.
    ———————————
    Условный актив возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией (п. 13 ПБУ 8/2010).
    Условное обязательство возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации обязательства на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией (п. 9 ПБУ 8/2010).

    Читать еще:  Образец должностной инструкции администратора кафе в 2021 году

    По окончании следственных мероприятий (судебного разбирательства) организация должна сформировать в учете записи, соответствующие реальному положению вещей, признать долг за кассиром, перед покупателем и т.д.

    В рассмотренной ситуации при увольнении кассира были выявлены:
    — недостача денежных средств в кассе организации;
    — неоприходование денежных средств в кассу организации.
    Названные факты отражаются в бухгалтерском учете по-разному. Недостача денежных средств выявляется в процессе проведения инвентаризации и сопоставления фактического остатка наличных денежных средств в кассе с остатком по данным бухгалтерского учета. В учете недостача показывается с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Неоприходование наличных денежных средств в кассу организации выявляется исключительно при проверке кассовых документов путем сличения выручки по фискальному отчету ККТ с выручкой по книге кассира-операциониста. Отражение указанного обстоятельства в бухгалтерском учете зависит от многих факторов и требует обстоятельного разбирательства, в процессе которого необходимо установить, действительно ли имел место наличный расчет, выявить контрагента, уплатившего денежные средства, и основание для их внесения. Бухгалтерские записи зависят от итогов расследования. При установлении плательщика и доказанности факта присвоения денежных средств кассиром в учете формируется запись по дебету счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

    Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

    Вернуться на предыдущую страницу

    Недостача денежных средств в кассе: что делать?

    Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

    Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе

    Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

    • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста,
    • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании,
    • В ходе аудиторской проверки,
    • В процессе проведения инвентаризации.

    Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

    Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

    Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

    • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления,
    • Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица,
    • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств,
    • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений,
    • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт,
    • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица,
    • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц,
    • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

    В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

    Как проходит инвентаризация кассы

    Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

    До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

    • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе,
    • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге,
    • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

    Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

    Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

    Как оформить акт ревизии наличных

    Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

    • Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны,
    • Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета,
    • Если, выявлен излишки или недостачи, ниже указывается их сумма,
    • После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения,
    • В нижней части акта директор указывает сове решение по итогам выявленных расхождений

    Скачать образец заполненного акта по недостаче

    Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

    Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

    В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

    Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

    Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

    В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

    • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения,
    • Небрежного исполнения должностных обязанностей,
    • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

    При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

    • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника,
    • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

    За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

    Когда кассир может избежать ответственности

    Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

    • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары),
    • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо,
    • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни),
    • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

    На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

    Как взыскать недостачу в кассе с виновного

    Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

    • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
    • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соостветвующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

    Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector