Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Электронный архив банковских документов новый инструмент эффективного бизнеса

Баланс-Сервис

• +7 (3412) 655-655, 325-750 Ижевск

  • О компании
    • О компании
      • О компании
      • История компании
      • Сертификаты и благодарности
      • СМИ о нас
    • Работа в компании
      • Вакансии компании
      • Истории успеха
      • Стажерская программа
      • Основа успеха — профессионализм сотрудников
    • Новости
    • Мероприятия
    • Статьи
    • Пресс-релизы
    • Внедренные решения
    • Отзывы клиентов
      • Отзывы на внедренные решения
      • Отзывы по курсам 1С
      • Отзывы по интернет-проектам
      • Отзывы об аренде
    • Наш фотоальбом
    • Контакты
      • Ижевск
      • Чайковский
      • Свяжитесь с нами
  • Продукты
    • Актуальные релизы
    • Полный перечень программных продуктов
    • 1С:Предприятие 8
    • Собственные разработки
    • Антивирусные программы
    • Литература
  • Проекты
  • Услуги
    • Автоматизация предприятий
      • Помощь в выборе программного продукта
      • Комплексная автоматизация
      • Автоматизация производственного предприятия
      • Автоматизация торгового предприятия
      • Автоматизация бюджетной организации
      • Автоматизация автономного учреждения
      • Автоматизация предпринимателя
      • Вопрос-ответ
    • Поддержка и сопровождение предприятий
      • Дистанционное обслуживание 1С
      • Сопровождение 1С
      • Разовые работы по 1С
      • Линия сопровождения 1С
      • Советы сопровождения 1С
      • Вопрос-ответ
    • Обучение
      • Обучение 1С. Курсы для пользователей
      • Обучение 1С. Курсы для программистов
      • Сертификация по 1С
      • Вопрос-ответ
    • Консалтинг
      • Бухгалтерский консалтинг
      • Автоматизация бюджетного управления
      • Аудит корректности ведения учета в 1С
    • ИТС
      • Что такое ИТС?
      • Виды ИТС
      • Порядок оформления договора ИТС
      • Вопрос-ответ
    • Интернет-технологии
      • Какие сайты бывают
      • Как мы делаем сайты
      • Есть сайт. Что дальше?
      • Ускорение сайта в разы!
      • 1С + сайт = двойная выгода!
      • Как «корабль» назовешь.
      • Они работают с нами
      • Наши Интернет-проекты
      • Вопрос-ответ
    • Компьютерная техника и сети
      • Выбор и поставка компьютерной техники
      • Выбор и поставка торгового оборудования
      • Прокладка сетей
      • Абонентское обслуживание техники и сетей
      • Обслуживание средств вычислительной техники и ЛВС
  • Обучение
    • Расписание
    • Он-лайн регистрация
    • Сертификация 1С
      • 1С:Профессионал
      • 1С:Специалист
    • 1С. IT. Обзор курсов
    • Программист 1С. Курсы-погружение
    • Отзывы по курсам
    • Об Учебном центре
    • Аренда
  • Отчетность
    • 1С-Отчетность
    • Регламентированная отчетность в «1С:Предприятие 8»
    • Регламентированная отчетность в «1С:Предприятие 7.7»
  • Прайс-листы
  • Контакты
    • Ижевск
    • Чайковский
    • Свяжитесь с нами

  • Актуальные релизы
  • Полный перечень программных продуктов
  • 1С:Предприятие 8
  • Собственные разработки
  • Антивирусные программы
  • Литература
  • Главная
  • Продукты
  • 1С:Предприятие 8

Электронный и бумажный архив документации

Документы являются необходимой частью конструкторско-технологической подготовки, т.к. определяют готовность процесса к следующему этапу в цепи жизненного цикла. Электронный архив документации в системе 1С:PDM является неотъемлемой частью работы пользователей с содержимым и с атрибутивной частью документов, электронным документооборотом, версионированием документов, а также различного рода бизнес-процессами жизненного цикла документации.

Основной сущностью в электронном архиве в системе 1С:PDM является документ, который несет атрибутивную информацию. К документу прикрепляются файлы, которые могут быть организованны по иерархическому принципу папка-файл. Электронное хранилище позволяет хранить и идентифицировать содержимое файлов по цифровым идентификационным кодам, т.е. по содержимому.

Документы могут быть сгруппированы в папки, не зависимые от ЭСИ. Но более предпочтительный вариант – это хранение документов в электронной структуре изделия. Документы могут быть связаны не только с файлами из хранилища, но и с папками. Каждый документ имеет свою карточку – набор параметров, характеризующих данный документ. Помимо карточки документ имеет состояние и стадию, определяющую его фазу в жизненном цикле.

Управление документами, а также любыми элементами PDM осуществляется через проводник, в котором можно создать иерархию документов, удалить или добавить документ, папку. При помощи проводника документы можно заимствовать в структуру изделия.

Согласование и утверждение, изменение состояний

Организации эффективного документооборота способствует, помимо структурированного архива, еще и бизнес-процессы управления, в число которых входят процессы согласования-утверждения, а также бизнес-процесс изменения состояний.

Элементы и документы системы 1C:PDM имеют специализированные параметры – Состояние и Стадия. Параметр Состояние отвечает за готовность документации на изделия к следующему по цепочке процессу, а параметр Стадия – за указание фазы ЖЦ изделия, на которой находится изделие или его ревизии. Параметр Состояние более применим к документам, в то время как Стадия – к элементам изделия. Однако для неразрывной связи между изделием и документами оба этих параметра существуют и для документов, и для элементов изделия. Выражение Статус Документа здесь идентичен выражению Состояние Документа. При готовности документов или ЭСИ инициируется бизнес-процесс изменения состояния.

Бизнес-процесс изменения состояния – это сложный механизм, задействующий, помимо непосредственно изменения состояния, еще и механизмы согласования, рассылки уведомлений, ответов на уведомления, изменения групповых политик безопасности, автоперевод состояний ревизий элементов и многое другое. Его работу можно описать следующим образом: после очередной стадии ЭСИ и документация помещаются в специализированный документ, который показывает текущее состояние элементов и следующее состояние по цепочке ЖЦ.

Далее указывается список лиц, участвующих в бизнес-процессе, а также степень их участия. Эти лица будут участвовать в согласовании и утверждении элементов и документов. После этого указывается групповая политика безопасности, которая будет применена к элементам в цепочке: исходное — новое состояние. Групповая политика регламентирует доступ к элементу после перевода состояния. Она описывается специальным элементом, который содержит права доступа для различных пользователей и групп. Применение групповой политики при переводе состояний позволяет запретить изменения, просмотр или другие действия авторам и делегировать права согласующим или утверждающим лицам. После запуска бизнес-процесс начинает работу автоматически, рассылая поручения лицам и отслеживая выполнение этих поручений.

Каждому пользователю, в зависимости от степени участия, приходит уведомительное или деятельное поручение, реакция на которое позволит бизнес-процессу двигаться дальше по цепочке событий. Как только все поручения бизнес-процесса выполнены, бизнес-процесс изменяет состояния элементов, применяет групповую политику и завершается, оставаясь сохраненным для последующего анализа.

Архив бумажных документов

Для использования 1С:PDM службой технического архива предприятия в системе предусмотрено рабочее место работника архива. Система позволяет вести учет и контроль архивных документов по ГОСТ 2.501.88 «Правила учета и хранения». Система хранит картотеку бумажного документа для быстрого поиска и управления.

В основе управления бумажным архивом лежит понятие инвентарной книги, в которой находятся карточки учета документов, подлежащих тиражированию, учету изменений и т.д. Инвентарные книги представляет собой иерархический справочник, в котором хранятся карточки учета документов. При помощи папок внутри этого справочника имеется возможность отнести определенные карточки учета к различным инвентарным книгам.

Использование 1С:PDM службой архива обеспечивает:

  • Полуавтоматическое заполнение карточки учета данными из 1С:PDM;
  • Ручное и автоматическое заполнение абонентов документа;
  • Хранение файлов бумажного подлинника;
  • Ручное и автоматическое заполнение информации о выданных копиях документа;
  • Составление заявок на тиражирование документов;
  • Получение отчета «Выданные копии»;
  • Автоматическое формирование заявки на тиражирование документов по зарегистрированному извещению об изменениях;
  • Просмотр данных по изменениям в карточке учета;
  • Отслеживание состояния документа: архив, аннулирован, заменен.

Каждая карточка учета содержит список документов и их ревизий, подлежащих учету. Одной карточке может соответствовать один документ и несколько его ревизий, представленных в списке документов. Документ и его ревизии могут быть напечатаны на различных твердых копиях, и поэтому для правильного учета инвентарных номеров в этом случае используется поле «Изменение», которое придает уникальность ревизии в рамках общего инвентарного номера.

Из созданной карточки учета возможен просмотр списка проведенных электронных документов извещений об изменении, которые затрагивали данный документ. При открытии извещения об изменении имеется возможность просмотреть содержание изменения и действия.

Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. Тиражирование документов в системе PDM начинается с создания специализированного документа — заявки на тиражирование. Заявка на тиражирование должна быть создана при необходимости учета выданных копий и является основанием для оформления выдачи. Без оформления заявки на тиражирование не может быть оформлена выдача.

Заявка на тиражирование представляет собой электронный документ, в котором необходимо указать подлежащие тиражированию документы. В списке документов, в заявке на тиражирование, необходимо указать абонентов и количество необходимых копий.

Выдача копий оформляется электронным документом выдачи копий. Этот документ оформляется на основании заявки на тиражирование и всегда содержит разницу между документами, указанными в заявке на тиражирование, и документами, указанными в выдаче.

Таким образом, на основе одной заявки на тиражирование может быть оформлено несколько документов выдачи до тех пор, пока количество выданных не будет равно количеству запрошенных по заявке на тиражирование. В заявке на тиражирование присутствует специализированный отчет, который позволяет увидеть, сколько копий документов выдано, а сколько еще осталось выдать.

Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

Читать еще:  Кому достанется наследство умершего если нет наследников?

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Срок хранения платежных поручений в организации

Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами. Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.

Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу. Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

41. Хpанение документов

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

Письмом от 17 ноября 1994 г. No 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16. 01. 1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В соответствии с Законом «Об основах налоговой системы в РФ» и Законом «О бухгалтерском учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне документов от 1988 г. Ознакомиться с выпиской из перечня можно в книге «Бухгалтерский учет: Сборник нормативных документов» М., Финансы и статистика, Аудит, 1994 г. Типовой перечень для кредитных организаций в печатном виде автору найти не удалось, но он помещен в системе «Консультант +».

В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее по тексту – Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 N 552.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. No 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21. 03. 94 г. No 358-Р Центробанк издал указание от 12. 04. 94 г. No 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и Договором.

Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.

В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30. 11. 94 г. No 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. N 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.

ЭПК – Экспертно – проверочная комиссия Государственного архива.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления ГУ ЦБ РФ по г. Москве, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.

На копиях документов главных бухгалтер ставит о. В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

Инструменты для автоматизации документооборота
Лучшие СЭД-системы 2020 года

СЭД (Системы Электронного Документооборота) позволяют организовать работу с электронными документами, включая их создание, изменение, поиск. Также СЭД-системы упрощают взаимодействие между сотрудниками в рамках работы с документами благодаря автоматизации передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.

Зачастую СЭД-системы называют ECM (Enterprise Content Management) — системами управления корпоративными информационными ресурсами. Стоит понимать, что термин ECM существенно шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают СЭД, способную работать не только с документами и включающую в себя расширенный набор технологий и инструментов, для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации различного типа всем потребителям внутри организации. В экспертной среде считается приемлемым использование термина — “СЭД/ECM-системы”.

Одним из основных трендов 2020 является сращивание функционала СЭД/ECM и BPM-систем в рамках Low-code платформ для цифровой трансформации бизнеса. Платформы такого типа позволяют уйти от работы со структурированными данными, как это характерно для СЭД, и создавать самые разнообразные приложения, объединяющие работу с контентом, данными, бизнес-процессами и аналитикой в едином контуре автоматизации.

Читать еще:  Можно ли вернуть отправленное письмо по почте России?

Мы предлагаем вам ознакомиться с лучшими СЭД/ECM-системами 2020 года и Low-code BPM платформами, которые предоставляют бизнесу более широкий спектр возможностей, чем узконаправленные СЭД-решения, и рассматриваются как следующий этап эволюции систем данного класса. Обзор новейших технологий позволит выбрать наиболее эффективный вариант, максимально подходящий для вашего бизнеса.

Ниже перечислены самые популярные СЭД-решения, которые предложены российскими и зарубежными вендорами, и информация о которых размещена в открытом доступе. Представленные системы имеют запатентованные наименования и торговые марки, которые являются собственностью их владельцев.

Comindware Business Application Platform

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform — управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Особенностью Low-code платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов. Для внесения изменений достаточно внести правку в визуальную модель “мышкой”.

Системы документооборота: Сравнение решений

Данные о продукции получены с сайтов, демоверсий, маркетинговых материалов, обзорах на других ресурсах. В таблице сравнения представлены следующие отметки:

  • «✓» — система предлагает определенную функцию;
  • «-» — решение не имеет специальных опций или информация о них не указывается в открытом доступе, о нем потребуется удостовериться дополнительно.

Directum

Directum — российская ИТ-компания. Мы разрабатываем программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказываем полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализируем бизнес-процессы, создаем, внедряем и сопровождаем ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей.

Основа компании Directum — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного профессионального роста, развиваем систему наставничества, организуем участие в профильных конференциях, семинарах, тренингах. Сотрудники имеют статусы сертифицированных специалистов в области управления проектами, технологий Microsoft и других стратегических партнеров.

1C:Документооборот

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учёт документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[2] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта — «1С:Документооборот ПРОФ» и «1С:Документооборот КОРП», различающиеся функциональностью (версия «КОРП» имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений — «1С:Документооборот государственного учреждения».

DocVision

«ДоксВижн» – создатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге, в 2014 году был открыт филиал в Орле.

Наши эксперты участвуют в отраслевых мероприятиях, аналитических обзорах российского рынка СЭД/ECM, взаимодействуют с профессиональными сообществами и государственными организациями

Docsvision — полнофункциональная СЭД/ECM-платформа российской разработки. Позволяет автоматизировать широкий круг бизнес-процессов и задач по обработке документов. Входит в ТОП-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2019 г.).

Система управления бизнес-процессами ELMA BPM позволяет построить эффективное взаимодействие сотрудников и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Решение для повышения качества взаимодействия внутри компании. Система предлагает решения для организации документооборота и одновременно дает возможность реализовать Ваши уникальные бизнес-процессы. Содержит стандартные процессы документооборота и помогает наладить движение документов и операционную деятельность компании.

Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.

СЭД «ДЕЛО»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.

Технологическое преимущество компании — платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе всех проектов, в том числе и системы ТЕЗИС. Благодаря использованию платформы, созданной российскими разработчиками, ТЕЗИС является полноценной российской системой документооборота, независимой от импортных компонентов.

ООО «НауДок»

ООО «НауДок» — российская компания, разработчик программного обеспечения для бизнеса и органов государственной власти. Основным продуктом компании является система электронного документооборота NauDoc. ООО «НауДок» входит в группу компаний NAUMEN, входящей в ТОП-50 российских ИТ-компаний. Предприятие образовано в 2008 году, выделившись в обособленное подразделение компании NAUMEN. Офис расположен в Екатеринбурге.

Компания NAUMEN — ведущий российский разработчик программных решений для бизнеса и органов власти. Компания оказывает услуги по разработке, внедрению и сопровождению программных проектов на основе собственных решений.

СЭД «Е1 Евфрат»

Компания Cognitive Technologies («Когнитивные технологии») — разработчик новейшего программного обеспечения. Свое начало компания ведет с 1968 года. За все это время Cognitive Technologies не раз показала себя как надежный и ответственный партнер.

В сферу нашей детальности входит автоматизация различных бизнес-процессов, разработка комплексных информационных системы для предприятий, решений для создания беспилотного оборудования, средств распознавания текста и речи, программ для автоматизации документооборота, технологий искусственного зрения и т. д. Об особенностях нашей работы можно узнать в разделе «Услуги» на официальном сайте Cognitive Technologies.

Е1 спроектирован и реализован таким образом, чтобы полностью исключить процесс программирования при внедрении системы, её настройке и последующей эксплуатации. От штатного администратора компании любого размера и структуры не требуется никаких специальных знаний или высокой квалификации для запуска и обслуживания Е1.

Microsoft SharePoint

Cистема электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет полностью автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить оптимальную совместную работу над документами, сократить временные издержки на коммуникации сотрудников, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.

EOS for SharePoint – готовое решение для автоматизации документооборота, делопроизводства и управления рабочими процессам.

EOS for SharePoint – продукт, созданный на базе платформы Microsoft SharePoint. Система включена в Реестр отечественного ПО ( Приказ Минкомсвязи России от 09.03.2017 №103). Полная поддержка бесплатной версии Microsoft SharePoint Foundation.

Представленный список топ-продукции поможет определиться с выбором и приобрести эффективную систему для улучшения бизнеса. Надеемся, что обзор современных систем документооборота, будет для вас полезен.

Оформление банковских операций: как организовать документооборот

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Как хранятся банковские документы в организациях

Документы из банка, находящиеся в организации, подтверждают проведение денежных операций и отражаются в бухгалтерском учете. Местом их хранения является бухгалтерия, работники которой могут разделить все бумаги по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если у предприятия имеется несколько расчетных счетов, то для каждого заводят отдельную папку, если валютный – то на обложке и корешке указывается валюта счета. Для учета выписок по каждому счету используется хронологический порядок. Каждая выписка имеет подшивку, состоящую из платежных документов и обоснований для платежа на каждый операционный день.
Для оплаченных счетов заводится отдельная папка. Документы валютного контроля хранятся в отдельных папках, где можно найти всю информацию по работе с валютными счетами. Речь идет о паспортах сделок, справках-подтверждения выполненных работ или услуг, справках о валютных операциях и других. Если объемы документации небольшие, будет достаточно реестров с указанием номера документа, суммы и его даты.

Читать еще:  Как заключить договор поручительства и кто может стать поручителем?

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Оформление банковских операций: как организовать документооборот

О том, как организуется движение банковских документов в организации, расскажем в настоящей статье.

В пункте 73 ГОСТ Р 7.0.8–2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, под документооборотом понимается движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета (далее – ФСБУ), устанавливающего требования к документообороту, при организации системы документооборота коммерческие компании могут использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).

Подтверждает это и Минфин России в Информации № ПЗ‑13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», а также в Письме от 22.01.2016 № 07–04–09/2355, содержащем рекомендации аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2015 год».

Движение первичных документов в бухучете

В соответствии с Положением № 105 движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется специальным графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер организации, а руководитель его утверждает. При этом график документооборота должен предусматривать несколько этапов движения документа внутри организации: создание, проверку, обработку документа и передачу его в архив. На каждом этапе движения документа указывается количество экземпляров, в которых должен составляться документ, а также лицо, ответственное за его составление, обработку, проверку.

Обратите внимание, что документооборот разрабатывается в целом по организации, а не по отдельным участкам учета и осуществления фактов хозяйственной жизни. По сути, он представляет собой единую систему движения документации в организации. Соответствующие службы и подразделения организации (или же сотрудники, если в структуре компании не предусмотрено образование служб и департаментов) получают выписки из общего графика документооборота, в которых содержится порядок составления и движения документов, подведомственных данной структуре.

Банковские расчеты (движение средств через расчетные счета организации) также являются подсистемой документооборота организации. Движение документов, относящихся к операциям, осуществляемым при помощи банка, связано с осуществлением безналичных расчетов, обналичиванием денежных средств для выдачи заработной платы и выдачи указанных средств в под­отчет сотрудникам организации, получением кредитов и прочих услуг банка.

Общие положения, касающиеся осуществления безналичных расчетов в Российской Федерации, установлены Положением о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденным Банком России 19.06.2012 № 383-П (далее – Положение № 383-П).

Помимо порядка расчетов с использованием банковской системы данное Положение закрепляет также перечень документов, необходимых для осуществления перевода денежных средств в безналичном порядке.

В связи с тем, что осуществление операций коммерческих банков в нашей стране регулируется как Банком России, так и внутрибанковскими правилами, документооборот организации по учету банковских операций во многом определяется данными стандартами.

Какие формы безналичных расчетов существует

Итак, в соответствии с пунктом 1.1 Положения № 383-П существует несколько форм безналичных расчетов, которые организация может применять в своей деятельности:

  • расчеты платежными поручениями;
  • расчеты по аккредитиву;
  • расчеты инкассовыми поручениями;
  • расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование) – расчеты платежными требованиями.

Платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования как расчетные документы, используемые для осуществления банковских операций, составляются организациями-плательщиками, получателями средств в электронном виде или на бумажном носителе.

Перечень, описание и номера реквизитов расчетных документов – платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования, а также формы указанных документов на бумажных носителях приведены в приложениях 1–7 к Положению № 383-П.

Обратите внимание, что формы расчетных документов на бумажном носителе согласно пункту 1.13 Положения № 383-П не должны превышать лист формата A4. Количество экземпляров расчетных документов на бумажных носителях устанавливается банком.

Расчетные документы в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью, аналогом собственноручной подписи и (или) удостоверяться кодами, паролями и иными средствами, позволяющими подтвердить, что расчетные документы составлены плательщиком, получателем средств или уполномоченным на это лицом (лицами), что следует из пункта 1.24 Положения № 383-П.

Аккредитив как форма расчета

Заметим, что одной из форм безналичных расчетов является аккредитив. На основании пункта 6.4 Положения № 383-П передача аккредитива, изменений условий аккредитива, документов, заявлений, уведомлений, извещений и иной обмен информацией по аккредитиву могут осуществляться на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием средств связи, позволяющих достоверно установить отправителя, включая информационные системы, в том числе распределенные информационные системы. Особенности обмена информацией по аккредитиву с использованием информационных систем предусмотрены пунктом 6.34 Положения № 383-П.

Реквизиты и форма (на бумажном носителе) аккредитива в силу пункта 6.7 Положения № 383-П устанавливаются банком. При этом в аккредитиве в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

  • номер и дата аккредитива;
  • сумма аккредитива;
  • реквизиты плательщика;
  • реквизиты банка-эмитента;
  • реквизиты получателя средств;
  • реквизиты исполняющего банка;
  • вид аккредитива;
  • срок действия аккредитива;
  • способ исполнения аккредитива;
  • перечень документов, которые должны быть представлены по аккредитиву, и требования к ним;
  • назначение платежа;
  • срок представления документов;
  • необходимость подтверждения (при наличии);
  • порядок оплаты комиссионного вознаграждения банков.

Помимо этого, в аккредитиве может быть указана иная информация.

При приеме расчетных документов, аккредитива (далее – распоряжения) к исполнению банк в соответствии с пунктом 2.1 Положения № 383-П должен осуществить ряд процедур (далее – процедуры приема распоряжения), включающих в себя:

  • удостоверение права распоряжения денежными средствами (удостоверение права использования электронного средства платежа);
  • контроль целостности распоряжений;
  • структурный контроль распоряжений;
  • контроль значений реквизитов распоряжений;
  • контроль достаточности денежных средств.

Процедуры приема к исполнению распоряжения плательщика, требующего в соответствии с федеральным законом, договором согласия третьего лица на распоряжение денежными средствами плательщика, включают контроль наличия такого согласия третьего лица.

В случае положительного результата процедур приема распоряжения банк должен принять его к исполнению и осуществить следующие действия:

  • если распоряжение было отправлено в электронном виде – направить отправителю не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк этого распоряжения, уведомление в электронном виде о приеме распоряжения к исполнению с указанием информации, позволяющей отправителю идентифицировать распоряжение и дату приема его к исполнению. Заметим, что если распоряжение помещено в очередь не исполненных в срок распоряжений, то в этом распоряжении и в уведомлении в электронном виде банк должен указать дату помещения распоряжения в очередь;
  • если распоряжение было составлено на бумажном носителе – подтвердить прием распоряжения посредством проставления даты его приема к исполнению, даты помещения в очередь не исполненных в срок распоряжений (при помещении в очередь), штампа банка и подписи уполномоченного лица банка, и возвратить отправителю экземпляр распоряжения в порядке, установленном банком, не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк распоряжения.

Таким образом, информация об исполнении распоряжения направляется организации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете банковские документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Помимо собственных документов, которые составляет организация при осуществлении расчетов с использованием банка, в организацию поступают (в электронном виде или на бумажном носителе) входящие документы, составляемые самим банком, а также выписки банка по движению денежных средств по расчетному счету организации. Данные документы также проходят все стадии документооборота, за исключением стадии создания. При этом в организации необходимо организовать отдельное хранение документов, созданных на стороне, а также документов, созданных самой организацией. Причем входящие банковские документы должны быть также подобраны в хронологическом порядке и переплетены, как и в случае документов, связанных с осуществлением банковских расчетов, созданных самой организацией.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector