Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса

Электронный документооборот: теория и практика

Вячеслав Носевич

На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что понимается под электронным документооборотом?

Электронный документооборот — способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно. Другими словами, это движение в организации документов в электронном виде с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дела .

На заметку
Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде . Основной его особенностью является наличие электронно-цифровой подписи
(далее — ЭЦП).

Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?

Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) .

Введение электронного документооборота в организации целесообразно начать с документов временного хранения (до 10 лет включительно). Что касается документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, то в отношении них желательно поначалу ввести практику двойного документооборота. То есть создавать два идентичных по содержанию документа :
— на бумаге;
— в электронном виде.

Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.

Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ .

Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?

Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях .

В организации разрабатываются схемы размещения и порядка прохождения документов в электронном виде и их проектов. Разработка данных схем осуществляется на основании номенклатуры дел организации. В ней в графе «Примечание» для документов в электронном виде делается отметка «ЭД» .

Документы в электронном виде согласно номенклатуре дел помещаются в папки — электронные дела. Имя электронного дела состоит из индекса дела и его заголовка в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, каждое электронное дело формируется за один календарный (делопроизводственный) год .

Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации .

Что такое гибридные дела?

Гибридными называют дела, в которых объединяются документы в электронном виде и на бумажном носителе. Например, такими делами могут быть «Переписка по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности» .

В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо .

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.

Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам .

Из каких частей состоит электронный документ?

Электронный документ — это один из видов документов в электронном виде. Он состоит из двух неотъемлемых частей :

1) общей — это непосредственно сам документ со всеми его реквизитами, за исключением даты документа, регистрационного индекса, резолюции, отметки о поступлении и других реквизитов, которые формируются после подписания документа ЭЦП;

2) особенной это ЭЦП лиц, осуществивших согласование (визирование), подписание, утверждение электронного документа, а также реквизиты, формируемые после подписания (дата документа, регистрационный индекс и др.). Особенная часть заполняется по установленным правилам в регистрационно-контрольной карточке документа и (или) отдельных файлах, являющихся неотъемлемой частью соответствующего электронного документа.

Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ .

Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.

В чем особенности хранения документов в электронном виде?

Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе .

Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).

Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.

Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив .

На заметку
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются :
— Portable Document Format / A (PDF/A);
— Office Open XML (DOCX);
— OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами графических образов документов на бумажных носителях (сканов) являются :
— Portable Network Graphics (PNG);
— Tagged Image File Format (TIFF);
— Joint Photograph Experts Group (JPEG);
— Portable Document Format / A (PDF/A).

Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива .

Читать еще:  Алгоритм расследование тяжелого несчастного случая на производстве порядок документы

На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?

Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон .

Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.

Что такое система межведомственного документооборота (далее — СМДО) и можно ли ее использовать для обмена информацией между организациями?

СМДО — государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена электронными документами (т.е. документами с ЭЦП). СМДО может использоваться не только для обмена информацией с госорганизациями, но и для обмена информацией между субъектами хозяйствования. Для этого данные организации должны вести электронный документооборот и быть подключены к СМДО.

Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.

ЭДО, как конкурентное преимущество для вашего бизнеса

В современных условиях компании, сотрудничающие с зарубежными контрагентами, ищут эффективные решения для оптимизации процедуры документооборота с ними. Таким решением для вашего бизнеса может стать ЭДО в Диадок.

ЭДО или электронный документооборот, что это?

Предлагаем разобраться, что представляет собой электронный документооборот в Диадок. Речь идет о специально созданной платформе, обеспечивающей документооборот на международном уровне.

Использование в работе ЭДО Диадок открывает широкие возможности быстрого обмена документами практически любого типа. Это могут быть, как формализованные, так и неформализованные документы. Что это означает на практике? Это означает, что вы можете передавать разно форматные юридические документы, контракты, приложения к контрактам, бухгалтерские документы и отчеты, пояснительные записки, доверенности, чертежи и прочее.

В 2018 году сразу две крупных компании перешли на использование ЭДО Диадок. В начале года переход был осуществлен «Мегафоном», и в середине года — «Нижнекамскнефтехимом».

Выгоды использования ЭДО Диадок

Решение использовать в работе ЭДО дает компании целый ряд преимуществ:

  • — Уменьшение статьи затрат, связанных с формированием, отправкой и хранением международных деловых документов.
  • — Происходит значительное упрощение процессов по документообороту с зарубежными контрагентами. На согласование и подписание теперь уходит несколько минут.
  • — Процессы взаимодействия с контролирующими органами ускоряются.

Благодаря этим преимуществам происходит оптимизация всех бизнес процессов в целом. В результате компания приобретает преимущества перед своими конкурентами и выглядит в глазах зарубежных контрагентов надежным деловым партнером.

Диадок – это лучшее решение для поднятия работы с документами на новый уровень!

Особенно хочется выделить возможность обмениваться через ЭДО Диадок доверенностями. Быстрая передача доверенности при международных хозяйственных операциях – серьезная проблема, с которой сталкиваются партнеры. Но для компаний, осуществляющих ЭДО через Диадок, доверенности перестали быть проблемой. В Диадок этот процесс выглядит следующим образом: зарубежный контрагент оформляет доверенность, подписывает её и делает пересылку своему партнеру через ЭДО, передача документа осуществляется практически мгновенно, и он оказывается в электронном архиве, где к нему имеется доступ у всех сотрудников, связанных с этим процессом.

Учитывая степень важности такого документа, как доверенность, с правовой точки зрения, упрощение процедуру его передачи имеет большое положительное значение для компании. Сокращается количество простоев, связанных с ожиданием доверенности, исключается возможность претензий со стороны контролирующих и проверяющих органов.

Еще одно преимущество использования ЭДО Диадок — возможность оперативного исправления неточностей, опечаток и ошибок в любом документе. Внести изменения в связи с выявленными ошибками, согласовать и подписать исправленный документ можно за несколько минут. В результате это обеспечивает правильность учета, минимизирует количество возможных ошибок, что, соответственно, уменьшает вероятность возникновения правовых проблем, санкций и штрафов со стороны контролирующих органов.

Преимущества ЭДО Диадок стали причиной, по которой такие крупные компании, ведущие международную деятельность, как «Мегафон» и «Нижнекамскнефтехим», стали использовать систему для документооборота с зарубежными партнерами.

ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

Читать еще:  Учет ОНА и ОНО при переоценки основных средств

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

ЭДО vs. Бумажная документация – что лучше?

Всего пятьдесят лет назад компьютеры представляли из себя громоздкие устройства, для обращения с которыми подчас действительно требовались уникальные навыки и познания в программировании. И объем их памяти не позволял хранить ничего «лишнего», соответственно, логично, что вся документация велась исключительно на бумаге. Но стали появляться привычные нам персональные компьютеры с операционной системой, не требующей от пользователя длительного обучения в обращении с ней, специальные программы, хранилища данных, сеть, мобильные устройства. А документация так и осталась бумажной. Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?

Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?

Немного терминологии

В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • СЭД – система электронного документооборота;
  • ЭП – электронная подпись;
  • ЭД – электронный документ;
  • ПО – программное обеспечение.

Время и деньги – достоинства ЭДО

Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.

Вот некоторые данные из их отчета:

  • 60% распечатываемых документов оказываются в мусорной корзине к концу рабочего дня;
  • 90% документов большую часть времени находятся «в пути», то есть, в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой. С введением ЭДО процесс «пути» документа – один клик для передачи в общую базу и необходимому коллеге;
  • 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз. Электронные документы позволяют вносить правки и редактировать их, и они не будут утеряны по пути с одного этажа на другой или испорчены случайно поставленной на папку чашкой кофе;
  • 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.

Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота. Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом. В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…

Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают. Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом. Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

  1. Лишняя дублирующая работа. Да, предприятие введет электронный документооборот, а вот поставщики, заказчики и многие госслужбы – нет. Итого, если в организации нет избыточной внутренней бюрократии, внешние документы все равно придется печатать. Хорошим примером служит работа некоторых налоговых отделений – они требовали отчетность на бумаге и на дискетах, причем во времена, когда формат дискет уже отмирал, и дисководы для них перестали входить в стандартную комплектацию ПК. То есть, служащие опасаются того, что придется вести работу в СЭД, а параллельно – еще и по старинке, и здесь уже ни о какой продуктивности речи не идет. Как ни парадоксально, одним из первых учреждений, настаивающих на введении СЭД и ЭП и активно их продвигающих, стала ФНС.
  2. Обучение и адаптация. Грамотное, централизованное обучение работе с СЭД предлагает практически каждая компания, производящая этот продукт. Однако и здесь есть пространство для скепсиса. К примеру, один из факторов – разный уровень пользователей. Порог обучения у пожилого бухгалтера, который освоил свои профессиональные программы, но может легко спасовать перед обычным веб-поиском, и у сотрудника техотдела, который вырос уже во время высоких технологий и привык к современным интерфейсам, будет разным. И если обучение, предлагаемое поставщиком ЭДО предполагает пару лекций в общей аудитории, то на порах внедрения авралов не избежать.
  3. Безопасность и сохранность данных. С бумажным архивом все просто – положил в сейф, запер на ключ, вот и вся сохранность, а компьютеры с важными данными можно просто не подключать к сети. Виртуальные хранилища, кажущаяся общедоступность документов – все это может вызывать ощущение ненадежности. Однако если о коммерческой тайне пекутся далеко не все, то второй вопрос безопасности данных звучит как: «А что будет, если программа сломается?» А заодно – легко ли ее сломать? Может ли обычный пользователь сделать нечто, что повредит системе? Могут ли удалиться данные во время сбоя? Как адаптирована программа при работе с нестабильной сетью? Как быстро среагирует техподдержка и какие сроки исправления сбоев? Увы, на практике организации-поставщики СЭД зачастую не отвечают на такие вопросы на своих сайтах и в коммерческих предложениях, боясь создать имидж ненадежной компании. По факту, эффект оказывается обратным – мало кто в нашей стране верит рекламе и исключительно хвалебным одам.
Читать еще:  Как поставить апостиль на свидетельстве о рождении?

Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются. Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.

Можно ли обойтись без ЭДО?

В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений. К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы. Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.

Также бумажный документооборот остается уделом предприятий, связанных с повышенной секретностью – перед целенаправленной хакерской атакой не может устоять даже виртуальная оборона Пентагона, а вот доступ к архивам получить намного сложнее. Однако СЭД, как и любое технологичное решение в наше время, довольно быстро эволюционируют – на бытовом уровне достаточно оценить развитие сайта Госуслуг за последние годы, который в первое время своей работы «прославился» сбоями и накладками, однако сейчас позволяет свести к минимуму не только бумажную волокиту, но и необходимость стоять в очередях.

Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.

А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок. Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам. ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков. К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector