Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

Пример оформления приказа о назначении ответственного за проведение работ на объекте

Качественно организованное ведение технической и нормативно-правовой документации на производственном объекте является гарантом высокой эффективности и улучшения условий труда работников. Для этого компании имеют право составлять локальные акты.

Примером самого распространенного локального акта является приказ о назначении ответственного лица за производство работ на объекте. Эта документация применима для возложения обязанностей на одного сотрудника или целый коллектив.

  1. Кого назначают ответственным лицом за производство работ на объекте?
  2. Как оформить приказ о назначении?
  3. Скачать образец
  4. Выводы

Кого назначают ответственным лицом за производство работ на объекте?

В зависимости от сферы требуемой деятельности приказ о назначении может затрагивать широкую группу лиц. Но чаще всего возложенная ответственность делится на несколько групп.

Самими распространенными считаются:

  • кадровая;
  • материальная;
  • за архивы;
  • за пожарную безопасность;
  • за электротехническую безопасность;
  • за охрану труда.

Точную формулировку сферы ответственности необходимо прописывать в приказе, который должен строго соответствовать Трудовому кодексу, ГОСТам, СанПиНам и прочим законодательным нормам.

В зависимости от сферы деятельности ответственным может быть:

  1. В кадровом делопроизводстве – сотрудник с высшим юридическим образованием, руководитель организации или его заместитель.
  2. При обеспечении пожарной, электротехнической безопасности, охраны труда или контроля за выполнением особо опасных работ – исключительно сотрудник, имеющий высшее образование в данной области и прошедший все необходимые курсы дополнительного обучения.
  3. При распределении материальной ответственности – любой сотрудник, который подтвердит личное согласие на выполнение этой функции.

Только материально ответственного руководитель может выбрать по своему желанию или исходя из личных качеств работника. Во всех остальных случаях ответственным должен быть дипломированный специалист, в идеале имеющий трудовой стаж не менее трех лет на аналогичной должности. Ответственные за охрану труда и пожарную безопасность на объекте могут быть объединены в отдельную службу, являющуюся самостоятельным структурным подразделением на предприятии.

В небольших компаниях или в штате у индивидуального предпринимателя ответственным за все вышеуказанные области на объекте может стать сам руководитель или ИП, но ему придется проходить специальные курсы и получать сертификаты – в случае контроля за реализацией правил охраны труда или любой разновидности техногенной защиты.

Рекомендуем прочитать, как оформить приказ о назначении ответственного:

Как оформить приказ о назначении?

В общем виде приказ создается для реализации ряда целей.

Наиболее существенными среди них являются:

  • фиксация сферы полномочий за определенным сотрудником при производстве каких-либо работ на объекте;
  • регуляция степени ответственности в случае обнаружения нарушений;
  • обеспечение контроля за работами на объекте.

Приказ о назначении материально ответственного лица подчиняется особым правилам. Предварительно с работником нужно заключить договор и получить согласие от сотрудника на выполнение таких обязательств. Материальная ответственность может быть возложена на весь коллектив – тогда каждый работник должен ознакомиться с приказом и заверить личной подписью свое согласие.

При оформлении приказа об ответственном за производство работ на объекте необходимо использовать типовые формы, с которыми можно ознакомиться на сайте Роскомнадзора или в крупных базах, например Консультант.плюс, также можно разработать бланк распоряжения самостоятельно. В зависимости от типа деятельности следует выбирать типовую форму, прописывая в нем всех задействованных лиц.

В общем виде структура документа для назначения ответственных лиц за производство работ должна содержать такие пункты:

  • полное наименование организации;
  • дата, город составления приказа и его номер;
  • название документа;
  • основная часть – причина, для которой создается приказ (например, «в целях производства работ на строительном объекте»);
  • список ответственных с указанием должностей и ФИО;
  • подписи директора и ознакомленных сотрудников.

Нужно прописывать всех работников: тех, кто будет отвечать за производство работ, кто должен обучить «новоприбывших» и ввести их в курс дела, кто будет выполнять работу во время отсутствия ответственных и кто в итоге будет осуществлять контроль за выполнением распоряжения.

Подписанный руководителем приказ считается вступившим в силу и должен вноситься в специальный журнал в отделе кадров на предприятии.

Как первичная документация, этот журнал должен храниться не менее 5 лет. Данный журнал может использоваться любой государственной инспекцией для проведения расследований или регулярных проверок работодателя и коллектива. Также он помогает формировать отчетность.

Скачать образец

Выводы

Ответственным лицом за производство работ на объекте должен быть назначен работник с соответствующим высшим образованием.

Материально ответственным может быть установлен любой работник, но только с его согласия.

Приказ о передаче лицу ответственности составляет и подписывает руководитель компании. С. этого момента он вступает в силу и хранится на предприятии не менее 5 лет.

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля

Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства.

Цель осуществления

Ведение кадрового делопроизводства осуществляется с целью:

  • документального оформления трудовых отношений;
  • регламентирования взаимоотношений работника и работодателя;
  • урегулирования возможных трудовых споров.
Читать еще:  Достройка дооборудование реконструкция и модернизация ОС Отражение в учете

Идея формирования кадровой документации так же включает в себя придание максимальной прозрачности и открытости трудовому процессу, что благоприятно сказывается на трудовых отношениях между сторонами.

Законодательная база

В системе госслужбы отношения между госслужащим и представителем нанимающей стороны имеют законодательное и нормативное регулирование. Кадровое делопроизводство основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов РФ и подзаконных актах, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

Перечень основных законов для госслужащих:

  1. Конституция РФ от 12.12.1993 г.;
  2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 г. (в ред. 05.02.2018 г.);
  3. Федеральный закон от 27.05.2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
  4. Федеральный закон от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
  5. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Что нужно знать

Кадровая работа с госслужащими строго регламентирована Федеральным законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 г.

По причине того, что государственная служба представляет собой мощную структурированную систему, с четкой иерархией власти и подчинения, получить ситуацию, когда формировать кадровую документацию требуется с нуля, сложно представить.

Документы

Зачастую, принятые к учету на госслужбе бланки и формы документов предоставляются нуждающемуся подразделению от вышестоящих управляющих органов.

Перечень кадровой документации, обязательный к наличию:

  • внутренние локальные нормативные акты;
  • штатное расписание;
  • служебный контракт (трудовой договор);
  • приказы по личному составу: о приеме, переводе, увольнении;
  • приказы о предоставлении ежегодного отпуска и дополнительных отпусков;
  • график отпусков;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • личная карточка работника;
  • договор о материальной ответственности;
  • журналы регистрации приказов;
  • графики сменности;
  • табель учета рабочего времени.

Этапы организации с нуля

При формировании кадровой деятельности:

  1. в первую очередь потребуется изучить законодательную базу, регулирующую и регламентирующую гражданскую службу;
  2. далее следует этап разработки и утверждения локально — номативных актов;
  3. следом потребуется формирование документации, обязательной для кадрового делопроизводства, в соответствии с законодательными нормами, установленными для госслужбы;
  4. завершающим этапом перед началом трудовой деятельности, связанной работой по движению персонала, будет являться подготовка документации к использованию, а именно каждый локально — нормативный акт и журнал учета, требуется пронумеровать, прошить, заверить подписью и скрепить печатью.

Как ведется учет

Как правило, ведение кадрового учета осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения. Полным циклом управления кадровыми ресурсами государственных служб обладает ПП «Парус — Госслужба».

Дополнительные моменты

Для оптимизации труда кадровых служб, с целью их информационного обеспечения, с марта 2020 госслужащим предоставляется служебное пользование федеральной государственной информационной системой «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ».

Штатное расписание и отпуска

Штатное расписание, включая штатную расстановку являются организационно — распорядительными документами, в которых отражена структура, штатный состав и численность, перечень профессий и должностей, с указанием тарифов (окладов), а так же возможных надбавок.

Госкомстатом России разработана и утверждена унифицированная форма документа, которая применима для всех организаций. В то же время использование данной формы носит исключительно рекомендательный характер. Для некоторых бюджетных организаций порядок согласования и утверждения штатного расписания регулируется ведомственными нормативно – правовыми актами.

Статья 46 Федерального закона № 79-ФЗ определяет порядок предоставления отпусков на гражданской службе. Установлено, что отпуск для государственных служащих состоит из ежегодного оплачиваемого отпуска, в количестве 30 календарных дней и дополнительных оплачиваемых отпусков, в том числе за выслугу лет.

Оформление сотрудников

Поступление на государственную службу для всех граждан происходит на конкурсной основе. Подробно этапы конкурса отражает «Положение о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ», утвержденное указом Президента РФ от 01.02.2005 № 112, а так же статья 22 ФЗ № 79-ФЗ.

С гражданами, успешно прошедшими конкурс на замещение должности, на основании акта государственного органа о назначении на должность, оформляется и подписывается служебный контракт. Данный документ представляет собой соглашение между представителем нанимающей стороны и лицом, поступающим на гражданскую службу.

Содержание и форма служебного контракта определены статьей 24 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ».

Для заключения служебного контракта гражданин предоставляет:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • документы по воинскому учету;
  • документы об образовании;
  • трудовую книжку, за исключением поступления на службу (работу) впервые;
  • заполненную анкету, установленного образца;
  • заявление, выражающее просьбу о поступлении на государственную службу.

Рекомендации по порядку

До подписания служебного контракта сотрудник отдела кадров несет обязанность ознакомления гражданина, поступающего на госслужбу, со всеми нормативными актами государственного органа, и иными документами, которые имеют отношение к исполнению обязанностей государственного служащего.

После назначения на должность, специалист отдела кадров выдает служащему удостоверение установленного образца.

Инструкции по оформлению для ООО

Схема действий для Обществ с ограниченной ответственностью достаточно схожа с порядком формирования кадрового делопроизводства на государственной службе. Главным критерием является точное соответствие нормам трудового законодательства и соблюдение прав и свобод граждан.

При формировании кадрового документооборота в ООО потребуется:

  1. ознакомление с учредительной документацией организации. Все сведения в кадровых документах должны строго соответствовать основной документации предприятия;
  2. изучение законодательной базы в области трудовых отношений, специальной литературы по управлению персоналом и кадровому делопроизводству;
  3. определение перечня документов, которые будут применяться в кадровой работе;
  4. разработка локально — нормативных актов и штатного расписания;
  5. разработка формы трудового договора, приказов, журналов регистрации, графиков работы, графиков отпусков и прочей документации;
  6. оформление руководителя организации, если предприятие создается с нуля;
  7. определение в приказном порядке ответственного лица за учет и ведение трудовых книжек, создание книги для их учета;
  8. непосредственно само трудоустройство, включающее оформление документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, договор о материальной ответственности, должностная инструкция, ознакомление со всеми внутренними документами предприятия, которые регламентируют трудовую деятельность.
Читать еще:  Подряд или оказание услуг? Вот в чем вопрос

Кто ответственен за ведение учета

Как правило, гарантом качественной и своевременно выполненной работой будет служить ведение кадрового делопроизводства лицом, имеющим не только отличные навыки кадрового делопроизводства, но и знание норм трудового законодательства.

Предприятия, имеющие малую численность персонала, зачастую обходятся без отдела кадров, обязанности по кадровой работе возлагаются на сотрудника бухгалтерии либо секретаря руководителя. Когда же кадровая деятельность занимает довольно большой объем рабочего времени, на предприятии вводится должность специалиста по кадровой работе либо даже отдел по работе с персоналом.

Видео: Семинар

Нумерация приказов

Действующее законодательство не устанавливает определенного порядка нумерации кадровой документации. Исходя из этого, лица ответственные за кадровый учет, вправе самостоятельно определять по каким критериям и как нумеровать приказы.

Ведение нумерации позволит:

  • систематизировать систему хранения;
  • оптимизировать процесс поиска документа;
  • оперативно и качественно подготовить документы к архивации.

Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года.

Рекомендации по оформлению

В практике кадрового делопроизводства существуют общепринятый порядок оформления нумерации, который используют большинство специалистов. Так приказы по личному составу принято нумеровать, используя буквенный код, обозначающий принадлежность приказа к определенной категории и порядковый числовой номер.

Между ними может находиться дефис, пробел либо другой символ. Например, можно для приказов о приеме можно использовать № 1п либо № 1-п.

Главным критерием должно являться различие нумерации приказов по основной деятельности и по личному составу. Желаемый порядок нумерации приказов требуется утвердить приказом руководителя и отразить о нем сведения в локальном нормативном акте учреждения.

Регламентация

Специалисты в области права рекомендуют использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, не смотря на то, что документ утратил свою юридическую силу, в нем отражаются базовые требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению.

Помимо правил составления документов, в инструкции содержатся сведения о порядке хранения.

Ответственность за отсутствие

Руководствуясь статьей 22 Трудового кодекса, работодатели обязаны соблюдать законодательство о труде и иные нормативно — правовые акты, содержащие нормы трудового права. Случаи отсутствия обязательной кадровой документации, предписанной трудовым законодательством, либо несоблюдения требований по ее ведению, относятся к нарушению норм права и караются привлечением к административной ответственности (часть первая статья 5.27 КоАП РФ).

Наказание за нарушение законодательства о труде:

  • должностные лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • индивидуальные предприниматели — штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • организации — штраф от 30000 до 50000 рублей.

Несмотря на то, что задачи кадровых служб универсальны, специфика государственной службы отражается на кадровом документообороте. Для выполнения качественной работы по формированию документации, специалистам по персоналу потребуется тщательное изучение соблюдение действующего законодательства.

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека. В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы. Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности. Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер. В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство. В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек своих подчиненных. Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

  • Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
  • Договориться с работником о размере оплаты;
  • Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
  • Издать приказ о назначении на должность;
  • Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
  • Внести сведения в личную карточку работника;
  • Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.
Читать еще:  Какие данные проверяет Роскомнадзор плановый график проверок инспекторами

Образец составления

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства. Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы. При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

  • Название, фактический и юридический адреса организации;
  • Номер документа и дату его составления;
  • ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
  • Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
  • Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
  • Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
  • Подпись работодателя;
  • Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом. В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности. Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании. К его должностным обязанностям обычно относят:

  • Внесение записей в трудовые книжки сотрудников;
  • Обеспечение учета и хранения книжек;
  • Прием, перевод и увольнение сотрудников;
  • Представление работников к поощрениям и дисциплинарным взысканиям;
  • Учет личного состава компании;
  • Подготовка необходимого материала для квалификационных комиссий;
  • Выдача справок о трудовой деятельности работников;
  • Подсчет трудового стажа.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

  • Наши статьи
  • Ликвидация добровольная
  • Кейсы
  • Налоговая
  • Новости
  • Правовая база
  • Вопрос-ответ официально
  • Разъясняющие письма
  • Документы ФНС
  • Кодексы РФ
  • Отчетность

  • Наши статьи
  • Ликвидация добровольная
  • Кейсы
  • Налоговая
  • Новости
  • Правовая база
  • Вопрос-ответ официально
  • Разъясняющие письма
  • Документы ФНС
  • Кодексы РФ
  • Отчетность

Вопрос: Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации.

Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия «ведение кадрового делопроизводства». На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).
Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена. Между тем для заполнения отдельных кадровых документов необходимо проставление подписи работника кадровой службы (например, для заполнения личной карточки работника).
Обязанности работника, в том числе в части ведения кадрового делопроизводства, могут быть установлены в его трудовом договоре (должностной инструкции).
Учитывая изложенное, полагаем, что, если в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации предусмотрена обязанность ведения кадрового делопроизводства, необходимость издания приказа о ведении кадрового делопроизводства отсутствует, так как указанный работник сможет заполнять документы на основании такого условия.
В противном случае целесообразно такой приказ издать, чтобы наделить соответствующими полномочиями конкретного работника и на этом основании заполнять отдельные кадровые документы.
При этом в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Таким образом, также следует издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
При этом не существует законных ограничений для того, чтобы указать в приказе о ведении кадрового делопроизводства на обязанность ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек. Таким образом, на наш взгляд, вместо двух указанных приказов можно издать один.

Е.А.Чершинцева
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
31.03.2015

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector