Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение документов в архиве от 3000 рублей в месяц

Свой бизнес: архив

Мы все привыкли к мысли о том, что бизнес должен приносить прибыль. Производство производит, торговля, соответственно, что-то продает. Инженеры разрабатывают, технологи соблюдают. И так далее. И все направлено на получение прибыли.

Сосредотачиваясь на финансовых результатах, часто забывают, что у бизнеса есть кроме права получать деньги еще и определенные обязанности. Это различные налоги и сборы – в первую очередь. О них нам вовремя напоминает недреманное око налоговой инспекции. Экологическая безопасность, о которой не дают окончательно забыть Роспотребнадзор и сопутствующие организации. Но есть один аспект, о котором напоминают нечасто. Но когда дело касается бизнеса – мелочей не бывает. Речь идет о ведении архива организации. Согласно законодательству РФ документы, в зависимости от их вида, должны храниться от 3 до 10 (и более) лет. Например, первичная бухгалтерская документация должна храниться не менее 5 лет; документы, создаваемые в ходе банковской деятельности и деятельности страховых организаций – в среднем от 3 до 5 лет; документы, касающиеся несчастных случаев на производстве подлежат хранению в течение 45 лет.

При этом согласно архивному законодательству РФ к помещению архива предъявляется ряд достаточно жестких требований в отношении пожарной безопасности, температурно-влажностного и охранного режимов и т.д. И если в случае с обычными производственно-торговыми организациями малого и среднего бизнеса все достаточно просто – документы хранятся в бухгалтерии в четырех-пяти шкафах, то для некоторых других категорий организаций вопрос хранения архивов стоит достаточно остро. В первую очередь речь идет о банках (и других инвестиционно-финансовых структурах), а также о страховых компаниях. Их основное отличие состоит в том, что объем документооборота буквально в сотни и тысячи раз превосходит торговые или производственные организации. И это на фоне дефицита свободных площадей: банки и страховые компании стремятся обосноваться в престижных бизнес-центрах или отдельно стоящих зданиях с хорошим трафиком. А это значит высокую арендную ставку. Что, в свою очередь, означает желание управляющих максимально эффективно освоить имеющееся пространство, что не предполагает, как мы понимаем, оборудование просторного и должным образом оснащенного помещения под архив. Кроме того, в архивах этих организаций содержится информация, утечка которой означает для них серьезные проблемы – номера счетов, данные пластиковых карт, денежные обороты клиентов и т.д.

Это было вступление. В основной части поговорим о том, как именно можно заработать на том, что с 2011 года надзорные службы проявляют повышенный интерес к соблюдению норм хранения архивной документации.

Примем за аксиому то, что оборудовать соответствующее всем нормам и требованиям помещение, держать в штате как минимум одного архивариуса – все это совершенно ненужная головная боль для вышеупомянутых организаций. Гораздо проще передать это «счастье» на аутсорсинг. Собственно, вот и она – возможность заработать: частное архивное хранилище.

Свой тренинговый центр за 55 000 руб. Можно вести бизнес онлайн!

В стоимость входят комплект материалов для очного проведения всех программ + 2 дня живого обучения онлайн. Бессрочное право проведения 10 программ. Никаких дополнительных отчислений и платежей. Запуск за 2 дня.

На сегодняшний день рынок данного вида услуг в России выглядит следующим образом. По сути, специализирующихся на данном виде услуг игрока всего два – это зарубежные компании, имеющие серьезные ноу-хау, а также хранилища во всех региональных центрах страны. Они оказывают целый ряд услуг, таких например как:

— внеофисное защищенное хранение архива (как на бумажных, так и на электронных носителях);

— архивная обработка данных;

— предоставление удаленного доступа к архиву;

— перенос на электронные носители;

— сертифицированное уничтожение документов.

Подобный подход достаточно серьезен, но, по сути, основная масса предлагаемых услуг интересна лишь единицам. Стоимость же относительно высока, т.к. компаниям необходимо содержать большой штат сотрудников, в том числе административный и управленческий персонал, плюс надбавка за реноме. Но об этом чуть позже.

Также услуги внеофисного хранения предлагают и региональные компании, специализирующиеся на ответственном хранении всего подряд. В этом случае не приходится говорить о какой бы то ни было защите данных от возможных утечек. Информация о вкладах может запросто оказаться на одной полке с комплектом зимней резины или хламом из бабушкиного чулана, который жаль выбрасывать из сентиментальности.

Что в итоге? Простор для грамотно организованной деятельности по защищенному хранению архивов. Бороться придется со специализированными компаниями, склады ответственного хранения всерьёз мы не принимаем. Противопоставить их опыту и широте спектра услуг можно доступную стоимость за счет более узкой специализации, а, следовательно, сокращение количества персонала и технологических процессов.

Наиболее востребованными услугами на практике являются внеофисное защищенное хранение архива и уничтожение документов. Изыски вроде хранения бэкап-копий сервера на магнитных кассетах (которое, к слову предполагает наличие отдельного магнитозащищенного помещения) или облачного доступа к цифровой версии архива, как мы говорили ранее, интересны лишь единицам компаний. Впрочем, и сертифицированное уничтожение имеет один нюанс – стоимость нового промышленного шредера начинается от 2,5 млн. рублей; срок окупаемости – велик. Поэтому, если у вас нет возможности приобрести б/у технику по сходной цене, стоит задуматься о несертифицированном уничтожении. Каким образом – подскажет фантазия.

Разберемся, что же понимается под защищенным хранением. Кроме соблюдения требований к помещению (температура и влажность, освещенность, защита от пожара), то есть от факторов, могущих привести к физическому разрушению документов, необходимо также обеспечить защиту от утечки секретной информации. Помещение должно иметь круглосуточную охрану, доступ в помещение – только ограниченному кругу ответственных лиц. Плюс ряд специальных мероприятий, о которых поговорим ниже.

Единицей архивного хранения является архивный короб из влагозащищенного картона, вмещающий 5 толстых канцелярских папок. Короба располагаются на стеллажах с пронумерованными местами хранения. Для обеспечения большей безопасности каждый короб получает уникальный штрих-код (информация о владельце на сам короб не наносится), а номер заносится в базу. Место хранения за коробом не закрепляется, а происходит периодическая ротация коробов на стеллажах. Таким образом, узнать, где именно находится короб клиента «N», можно только обратившись к системе складского учета, доступ к которой должен быть предоставлен двум-трем операторам с высоким уровнем допуска. По требованию клиента необходимый короб может быть извлечен и доставлен в офис.

Услуга по уничтожению носителей информации осуществляется по истечении установленного срока хранения документов. Производится путем измельчения бумажных носителей с помощью промышленного шредера, имеющего сертификат определенного образца, подтверждающий невозможность восстановления уничтоженного документа. Уничтожение может производиться как в присутствии представителя клиента, так и с созданием видеозаписи процесса, а также с выдачей акта об уничтожении.

Рассмотрим затраты на организацию архива. Для регионального центра вполне достаточно будет помещения в 350 кв. м. с высотой потолка не менее 6 м, где будет располагаться само хранилище, а также офис с операторами, отделом продаж и т.д. Из требований к помещению: непылящий пол, отопление, наличие исправно работающей активной вентиляции. Стоимость складских помещений в регионах на сегодняшний день составляет в среднем 300 рублей. Общая стоимость аренды склада составит 105 000 рублей в месяц.

Оснащение склада системами порошкового (не водяного!) пожаротушения и контроля доступа обойдется примерно в 500 тыс. рублей. Стоимость, однако, рассчитывается индивидуально и зависит от многих факторов, так что названная цифра может как измениться незначительно в меньшую сторону, так и неограниченно – в большую.

Для хранения коробов используются многоярусные фронтальные стеллажи, производимые, как правило, под заказ с учетом особенностей помещения. Для расчета необходимого количества мест необходимо определиться с возможностями отдела продаж – сколько единиц хранения мы сможем получить в качестве контрактов в течение первого года. Реально оценивая все возможности, можно говорить о 3 000 коробов в течение первого года. Для понимания – средней руки филиал страховой компании, ведущий деятельность в регионе около 5 лет, может сдать на хранение от 150-200 коробов единоразово; ежемесячно будут прибавляться еще 2-3 новых короба. Таким образом, за первый год нам достаточно заключить контракты с 20 организациями. План вполне выполнимый. Остается рассчитать количество мест (или, иначе, ячеек) на стеллажах. На одном поддоне умещается 15 коробов; получаем 200 мест хранения на первый год работы; при стоимости от 500 рублей за место, бюджет на изготовление стеллажей составит 100 000 рублей. Далее – ежегодное расширение складского фонда в зависимости от темпов роста продаж.

Для осуществления манипуляций с поддонами необходим ричтрак (разновидность погрузчика). Учитывая не слишком большую нагрузку на него в процессе работы, целесообразно остановить выбор на машине, бывшей в употреблении. Стоимость его будет зависеть от выбранной высоты складского помещения – чем выше стеллаж, тем дороже ричтрак. Средняя стоимость такого погрузчика для высоты в 6 м составит примерно 300 000 рублей.

Программное обеспечение для управления складом и пара терминалов сбора данных (для считывания штрих-кодов на коробах) выйдет примерно в 200-250 тыс. рублей. Оборудовать офисное помещение при архиве – еще 200 000.

Читать еще:  Скачать бланк Должностная инструкция SEOспециалиста оптимизатора образец заполнения формы

Короба необходимо доставлять от клиента в архив и, по требованию, из архива клиенту. Для этого нам необходим автомобиль. Подойдет компакт-вэн типа Fiat Doblo или Skoda Roomster. При желании можно ограничиться и Lada Largus. В любом случае, бюджет на авто – около 300 000 рублей.

Из персонала на первом этапе нам потребуются: 2 грузчика (возможно совмещение с функционалом водителя), 1 оператор склада (возможно совмещение с функционалом грузчика), 2 менеджера по продажам. Охранника и бухгалтера можем взять на аутсорсинге. Фонд оплаты труда, таким образом, составит 100-120 тыс. рублей в месяц.

С регистрацией бизнеса также возможны нюансы. Выбор организационно-правовой формы в данном случае не принципиален. Важен классификатор ОКВЭД. В том случае, если мы выберем «Услуги библиотек и архивов», в обязательном порядке потребуется получение лицензии от Госархива на «описание, консервацию и реставрацию архивных документов». Процедура не то чтобы сложная и затратная, но все же требующая времени определенных согласований. Если мы готовы ограничиться только хранением и не расширять список услуг оцифровкой, описанием архивов и прочими подобными вещами, можно регистрироваться как склад ответственного хранения.

Подводя итог затрат получаем следующие цифры. Инвестиции в открытие относительно велики – около 1,5 млн. рублей. Плюс оборотные средства – 300-350 тысяч. Ежемесячные затраты – аренда и зарплата – 220 тысяч рублей; добавим сюда коммунальные платежи, ГСМ, мобильную связь менеджеров по продажам и получим 300 000 рублей в месяц.

Для того чтобы понять, сколько мы сможем заработать на этой затее, составим план продаж. Помним о том, что средний клиент приносит 150 коробов единоразово и 2 короба каждый месяц в дальнейшем. План по привлечению в первый год – 20 клиентов; во второй – 30; в третий – 40. При средней стоимости хранения короба у крупных игроков рынка от 30 рублей в месяц, мы можем предложить (при наличии финансовых резервов на первые три года) стоимость хранения в 20 рублей. Такая разница в цене с лихвой покроет отсутствие красивой вывески и громкого имени. Кроме того, зарабатывать можно на сопутствующих услугах: упаковке и доставке коробов в хранилище, изъятию из хранилища и доставке клиенту и др.

Без учета дополнительных услуг дефицит бюджета в первый год работы составит 2 880 000 рублей; во второй – 1 680 000; в третий год предприятие выйдет на точку безубыточности. После этого, даже при отсутствии постоянной положительной динамики привлечения новых клиентов, предприятие будет получать постоянный пассивный доход от увеличения числа коробов существующих клиентов, который, к тому же, каждый месяц будет расти. К пяти-шести годам функционирования организации прибыль может достигать 150 000 рублей в месяц и более.

Все полученные нами цифры как бы (прозрачно) намекают: создание защищенного архива – дело не из легких, в первую очередь по причине больших вложений и значительного срока окупаемости. Однако, принимая во внимание относительную простоту организации, отсутствие тесной конкуренции и довольно высокие прибыли в долгосрочной перспективе, в первую очередь за счет постоянно растущего пассивного дохода, это направление стоит того, чтобы обратить на него внимание.

Хранение документов в архиве от 3000 рублей в месяц

Уничтожение документов
Утилизация документов
Уничтожение тиража
Уничтожение карт
Уничтожение дисков
Установка контейнера
Вывоз документов
Погрузка архива
Коммерческое предложение
Акт о выделении документов
Акт утилизации документов
Акт уничтожения документов

Хранение документов

Согласно законодательству РФ на организацию возлагается обязанность хранения первичных учетных документов. Кроме этого, ответственные лица должны обеспечивать их систематизацию и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Существует целый комплекс нормативных документов, регулирующих условия и процедуру хранения. Согласно этим нормам для создания оптимальных условий для хранения документации необходимо соблюдение следующих обязательных условий.

Помещение для архива должно быть удалено от помещений, используемых для хранения или работы с химическими веществами или продуктами питания. В хранилище для документов не должны быть проведены какие-либо трубопроводы и инженерные сети (водопровод, газ, канализация и другие магистральные линии).

Помещение для хранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией. Хранилище должно быть расположено в здании, обладающем первой или второй степенью огнестойкости. Желательно в этом же здании предусмотреть хозяйственное помещение, в котором может производиться утилизация документов.

Хранилище должно быть оборудовано стеллажами для размещения документов, металлическими шкафами, сейфами, специальными архивными коробками или папками и так далее. Количество стеллажей рассчитывается с учетом поступления новых документов, с запасом. Стеллажи должны располагаться не менее чем в 50 см от батарей и окон. Расстояние между стеллажами – не менее 1 метра, проходы – не менее 75 см.

Помещение хранилища должно быть оснащено первичными средствами пожаротушения (огнетушитель, ведро, песок или пожарный рукав). Желательно для хранилища отвести отдельное помещение, изолированное от кабинета работников архива или отделить его при помощи специальных перегородок. Двери должны быть железные, а на окна устанавливают решетки. И окна и двери опечатываются пломбиром. Для того чтобы уберечь документы от солнечного света, окна должны выходить на северную сторону.

В помещение хранилища должна быть обеспечена физико-химическая сохранность документации. Строго запрещено курение, электронагревательные приборы, продукты питания, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества.

В помещениях с возможностью регулирования климата для каждого вида документов устанавливаются соответствующие нормам параметры:

  • для хранения бумажных документов температура воздуха должна колебаться от +17 до +19 градусов, влажность воздуха не превышать 55%;
  • для хранения фото-документов – температура от +15 до +20, влажность до 50%;
  • хранение кинодокументов – температура от +15 до +20, влажность до 50%.

В хранилищах, где отсутствует возможность регулирования климата, при необходимости устанавливаются специальные приборы: увлажнители, осушители, вентиляционные системы. Скапливающуюся пыль своевременно удаляют. При обнаружении насекомых, способных повредить документы либо плесени, хранилище подвергают полной дезинсекции. В том случае, когда организация не может обеспечить соблюдение всех правил для хранения документов, можно воспользоваться услугами архивных компаний, которые выполняют все требуемые виды работ: хранение документов, переплетение, сканирование, архивная обработка и утилизация бумаг.

Стоимость хранения дел в государственных архивах на территории РФ имеет значительный разброс и колеблется от 2 рублей 90 копеек в Курской области до 133 рублей в ХМАО-Югре за одно дело в год.

Новые сроки хранения документов: таблица

novye_sroki_hraneniya_dokumentov_tablica.jpg

Похожие публикации

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета

Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29

Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276

Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Читать еще:  Что такое 3 банковских дня Банковский день это сколько

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286

«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553

Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298

Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)

Документы об инвентаризации активов и обязательств

5 лет при условии проведения ревизии

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА

5 лет после выбытия ОС и НМА

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323

Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

Документы к договорам, соглашениям, контрактам

Учредительные договоры организации

Документы по проводимым валютным операциям в РФ

Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Расчеты по страховым взносам

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3

Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения

Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1

Личные дела, личные карточки руководителей и работников

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445

Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним

Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454

Документы об обработке персональных данных

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441

Согласие на обработку персональных данных

3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)

Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)

До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453

Отчеты о командировках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452

Больничные листы и журналы их регистрации

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619

Приказы, распоряжения и документы к ним

По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19

Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним

50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434

Должностные инструкции (регламенты)

Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443

Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

  • для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
  • для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
  • для организации – 5 – 10 тыс. руб.

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Хранение документов

Современный бизнес невозможен без активного ведения документооборота. Внутренняя документация позволяет закрепить основные цели и задачи структурных подразделений, а договора – урегулировать отношения между партнерами или клиентами. В процессе рабочей деятельности создается множество договоров, деловой переписки, финансовой, кадровой и бухгалтерской отчетности.

Действующее законодательство возлагает на предприятия обязанность по обеспечению сохранности документации, произведенной в рабочем процессе. Подвергнуть ее ликвидации или передать в фонды государственного архива разрешается только по истечению срока обязательного хранения. Поэтому бумаги имеют особенность накапливаться и занимать свободное офисное пространство.

Хранение документов спб

Интенсивный документооборот приводит представителей бизнеса к необходимости выделять значительные площади под размещение архива. Запрещается располагать его в обычном офисном шкафу. Для надежной сохранности данных требуется обеспечение особых условий: оптимального уровня температуры и влажности, наличие стеллажей и шкафов.

Читать еще:  Какой срок хранения у путевых листов нюансы? nalognalogru

Ответственность за сортировку и контроль входящих в архивный фонд подлинников должен нести квалифицированный специалист. С учетом всего перечисленного хранение документов спб на территории предприятия является довольно затратной статьей расходов.

Сегодня у предпринимателей имеется возможность решения проблемы хранения документации современным способом – воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Подобные организации имеют просторные складские помещения. Склады оснащены оборудованием для поддержания оптимального микроклимата и надежно защищены от пожаров и потопов.

Услуги хранения документов

Аутсорсинговая компания не только принимает документы на хранение и возвращает их в неизменном виде. Квалифицированные архивариусы по запросу заказчика систематизируют образцы для удобства поиска информации. Гарантируется конфиденциальность сведений и предоставление подлинников в оговоренный период.

На сбережение принимается кадровая, финансовая и управленческая документация в бумажном и электронном варианте. Услуги хранения документов предоставляются физическим и юридическим лицам. Информационные носители размещаются в обезличенных боксах с уникальным штрих-кодом, опечатанных пломбой. На стеллажах архивохранилища короба располагаются в хаотичном порядке.

Доступ к документам предоставляется представителю компании на основании доверенности или письменного разрешения. Срок хранения оговаривается с заказчиком и указывается в договоре. При необходимости может быть осуществлена пролонгация срока.

Клиенты, которые воспользовались аутсорсинговой услугой, получают следующие преимущества:

  • Снижение финансовых затрат на аренду площадей под архив и введение в штат специалиста архивного дела.
  • Сохранность подлинников в первоначальном виде.
  • Обеспечение конфиденциальности информации.
  • Надежную охрану подлинников в круглосуточном режиме.

По запросу клиента сотрудники архивной компании готовы провести весь перечень подготовительных работ: экспертизу ценности, систематизацию и упаковку, составление описи, сканирование и создание электронной базы, транспортировку и т.д. По дополнительной договоренности осуществляется отслеживание сроков хранения бумаг и последующее их уничтожение.

Внеофисное хранение документов

Устаревшие технологии, несовершенные условия хранения и частая смена кадров приводят к замедлению поиска информации и утрате оригиналов. Внеофисное хранение документов позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность управления информацией. Данная услуга подразумевает, что часть архива компании перевозится на сбережение за пределы офиса – в специализированное хранилище. Клиент получает систематизированные, грамотно упакованные и размещенные в хранилищах носители информации.

  • Специалисты выезжают на объект клиента для предварительного ознакомления с архивом.
  • Разработка индивидуальной программы обслуживания.
  • Выполнение упаковки оригиналов в картонные коробки и транспортировка их по описи в архивохранилища.

В хранилище принимаются документы различного формата. Современные технологии систем учета позволяют находить интересующую бумагу в кратчайшие сроки. Доступ к информации предоставляется строго ограниченному кругу лиц. Выдача подлинников или дубликатов осуществляется только уполномоченным сотрудникам.

Депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение документов предполагает четкую систематизацию и сохранность архива, а также обеспечение оперативного и удобного доступа к нему заказчика. По согласованию с заказчиком предусмотрена возможность доставки затребованных дел в офис.

Услуга актуальна для представителей малого, среднего и крупного бизнеса. Материалы передаются на сбережение в цифровом или бумажном виде. Компания, предоставляющая услугу, гарантирует полную конфиденциальность сведений.

После передачи документооборота ответственность за сохранность материалов возлагается на стороннюю организацию. При этом право собственности сохраняется за клиентом. Сотрудники архивной компании осуществляют контроль выполнения действующего архивного законодательства. С этой целью осуществляется регулярная экспертиза ценности дел. Носители информации, утратившие практическую ценность или с истекшим сроком, подвергаются надлежащей процедуре уничтожения.

Выдача оригиналов осуществляется по официальному запросу с подписью лица, внесенного в соответствующий список. Все операции с бумагами в обязательном порядке фиксируются.

Архивное хранение документов

От грамотной организации хранения дел зависит эффективность производственной деятельности и финансовое состояние фирмы. Требуется обеспечение порядка и неукоснительное соблюдение сроков. Качественное архивное хранение документов требует наличия квалифицированных специалистов, финансовых средств и времени.

Организация архивного хранения материалов подразумевает:

  • Прием бумаг от структурных подразделений компании и обеспечение их сохранения.
  • Осуществление контроля правильности оформления дел в структурных отделах.
  • Разработку и согласование номенклатуры.
  • Проверку правильности формирования дел в соответствии с номенклатурой.
  • Экспертизу ценности.
  • Организацию использования архивных дел по установленному порядку.

Документация с момента создания и до передачи в архивохранилище сберегается в структурных подразделениях (по месту формирования) или в службе делопроизводства. Дела законченного производства передаются в архив юридического лица. Здесь важно неукоснительное соблюдение сроков, в ином случае не избежать штрафных санкций.

Организация архивного фонда представляет собой сложный и трудоемкий процесс. Большинство современных компаний предпочитает передавать ведение архивной деятельности на аутсорс.

Оперативное хранение документов

Эксперты архивной компании окажут клиентам содействие в организации грамотных подходов к сохранению подлинников, упорядочат бумаги, создадут топографию архива и выполнят его подготовку к последующей передаче в хранилище.

Мероприятия по текущему хранению предназначены для сохранности дел и обеспечения ускоренного доступа. Каждая папка имеет внутреннюю опись и ставится на стеллаже корешком наружу. Быстрому поиску также способствуют подписи на корешках. Для удобства материалы делятся на часто и редко используемые.

Оперативное хранение документов возможно в отношении:

  • Бумаг в процессе исполнения.
  • Исполненных документов.

Учет ведется в бумажном или электронном виде. При ведении документооборота в цифровом формате в картотеку вносятся: реквизиты бумажных оригиналов; информация по всей электронной документации, подлежащей хранению, включая текстовые файлы, пришедшие по е-мейлу и факсу.

Удаленное хранение документов

Все компании стремятся снизить риски порчи или утраты ценной документации и разглашения конфиденциальной информации. Эффективным решением данной задачи является удаленное хранение документации. Передача дел на аутсорсинг способствует значительному снижению расходов на сбережение и обслуживание архива.

Аутсорсинг представляет собой абонентское обслуживание архива заказчика и осуществления всего комплекса работ, необходимых для его нормального функционирования.

Дистанционное хранение решает несколько задач:

  • Систематизацию оригиналов в бумажном виде и цифровых копий.
  • Обеспечение сохранности данных.
  • Оперативную выдачу информационных носителей.

Подрядчик берет на себя полную ответственность за сохранность переданных ему материалов. Архивохранилище соответствует всем предъявляемым законодательством требованиям. Заказчик может быть полностью уверенным в безопасности, сохранности и конфиденциальности данных. Несанкционированный доступ к сведениям полностью исключен.

Хранение кадровых документов

К хранению документации, связанной с трудовой деятельностью и стажем сотрудников предъявляются жесткие требования. Поскольку государство предусматривает длительные сроки сбережения кадровых дел необходимо их непрерывное архивирование.

Хранение кадровых документов может осуществляться в профильном департаменте, архиве фирмы или в аутсорсинговой организации. Ответственность за сохранность оригиналов возлагается на руководителя фирмы.

Законодательством предусмотрен четко регламентированный порядок подготовки кадровых материалов к архивному сбережению. Кадровик должен неукоснительно соблюдать сроки и правила оформления дел. В ином случае компании грозят штрафы и привлечение к административной ответственности. Найти в штат грамотного специалиста, владеющего тонкостями архивного законодательства не так уж просто. Поэтому многие руководители предпочитают обращаться за помощью в специализированный сторонний сервис.

Хранение бухгалтерских документов

Законодательством предусмотрено требование хранить отчетность бухгалтерии не менее пяти лет с отчетного года. Хранение бухгалтерских документов регулируется рядом нормативных актов, в частности Законом о бухучете и Налоговым кодексом РФ. Досрочное уничтожение бумаг может повлечь доначисление налогов и наложение санкций. Сроки сбережения цифровой документации идентичны аналогам в печатной форме.

Отчетность размещается в специально оборудованном помещении или закрытых шкафах. В хранилище передаются бумаги, срок хранения которых составляет не менее 10 лет. Дела, для которых предусмотрен меньший срок находятся в бухгалтерии до процедуры уничтожения.

Передача документов бухучета в архив осуществляется по алгоритму:

  • Составление описи.
  • Нумерация страниц.
  • Подшивка дела.
  • Оформление обложки.

Дела сдаются в хранилище после проведения проверок фискальными и иными контролирующими органами.

Значимость отчетности бухгалтерии для бесперебойного функционирования любой фирмы не подвергается сомнению. С учетом этого ответственное руководство должно обезопасить ценные бумаги от различных форс-мажорных обстоятельств. Если в офисе отсутствуют предусмотренные для размещения отчетности технические условия, целесообразно поискать сервис, предоставляющий соответствующие услуги.

Хранение архива документов

Руководители юридического лица любой формы собственности обязаны знать минимальный перечень условий хранения архива предусмотренный законодательством РФ. Их соблюдение позволит продлить эксплуатацию корпоративных бумаг.

Требуется обеспечить физическую сохранность образцов. Непременно выполняется разработка учетно-справочного аппарата и информационно-поисковой системы для облегчения поиска сведений.

К помещению предназначенному под хранение архива документов предъявляются требования:

  • Изолированности.
  • Ускоренной эвакуации из хранилища при форс-мажоре.
  • Соблюдения условий температурного режима и оптимального уровня влажности.
  • Пожарной безопасности.
  • Наличия металлических стеллажей передвижного или стационарного типа.
  • Отсутствия магистральных трубопроводов.

Многие руководители считают выполнение перечисленного набора требований невозможными в рамках небольшой компании. Ответственность за соблюдение перечисленных правил в маленьких фирмах возложена на помощника руководителя. В средних и крупных по объему документооборота юридических лицах создается отдельное подразделение, в круг задач которого входит наведение порядка в архивных материалах. Руководители крупных корпораций все чаще делегируют хранение архива на аутсорсинг.

Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто
позвоните нам 8 812 670 62 92

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector