Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Факсимильная подпись на документах — где можно ставить печать

Факсимиле. Ошибки, которых нужно избегать

В настоящее время достаточно часто используется факсимильное воспроизведение подписи, или факсимиле. Однако с применением факсимиле связан ряд вопросов, например: какую юридическую силу имеет договор, подписанный с его помощью? Какие правила нужно учесть, чтобы договор был надлежаще оформлен? Кто имеет право подписать договор с использованием факсимиле? И в этой статье определим, когда допустимо использование факсимиле, а когда строго запрещено.

В первую очередь определим, что же это такое.

Легального определения «факсимиле» на сегодняшний день белорусское законодательство не содержит. Следуя практике, можно определить данное понятие следующим образом: факсимиле − воспроизведение точного изображения собственноручной подписи путем использования технических средств. Итак, теперь давайте разберем случаи, когда факсимиле допускается применять, а также случаи, когда действует прямой запрет на такое применение.

Когда факсимиле использовать запрещено

1. В первичных учетных документах

То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета. Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления (например, ТТН-1, ТН-2, Акт выполненных работ, Акт расчета торговой премии, Акт приема-передачи).

Основание: Ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Норма Закона сформулирована таким образом, что предполагает невозможность замены собственноручной подписи.

2. Трудовой договор, трудовая книжка

То есть эти документы всегда должен подписывать руководитель. Либо уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности от имени руководителя.

Основание: Ст.18 Трудового Кодекса Республики Беларусь, Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

3. Доверенность

Таким образом, и саму доверенность подписать с помощью факсимиле не разрешается. Доверенность выдается лицу, которое будет уполномочено действовать от имени руководителя организации.

Подробнее о них читайте в статье по ссылке:

Основание: Ст. 186 ГК РБ

4. Налоговые декларации

Налоговые декларации уполномочены подписывать только уполномоченные лица (в частности, руководитель).

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

5. Расчетные документы

Платежные требования, платежные поручения, заявления на отзыв платежных инструкций.

Основание: Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»

6. Конкурсная документация

Основание: п.36 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88 «Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов»

7. Заверение документов

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Основание: п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4

8. Учредительные документы, организационно-распорядительная документация

Например, приказы, штатное расписание, положения, инструкции, справки, переписка.

Основание: Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4

9. Первичные статистические данные

Основание: Постановление Национального статистического комитета Республики Беларусь от 28.08.2015 № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке представления первичных статистических данных».

Что делать с этими ограничениями?

Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но уже доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.

Читать еще:  Договор аренды квартиры. образец и бланк 2021 года

А что касается первичных статистических данных (пункт 9), то в этом случае можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за их составление и предоставление, и тем самым освободить руководителя.

Факсимильное воспроизведение подписи разрешено законодательством

1. В договорах, дополнительных соглашениях, приложениях, протоколах согласования цен

Если обе стороны планируют использовать факсимиле при подписании договоров, желательно закрепить это в отдельном соглашении. Подписано оно должно быть собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон, а также скреплено печатями. Кроме того, стоит предусмотреть в подобном соглашении тот факт, что использование факсимиле допускается на всех договорах, которые могут быть заключены в будущем.

Необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить документы, где это допускается.

Соглашение сторон об использовании факсимиле при совершении сделок может быть достигнуто путем:

  • составления отдельного документа (соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами собственноручными подписями и определять перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимиле);
  • включения условия об использовании факсимиле в подписываемый сторонами договор (договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан собственноручными подписями сторон);
  • подписания дополнительного соглашения к уже заключенному договору (дополнительное соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями сторон).

Если на договоре стоят факсимильные воспроизведения подписей обеих сторон (пусть даже и скрепленные оригинальными круглыми печатями), можно сделать вывод о том, что договор не подписан лицами, совершающими соответствующую сделку. А если не подписан, следовательно, и не заключен. Если факсимиле использует одна из сторон — значит, договор не подписан ею.

Договор, подписанный с использованием факсимиле одной или обеими сторонами, в том случае, если об этом нет соглашения сторон либо оно есть, но закреплено в этом же договоре, будет иметь юридическую силу, в случае, направления оферты и ее акцепта. Например, направленный одной стороной счет, если в нем указаны все существенные условия договора, и оплаченный другой стороной.

Основание: Ст. 161 ГК РБ

2. Рассылка приглашений, поздравлений, благодарностей

Факсимиле в данном случае не запрещено, но его использование может свидетельствовать о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Изготовление факсимиле

Что такое факсимиле и где его используют? Наверняка, с этим вопросом сталкивался каждый офисный сотрудник. Ведь согласитесь, завизировать документ подписью генерального директора или старшего специалиста необходимо именно тогда, когда начальства нет рядом. Вот тут и приходит на помощь такая нужная в офисе вещь, как факсимиле – это перенесенная на печать подпись, которая воспроизводит оригинал в точности, как в размерах, так и в линиях. Такая подпись печать имеет законную силу в проставлении большого количества внутренних документов, не имеющих отношения к материальной ответственности.

Печать факсимиле, созданная нашими специалистами, идеально точно повторит любую рукописную монограмму или роспись, которую вы присылаете нам по электронной почте: t@proshtamp.ru или a@proshtamp.ru.

Наши цены

Факсимиле (личная подпись) (полимер)1 час1 сутки2 суток
По оттиску800 руб.600 руб.550 руб.
Факсимиле (личная подпись) (резина)1 час1 сутки2 суток
По оттиску950 руб.800 руб.600 руб.
Автоматическая оснастка От 270 руб .
Ручная пластиковая оснастка — БЕСПЛАТНО!
Факсимиле (личная подпись) (флэш-технология)1 час1 сутки2 суток
По оттиску800 руб.600 руб.500 руб.
Стоимость заправки флэш-печати чернилами (за 1 цвет)200 р.
Ручная пластиковая оснастка — плюс 250 р.

Как отправить нам оттиск подписи факсимиле?

Ставите подпись на чистом листе бумаге. Чтобы измерить роспись, необходимо по самым выступающим точкам подписи провести две горизонтальные и две вертикальные линии так, чтобы заключить ее в прямоугольник (см. рисунок ниже). Теперь просто измеряете высоту и ширину прямоугольника и эти значения отправляете нам.

Просто сканируете вашу подпись на листе формата А4 в поный размер листа и отправляете скан нам. Мы сами сделаем замеры.

Читать еще:  Какой предельный размер процентов может установить банк по кредиту, выданному физлицу?

Как заказать факсимиле:

  1. Вы можете расписаться несколько раз и отсканировать самую удачную подпись.
  2. Выберите наиболее понравившуюся вам оснастку.
  3. Отправьте нам отсканированный оттиск с указанием размеров и описанием заказа по электронной почте
    t@proshtamp.ru или a@proshtamp.ru.
  4. Не забудьте оставить телефон для связи с вами.

Образцы факсимиле подписи

Виды и особенности факсимиле

Факсимильная подпись может быть создана из нескольких видов материалов:

  1. Резина имеет долговечную износостойкую структуру, благодаря которой четко передаются все линии, изгибы, формы и т.д. Такое изделие выдержит интенсивные нагрузки, поэтому факсимиле из резины часто заказывают крупные фирмы.
  2. Твердый полимер имеет менее износостойкую структуру, но за счет недорогого материала можно получить вполне достойный экземпляр подписи. В связи с этим данный метод наиболее популярен среди заказчиков.

Оснастка для факсимиле может быть двух видов:

  1. Автоматическая оснастка – это механизм, который имеет встроенную подушку, клише, и при надавливании клише обмакивается в подушку и проставляет на поверхности четкий оттиск.
  2. Ручная оснастка – также может быть выполнена из пластика ли металла, но при этом бывает необходимость макать в отдельную штемпельную подушку. Но в отличие от первой, эта оснастка имеет компактные размеры.

Каждое такое изделие оснащено прозрачным окошком сверху, куда можно разместить образец росписи, предотвращая возможную путаницу.

Когда можно применить факсимиле подписи?

Использование факсимиле абсолютно легитимно и имеет силу на любых документах, не подразумевающих материальную ответственность. Подобной печатью можно визировать:

  • — документы по аккредитиву;
  • — кассовую документацию;
  • — чеки с иностранной валютой;
  • — различная учетная документация (сырье, материалы, личный состав, рабочее время);
  • — любые акты приема-передачи.

Печать факсимиле: преимущества заказа у нас

Чтобы сделать заказ факсимиле, достаточно прислать на нашу электронную почту качественно отсканированный оттиск, предварительно измерив его. Наши дизайнеры в точности воссоздадут автограф, учитывая все нюансы. Также необходимо выбрать оснастку, к которой будет прикрепляться клише росписи.

Высокое качество, соблюдение сроков и доступные цены являются залогом нашей работы.

Порядок использования факсимильной подписи

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

  • Отсутствие руководителя.
  • В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
  • Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
  • Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Читать еще:  Должностная инструкция и обязанности инженера производственнотехнического отдела

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

  • Первичных бухгалтерских документов.
  • Законодательных актов, нормативных документов.
  • Деклараций налогового формата.
  • Договоров трудоустройства сотрудников.
  • Официальных доверенностей.
  • Векселей.
  • Платежных бланков.
  • Счетов-фактур.
  • Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
  • Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

  • В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
  • В кассовых книгах.
  • В бланках по учету сырья.
  • В удостоверениях.
  • Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
  • В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
  • В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
  • В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
  • Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Как называется печать с подписью руководителя – когда можно использовать

Большое количество документов на подпись или начальник находится на больничном? Как называется печать в виде рукописной подписи? Как называется штамп, который имитирует оригинальную подпись, автограф человека? В каких случаях можно воспользоваться подобным оттиском?

Так называемая подпись, которая ставится с помощью печати, называется – факсимиле. Сделать факсимиле возможно в специализированной типографии по изготовлению печатей по оттиску.

Для непосредственного заказа необходим вариант автографа и желаемые размеры будущей подписи по штампу. Как правило, срок изготовления варьируется от нескольких часов до нескольких дней.

Зачем нужна печать с подписью – факсимиле

Чаще всего «готовую подпись» заказывают с целью упрощения работы. Актуально для руководителей крупных фирм, производств, где подпись документов занимает львиную долю рабочего дня. Так, используя факсимиле, бумажную «волокиту» сможет решать секретарь или другое доверенное лицо.

Штамп факсимиле практически не отличим с оригинальным автографом. Точное различие от печатной и «ручной» подписей – можно подтвердить лишь после профессиональной экспертизы чернил.

Также, факсимиле актуально, когда начальство находится на больничном или в отпуске. Опять же, использование подобного оттиска возможно после согласования с руководителем и только на тех документах, которые «разрешает» законодательство.

В качестве факсимильной печати можно изготовить не только привычную подпись или круглый штамп. Любая «каракуля», палочка, звездочка и тому подобное – свободно для заказа.

Кстати, различные печати-рисунки заказывают педагоги. Так, через картинку, они сообщают об уровне исполнения задания маленьким ученикам.

Где можно использовать факсимиле, а где запрещено

Штамп с готовой подписью возможно ставить на:

  • Бумагах внутреннего документооборота фирмы/организации;
  • На типичных товарных накладных;
  • При выставлении счетов для других участников рынка;
  • На актах выполненных работ;
  • Договорах между предприятиями B2B, если запрет не прописан в одном из пунктов настоящего документа.

Факсимиле категорически запрещено ставить:

  • На банковских документах, при открытии/закрытии счетов, при переводе средств на другой счет;
  • При обращении в налоговое органы и иные государственные структуры;
  • На любых документах, влекущих финансовую ответственность.

Разумеется, факсимиле используется и мошенниками. Поэтому, при проверке каких-либо документов, где подпись является определяющим фактором — проверяйте ее стиль исполнения.

Присмотритесь к автографу — есть ли там выбеленные участки (непропечатано)? Возможно, подпись выглядит идеальной с равномерным тоном (цветом)? Может быть, на всех страница идеально одинаковые экземпляры?

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector