Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Что такое документооборот?

Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.

Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.

Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.

Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и интересные материалы на наш интернет-журнал ФБМ, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен!

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Объем документов характеризует документооборот предприятия. Подсчитывается общее количество за 1 год.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

  • Технический прогресс;
  • Развитие экономики;
  • Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

  • создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
  • незнание работниками требований к оформлению документов;
  • некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
  • несвоевременное исполнение документов;
  • использование копировальной техники.

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

Соблюдение правил оформления документов обязательно для обеспечения их юридической силы.

В организации все документы разбиваются на потоки:

  • регистрируемые;
  • нерегистрируемые.

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Рекламные материалы, информационные письма, поздравительные телеграммы не регистрируют.

Все документы предприятия можно разделить на:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Принципы документооборота.

Общие реквизиты для всех документов: номер регистрации, номер по номенклатуре дел, адресант, исполнитель.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Специалисты предприятия, работающие с документацией, должны знать все реквизиты и их расположение.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

На этапе регистрации документу дается уникальный номер.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Важно назначить специалиста, который будет держать под контролем точное оформление документов, ведение дел.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

  1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
  2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
  3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
  4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
  5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
  6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
  7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
  8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
  9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
  10. Подпись документа руководителем.
  11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
  12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
  13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Если вы ИП, то вам необходимо прочесть Особенности правового статуса индивидуального предпринимателя.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Работа с документами строится на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Работой с документами занимается Общий отдел.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Читать еще:  Инструктаж по гражданской обороне на предприятии—ГО ЧС в организации

Электронный документооборот снижает расходы, так как не используется бумага, конверты, не оплачиваются услуги по ремонту принтеров, по доставке корреспонденции.

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты.

  • Как написать заявление об оскорблении
  • Дают ли больничный в платной клинике
  • Повышение зарплаты медработникам
  • Что такое справка уклониста и нужно ли ее получать
  • Коды 10 и 21 в больничном листе

Консультация эксперта системы КонсультантПлюс

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное другим юридическим лицам, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Как правильно организовать документооборот: 13 основных этапов

Верный выбор технологии работы с документами гарантирует качественный результат деятельности и успешное развитие предприятия. Совершенствование документооборота повышает эффективность управления.

Что такое документооборот?

На любом предприятии процесс движения документов никогда не останавливается. Сотрудники документационной службы принимают новые документы, специалисты исполняют их, ответные письма отправляют адресатам.

Что такое документооборот?

Все действия организации документируются – оформляются отпуска сотрудникам, выплачивается заработная плата, меняется структура предприятия и т.д.

Совокупность всех действий, происходящих с документом, называется документооборотом.

Обеспечение эффективного документооборота – задача менеджмента. Неправильная организация движения документов, необоснованное увеличение их количества приводят к замедлению работы предприятия в целом.

Основной принцип документооборота – движение документов по кратчайшему пути, затраты труда и времени должны быть наименьшие. Последовательность этапов прохождения документов одного вида и их процесс обработки должны быть одинаковыми.

Читать еще:  Договор материальной ответственности. образец и бланк 2021 года

Документооборот регламентируется на предприятии Инструкцией по делопроизводству.

Требования к Инструкция по делопроизводству скачайте тут.

Этот важный показатель используется при формировании отделов, выборе формы работы с документами, штатом сотрудников службы делопроизводства, а также при решении многих других вопросов.

Основные причины увеличения количества документов:

  • Технический прогресс;
  • Развитие экономики;
  • Усложнение процессов управления.

Причины неоправданного увеличения количества документов:

  • создание документов без необходимости, множество ненужных документов;
  • незнание работниками требований к оформлению документов;
  • некачественное исполнение документов, их возврат на доработку;
  • несвоевременное исполнение документов;
  • использование копировальной техники.

Классификация документов

Сформирована система стандартов, которая устанавливает главные виды документов и их назначение.

Все документы имеют свою индивидуальную форму и правила оформления.

В организации все документы разбиваются на потоки:

  • регистрируемые;
  • нерегистрируемые.

Все письма, запросы, отчеты, документы для служебного пользования, жалобы граждан обязательно проходят через регистрацию. Им присваивается идентификационный номер.

Все документы предприятия можно разделить на:

  • входящие;
  • исходящие;
  • внутренние – создаются внутри организации, не выходят за ее пределы.

На любом предприятии есть следующие документы:

  • организационно-распорядительные (устав, приказы, инструкции);
  • справочно-информационные (письма, телеграммы, докладные записки);
  • по личному составу (контракты, трудовые книжки).

Документы могут быть:

  • простыми, по одному вопросу;
  • сложными, по нескольким вопросам.

Как вернуть средства по безналичному расчету, всю информацию вы найдете здесь.

По срокам исполнения:

  • срочные (срок исполнения регламентирован);
  • несрочные (срок исполнения не указан).

По виду оформления:

  • Подлинные – первый экземпляр документа;
  • Копии – повторное оформление документа с отметкой «Копия»;
  • Дубликаты – имеют юридическую силу, оформляется при утрате подлинника;
  • Выписки – часть документа, которая заверяется печатью организации с отметкой, с какого документа выписана информация.

Атрибуты и реквизиты документов предприятия

Определенные элементы документа являются обязательными, по ним документ идентифицируют как официальный, такие элементы называются реквизиты.

Принципы документооборота.

Специальные реквизиты для определенных видов документов: срок исполнения, резолюция, отметка об исполнении и т.п.

Оформлять документы нужно в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации.

Документ, верно оформленный, показывает солидность и повышает статус предприятия в глазах партнеров.

Правила обработки документации

Ответственность за каждый документ, поступивший в организацию, несет ее руководитель.

Прием и обработку документации выполняет работник организации.

Одновременно оформляется регистрационная карточка, в которой будут фиксироваться все действия с документом.

Вы хотите подключить электронный документооборот, но не знаете, как это сделать? Тогда вам понадобится статья 3 принципа заполнения заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

При движении проекта ответа внутри организации, исполняемый документ и все, на основе которых готовится ответ, должны быть скреплены вместе.

Контроль исполнения документа осуществляет документационная служба или помощник, секретарь руководителя.

Папки с документами (дела) формируются по отдельным вопросам, внутри документы располагаются по времени получения (дате регистрации).

Как правильно сформировать документы, вы прочтете здесь.

Необходимо вовремя фиксировать отметки об исполнении документа в регистрационной карточке, каким образом был исполнен документ, указывать ссылку на исполнение.

Этапы обработки документов

  1. Прием документов. Сверяется адрес доставки, наличие вложений по описи, ведется журнал входящей корреспонденции, где фиксируется прием всех документов.
  2. Распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Присваивают порядковый номер регистрации.
  3. Распределение документов для рассмотрения и исполнения по структурным подразделениям.
  4. Отбор важных документов для рассмотрения лично руководителем.
  5. Документы передаются на исполнение сразу, если указан короткий срок.
  6. Назначение исполнителя документа. Руководитель ставит резолюцию.
  7. Передача документа на исполнение через документационную службу.
  8. Исполнение документа. Подготовка проекта ответа на запрос или докладной записки руководителю с описанием пунктов по исполнению документа.
  9. Проект ответа согласовывается с руководителями других структурных подразделений – визирование.
  10. Подпись документа руководителем.
  11. Отправка документа. Указывается способ отправки – простым или заказным письмом, по электронной почте, факсом.
  12. Исполненный документ получает отметку «Исполнен» и подшивается в дело по номенклатуре.
  13. Дело с документами хранится 2 года в шкафу канцелярии или отдела, затем оформляется в архив предприятия.

Пример организации документооборота на предприятии

В качестве примера целесообразно привести документооборот в органах власти.

Все этапы работы с документами, их оформление и порядок работы описаны Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (действителен в 2016 году).

Хотите узнать, как получить ИНН, вам сюда.

Потоки документов по личному составу, финансовые и секретные разделены. Обращения граждан обрабатываются отдельно. Протокольные документы ведет отдел протокола.

Работой с документами занимается Общий отдел.

Архив находится обособленно, но тоже в составе документационной службы.

Электронный документооборот

Такое движение документов в электронном виде называется электронным документооборотом.

Объем документооборота, возросший за последнее время в несколько раз, приводит к необходимости использования новых технологии в делопроизводстве.

Защищенный документооборот.

Процессы приема, регистрации, обработки, хранения, поиска документов автоматизируют.

Предприятие приобретает программное обеспечение и заключает договор на оказание услуг по поддержке его работы. Специалисты, работающие с документами, должны пройти обучающие курсы.

Должности, имеющие право подписи, приобретают электронную цифровую подпись, например, сотрудники бухгалтерии. Исполнители работают с электронной копией документа. Бумажный оригинал остается на хранении в канцелярии.

Если вас интересуют счета на оплату, то вам понадобится статья – Выставляем счет на оплату от ООО и ИП: 6 основных реквизитов.

В условиях информатизации общества проблема рационального документационного обеспечения приобрела ключевое значение. Процессы документирования и организации документооборота должны быть упорядочены, тогда предприятие не будет отставать от мировых технологий.

Если у вас остались вопросы по нормативным документам для документооборота, посмотрите это видео:

Положение о документообороте: что должно включать в себя

Ежедневно каждая компания сталкивается с необходимостью оформления ряда официальных документов. С целью обеспечения бесперебойного и оперативного процесса документооборота предприятия в соответствующем подразделении разрабатываются бланки бумаг и внедряются образцы. Регулирует всю процедуру создания и перемещения каждой бумаги специализированный локальный норматив – Положение о документообороте компании.

Общая информация о документообороте в компании

Порядок реализации документооборота может отличаться в разных фирмах, так как конкретные бланки и пути движения документов должны соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. Однако любая система документооборота должна базироваться на следующих принципах:

  • Наличие четких маршрутов. Подразумевается необходимость определения для различных видов бумаг различных схем движения, которые бы гарантировали оперативность и беспрепятственность доставления информации до нужного адресата;
  • Непрерывность. Реализация данного принципа достигается за счет контроля времени, отведенного для обработки одного документа, с целью справедливого распределения нагрузки между сотрудниками;
  • Наличие регламентации (в том числе, локальной) каждой процедуры исполнения бумаги. Все этапы, от формирования документа до его получения адресатом должны регулироваться правовым актом. Это обеспечит требуемую динамичность движения документации;
  • Исключение повторов. Документооборот должен быть настроен таким образом, который исключает дублирование операций при обработке бумаги.
Читать еще:  Доходы в натуральной форме в 1СПредприятии 80

Существуют следующие формы документооборота в компании:

  • Централизованная. Подразумевается, что все бумаги должны храниться в одном отделе. Зачастую обозначенная функция хранения отводится канцелярии или секретарям, реже – кадровому подразделению;
  • Децентрализованная. При такой системе бумаги распределяются по соответствующим структурным подразделениям, которые реализуют их обработку, исполнение и обеспечивают сохранность;
  • Смешанная. Предполагается комбинация предыдущих двух форм в различных пропорциях.

Конкретный выбор системы документооборота обуславливается организационной структурой и масштабом компании. Так, например, в небольшой фирме более уместна и распространена централизованная система документооборота, в свою очередь, для крупных компаний, которые имеют обособленные филиалы, подойдет децентрализованная система. Смешенная форма подходит для крупных компаний, которые располагаются в рамках одного населенного пункта.

Схема документооборота формируется, исходя из того, какие отделы принимают участие (и насколько активное) в оформлении документации и в ее дальнейшем исполнении. Количество бумаг составляет объем документооборота, который регистрируется в соответствующих журналах, либо в определенных компьютерных программах.

Отличия электронного и бумажного документооборота

В современной практике большинство компаний используют электронную систему документооборота, так как, сравнивая данную систему с бумажной, выявляются следующие преимущества:

Оперативная передача информации и быстрый поиск. Быстрота получения бумаги нужным адресатом никак не связана с тем, где соответствующий документ хранится. При этом исполнитель может самостоятельно искать нужные документы, не подавая определенных запросов и не ожидая предоставления бумаги из архива, как это происходит в случае бумажного ведения документооборота.

  • Более высокая сохранность документа. Подразумевается, что документ в электронном формате не утрачивает качества и информации. В свою очередь, бумажные аналоги склонны к быстрому износу.
  • Упрощенная система разграничения доступа к электронным документам. Конфиденциальные документы в бумажном формате сложнее и дороже обеспечить безопасностью, чем их электронные аналоги. Передача секретных файлов по сети возможна по защищенным каналам связи, с учетом ключей, доступных только субъектам, обладающим соответствующим правом. При этом процесс оперативен и прост, в отличие от бумажной системы.
  • Наличие строгого контроля за перемещением документов. Электронная система контроля во многом исключает человеческий фактор, что повышает качество реализации положений различных бумаг.
  • Значительная экономия средств. Стоимость программного обеспечения или лицензии, как демонстрирует практика, ниже стоимости обеспечения функционирования бумажного документооборота. Более того – автоматизация дает возможность высвободить человеческие ресурсы и сократить ошибки, допущенные по невнимательности или намеренно.
  • Общая информация о составлении положения о документообороте

    Положение о документообороте должно основываться на правилах, содержащихся в следующих федеральных нормативах:

    • ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле в РФ»;
    • ФЗ № 149 от 27.07.2006г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
    • ФЗ № 152 от 27.07.2006г. «О персональных данных»;
    • Указ Президента РФ № 188 от 06.03.1997г.;
    • ГОСТ Р 7.0.97/2016.

    Важно отметить, что с 31.08.2018г. в силу вступила «Примерная инструкция по делопроизводству», утвержденная Приказом Росархива № 44 от 11.04.2018г. Для бюджетных учреждений и государственных компаний использование обозначенной инструкции строго необходимо к исполнению, а для коммерческих – рекомендовано в качестве образца. С помощью данного бланка компания может оформить локальное Положение о документообороте.

    К составлению рассматриваемого Положения нельзя подходить стандартизировано. В данном нормативе необходимо учитывать индивидуальные особенности компании и ее потребности в части оформления и исполнения документации.

    Так, документ должен содержать конкретизированные требования к составлению и реализации каждой бумаги, в соответствии с реалиями бизнес-деятельности. Наиболее уместным вариантом является передача полномочий по составлению Положения кадровому служащему или делопроизводителю, которые подойдут к разработке документ комплексно и в рамках каждого подразделения.

    Что должно содержать положение о документообороте в организации

    Зачастую в рассматриваемое Положение включают такие разделы:

    Общие положения. Данный блок включает информацию обо всех нормативах, требованиях и правилах, на которые опирался субъект при составлении Положения. Уместно также привести список используемых понятий во избежание неоднозначности трактовки.

  • Принципы организации документооборота. В данном блоке следует привести основные принципы, в рамках которых реализуется процесс документооборота в компании. Наиболее часто выделяют такие принципы: централизованный или децентрализованный прием и передача документации, налаживание маршрутов движений документов, организация предварительной обработки входящей документации, однократность учета и регистрации, оптимизация потоков и исключение дублирования и т.п.
  • Порядок организации документооборота. Данный раздел является самым объемным, так как именно в этом блоке приводится детальное описание каждого этапа обработки бумаг, от их формирования вплоть до их предоставления адресату, хранения и дальнейшей ликвидации. При этом выполнение каждой процедуры детально описывается.
  • Особенности электронного документооборота с третьими лицами. В указанном блоке регулируется алгоритм взаимодействия электронных систем и внешних источников информации посредством электронных программ. Данный информационный блок необходим, так как в современном мире невозможно наладить стабильную бизнес-деятельность без использования документооборота в электронном формате.
  • Особенности производства, использования и хранения штампов и бланков. В Положении о документообороте уместно раскрыть обозначенную информацию, если компания самостоятельно разрабатывает печати и типовые бланки бумаг.
  • Приложения. В рассматриваемый информационный блок Положения о документообороте включаются образцы документов, которые были разработаны для налаживания рассматриваемой системы. После публикации бланков в Положении они признаются утвержденными, после чего также уместно их включение в Учетную политику компании.
  • Нюансы согласования и публикации Положения о документообороте в организации

    Практика демонстрирует, что разработка Положения зачастую осуществляется с нуля кадровым служащим или делопроизводителем. Если управленец поручает данную работу подчиненному, в чьи обязанности составление нормативов входит косвенно, то уместно воспользоваться образцом из обозначенной выше «Примерной инструкции».

    После публикации рассматриваемого норматива, его положения становятся обязательными к исполнению. При этом обозначенное правило действует для всех сотрудников предприятия, вне зависимости от подразделения.

    Рассматриваемое положение относится к локальным нормативам, а значит – период его актуальности составляет, как минимум, пять лет. Внесение корректировок в действующую редакцию Положения допускается. Однако любые изменения должны быть обусловленными производственной необходимостью или иными существенными причинами. Например, реорганизация предприятия, внедрение новых технологий обработки документации, введение новых методов работы с потоками бумаг и т.д.

    Таким образом, Положение о документообороте позволит компании систематизировать движение документации на предприятии. Отсутствие такого Положения может стать существенным недочетом в рабочей деятельности, более того – в случае некорректного оформления какого-либо документа, управленец не сможет доказать, что действовал по установленным в компании правилам.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector