Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Личное дело структура скачать образец пример и очередность заполнения

Личное дело работника — как вести, образец дела

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей. Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия. В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

  • руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
  • руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
  • заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
  • ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
  • материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
  • работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

  • досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
  • документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
  • постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
  • все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
  • максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации. Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника. В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609. Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

  • сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
  • отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
  • создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
  • установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
  • регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

  • заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
  • приказ о назначении работника на должность;
  • различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
  • личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
  • все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
  • трудовой договор между работником и работодателем;
  • приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
  • соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
  • справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
  • справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.
Читать еще:  Что такое профориентация и для чего она нужна

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

  • паспорта сотрудника;
  • ИНН работника;
  • СНИЛС трудоустраивающегося лица;
  • военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
  • приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
  • приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
  • трудовой книжки;
  • справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

  1. На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
  2. В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
  3. Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

  1. Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
  2. Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
  3. Дату составления документа.
  4. Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

  1. Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
  2. Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
  3. Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства. Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ. Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

  1. Титульный лист.
  2. Опись документов.
  3. Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное. В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника. В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Скачать

Скачать образец Описи документов личного дела в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Скачать

Скачать образец Титульного листа личного дела в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Образец заполнения описи документов в личном деле работника

  • Для чего нужна опись
  • Образец описи документов в личном деле работника

Для чего нужна опись

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

  • на кадетов, курсантов;
  • госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
  • военнослужащих;
  • работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

  • его автобиографию;
  • заполненную анкету;
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристику с прошлого места работы;
  • копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе о том, как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных. Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить пробный доступ бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

Образец описи документов в личном деле работника

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

  • его дату и номер;
  • название;
  • номер листа в личном деле;
  • является документ оригиналом или копией.

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

  • пустые поля перечеркиваются буквой Z;
  • делается запись об общем количестве документов и страниц;
  • ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.
Читать еще:  Жалоба на нотариуса ⚠ образец куда обращаться пошаговая инструкция

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Бланк фотографии рабочего дня. Нюансы составления

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена. Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием. И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Что такое «фотография рабочего времени»?

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием. Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения. Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Фотография и хронометраж: в чём разница?

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

  • при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
  • проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
  • точно установить структуру рабочего времени;
  • своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
  • выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
  • своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
  • установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
  • оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
  • проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

  • выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
  • провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
  • создать временные нормативы;
  • изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
  • организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Кому доступны сведения из фотографии рабочего времени?

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

  • руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
  • сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
  • сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Оформление личного дела работника — образец и правильный порядок ведения досье сотрудника

Личное дело ведется для систематического учета данных о работнике. Досье заполняется комплексным пакетом документированных листов, бланков и справок, описывающих трудовую деятельность работника на предприятии в период с первого дня трудоустройства до увольнения. Правильное оформление личного дела работника осуществляется по образцу согласно законодательных норм.

Законодательные нормы кадрового делопроизводства

Согласно закону РФ (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609) систематизация информации о профессиональной деятельности государственных и административных служащих обязательна.

Законодательство обязательно регламентирует ведение личного досье на работников следующих отраслей:

  • государственных служащих;
  • научных сотрудников;
  • лиц, занимающих руководящие должности;
  • специалистов с повышенной ответственностью.

Ведение досье не всегда регламентируется законодательной нормой. Например, для лиц, занимающих исполнительные должности, заведение личного дела не обязательно.

В свою очередь на граждан, занимающих организационные посты, личное досье заводится в обязательном порядке. Это касается и лиц, работающих на временном или сезонном основании.

Необходимо ведение личного дела лиц, занимающих упомянутые посты, вне зависимости основная это работа либо по совместительству.

На граждан, трудящихся по внутреннему совместительству, ведется одно досье, поскольку заведение двух личных дел на сотрудника законодательством не предусмотрено.

Ведение личного дела не распространяется на граждан с совместным правовым договором по оказанию услуг. Например, это касается лиц, оказывающих платные услуги по подрядному соглашению.

Кто ведет личное дело

Ведение личного дела работника возлагается на сотрудника кадровой службы, наделенного соответствующими полномочиями. При отсутствии отдела кадров на предприятии ответственность за ведение переходит к лицу, наделенному этими прерогативами руководителем с учетом полного контроля последним.

Весь комплекс документов, укомплектованных в дело, хранится в отделе кадров. Для сохранения секретности данных о работнике и во избежание попадания любого из документов в третьи руки, личное дело хранится в сейфе под ответственностью работника службы кадров ведущего досье.

У сотрудника отдела кадров, ответственного за ведение дела, нет законодательных прерогатив на получение от работника сведений о его личной жизни и религиозно-политических предпочтений. Право на получение такой информации получается исключительно по письменному соглашению работника.

Потеря любого запротоколированного документа, входящего в состав дела, влечет, ответственность работника одела кадров. Следовательно, важно соблюдение аккуратности при работе с ведением персональной документации работника. Известны случаи служебных разбирательств по поводу утраты дел служащими кадрового отдела.

Ведение личных дел в частном предпринимательстве

Граждане, осуществляющие индивидуальную предпринимательскую деятельность, по закону вправе вести делопроизводственный учет работников своих предприятий.

Если частный предприниматель решил внедрить систему ведения личных дел работников, она закрепляется в учетной бухгалтерии посредством внесения соответствующих указов во внутренних протоколах. Зачастую делопроизводители пользуются законодательно фиксированным регламентом для госслужащих.

Читать еще:  Совмещение УСН и ЕНВД Распределение общих расходов

Практика делопроизводства для индивидуальных предпринимателей, не являясь обязательной, все же демонстрирует несомненные плюсы.

Практика личного дело ведения содействует:

  • своевременному учету документированной информации о работнике;
  • отслеживанию карьерных изменений;
  • быстрой проверке данных работника для предоставления полагающихся льгот и премий;
  • оценке перспективности сотрудника в плане карьерного роста;
  • оперативному ознакомлению с персональной информацией о работнике.

Учитывая не обязательное ведение кадрового учета для частных предпринимателей, они сами вправе решать, на каких работников заводить личное дело. Впрочем, большинство предпринимателей ведут учет всех своих сотрудников, облегчая систематизацию сведений о персонале. В целях экономии времени иные ИП ведут учет дел лишь служащих конкретных должностей.

Предпочтительные должности сотрудников для заведения личных дел включают:

  • организационно руководящие посты;
  • заместителей руководящей ячейки;
  • материально ответственные должности.

Упомянутые должности, целесообразны для ведения делопроизводства, не зависимо от вида и времени прима на работу. Например, работ по совместительству или срочному трудовому договору.

Наименее предпочтительные должности для оформления делопроизводства занимают работники без требований по образованию, высокой квалификации, повышенной ответственности.

Оформление личного дела работника и образец

Работодатель через сотрудника отдела кадров начинает вести личное дело работника с начала оформления последнего на предприятие или государственное учреждение. Перечень документации не регламентируется на уровне правовых актов за исключением служащих государственных, муниципальных, бюджетных структур и депутатов.

Следовательно, предприятия или организации, нанимающие работника, решают сами, какие документы включать в досье нанятых сотрудников. Стандартное личное дело сотрудника содержит перечень копий следующих документов:

  • паспортную ксерокопию;
  • ксерокопию диплома об образовании, документа о повышении квалификационных качеств;
  • страхового номера индивидуального лицевого счёта;
  • документа о военной обязанности лица (если он таким является) или военного билета;
  • ксерокопию идентификационного номера налогоплательщика;
  • справки о прохождении медицинской комиссии (если этого требует деятельность организации);
  • справку на наличие судимости гражданского лица или неимение таковой;
  • справки о трудовом соглашении между работником и работодателем;
  • резюме;
  • трудовой книжки
  • квалификационную характеристику;

После укомплектования упомянутыми бумагами заполняется бланк листа внутренней описи. Он оформляется для ведения учета. В документ вносятся даты задокументированных данных на работника, помечаются факты изменения документа, изъятий из него копий для конкретных нужд.

Возможно изменение перечня упомянутых документов. В зависимости от кадровой политики осуществляемой предприятием, из дела могут изыматься не актуальные справки и бумаги либо оно дополняется новыми документально оформленными копиями.

Опись документов ведется для учета всей документации содержащейся в деле. Описной бланк с пунктами для заполнения, содержание которых можно менять в зависимости от организации, можно купить или заказать через интернет.

Порядок ведения

Корректное формирование личного дела начинается с внесения в досье, трудового договора, включая распорядительный документальный приказ о трудоустройстве и назначении на конкретную должность будущего специалиста. При этом соблюдается строгая хронология документов, включаемых в состав.

Соблюдается хронологическая нумерация всех листов, вкладываемых в дело. Количество листов и даты их внесения указываются в листе внутренней описи. Опись составляется для учета документов хранящихся свыше 10 лет.

Хронология ведения

Внешняя сторона обложки озаглавливается указанием ФИО сотрудника. Образец включает следующие пункты:

  • указание на соответствующих полях обложки первичных данных (ФИО сотрудника, фото, номер досье, дата начала и конца делопроизводства);
  • фиксирование количества нумерованных листов;
  • оформление и прикрепление листа внутренней описи.

По стандартной схеме соблюдается следующая хронология ведения:

  1. Заполняется и вкладывается анкета.
  2. Оформляется и добавляется лист трудового договора.
  3. Добавляется соглашение, о неразглашении коммерческой тайны.

Далее добавляются копии следующих документов:

  • копия паспорта;
  • справка об образовании;
  • военный билет или удостоверение офицера запаса;
  • подтверждение о присвоении ИНН;
  • справка о присвоении индивидуального номера государственного пенсионного страхования;
  • соглашение о несении материальной ответственности;
  • аттестационные материалы.

Для оформления используется свежее фото сотрудника. Нельзя добавлять фотографию давностью в несколько лет и более. После увольнения работника досье закрывается и помещается в архив.

Закрытие и архивирование

Перед закрытием все листы досье извлекаются из папки, прошиваются дыроколом и помещаются в скоросшиватель. Далее составляется заверительный лист, включающий информацию о нумерации количестве прошитых листов. Вдобавок указывается о поврежденных документах и внесении новых.

Заверительный лист крепится к внутренней стороне папочной обложки. В довершение документ заверяется подписью кадрового служащего. После выполнения упомянутых процедур, дело закрывается.

Окончательно оформленное дело с подшитой стопкой документов помещается в архив. Срок хранения досье 75 лет и более для работников руководящих должностей. Сотрудник при увольнении вправе просить о передаче копий документов, что обусловит прекращение хранения.

Личное дело в электронном варианте

С развитием технологий кадровое делопроизводство претерпевает изменений. Теперь на предприятиях и госструктурах кадровики ведут дела в электронном варианте, хранящиеся в базе данных компьютера.

Ведение бумажного варианта обусловлено перестраховкой, на случай сбоя в компьютеризированной системе или программного обеспечения, влекущих потерю данных о субъекте.

Безусловное преимущество электронного варианта досье – это удобство хранения. Для хранения не нужен сейф: вся электронная документация, хранится в зашифрованном файле, пароль которой доступен лишь ответственному работнику кадровой службы. Вдобавок при поиске дела не нужно дышать пылью, перекладывая старые папки.

Важно. В электронном варианте досье допускается хранение всех документов кроме книжки о трудовой деятельности работника. При наличии личной подписи сотрудника в электронных документах обязателен их вариант в бумажной форме.

Особенности ведения кадрового делопроизводства

Смена сотрудником персональных данных фиксируется на бумаге. Работник службы кадров дополняет дело снятой с этого документа копией. При этом оригинал остается у работника.

Внесение записей вносится исключительно в подлинные документы либо заверенные нотариально ксерокопии. Записи производятся посредством фиолетовой или синей ручки с соблюдением аккуратности, исключающей помарки и исправления. В случае необходимости, документ заверяется именной печатью предприятия и подписью кадрового служащего.

Аккуратное ведение личных дел облегчает оперативный доступ к кадровой документации. Для корректной организации делопроизводства существует ряд рекомендаций:

  • все документированные листы помещаемые в папку или скоросшиватель и нумеруются (толщина досье не должна превышать 4 см, а количество листов 205);
  • временные документы добавляются в дело отдельно от постоянных;
  • предпочтительней добавлять копии оригинальных документов;
  • не целесообразно снабжать досье несколькими идентичными копиями;
  • справки, прилагаемые к конкретному документу, хранятся вместе с ним;
  • соблюдается хронология добавляемых документов, начиная с первого листа с первой пометкой о принятии сотрудника на должность.

Внесение записей не желательно делать гелиевой ручкой, поскольку гелиевые чернила со временем выцветают, снижая визуальную разборчивость документа.

При переходе сотрудника на должность в другое предприятие, дело передается в кадровый отдел нового места работы лица.

Передача дела кадровой службе другой компании, позволяет кадровым работникам быстро ознакомится с информацией о новом сотруднике, уровне квалификации, профессиональных связах лица, облегчая контроль за работником.

Трудовым кодексом и другими правовыми актами не регламентируется обязательство вести учет каждого сотрудника путем ведения личного дела.

Видео о формировании и оформлении дел:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector