Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов?

Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).
Дело – совокупность документов ( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

9.3. Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Зачем необходимо формировать документы в дела?
В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения — 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.
Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.
При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.
Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил формирования дел.
Правило 1.Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями. Например:
Признак для формирования делПринцип формирования документов в делоПример оформления заголовка дела
НоминальныйПо названию разновидности документовПриказы по основной деятельности
Предметно-вопросныйПо содержанию документовДокументы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
АвторскийПо автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автораПротоколы заседаний аттестационной комиссии
КорреспондентскийИспользуется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопросаПереписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
ГеографическийСлужит для объединения в одном деле нескольких корреспондентовПереписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
ХронологическийИспользуется для группировки документов за какой-либо определенный периодКвартальные отчеты о работе отдела кадров в 2010 г.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3.Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
— наименование организации;
— наименование структурного подразделения;
— индекс (номер) дела;
— заголовок дела;
— срок хранения документов дела.
Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Вопрос.

Читать еще:  Производство в суде кассационной инстанции особенности процесса

В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?

Ответ: В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
Правило 4.В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5.В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6.В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки. Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
— приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
— документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.

Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

Правило 8.Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
• документы постоянного и временного хранения;
• разные виды распорядительных документов;
• подлинники и копии документов;
• годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
• утвержденные документы и их проекты.

Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10.В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. [17]

Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:

принцип формирования дел (централизованное – в Службе делопроизводства или децентрализованное – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

методическую функцию архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости – и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней);

работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении № 21.

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Рекомендуется в Инструкцию по делопроизводству включить следующие положения:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

Читать еще:  Понятие и виды кадровой политики в организации

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 22), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 23);

по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 24);

оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 25); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 26); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 27); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Этапы архивного хранения документов

Архивное хранение документов – сложный процесс. В Законе РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятом 1 октября 2004 г., прописан строгий порядок организации архива. В нем определены типы бумаг, подлежащих архивированию, сроки их хранения, порядок уничтожения и требования к физическому архиву. В целом всю архивную работу можно разделить на несколько этапов:

  • первичная оценка бумаг и экспертиза ценности – сортировка, выделение дел на хранение и ликвидацию;
  • формирование дел – подшивка документов и их оформление;
  • передача дел в архив организации или сторонней архивной компании;
  • составление номенклатуры дел;
  • уничтожение документов с истёкшим сроком хранения.

Экспертиза ценности документов

Первоначально весь массив бумаг организации сортируется в отделе, где они находятся на текущем хранении. Так, договора хранятся в юридическом отделе, счета – в бухгалтерии, личные дела – в отделе кадров и т. д. Перечень типовых документов, определённый Росархивом, прописывает конкретные сроки и выделяет группы бумаг по продолжительности хранения:

  • кратковременному хранению (до 10 лет) подлежат акты проверок кассы, финансово-хозяйственной деятельности, гарантийные письма, первичные бухгалтерские документы;
  • на долговременное хранение(свыше 10 лет) отправляют личные дела сотрудников, акты и журналы регистрации несчастных случаев на предприятии, приказы руководителя по личному составу и т.д.;
  • постоянному хранению подлежат финансовые планы, годовые бухгалтерские отчёты, протоколы общих собраний трудового коллектива и некоторые другие документы.

Выделение дел на архивное хранение и к уничтожению осуществляется специальной экспертной комиссией.

Формирование дел

При систематизации документов учитывается срок хранения и тип бумаг, по этим признакам они подшиваются в дела. На обложке указывают наименование, срок хранения и дату формирования дела, а также номер, индекс, количество страниц. Первая страница после титульной содержит опись бумаг, подшитых в дело.

Передача дел на архивное хранение

Приём документов в архив предполагает присвоение номера и индекса каждому делу, а также сверку. Акт сверки подписывается двумя сторонами – сдающим сотрудником и архивным работником, осуществляющим приём документов. Все принятые дела заносятся в номенклатуру дел – отдельный документ, в котором указываются номера, индексы и заголовки дел, а также сроки их хранения.

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

Для выделения дел к уничтожению необходимо составить соответствующий акт по итогам экспертизы ценности. При условии правильного ведения архива определить, какие документы необходимо уничтожить, несложно: достаточно посмотреть в номенклатуру дел. В акт на ликвидацию бумаг заносятся данные с титульных листов дел, необходимо полистно проверить дела и исключить ошибки.

Физическое уничтожение возможно разными способами, наиболее распространённый – специальная машина, измельчающая бумагу. По итогам проведенных мероприятий составляется акт.

ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: «Основные правила работы ведомственных архивов», «ГСДОУ», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах государственной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Читать еще:  Срок исковой давности распространяется советы адвокатов и юристов

Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации, в которых выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формирование дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:

— наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— индекс дела по номенклатуре (Например: Дело № 06-03, где 06 — это индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер дела в номенклатуре);

— заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

— помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел;

— запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

— документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ на УСОРД;

— группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют — судебные дела, личные дела, переходящие дела;

— группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);

— дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением т.1, т.2 и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ — ответ помещается за документом — запросом.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Оперативное хранение дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector