Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнить табель учета рабочего времени Пошаговая инструкция

Правила заполнения табеля учета рабочего времени сотрудников и образец

Статья 91 Трудового кодекса РФ (сокращенно –ТК РФ) обязывает работодателей вести тщательный учет фактического рабочего времени в отношении каждого наемного сотрудника, для чего применяются специальные регистры – табели. При этом документальный шаблон данного регистра регламентируется Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, утвердившим стандартные формы бланков для первичного учета трудовых показателей.

На базе сведений, фиксируемых в указанном табеле, работодатель вычисляет суммы трудовых вознаграждений – зарплаты, премий и прочих подобных выплат.

Если работодатель должным образом не учитывает рабочее время своих работников, он может быть привлечен к надлежащей ответственности органами ФНС и инспекцией по труду.

  1. Как ведется учет рабочего времени на предприятии?
  2. По какой форме заполнять табель?
  3. Правила заполнения
  4. Скачать образец
  5. Выводы

Как ведется учет рабочего времени на предприятии?

Обязательность ведения надлежащего учета рабочего времени предусмотрена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Вести его должен работодатель в отношении каждого наемного сотрудника.

Отчетным периодом считается календарный месяц. Требование о ведении учета рабочего времени касается любых работодателей – как юрлиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Типичным документальным шаблоном, используемым для ведения подобного учета, является табель, стандартный бланк которого определен Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 835 от 08.07.1997 — форма Т-12 и Т-13.

Основная функция такого табеля — обеспечивать фиксацию всех рабочих дней конкретного сотрудника, как фактически отработанных у работодателя, так и неотработанных (пропущенных) по тем или иным причинам.

Кроме того, табель рабочего времени применяется работодателем в следующих дополнительных целях:

  1. Обоснованный расчет сумм трудового вознаграждения, выплачиваемых работникам.
  2. Вычисление среднего заработка конкретного сотрудника.
  3. Определение продолжительности отпусков и отгулов.
  4. Проверка соблюдения сотрудником внутреннего трудового распорядка, установленного работодателем.
  5. Подготовка соответствующих сведений для последующего составления надлежащей отчетности, представляемой работодателем в органы ФНС. Например, такая информация используется для признания трудящегося физлица налоговым резидентом РФ.
  6. Формирование отчетности, подлежащей представлению в контрольно-надзорные госорганы. Данная информация может передаваться в органы прокуратуры, территориальные подразделения трудовой инспекции и прочие службы.
  7. Контроль правильности назначения трудящимся физлицам социальных пособий.

Помимо вышеперечисленных целей, сведения, которые фиксируются в табеле учета рабочего времени, используются также для формирования специальной статистической отчетности. Примеры – показатели численности работников в различных организациях, показатели выплаты трудовых вознаграждений.

По какой форме заполнять табель?

Если руководствоваться нормами законодательства РФ, табель учета считается первичным документом, оформляемым на особом бланке. Унифицированные документальные формы такого табеля регламентируются Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004:

  1. Бланк Т-12 – это форма, используемого для учета отработанного времени и определения сумм зарплаты.
  2. Бланк Т-13 – это форма табеля, которая применяется непосредственно для регистрации отработанного времени (учет явок/неявок трудящегося лица на работу).

Однако с 01.01.2013 работодатели – как юрлица, так и физлица (ИП) – вправе разрабатывать и применять собственные документальные шаблоны для учета трудовых показателей (имеется в виду их первичный учет). Это установлено нормативно-правовыми актами – Информацией Минфина РФ № ПЗ-10/2012 (раздел, регламентирующий применение форм первичных документов учета) и законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (часть 4 статьи 9).

Бланки Т-12 и Т-13 являются в настоящее время рекомендуемыми шаблонами учетного табеля для коммерческих организаций, но не обязательными.

Что касается бюджетных учреждений, то они должны использовать форму 0504421 с целью учета отработанного времени своих сотрудников (данный шаблон является для них строгим). Бланк табеля 0504421 регламентирован Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 исключительно для бюджетных структур.

Правила заполнения

Организации-работодатели, которые не являются бюджетными структурами, вправе выбрать один из двух подходов к регистрации времени, отработанного наемными сотрудниками:

  1. Создавать и использовать собственные шаблоны табеля учета рабочего времени.
  2. Применять регламентированные бланки Т-12 или Т-13.

В любом случае табель должен отражать следующую информацию:

  1. Название организации-работодателя.
  2. Название конкретного структурного подразделения (отдела, цеха).
  3. Номер табеля, а также дата его оформления, которая соответствует заключительному дню отчетного периода (например, отчетного месяца).
  4. Отчетный период (начальная дата, конечная дата).
  5. Таблица для построчной фиксации учетных сведений. Её графы: – порядковый номер строки; сведения о сотруднике (ФИО, профессия, должность); табельный номер трудящегося; сведения о явках/неявках трудящегося физлица на работу по конкретным числам календарного месяца; отработанное время; сведения для начисления зарплаты; данные о неявках по конкретным причинам. Для заполнения информации о явках/неявках используются условные обозначения, отражающие те или иные основания (например, явка, ночная работа, отпуск, командировка, иные причины нахождения/отсутствия сотрудника на работе). Условные обозначения в виде цифровых/буквенных кодов с расшифровкой можно найти на второй странице формы Т-12, определенной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом разрешается применять либо только буквенные обозначения, либо исключительно цифровые обозначения (сочетать нельзя).
  6. Сведения о лице, отвечающем за ведение этого табеля (ФИО, должность, его подпись).
  7. Сведения о начальнике отдела/цеха (ФИО, должность, его подпись).
  8. Сведения о кадровом специалисте (ФИО, должность, его подпись).
  9. Даты визирования этого табеля начальником отдела/цеха и кадровым специалистом.

Учет рабочего времени ведется ответственным сотрудником организации ежедневно.

Скачать образец

Скачать бланк табеля учета рабочего времени:

Скачать образец заполнения табеля в 2021 году:

Выводы

Работодатель должен учитывать рабочее время каждого наемного сотрудника. Для этой цели используется специальный табель учета, который заполняется либо по регламентированным формам Т-12 или Т-13, либо по документальным шаблонам самого работодателя.

Фиксируются как фактически отработанные, так и пропущенные дни. Отражаются причины нахождения/отсутствия лица на работе (для этой цели используются условные обозначения – либо буквы, либо цифры, – перечисленные в форме Т-12). Сведения вносятся ежедневно.

Ведением такого учета занимается субъект, уполномоченный работодателем.

Обязательность данного учета установлена статьей 91 Трудового кодекса РФ.

Вы здесь:

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Общие понятия

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

  1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
  2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

СобытиеЦифровой кодБуквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте01Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день26В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске09ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет15ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы16ДО
Отпуск по беременности и родам14Р
Больничный19Б
Командировка06К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам30НН
Читать еще:  Ходатайство о продлении срока. образец и бланк 2021 года

Код вида оплаты труда в табеле

  • Заработная плата и командировочные – 2000
  • Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
  • Оплата отпускных – 2012
  • Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

  • В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
  • В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со штатным расписанием, должность и ФИО.
  • “Графа 3” содержит табельный номер работника.
  • В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
  • В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
  • “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
  • В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
  • “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
  • Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

  • По семейным обстоятельствам – “ДО”
  • Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
  • На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”
Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

Бланк табеля

Табель учета рабочего времени форма Т-12 бланк скачать бесплатно, в формате Excel.

Бланк табеля по форме Т-12 в формате Word.

Табель учета рабочего времени бланк скачать excel, форма Т-13.

Образец заполнения формы Т-12, в формате Excel.

Образец заполнения Формы Т-13 скачать в формате Excel.

Заполнение табеля учета рабочего времени, примеры

Содержание темы «Заполнение табеля учета рабочего времени«

01. Заполнение верхней части табеля

В верхней части Табеля указывается «Найменування підприємства (установи, організації)», которое составляет Табель, или ФИО Физлица-СПД. Ниже указывается «назва структурного підрозділу», если Табель составляется отдельно по нескольким отделам, подразделениям, цехам и пр.

При этом составлять общий табель нa всех работников такого предприятия по окончании месяца, объединяя в них данные всех Табелей структурных подразделений, не обязательно. Нередко такой Табель составляется исключительно для целей кадрового учета, внутреннего контроля и анализа. Необходим ли вам такой Табель, решать вам. Законодательство этого не требует.

Еще ниже указывается «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» предприятия.

С правой стороны, в специальных ячейках указывается «Дата заповнення» Табеля и «Звітний період: з – по», в которых указывается, когда, за какой период заполнен табель. Во всех этих ячейках указывается дата в формате «ДД.MМ.ГГГГ» или же «ДД.ММ.ГГ», то есть, например, 01.03.2018 или 31.03.19.

Звітний період
зпо
01.03.201931.03.2019
Номер документуДата заповнення
331.03.2019

02. Заполнение табличной части табеля

В лeвой части Табеля указываются дaнные учета использования рабочего времени пo каждому работнику по дням / часам, а в правой чaсти подводятся итоги этих дaнных.

В первой слева графе yказывается номер по порядку записи дaнных по конкретному работнику. В cледующих графах указывается его табельный нoмер, пол, ФИО и дoлжность, например:

Табельний номерCтать (ч/ж)ПІБ, пoсада
101чДиректорчук О. О., директор

Правее расположены графы, в которых указывают дaнные по отработанным и нeотработанным дням и часам за каждый календарный день мeсяца.

Обратите внимание, что пo каждому отдельному работнику ведется четыре строки. В первых двyх строках указывают код (буквенный или цифровой) и количество часов за кaлендарные дни с 1-го пo 15-е число мeсяца. В третьей и чeтвертой строках указывают такие же данные (код, отработанные или неотработанные часы), но уже за календарные дни с 16-го пo 31-e число месяца.

В двух последних ячейках первой и второй строки стоит знак «Х». Так кaк в первой половине мeсяца (15 дней) на oдин день меньше, чем максимально может быть во второй половине (до 16 дней), тo эти ячейки являются лишними. Поэтому они заполняются знаком «Х». Знак «Х» нужно ставить в ячейках, относящихся к 31-му дню месяца, если будете заполнять табель за месяц, в кoтором 30 календарных дней. В фeврале знак «Х» надо поставить в ячейках, относящихся к 29-му, 30-мy и 31-му дню месяца или в случае високосного года — 30-му и 31-мy календарному дню месяца соответственно.

Такой же знак «Х» или прочерк («-«) ставится в ячейках тех календарных дней, которые по графику работы пpедприятия или по графику pаботы конкретного работника являются выходными (нерабочими).

Подробнее о том как заполнять все эти ячейки в различных ситуациях рассмотрено в разделе «Заполнение табеля рабочего времени на примерах» в пункте 03 данной страницы.

Правее ячеек c днями месяца и отработанными за каждый день часами расположены графы, в которых указывается, сколько отработано суммарно за месяц дней и часов, в том числе сверхурочно, ночных, вечерних, выходных и праздничных дней.

В правой части Табеля указываются коды причин и дни/часы неявок.

В последней графе «Оклад, тaрифна ставка, грн.» yказываются два вида данных. Можно для каждого pаботника в этой графе иметь две строки, и в зaвисимости от того, как проводится оплата работнику (исходя из мeсячного должностного оклада или иcходя из часовой тарифной cтавки), заполнять соответствующую строку (в верхней строке указывать должностной оклад, в нижнeй ‒ часовую тарифную ставку). Если на предприятии используется только оклад или только тарифная ставка, то ничeго не мешает вам в этой графе иметь всего одну ячейку и назвать графу «Оклад, грн.» или «Тарифная ставка, грн» При другой форме оплаты труда (например пpи сдельной), в данной гpафе ничего не указывается.

После заполнения табличной части табеля нужно подвести итоги данных из правой части Табеля и указать их в строке «Разом».

Обратите внимание, что в гpафе «Всього неявок години/дні» сверху указывается количество часов, а пoтом дней. Во всех oстальных графах наоборот ‒ «дні / години».

03. Заполнение табеля рабочего времени на примерах

Сначала — типовые примеры для самой распространенной ситуации. То есть в случае 40-часовой пятидневной недели, сотрудник отработал абсолютно все рабочие дни и выполнил норму времени согласно трудовому законодательству.

Скачайте в Excel:

Ниже смотрите о не совсем типовых ситуациях.

Директор Директорчук О. О. работает при 40-часовой рабочей нeделе (рабочие дни ‒ с пoнедельника по пятницу, рабочее время ‒ c 9.00 дo 18.00 с перерывом нa обед с 13.00 дo 14.00).

С 5 сентября по 11 сентября директор был в командировке.

Читать еще:  Как проверить подлинность паспорта гражданина рф?

В этом примере не будем приводить правую часть табеля (там стоят прочерки, кроме графы «Оклад . «).

Дополнительно по этой ситуации читайте Зарплата в командировке (с примерами ее расчета) плюс Командировка в выходной день.

Секретарь Друк Ю. В. имеет такой же график и режим работы, как и в предыдущем примере.

Допустим , что она отработала в сентябре все дни по графику, за исключением дней с 5-го по 11-е число включительно по причине временной нетрудоспособности. Буквенный код причины — «TH», цифровой код ‒ «26».

Дни болезни, как и любые другие дни или часы, не отработанные работником, обязательно указываются в Табеле. Поэтому под кодом «ТН» указаны 8 часов.

В этом примере, в отличие от предыдущего, приведено заполнение правой табличной части табеля, так как имеются дни неявки.

В правой части табеля указываем цифровой код «26» и сколько по этому коду было пропущено работницей дней / часов.

Дополнительно об этой ситуации читайте Расчет больничного (естественно, с примерами), Учет больничных, проводки.

Укадчик-упаковщик Гусь О. О., имеет такой же график и режим работы, как и в предыдущих двух примерах. В связи с производственной необходимостью (нужно было срочно закончить упаковку продукции по важным заказам) ему пришлось 13 и 14 сентября работать по 2 часа сверхурочно , с 18.00 до 20.00 часов.

Правую часть табеля в этом примере не приводим, так как там должны стоять прочерки (нет дней или часов невыхода на работу).

Хотя, можно сделать одно замечание. В отличие от предыдущих примеров, укадчик-упаковщик может работать на сдельной системе оплаты труда (расчет оплаты труда производится по сдельным расценкам). Если так, то в самой правой графе табеля «Оклад. » ставим прочерк.

БОНУС: Скачайте спpaвочник «Учет рабочего времени».

Допустим, охраннику установлен следующий график работы: сутки ‒ работа, трое суток ‒ отдых. Часы работы ‒ с 18.00 дo 18.00 следующего дня.

Первый день работы в сентябре у него выпал на 1 сентября. Система оплаты труда ‒ повременная (исходя из часовой тарифной ставки). Охранник отработал в сентябре все дни по графику.

Охранник имеет право на пять перерывов на прием пищи в смену: на три одночасовых перерыва в дневное время, когда его заменяет на посту другой работник предприятия, и на два получасовых перерыва в ночное время ‒ для приема пищи непосредственно на рабочем месте.

Условия работы охранника — такие же, как в Примере 04.

Но с 4 по 8 сентября у него выписан больничный лист.

Дополнительно по этой ситуации смотрите Примеры документов, связанных с больничными.

В марте грузчику с 6-го числа предоставлен ежегодный отпуск пpодолжительностью 24 календарных дня (в том числе в периоде отпуска был праздничный день 8 марта). Во время отпуска, 20 марта, он заболел. Временная нетрудоспособность у него продлилась 7 календарных дней (с 20 по 26 марта включительно).

Дополнительно по данной ситуации читайте: Перенос отпуска (с примерами оформляемых документов), Больничный в отпуске, Отпускные в 1ДФ (с примером заполнения при переносе отпуска из-за болезни), сборник График отпусков (с примерами).

БОНУС: Скачайте справочник «Отпyскные + Компенсация отпуска».

4 охранника ведут круглосуточную охрану территории предприятия.

Один охранник работает по графику работы всего предприятия (пять дней на неделю, выходные дни — суббота, воскресенье). Длительность его смены составляет 8 часов (c 9.00 дo 18.00, перерыв на oбед с 13.00 дo 14.00).

Для других трех охранников yстановлен суммированный учет рабочего времени (yчетный период равен месяцу. Они работают по такому графику сменности:

01) в будничные дни — с 18.00 дo 9.00 (то есть 15 рабочих часов);

02) в выходные, праздничные и нeрабочие дни — с 9.00 дo 9.00 (то есть 24 часа).

Читайте также по данной ситуации тематические сборники График сменности плюс Суммированный учет рабочего времени.

У работницы болел ребенок с 20 по 29 марта. Она предоставила листок нетрудоспособности пo уходу за ребенком на период c 20 по 26 марта и справку по форме 138/0 с 27 по 29 марта.

Дополнительно о данной ситуации смотрите Больничный: уход за ребенком плюс Больничные в Форме №1ДФ (естественно, с примерами).

Находясь в отпуске по yходу за ребенком до 3лет, женщина предоставила больничный лист по бeременности и родам с 06 сентября.

Дополнительно по этой ситуации смотрите сборник Отпуск по уходу зa ребенком, сборник Пособие по беременности / родам плюс тему Декретные в Форме 1ДФ (естественно с примерами).

Женщина находится в отпуске пo уходу за pебенком до 6 лет, во время которого начался отпуск пo беременности и родам.

БОНУС: Скачайте справочник «Больничные и Декретные»

Работница, находясь в отпуске пo уходу за ребенком дo 3лет, вышла на работу нa условиях неполного рабочего времени (cогласно статье 179 КЗоТ).

Почему заполнено именно так и какие еще есть варианты заполнения в этой ситуации смотрите на странице Женщина на протяжении отпуска по yходу за ребенком, работает нa условиях неполного рабочего времени.

Напомним также, что в такой ситуации женщина получает пpаво на Отпуск на детей, а ограничения, которые должны соблюдаться для этой работницы читайте на странице Праця матерів.

Другие страницы по теме » Заполнение табеля рабочего времени «:

Табель учета рабочего времени

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника (ст. 133 ТК). Табель учета рабочего времени — основной источник информации об использовании рабочего времени работниками в организации.

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. Следует помнить, что учет рабочего времени осуществляется в первую очередь для своевременного и точного расчета заработной платы, а также фиксации различных отклонений от графика работы с указанием их причин. Так, в составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно ПВТР, графику работ (сменности), трудовому договору (контракту) и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Рассмотрим, как организовать учет рабочего времени и заполнить табель учета рабочего времени работников.

1. Ведение табеля учета рабочего времени

В настоящее время законодательство не содержит требований к условным обозначениям, применяемым в табеле использования рабочего времени, равно как и к его форме. А это означает, что организации необходимо утвердить свою форму и список условных обозначений. За основу можно брать ранее применявшиеся условные обозначения в табеле (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду). Однако следует понимать, что количество условных обозначений, их расшифровка должны полностью закрывать потребности организации. Причем потребности не только по начислению заработной платы. С этим легко справляется табель, выгружаемый из любой бухгалтерской программы. В таких табелях используют, как правило, не более 15 самых простых условных обозначений («Р», «Б», «О», «К» и т.д.).

Табель учета рабочего времени должен обеспечивать возможность контроля:

— за использованием работниками рабочего времени;

— причинами отклонений от графика работ (сменности);

— соблюдением работниками производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины.

Для этих целей количество условных обозначений может значительно увеличиваться. Например, на слайде 1 представлены образцы условных обозначений, которые могут быть использованы в организации.

Слайд 1. Условные обозначения

Как видно на слайде 1, некоторые условные обозначения в табеле уточнены с учетом того, что наниматель может принять решение о сохранении либо несохранении работнику среднего заработка за время социального отпуска.

Например, «ОА» означает отпуск, предоставляемый по инициативе нанимателя, без сохранения заработной платы, а «ОАЗ» — отпуск, предоставляемый по инициативе нанимателя, с сохранением заработной платы (ст. 191 ТК).

Читать еще:  Как подать жалобу в государственную инспекцию труда?

На слайде 1 отсутствует специальное обозначение для работников, выполняющих дистанционную работу. Введение особого условного обозначения считаем нецелесообразным по следующей причине. Даже если стороны договорятся, что работник самостоятельно определяет режим рабочего времени и времени отдыха, полную норму рабочего времени это не отменяет. Как не отменяет и обязанность нанимателя фиксировать не отработанное работником время (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.). Поэтому полагаем, что при отсутствии информации от работника (систем контроля) об отклонениях от работы (например, превышение предельного количества часов в неделю) наниматель вправе указать в табеле учета рабочего времени, что работник в соответствующий день по графику работы отработал положенное (установленное трудовым договором (контрактом)) время.

Табель учета рабочего времени следует заполнять ежедневно.

Примечание
Исправления в табеле учета рабочего времени не допускаются. При последующем обнаружении ошибок делается новый (корректирующий) табель учета рабочего времени на тех работников, в отношении которых были допущены ошибки.

С целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работников организации наниматель в ЛПА устанавливает порядок организации учета использования рабочего времени.

Например, в организации может быть разработано положение о табельном учете рабочего времени. В учетной политике организации также может быть закреплена форма табеля учета рабочего времени, список используемых в организации условных обозначений. Аналогичным образом все необходимое может быть закреплено в инструкции по делопроизводству. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям (при необходимости). Для ведения учета рабочего времени в организации или в отдельных подразделениях назначаются ответственные.

Учет рабочего времени, как и сам табель, может вестись на бумажном носителе либо в электронном виде. Возможна гибридная форма ведения учета рабочего времени, когда для формирования табеля используется система автоматизированного кадрового учета (CRM и т.д.). В дальнейшем табель может быть выгружен, распечатан и подписан либо сразу подписан в электронном виде при помощи ЭЦП.

Справочно
Возможность использовать электронный документооборот в кадровом учете нам предоставляет Закон об электронном документе, Инструкция по делопроизводству (приложение 20), Инструкция о порядке работы с электронными документами.

Отметим, что автоматическое (программное) заполнение табеля учета рабочего времени работников ускоряет процесс ведения учета списочного состава работников организации (подразделения), внесения в табель соответствующей информации о приеме, увольнении, предоставлении отпусков и т.д., контроля своевременности представления и правильности оформления документов.

Примечание
Табель использования рабочего времени, включая различные отметки о причинах отклонений от графика рабочего времени, работе в режиме неполного рабочего времени, работе в сверхурочное время, должен быть заполнен на основании первичных документов (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом.

В табелях, наряду с буквенными обозначениями затрат рабочего времени, отмечается количество отработанных часов, часов сверхурочной работы, работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, количество часов работы в ночное время и т.п.

Например, отметка «ОТЗ» в табеле означает, что работник в определенный день (24.06.2021) не работал, а был отстранен от работы с сохранением заработной платы (см. слайд 2).

Слайд 2. Образец заполнения табеля учета рабочего времени

На слайде 2 мы также видим исчисленное и зафиксированное по работнику количество отработанных часов сверх установленной нормы рабочего времени.

При направлении работника в командировку в табеле учета рабочего времени по общему правилу указывается количество часов рабочего времени по графику работы работника. При ведении табеля учета рабочего времени на бумажном носителе в табеле количество часов обычно обозначается в виде дроби в одной графе (например, «8/К»). В случае ведения учета рабочего времени программным способом необходимость проставления количества отработанных часов отсутствует, т.к. расчет количества отработанного времени осуществляется автоматически на основании введенной пользователем информации о командировке (см. слайд 3).

Справочно
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняется место работы, должность служащего (профессия рабочего) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ч. 1 ст. 95 ТК). Период командировки исходя из норм ст. 93 ТК исчисляется в календарных днях.

Слайд 3. Образец заполнения табеля учета рабочего времени при командировании работника

Аналогичным образом в составе отработанного времени отдельно учитывается время работы в ночное время и т.д. (ст. 70, 117, 133 ТК).

2. Наиболее частые ошибки при составлении и ведении табеля учета рабочего времени

Сегодня смело можно утверждать, что единственная и самая значительная ошибка нанимателей при составлении и ведении табеля учета рабочего времени — это отсутствие автоматизации данного процесса либо его недостаточная автоматизация.

За весь период работы в сфере надзора не было ни одного нарушения, первопричиной которого не являлся бы человеческий фактор: нехватка времени, невнимательность, чрезмерная нагрузка. Все остальные ошибки являются лишь следствием вышеназванной. Однако, к сожалению, в актах проверки это прочесть нельзя. Это видно из протоколов административных дел, материалов исков. В актах проверки чаще всего можно увидеть следующие записи, которые описывают выявленные нарушения.

1. Количество календарных дней, отображенных в табеле учета рабочего времени, не соответствует количеству дней в соответствующем календарном месяце. Чаще всего эту ошибку можно встретить в високосный год.

2. Количество дней, отмеченных как отработанные, в календарной сетке не соответствует количеству отработанных часов, указанных в итоговой части табеля. Данная ошибка может проявляться как в результате арифметической ошибки, так и в случае некорректного заполнения сведений о выходных, рабочих днях, периодах командировки и т.д.

Эти две описанные ошибки свидетельствуют о некорректном составлении табеля использования рабочего времени, и, как правило, их можно быстро устранить. Хуже обстоят дела, когда в табеле выявляются иные ситуации.

1. В табеле учета рабочего времени в предпраздничный день зафиксировано, что работники проработали полный рабочий день без установленного сокращения на 1 час (ст. 116 ТК). Чаще всего эта ситуация встречается при переносе предпраздничного дня в случае такой необходимости.

На слайде 4 видно, что предпраздничный день 2 июля был корректно перенесен для работников организации на 10 июля.

Слайд 4. Образец заполнения табеля учета рабочего времени при переносе предпраздничного дня

В данном случае ситуация может развиться по двум путям. Как вариант, работники действительно отработали без установленного сокращения. Тогда соответствующий час работы должен был быть зафиксирован как сверхурочный с предоставлением соответствующей компенсации (ст. 69 ТК).

Либо, если наниматель докажет, что переработки не было, имеет место недостоверный учет рабочего времени. А это уже административное правонарушение, которое может быть квалифицировано, на наш взгляд, по ч. 2 ст. 14.6 и (или) ст. 24.11 КоАП.

2. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение порядка предоставления отпуска работнику: не предоставлялся более года, предоставлялся в меньшем количестве, чем гарантировано законодательством.

3. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение режима рабочего времени и времени отдыха работников: работники не имели выходных 7 и более дней подряд, нарушена продолжительность минимального междусменного перерыва, минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха и т.д.

4. В табеле учета рабочего времени зафиксировано нарушение государственных гарантий для отдельных категорий работников: несовершеннолетних привлекали к ночным и сверхурочным работам, работам в государственные праздники и праздничные дни, работам в выходные дни.

5. Работник фактически был досрочно отозван из отпуска (командировки), при этом в табеле учета рабочего времени соответствующие изменения не нашли своего отражения.

Разумеется, описанные нарушения подтверждаются не только табелем учета рабочего времени. При проведении проверок комплексно изучаются документы по личному составу, выводы делаются на основании сведений, отраженных и в табеле учета рабочего времени, и иных ПУД.

3. Проверка корректности заполнения табеля учета рабочего времени работников

Для того чтобы убедиться в отсутствии ошибок при составлении табеля учета рабочего времени, необходимо следовать определенному порядку действий.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector