Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

04 мая, 2016

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документа

Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству . На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память .

Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.

Плюсы регистрации документа:

— сотрудники исполняют документы в срок;

— документ легко найти;

— любой сотрудник может проследить за движением документа;

— организация имеет статистику документооборота.

Способы регистрации документа:

Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.

Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).

Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить и вручную листать страницы журнала. Можно сделать поиск по документу со своего рабочего места.

Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.

Главные принципы регистрации независимо от способа:

Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, ). Пропишите их в должностной инструкции каждого.

Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.

Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Образец журнала регистрации входящих документов

НомерДатаОт кого полученИсходящий номерИсходящая датаКраткое содержаниеРоспись в получении
17217.03.2016ООО «Левый берег»03-01/1512.03.2016О предложении сотрудничества

Образец журнала регистрации исходящих документов

НомерДатаКому направленКраткое содержаниеИсполнитель№ делаОтметка об исполнении
03-01/1212.04.2016ООО «Стеклярус»Об участии в выставкеМахова А.В.05-14Вручено представителю организации

Образец журнала регистрации приказов

НомерДатаОтветственный отделКраткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений
01-01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224

Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Читать еще:  Вопросы и ответы по учету остатков алкоголя в ЕГАИС

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Читать еще:  Кто имеет право на ипотечную квартиру после развода?

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

  • поступили из других организаций и от физических лиц;
  • внутренние и отправляемые документы;
  • требующие ответа;
  • из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки работников;
  • личные дела работников;
  • уведомления работников;
  • командировочные удостоверения;
  • справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
  • протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

  • сводки и информация, присланные для сведения;
  • копии приказов руководителя по основной деятельности;
  • копии распорядительных документов вышестоящей организации;
  • формы статистической отчетности;
  • графики, наряды, заявки;
  • прейскуранты, прайс-листы,
  • технические условия;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты;
  • рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
  • учебные планы, программы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
  • корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
  • Журнал учета входящей корреспонденции;
  • Журнал учета исходящей корреспонденции;
  • Журнал учета личных дел;
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • Журнал регистрации приказов по личному составу;
  • Журнал регистрации приказов на отпуск;
  • Журнал регистрации должностных инструкций;
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа;
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Читать еще:  Перечень получателей бесплатных лекарств в 2021 году

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

EmeraldSoft

  • Главная
  • О компании
    • Новости
      • Все новости
      • Новости компании
      • Новости «1С-Битрикс»
      • Новые версии, изменения программ
    • О нас
    • Партнеры
    • Наши клиенты
    • География внедрения
    • Свидетельства
  • Программы
    • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
      • Новая версия
      • Обновления
      • Руководство пользователя
      • Инструкция по установке программы
      • Первый запуск и настройка работы программы
    • Административная комиссия
      • Новая версия
      • Обновления
      • Руководство пользователя
      • Инструкция по установке программы
      • Шаблоны печатных документов
  • Статьи
  • Услуги
    • Услуги (прайс)
    • Разработка ПО
    • Продукты 1С-Битрикс: Управление сайтом
  • Контакты
  • Фотогалерея
  • Направить заявку
  • Обработка ПД
  • Главная
  • >
  • Программы
  • >
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • >
  • Новая версия

Инсталяционный пакет программы Электронный журнал корреспонденции

Скачать файл установки версия 3.4.5 Lite version (Для работы секретаря, однопользовательская версия)

Скачать файл установки версия 3.4.5 Network version (Для использования в компьютерной сети с использованием ролей (Секретарь, Автор резолюции, Пользователь-исполнитель, Администратор), многопользовательская версия)

Содержит программу Электронный журнал корреспонденции (клинтскую часть и файл БД), руководство пользователя, руководство по первому запуску программы и файл с описанием последних изменений программы.

Версия клиентской части программы 3.4.5

1. В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию «по убыванию». Последние введенные Адресаты (откуда поступила коррспонденция) будут отображаться в таблице сверху.
2. В режимах «Картотека документов«, «Журнал входящих документов«, «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня». Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»).

Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»:

Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователяп.6.1.

Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры.


3. Исправлена ошибка выбора значения для номера дела в регистрационной карточке исходящего документа.
4. Иправлена ошибка при добавлении исполнителя входящего документа, если не выбрана дата резолюции документа.
5. Изменен внешний вид режима «Пользователи и пароли». Данный режим доступен только для пользователей с ролью «Администратор» (Admin), а также пользователю SYSDBA. Подробнее о пользователях и ролях см. руководство пользователя программы п.8.1-8.2. Все функциональные действия в режиме перенесены на панель управления в пункт «Функции».

Версия клиентской части программы 3.4.4

1. В регистрационной карточке входящего/исходящего документа (вкладка «Электронные копии документа«) исправлена ошибка добавления файлов при помощи перетаскивания мышью из других приложений (технология Drag&Drop).

2. Добавлена возможность экспорта электронных документов (вкладка «Электронные копии документа«) при помощи перетаскивания выделенных файлов мышью.

Для экспорта из программы файлов, содержащих электронные копии документов при помощи мыши необходимо сначала выделить требуемое количество файлов, затем удерживая левую кнопку мыши перетащить курсор в другую программу или окно и отпустить кнопку мыши. Произойдет копирование выделенных файлов из базы данных программы.

3. В главном меню программы изменены пункты раздела «Контроль». Удален подраздел «Контроль за исполнением«, содержащий пункты для текущего и предварительного контроля входящих документов. Добавлен пункт Контроль за исполнением входящих документов, в котором возможен отбор и контроль документов на текущую дату и будующие периоды.

4. В режиме «Анализ — Электронные копии документов» изменена функция открытия электронного документа (для устранения конфликта использования памяти ОС Windows 7-8).

5. Оптимизирован программный интерфейс в режимах Журнал входящих/исходящих документов. Увеличено быстродействие поиска и открытия регистрационной карточки входящих/исходящих документов.

6. Изменен внешний вид режимов программы Контроль за исполнением входящих документов и «Печать входящих/исходящих документов». Внешний вид стал единообразным для всех основных оконных режимов, включающих такие элементы: панель управления, таблица данных, статусная строка. Панель управления также имеет схожие элементы поиска, выделения записей, поиска и отбора, функции и др.

Внешний вид режима Контроль за исполнением входящих документов:

Внешний вид режима «Печать реестров входящих/исходящих документов«:


7. В режиме «Контроль за исполнением входящих документов» дополнительные сведения документа находятся в выпадающей панели, что позволяет отображать большее количество находящихся на контроле документов на экране монитора.


8 Обновлена таблица главного меню программы АС Электронный журнал корреспонденции с учетом удаления и добавления элементов меню (см.п.3).

Версия клиентской части программы 3.4.3

1. Исправлена ошибка фильтрации данных в стравочной системе.
2. Исправлена ошибка контекстного поиска внутри электронных копий документов в режиме «Электронные копии документов» (Ветка «Анализ»).»
3. Исправлена ошибка чтения параметра «Количество отображаемых записей в картотеке» (Меню «Вид -> Количество отображаемых записей в картотеке»).
4. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.
5. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов.
6. Обновлены параметры, необходимые для регистрации программы.
7. Открыт доступ к режиму «Сканирование документов» в регистрационной карточке входящего и исходящего документа (закладка «Электронные копии документа«).
8. В справочнике стандартных резолюций поле «содержание стандартной резолюции» увеличено до 512 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.2

1. Добавлен агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения. Пользователям с ролью в программе «Автор резолюции» агент оповещения информирует о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить).

Агент оповещения располагается на системной панели Windows.

Возможна настройка периода оповещения пользователя о произошедших событиях, настройка отображения программы на панели задач Windows.


2. Добавлены разрешения на добавление/удаление электронных копий документов всем пользовательям программы. Ранее такими правами обладал только пользователь с ролью «Секретарь».
3. Длина поля «Ход исполнения» входящего документа увеличена с 50 до 256 символов.
4. Длина поля «Регистрационный номер бланка» входящего документа увеличена с 10 до 20 символов.

Версия клиентской части программы 3.4.1

1. Открыт режим «Ответственные и исполнители по подразделениям».

Внешний вид режима представляет древовидную структуру, позволяет представить штатное расписание организации в виде дерева, в котором его ветви являются структурными подразделениями, сотрудниками. Количество вложений ветвей кадровой структуры компании не ограничено.

Пример древовидной структуры компании:

2. В справочник адресатов добавлено поле «Адрес местонахождения».

3. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений.


4. Размер поля «Дополнительная информация» входящего и исходящего документа увеличено до 2048 символов.

5. Обновлены настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов.

6. В регистрационной карточке входящего документа изменен внешний вид и расположение сведений. Регистрационная карточка исходящего документа разбита на 6 закладок:
— Сведения об исходящем документе;


— Утверждение документа;

— Входящий документ для снятия с контроля;

Электронные копии документа.

7. В регистрационной карточке входящего и исходящего документа кнопка «электронная копия документа» вынесена на отдельную закладку.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector