Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение документов в организации Сроки хранения документов организаций

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  • имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  • подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  • подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
  • подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  • сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
  • принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
  • бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
  • кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
  • паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Кадровый документооборот.

2.12. Организация текущего хранения кадровых документов.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Читать еще:  Как оформить пожилого родственника в дом для престарелых?

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Приведем выписку из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., касающуюся некоторых кадровых документов:

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Новые сроки хранения документов в компании: инструкция по применению

В процессе деятельности любой компании образуется много документов. Для них законодательством установлены определенные сроки хранения. Посмотрим, как следует исчислять эти сроки и что делать с документами после истечения сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Он применяется с 18 февраля 2020 г. В дополнение к Перечню Росархив издал инструкцию, в которой разъяснено, как этот Перечень применять (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, далее — Инструкция).

В Инструкции при разъяснении особенностей хранения некоторых документов используется понятие «источники комплектования государственных и муниципальных архивов». Попробуем разобраться, относится ли к таким источникам коммерческая организация.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами признаются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон № 125-ФЗ).

К архивным относятся документы, которые хранятся в силу их значимости для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). В Архивный фонд РФ включаются архивные документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ (п. 8 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).

Значимость документов и возможность их включения в Архивный фонд РФ определяется в процессе экспертизы ценности документов (п. 16 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). Ее проводит созданная в организации экспертная комиссия (п. 4.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (п. 4.11 Правил). Окончательное решение о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов принимается экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (п. 4.4 Правил).

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Негосударственные организации и граждане включаются в эти списки на основании договора, заключенного с архивом (п. 2 ст. 20 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, коммерческая организация будет являться источником комплектования государственных и муниципальных архивов, только если она заключит соответствующий договор с архивом.

Виды сроков хранения документов

В Перечне используются сроки хранения пяти видов: временно, постоянно, до ликвидации организации, до минования надобности, до замены новыми. Каждый из них имеет свои особенности.

Временные сроки хранения

Временными считаются сроки хранения документов в течение ограниченного периода, указанного в Перечне (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет). Временные сроки начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. А по реестрам, книгам, журналам — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции).

Разберемся, когда документы считаются законченными делопроизводством. Из положений п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ следует, что термин «законченные делопроизводством» нужно применять в значении, предусмотренном п. 17 ст. 3 Закона № 125-ФЗ. В этой норме речь идет об упорядочении архивных документов. Под ним понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Следовательно, документы считаются законченными делопроизводством, когда эти документы сформированы в дела, которые описаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п. 1.1.2 Методических указаний по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанных Росархивом в 2018 г., и п. 3.5.1 Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Таким образом, отсчет временного срока хранения документов нужно начинать с 1 января года, следующего за годом, в котором эти документы были исполнены и сформированы в дела.

В пункте 5.15 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, сказано, что документ считается исполненным после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам. Из этого определения следует, что исполненными являются документы, которые выполнили свою функцию и более не используются компанией. Например, приказы — после выполнения всех содержащихся в них распоряжений, договоры — после выполнения по ним сторонами всех взятых на себя обязательств, налоговые документы — после того, как они в последний раз были использованы для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829), бухгалтерские документы — после их использования для составления бухгалтерской отчетности.

Читать еще:  Отчет по практике как писать пример образец 2021

Компания в феврале 2020 г. сформировала в дело счета-фактуры, которые последний раз были использованы при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2019 г.

Срок хранения счетов-фактур составляет пять лет (п. 317 Перечня). Следовательно, сформированные в дело счета-фактуры компания должна хранить по 31 декабря 2025 г. включительно.

Организация вправе продлить временные сроки хранения документов сверх установленных Перечнем, если это вызвано особенностями ее работы и практическими потребностями. Продление производится при проведении экспертизы ценности документов (п. 4.11 Инструкции). А вот снижать установленные сроки хранения компании не вправе (п. 4.10 Инструкции).

После того, как временный срок хранения документов истек, они подлежат уничтожению (п. 4.3 Инструкции).

Прочие сроки хранения

По ряду документов срок их хранения указан в Перечне как «Постоянно». Например, такой срок хранения установлен для штатных расписаний организации (п. 40 Перечня), актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений (п. 544 Перечня), протоколов, постановлений, решений контрольных и ревизионных органов организации (п. 18 Перечня).

Срок хранения «Постоянно» не означает, что документы с этим сроком должны постоянно храниться в организации. В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. То есть для большинства коммерческих компаний срок хранения «Постоянно» является временным сроком хранения, по истечении которого документы, как мы уже говорили выше, подлежат уничтожению.

Временно хранят такие документы также организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Но они по истечении временного срока хранения, установленного в договоре с архивом, документы со сроком хранения «Постоянно» передают в Архивный фонд РФ для постоянного хранения (п. 4.4 Инструкции). Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Некоторые документы перечня имеют срок хранения «До ликвидации организации» (например, договоры купли-продажи земельных участков, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию (п. 87 Перечня), договоры дарения недвижимого и движимого имущества (п. 90 Перечня)). Такой срок хранения означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации и при ликвидации они подлежат экспертизе ценности (п. 4.5 Инструкции). По ее результатам документы либо отбираются для дальнейшего возможного их включения в состав Архивного фонда РФ, либо уничтожаются (п. 4.5 Инструкции, п. 4.5 Правил).

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения этих документов. При этом такой срок хранения не может быть менее одного года (п. 4.6 Инструкции). Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, штатных расписаний (п. 9, 41 Правил).

Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе (например, к копиям локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда (п. 394 Перечня)). Такой срок означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции).

В Перечне у некоторых документов срок их хранения указан с отметкой «ЭПК». Например, такая отметка есть у договоров об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, которые хранятся пять лет по истечении срока действия исключительного права (п. 135 Перечня). Указанная отметка свидетельствует о том, что такие документы могут быть отобраны на постоянное хранение в государственных и муниципальных архивах по результатам экспертизы их ценности (п. 4.9 Инструкции). Если в ходе экспертизы выявлено, что документы ценности не имеют, они подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил).

Порядок хранения документов в компании

Все документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, установленной в компании (п. 2.1, 2.2, 4.18 Правил). Номенклатура дел является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документов в компании (п. 4.15 Перечня). Она разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения (п. 4.17 Правил) и служит для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве (п. 4.14 Правил).

Ежегодно экспертной комиссией компании проводится экспертиза ценности, в ходе которой производится отбор документов:

со сроками хранения свыше 10 лет;

со сроками хранения до 10 лет включительно;

с истекшим сроком хранения (п. 4.5 Правил, п. 1.1.2 Методических указаний).

Документы со сроками хранения свыше 10 лет передаются в архив организации, но не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве (п. 4.1 Правил). Документы со сроками хранения до 10 лет включительно в архив организации не передаются и хранятся в структурных подразделениях организации (п. 4.2 Правил).

Согласно п. 4.19 Правил дела, которые передаются в архив организации, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

оформление обложки дела.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела подшиваются листы внутренней описи документов, а в конце каждого дела — лист-заверитель дела (п. 4.21 Правил). Все листы дела (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (п. 4.22 Правил). Дело не должно содержать более 250 листов и быть толщиной более 4 см (п. 4.20 Правил).

Передача электронных документов в архив организации производится по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Они включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 4.11 Правил). Дела на бумажном носителе передаются на уничтожение (утилизацию) по акту или на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). При уничтожении электронных документов проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Ответственность за нарушения хранения документов

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрен штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Читать еще:  27 распространенных вопросов для собеседования и ответы на них

Если АО (ООО) не исполняет обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об АО (ООО), а также нарушает установленные порядок и сроки хранения таких документов, штраф для должностных лиц составит от 2500 до 5000 руб., а для компании — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ).

Отсутствие у компании в течение установленных сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также аудиторского заключения (когда аудит является обязательным) считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Кроме того, за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета организация наказывается штрафом по ст. 120 НК РФ в размере 10 000 руб., а при нарушении в течение более одного налогового периода — 30 000 руб. Если же эти деяния повлекли за собой занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), налагается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 руб.

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов , Тема №944689

Последние публикации

Новости

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Приведем выдержку из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте России 6 февраля 2020 г. N 57449

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

от 20 декабря 2019 г. N 236

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Федерального архивного агентства

от 20.12.2019 г. N 236

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ,
ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, 2018, N 1, ст. 19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1 Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

2 ЭПК — Экспертно-проверочная комиссия.

3 Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В работе Вам помогут:

Журнал «Кадровик-практик» ресурсы ИКС Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Бесплатные ресурсы

Пошаговые инструкции для кадровика
Образцы документов
Трудовые книжки
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— новые публикации по кадрам,
— новости трудового законодательства,
— новости портала

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их

Фотообои с производственным календарем на 2021 год

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector