Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что нужно для перехода на кадровый электронный документооборот

Электронный документооборот с контрагентами, госорганами и сотрудниками

Электронный документооборот помогает упростить рутинные действия. Предпринимателю не приходится распечатывать документ на принтере, ехать к адресату или пользоваться почтой, забирать второй экземпляр, вкладывать документ в какую-то папку, терять её в каком-то шкафу. Всего несколько кликов — и документ создан в электронном виде, подписан с двух сторон электронными подписями и хранится в сервисе, где его легко найти.

Увы, полностью перевести отношения в электронный вид невозможно, а усилия и деньги от предпринимателя всё-таки потребуются. Подробнее — расскажем в статье.

Плюсы и минусы электронного документооборота

В электронном документообороте много плюсов.

Экономия времени. Не нужно тратить время на распечатывание документа, его подписание, доставку. Передача происходит моментально, за несколько секунд.

Экономия бюджета и места. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно не распечатывать и хранить на компьютере.

Исключение ошибок. Электронные документы не потеряются. Если появилось расхождение данных, всегда можно установить причину.

Контроль за движением документов. Становится проще следить за сроками отправки документов, не допускать просрочек.

Есть входной порог. Предприниматель должен купить подпись, разобраться с сервисом.

Кадровый ЭДО — только эксперимент. Для небольшого бизнеса пока нет удобной возможности полностью избавиться от бумажных трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и других документов.

Не все контрагенты согласны. Сложно переубедить компании, у которых бухгалтерия привыкла работать только на бумаге. Поэтому с контрагентами тоже приходится вести два документооборота параллельно: бумажный и электронный.

Для чего нужна электронная подпись

Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Её выпускают специальные удостоверяющие центры, например контуровский.

Подпись необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками. Иногда её выпускают в рамках тарифа. Например, предприниматели покупают Эльбу и получают подпись для сдачи отчётности бесплатно.

Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы.

Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО

В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.

Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту.

Как внедрить электронный документооборот в компании

Вам нужно будет:

Выбрать оператора ЭДО.

Определить роли. Если у сотрудника будет право подписи, её нужно будет выпустить. Если только право создавать документы — в Диадоке можно настроить таким образом многопользовательский режим.

Внести изменения в учетную политику: дописать, что в организации вместе с бумажными будут оформляться и электронные документы.

Заключить с контрагентами соглашения об использовании электронного документооборота.

Кадровый документооборот

Вести кадровый документооборот полностью в электронном виде пока невозможно. Например, от трудовых книжек на бумаге избавиться не удалось: сотрудникам дали возможность сохранить их наряду с электронными, и многие действительно выбрали такой вариант в 2020 году. Люди переживали: вдруг госорганы потеряют данные, а они останутся без пенсии.

Чиновники понимают, что кадровый электронный документооборот принесёт пользу. Поэтому идёт эксперимент по электронному кадровому учёту. Работодатели могут работать на сайте «Работа в России» или в других сервисах. Например, в Контур.Персонале можно вести электронные трудовые книжки, составлять штатное расписание, создавать приказы, формировать графики работы и отпусков.

Это не все документы, но лучше, чем ничего.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что нужно знать об электронном документообороте:

ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.

При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно.

Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).

Перейти на ЭДО с сотрудниками пока невозможно.

Статья актуальна на 03.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Переходим на электронный кадровый документооборот. С чего начать?

Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством не урегулирован вопрос обмена электронными документами между работодателем и работниками (за исключением дистанционных), у компаний есть варианты решения этой проблемы.

Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством не урегулирован вопрос обмена электронными документами между работодателем и работниками (за исключением дистанционных), у компаний есть варианты решения этой проблемы:

принять участие в эксперименте, определенном Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»; дождаться прогнозируемых изменений, которые, возможно, будут внесены в трудовое законодательство по результатам проведенного эксперимента; организовать электронный кадровый документооборот (далее — ЭКДО) в компании собственными силами.Немного об эксперименте

Читать еще:  Менеджер по развитию клиентской базы как найти лучшего специалиста

Задача эксперимента — определить и создать условия для обмена электронными документами в трудовых отношениях, а также при необходимости внести изменения в трудовое законодательство.

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Дистанционные работники не могут участвовать в данном эксперименте.

Работодатель самостоятельно утверждает перечень документов, связанных с работой, учетом положения о порядке проведения эксперимента. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Для работодателя обязательно наличие усиленной квалифицированной подписи, для работников — усиленная неквалифицированная подпись, если участие в эксперименте осуществляется с использованием собственной информационной системы, или достаточно простой электронной подписи, если обмен электронными документами будет происходить на портале «Работа в России».

Срок проведения эксперимента — до 31 марта 2021 г. включительно.

Другие немаловажные условия определены порядком, в соответствии с которым работодатели могут участвовать в эксперименте. Порядок утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н .

Таким образом, при соблюдении правил можно уже сейчас официально обмениваться электронным документами, регулирующими трудовые отношения.

Обмен электронными документами

Стоит отметить, что действующим законодательством определена норма, которая позволяет обмениваться электронными документами между работодателем и дистанционным работником с применением усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также работодатель может выдавать сведения о трудовой деятельности работника в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии). Такая возможность появилась у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Тем самым прослеживается определенная тенденция к возможному постепенному переходу к электронному кадровому документообороту.

Сейчас около 40% сотрудников наших клиентов, которые уже выбрали способ ведения информации о трудовой деятельности, предпочли электронный вариант. Очевидно, что пока к бумажным носителям относятся с большим доверием, но мы уверены, что со временем эта тенденция будет меняться.

Реализовать обмен электронными документами в организации можно и до прогнозируемых изменений правовой основы.

Внедрение электронного кадрового документооборота, исходя из нашего опыта, поможет существенно снизить трудозатраты сотрудников, сэкономить бумагу и расходы на оргтехнику, ускорить поиск нужных документов и улучшить их сохранность, а также быть готовым к цифровому формату.

Например, раньше мы могли потратить недели на подписание документа: промежуточное перекладывание документа «со стола на стол», поиск, в каком отделе «застрял» документ, ожидание возвращения в офис подписанта. А при обмене документами с дистанционными сотрудниками нужно было закладывать время и средства на почтовую/курьерскую отправку или просить работника приехать в офис. Теперь документ сразу попадает к ответственному, а процесс согласования можно отслеживать в системе.

Мы рекомендуем провести комплекс мероприятий по переходу на электронный кадровый документооборот, который, как правило, включает следующие процедуры:

аудит кадровых процессов в организации. Это позволит определить порядок взаимодействия, согласования и работы с документами и при необходимости их оптимизации; оценка рисков перевода кадровой документации в электронный вид с применением того или иного вида электронной подписи. Например, документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников и хранение их в бумажном виде, можно перевести в электронный вид и использовать для их подписания электронные подписи. Есть же ряд документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены в бумажном виде с собственноручной подписью работника, и перевод их в электронный формат может иметь негативные последствия в судебных разбирательствах и замечания со стороны проверяющих органов; техническое решение, с помощью которого будет реализован электронный документооборот. И здесь каждая компания выбирает удобный для себя инструмент; и наиболее важный шаг — формирование нормативной базы: следует закрепить понятие электронного кадрового документооборота и электронной подписи внутри компании, определить порядок взаимодействия и обмена электронными документами, а также заключить с каждым участников соглашение об электронном обмене документами.

Целесообразно переводить в электронный документооборот не все сразу, а отдельные кадровые процессы и сопровождающую их оформление документацию. Также важна слаженная работа всех, кто задействован этом процессе: кадровиков, методологов, юристов и ИТ-специалистов.

Как государство собирается внедрять электронный кадровый документооборот в 2021 году

Российские власти уже давно начали готовить почву для перевода кадрового документооборота в электронный формат. Пандемия только подстегнула и ускорила этот процесс. Появление большого количества удаленных сотрудников показало, насколько необходимы изменения в законодательстве, касающиеся взаимодействия с работниками без личного присутствия и физических носителей. Министерство труда уже внесло некоторые изменения и готовит еще пакет нововведений в законодательстве.

Почему изменения вносятся столь стремительно

Необходимость перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат назревала уже давно. Бизнес готов к таким нововведениям и, более того, нуждается в них. Определенные сложности возникали с устойчивым недоверием к данному формату.

Для руководителей предприятий цифровизация ассоциируется с повышенными рисками потери информации или ее утечки. Кроме того, внесение изменений требует определенных финансовых вложений. Понадобится обучать сотрудников элементарной компьютерной грамотности. Техническая сторона вопроса также требует денежных затрат. Для внедрения полноценного документооборота потребуются новые программы и приложения.

Читать еще:  Можно ли вернуть шубу в магазин по закону?

Рядовые сотрудники относятся к электронным документам настороженно. Многие не понимают подобного формата сотрудничества. Ведь, в отличие от бумажного носителя, электронные документы нельзя потрогать. Поэтому они подсознательно кажутся не столь надежными.

Толчком к ускорению процесса внедрения стала эпидемия коронавируса, когда предприятия были вынуждены отправить множество сотрудников на удаленную работу. Сразу возникла проблема оформления документов, для решения которой понадобились изменения в законодательстве.

Например, применение электронной цифровой подписи. Использование квалифицированной ЭЦП стоит недешево, и обновлять ее нужно ежегодно. Это дополнительное бремя финансовых затрат для компаний. Ведь они вынуждены оплачивать получение ЭЦП для каждого удаленного работника.

Вместе с тем бизнес быстро обнаружил и новые возможности от перехода в цифровой формат. Автоматизация процессов делает их быстрее и эффективнее. Совокупность всех факторов, связанных с самоизоляцией и эпидемиологической ситуацией, стала своеобразным катализатором для правительства. Она подтолкнула к ускоренному внедрению изменений, утверждению их на законодательном уровне.

Как работало кадровое законодательство в 2020 году

До принятия ФЗ 407 работодатель мог обмениваться электронными документами с сотрудниками. Эта мера позволяла взаимодействовать с удаленными работниками. Однако каждый электронный документ необходимо было распечатать на бумажном носителе и подписать. Это приводило к необходимости личного присутствия работника на предприятии.

Некоторые компании в период самоизоляции начали электронный документооборот с сотрудниками на свой страх и риск. Однако законодательство требовало чтобы, важные кадровые документы обязательно были подписаны лично работником. К таким бумагам относятся:

  • трудовой договор;
  • соглашение о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Для этих документов не подойдет даже квалифицированная ЭЦП. Они обязательно должны существовать в бумажном виде, быть подписанными сотрудником отдела кадров и работником, с которым заключено соглашение.

Изменения в кадровом законодательстве 2021 года

С начала нового года активно стали использовать электронные трудовые книжки. Это повлекло за собой необходимость внесения поправок и в другие сферы законодательства.

Изменения коснулись возможности использовать электронную цифровую подпись при оформлении кадровых документов. В том числе и неквалифицированную.

Каждая компания получила право самостоятельно принимать решение о форме документооборота с учетом специфики своей работы и выгод для предприятия.

ЭЦП разрешено использоваться для подписания следующих документов:

приказы о приеме на работу или о переводе на другую должность;

соглашения о материальной ответственности;

допсоглашения об изменении условий труда;

приказы об увольнении;

акты приема-передачи оборудования.

Некоторые компании уже внедряют электронный документооборот в собственном коллективе. Пока такие проекты проходят в качестве эксперимента. Они позволят выявить все сильные и слабые стороны изменений.

Например, уже сейчас можно говорить о том, что для небольших фирм будет проблематично заказывать ЭЦП для каждого сотрудника, включая соискателей вакансий.

Также отмечаются сложности с обучением сотрудников работе с системой электронного документооборота. Программы для хранения и работы с электронными документами также необходимо будет разрабатывать для каждой компании. При этом важно обеспечить высокую степень защиты данных.

Как происходит оформление документов в электронном формате

Все действия проводятся в специальной программе, имеющей многоуровневую настройку доступов. Сотрудник отдела кадров создает приказ или другой документ в формате pdf. Готовый файл отправляют работнику через систему.

Сотрудник в своем личном кабинете системы видит новый документ, знакомится с его содержимым, подписывает при помощи ЭЦП. Затем договор вновь возвращается в отдел кадров. Одна копия остается в личном кабинете сотрудника. При необходимости экземпляр можно распечатать.

Сейчас проекты по переводу предприятий на электронный документооборот внедряются всего в нескольких компаниях в тестовом режиме. По планам Министерства труда эксперимент будет проводиться до марта 2021 года. При необходимости тестовый период продлят.

Внимательно следите за изменениями в кадровом законодательстве, чтобы не пропустить момент, когда нужно будет перестроить собственную работу.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Общие сведения

В соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» с 5 мая 2020 г. по 31 марта 2021 г. включительно реализуется эксперимент, в рамках которого отдельным работодателям предоставлена возможность формирования и ведения документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.

Возможность ведения электронного кадрового документооборота для работодателя реализована двумя способами: использование собственной информационной системы работодателя, в рамках
которой подписание кадровых документов осуществляется посредством усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи (для трудовых договоров, ученических договоров и договоров о материальной ответственности), а также иных установленных локальным нормативным актом видов электронной
подписи работника (для остальных кадровых документов); использование подсистемы «Электронный кадровый документооборот» в системе «Работа в России» (далее – подсистема ЭКД), в рамках которой
применяется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника, подтвержденная в Единой системе идентификации и аутентификации.

Читать еще:  Хулиганство ст 213 УК РФ и ответственность за нарушение

В целях получения предварительных результатов эксперимента, рассмотрения возможности доработки подсистемы с конца июля 2020 года по 30 сентября 2020 г. осуществлялась опытная эксплуатация, в которой приняли участие 18 работодателей-участников эксперимента.

Начиная с 1 октября 2020 г. обеспечена возможность для всех заинтересованных работодателей и соискателей (работников) принять участие в проведении эксперимента в части использования подсистемы ЭКД для формирования электронных кадровых документов и оформления трудовых отношений.

В эксперименте принимает участие 375 работодателей.
Работодателями-участниками эксперимента предоставляется в Минтруд России информация (отчеты) о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, в сроки до 1 августа и до 1 декабря 2020 г., до 2 апреля 2021 г. и до 15 августа 2021 г.

Федеральный закон № 122-ФЗ предусматривает направление Минтрудом России в Правительство Российской Федерации с учетом мнения сторон РТК докладов о результатах проведения эксперимента и предложения о внесении изменений в законодательство – предварительный доклад (не позднее чем за 2 месяца до окончания эксперимента – до 31 января 2021 г.) и итоговый (не позднее чем через 2 месяца после его завершения – до 15 января 2022 г.).

Нормативные правовые акты по проведению эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

  • Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных сработой».
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 г. № 885 «Об информационно-аналитической системе Общероссийская базавакансий «Работа в России» (вместе с «Правилами формирования, ведения и модернизации информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России»).
  • Приказ Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 240н «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
  • Приказ Минтруда России от 14 мая 2020 г. № 241 «Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
  • Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 г. № 391 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 22 июля 2020 г. № 446 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 31 августа 2020 г. № 545 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 30 сентября 2020 г. № 686 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 30 октября 2020 г. № 762 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 1 декабря 2020 г. № 847 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 11 февраля 2021 г. № 63 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России № 297н от 29 апреля 2021 г. «О внесении изменений в Положение о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденное приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 240н».
  • Приказ Минтруда России от 31 мая 2021 г. № 353 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
  • Приказ Минтруда России от 24 августа 2021 г. № 571 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241».
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector