Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

11 Исключение непроизводительных затрат времени Таймменеджмент для системных администраторов

«Жёсткий тайм-менеджмент». Рассказываем о книге Дэна Кеннеди

Что нужно делать, чтобы взять свою жизнь и бизнес под контроль? Пойти на радикальные меры и освоить жесткий тайм-менеджмент.

Рассказываем об основных идеях из книги Дэна Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент».

Основная идея

Дэн Кеннеди адресует свою книгу вечно занятым, изобретательным и активным людям и предпринимателям, спешащим по жизни, которые, к сожалению, слишком часто окружены нытиками, времясосущими вампирами и лентяями. Чтобы наконец научиться все успевать, вам требуется пойти на радикальные меры и освоить жесткий тайм-менеджмент.

Дэн Кеннеди утверждает, что главный секрет личного и финансового успеха «зависит от того, насколько умно вы используете свое время и насколько позволяете другим его у вас красть».

Цифра, которая изменит вашу жизнь

Автор подвергает сомнению прием подсчитывать стоимость каждого вашего рабочего часа, прочно вошедший в практику множества гуру эффективности и бизнес-тренеров.

По мнению Дэна Кенеди все это — туфта, так как расчеты сделаны исходя из предположения, будто человек работает 8 часов в день, чего в принципе не бывает. Так, по опросу пятисот генеральных директоров издательством Fortune оказалось, что их среднее продук­тивное время составляет всего 28 минут в день.

Занимаетесь ли вы самой важной работой в течение всего рабочего времени? Очень и очень вряд ли. Скорее всего, вам также приходится отвлекаться, а большую часть рабочего времени съедают совершенно непродуктивные занятия. Поэтому, чтобы посчитать стоимость вашего времени, нужно ориентироваться не на рабочий час, а на другое понятие — продуктивный или оплачиваемый час. Как его вычислить?

Допустим, вы продуктивны три часа в рабочий день. Умножьте три часа на количество рабочих дней в году. Затем сумму, которую вы хотите получать в год (или которую вы уже получаете, если она вас устраивает), разделите на посчитанное количество продуктивных часов в год. Это и будет стоимость вашего продуктивного часа. Если разделите эту сумму на 60, то получите стоимость минуты вашего продуктивного времени.

Дэн Кеннеди настоятельно рекомендует всегда держать эту цифру в голове. Задавайте себе вопрос — стоит ли то, что я делаю сейчас, этой суммы и нужно ли продолжать это делать? Этот подход сразу отсеет половину ненужных дел.

Второй плюс метода, что он помогает измерить, сколько времени у вас отнимают другие люди: сколько будет стоит телефонный разговор длительностью несколько минут, время на дорогу, бесцельное блуждание интернете. Этот способ заставляет мыслить категориями «вложений» и «затрат». Помогает подсчитать все, что происходит в вашей жизни.

Интересно, что по наблюдениям Дэна Кеннеди, 8 из 10 предпринимателей, которым он задает вопрос о сумме желаемого базового заработка не могут на него ответить. То есть они не знают сколько они будут платить сами себе.

Почему так важно определить этот желаемый базовый заработок?

Как отмечает автор, любому предпринимателю нужно помнить и не забывать для чего существует его бизнес — для того чтобы сделать его хозяина богатым. Если вы считаете, что приведенные расчеты слишком приблизительны, то даже примерная цифра все равно лучше, чем вообще не иметь никакого ориентира.

Знание стоимости минуты вашего продуктивного времени изменяет вашу жизнь.

Безжалостная истина номер 1: Если сам не знаешь цену своему времени, не ожидай, что его будут ценить другие.

Осиновый кол для времясосущих вампиров

Кого Дэн Кеннеди называет времясосущими вампирами? Наверняка и вам не раз приходилось сталкиваться с ними. Это те, кто поджидает вас каждый день с намерением высосать все ваше время.

Существует несколько типов времясосущих вампиров:

Господин «Естьминутка»

Дэн Кеннеди называет его самым коварным вампиром.

Если его вовремя не остановить, он начнет забегать на минутку и к вам домой. Причем, как отмечает Дэн Кеннеди, у этого вампира талант отвлекать вас именно тогда, когда вы занимаетесь серьезным делом.

Что можно сделать?

Во-первых, не нужно думать, что поведение «Естьминутки» это что-то несущественное. Поэтому пора перестать любезничать с ним, он этого не заслуживает, так как явно показывает, что ему не важно то, чем вы занимаетесь, и что он не ценит ваше время.

Такой подход собьет его с толку и приучит к порядку. Конечно, не с первого раза. И даже не со второго. Но будьте настойчивы и непреклонны.

Господин «Совещание»

Кажется, что многие люди поселились на совещаниях, так они их любят.

И действительно, совещания — это отличный способ продемонстрировать собственную важность, не принимая никаких решений и не неся за них ответственность.

Есть ли средство против совещаний? Во-первых, спросите себя, нужно ли вам вообще быть и можно ли решить вопрос каким-то альтернативным вариантом.

Если совещание нужно, вот несколько колов, которые вы можете пустить в ход, чтобы остановить бес­конечные вампирские «кровавые посиделки»:

  1. Назначайте совещание перед обедом или в конце дня, когда вампирам уже не терпится закончить дела, пре­вратиться в нетопырей и вылететь вон.
  2. Никакого кофе и чая!
  3. Заранее раздайте всем повестку совещания.
  4. Сформулируйте и доведите до всех четкую и достижи­мую цель совещания.

Если вам приходится посещать совещания, то нужно иметь под рукой несколько колов для «Господина Совещание»:

  1. Заранее узнайте, какая информация от вас требуется, и подготовьте краткое и содержательное выступление.
  2. Имейте запасной план отхода: попросите кого-то зайти и вызвать вас в определенное время или позвонить вам на сотовый и т.п. Вы можете выйти и, поговорив, если нужно, вернуться — только вряд ли вернетесь.

Господин «Ерунда»

Вампиры этого типа не видят различий между важными делами и ерундовыми. Они отвлекают вас от ваших дел, чтобы вы решали их абсолютно пустяковые дела.

Люди с неадекватной и слишком эмоциональной реакцией на любую сложность

Любую проблему они способны превратить в трагедию, они все преувеличивают, делают из мухи слона. Важно понять — от вас им нужно не решение проблемы. Они хотят вовлечь вас в свою драму. Поэтому лучший способ борьбы с ними — не вовлекаться, перехватить инициативу на себя и самому стать таким вампиром, вспомнив какую-нибудь душещипательную историю из своей жизни.

Как отмечает Дэн Кеннеди, количество видов вампиров не исчерпывается перечисленными. Однако суть от этого не меняется — нужно научиться справляться с ними (по выражению автора, втыкать осиновый кол в сердце). И нужно перестать делать то, что привлекало их к вам.

Безжалостная истина номер 2: Хроновампиры высосут из вас столько крови, сколько вы позволите. Если вы высосаны досуха к концу дня — это ваша вина.

Как перестать отрываться от работы

Телефонные звонки, факсы, электронные письма и прочие независящие от вас отвлечения, которые не позволяют закончить важное дело, по меньшей мере действуют раздражающе. Как с ними бороться? Дэн Кеннеди утверждает, что все крайне просто. Нужно просто прекратить отвлекаться. Потому что в основном никаких реальных причин отвлекаться нет.

Нужно использовать следующую тактику:

Потеряться — стать недоступным для людей, без конца обращающихся к вам с вопросами, которые они сами способны решить.

Безжалостная истина номер 3: Если тебя невозможно найти, тебе невозможно помешать.

Самое мощное правило

Дэн Кеннеди на основе своего 25-летнего опыта в бизнесе пришел к убеждению, что есть одна самая важная вещь, которая отличает успешных людей от неудачников. И это — пунктуальность.

Безжалостная истина номер 4: Пунктуальность — источник личного авторитета.

Кроме того, по собственным наблюдением автора, непунктуальным людям нельзя доверять. Именно по пунктуальности и уважению к чужому времени, Дэн Кеннеди решает, следует ли иметь дело с человеком. Факт в том, что и другие люди имеют свои критерии, с которыми подходят к оценке других людей, и зачастую именно пунктуальность становится важнейшим критерием.

Безжалостная истина номер 5: Обязательно суди. Но помни, что и тебя судят.

Как отмечает автор, пунктуальность, как и ее отсутствие, говорит и самооценке человека.

«Волшебная сила», которая делает неудержимым

Большинство людей слишком просто и с радостью отвлекаются. Но чтобы чего-то добиться в жизни, требуется умение концентрироваться на главном, пусть для этого придется пожертвовать некоторыми сиюминутными удовольствиями.

Безжалостная истина номер 6: Внутренняя дисциплина притягательна.

В дороге

Главный принцип эффективных командировок — в каждую поездку уложить как можно больше дел — встреч с клиентами, которые проживают в одном и том же районе, посещение тематических мероприятий. Важно определить, как можно использовать поездку напрямую для деятельности, приносящей доход, и для деятельности, приносящей доход не напрямую, — встреч с журналистами и клиентами и просто для отдыха.

Также лучше научиться путешествовать налегке, так как ждать багаж очень нудное и расточительное по времени дело.

Организация и управление идеями

Многие люди наивно полагают, что обязательно запомнят посетившую их гениальную идею. Но проходит совсем немного времени, и от идеи не остается и следа. Поэтому нужно «хватать» идеи, не упуская ни одной. Успешные люди не только записывают идеи, но и умеют управлять ими. Как? Дэн Кеннеди предлагает метод раскадровки, который он позаимствовал у Майкла Вэнса, помощника Уолта Диснея. Смысл в том, чтобы завести на каждый проект свою тетрадь или блокнот (в общем, выделить специальное место) и всегда иметь возможность записать туда идею. Также можно использовать диктофон или какой-либо удобный вам гаджет.

Безжалостная истина 7: Кто не упорядочивает информацию, тот не может заработать на информации.

Уволь себя, найди себе замену, делай больше денег и живи веселей

Успех заключается в том, чтобы избегать дел, в которых вы не мастер, и вкладывать свое время, силы и талант в то, что получается у вас лучше всего. В этом состоит формула максимальной личной эффективности для специалиста.

Безжалостная истина 8: Вполне нормально — уже хорошо

Любой успешный предприниматель, чтобы двигаться вперед, должен делегировать старые обязанности и задачи, освобождая место для новых, более насущных.

Читать еще:  Договор аренды квартиры. образец и бланк 2021 года

А что делать с освободившемся временем? Пользоваться плодами успеха, заниматься маркетингом, открывать новый бизнес.

Безжалостная истина 9: Освобождение — высшее достижение предпринимателя.

Большинству людей чуждо понятие срочности. Большинство рассуж­дает по принципу: не сделали сегодня, доделаем завтра, что такого?

Безжалостная истина 10: Учитесь работать как можно быстрее. Так лучше соображаешь

Стимулирующая среда

Окружающая вас среда должна стимулировать вас. К созданию стимулирующей среды, способствующей продуктивной работе, нет единых подходов, кому-то нравится порядок, а кто-то лучше работает в хаосе. Но суть одна — окружающая вас среда должна вас стимулировать.

Безжалостная истина 11: Отличный совет, который сбережет вам немало времени: сомневаешься — выбрасывай!

Почему год проходит, а прогресса никакого?

Основная причина почему нет никакого прогресса состоит в том, что люди слишком часто тратят свое время и энергию на все, кроме того, что действительно может принести им пользу и обеспечить доход. Если вам знакома эта проблема, Дэн Кеннеди советует следующее:

Определите и запишите три самых важ­ных, самых значительных, самых плодотворных и ценных дела, которые вы можете сделать, чтобы повысить успешность своей компании. Всего три. Запишите их. Каждый пункт затем пере­ведите в действие, которое можете делать каждый день.

Запи­шите их. И действуйте.

И еще — если вы не сдвигаетесь с мертвой точки несмотря на усилия, скорее всего, ваших действий недостаточно. Успешные люди — люди «массированного действия».

Попробуйте, как и они, любую проблему решать сразу несколькими способами, а не одним, и посмотрите на эффект.

О нас

Мы рассказываем о ключевых идеях из лучших книг жанра нон-фикшн. В нашей библиотеке более сотни бестселлеров, в том числе и тех, которые еще не изданы на русском.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал, чтобы быть в курсе всех последних новинок бизнес-литературы, а также эксклюзивных материалов из нашей библиотеки.

Тайм–менеджмент

Как повысить эффективность, работая из дома

Один из инструментов повышения эффективности какой-либо работы — это тайм-менеджмент. Сегодня умение управлять своим временем особенно необходимо тем, кто перешел на удаленную работу в связи с пандемией. Дома так много соблазнов и отвлекающих факторов, что зачастую мы растрачиваем отведенные на работу часы впустую. Как же организовать свое время правильно на дистанционной работе?

Очередные издержки

Для начала определимся: время — это очень ценный ресурс для работы и для нашей жизни в целом. Получается, что, если мы выполняем работу не так быстро, как могли бы — мы несем издержки.

Они включают в себя решение проблем, которые создаем себе мы сами, наши сотрудники, а иногда и руководители. Мы решаем постоянно повторяющиеся проблемы, проблемы из-за работы, выполненной спустя рукава, выполняем чужие функции. В результате, как отмечают специалисты, 80% работы делает 20% сотрудников .

Разорвать этот порочный круг помогут простые методы тайм-менеджмента. Это актуально для всех, кто работает на производстве, в офисе, в сфере услуг, для самозанятых. Тайм-менеджмент полезен для рядовых сотрудников и тем более для руководителей.

Действительно, далеко не каждый сотрудник способен поддерживать необходимую эффективность, работая в своей уютной квартире, в приятной домашней одежде, нежели в офисе. Дома море соблазнов, которые отвлекают от работы.

Что такое тайм-менеджмент

Многие определяют тайм-менеджмент как универсальную систему методов по управлению временем, дающую возможность повысить собственную эффективность и модернизировать работу целых предприятий. Также это уникальная методика, которая может внедряться на предприятиях как отдельно, так и в комплексе с любыми другими инструментами повышения качества и эффективности.

В принципе, эти определения верны, но есть один нюанс. Сформировавшиеся на сегодняшний день термины «тайм-менеджмент» и его отечественный аналог «управление временем» не полностью отражают смысл. Физически временем управлять невозможно, так что само это понятие звучит несколько нелогично.

Более 15 лет назад на одной из конференций по тайм-менеджменту был сформулирован термин Life-management . Он более точно передает суть современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени — к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения.

Что нам мешает

Так называемые в тайм-менеджменте поглотители времени — это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.

Выполнение ненужных дел — дело может оказаться бесполезным не только лично для вас, но и ненужным всему окружающему миру.

Исполнение чужих обязанностей — выполнять то, что должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно, особенно это касается тех случаев, когда вы профессионально сильны в возникшем вопросе.

Нерациональная трата времени — трата на выполнение работы большего количества времени, чем нужно, поскольку вы:

неорганизованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

пытаетесь все сделать самостоятельно.

Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям является субъективным и зависящим от системы ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность. У каждой профессии, вида деятельности, а также у каждого индивидуума может быть свой уникальный набор поглотителей. Тем не менее можно определить перечень основных поглотителей времени, присущих для современных офисных сотрудников, в том числе переведенных на удаленную работу:

Попытка сделать за один раз слишком много — сделать очень много может не получаться, так как нужно потратить время на почту, срочную работу, организационные вопросы. И весь «большой плановый объем работы» плавно переходит на другой день.

Плохое планирование рабочего дня или отсутствие планирования — при работе на дому неизбежно личные дела пересекаются с рабочими моментами, и правильно спланировать все задачи становится гораздо сложнее.

Личная неорганизованность и отсутствие самодисциплины — многих захватывают домашние дела, и о работе они вспоминают уже после всех дедлайнов.

Неэффективное хранение документов и другой информации — часто можно наблюдать кипу бумаг, канцтоваров на рабочих местах у персонала в офисе. Когда в квартире рабочий беспорядок смешивается с личными вещами, ситуация поиска документации усложняется в разы.

Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры — при работе в офисе постоянно появляется незапланированная рабочая активность, если прибавить к ней еще и личную активность дома, то это отрицательно скажется на текущей работе.

Неэффективные совещания — проведение совещаний без личных встреч зачастую менее эффективно.

Синдром откладывания — домашние дела становятся приоритетнее.

Недостаточный контроль над тем, что делегировано — тяжелее контролировать подчиненных, которые находятся не в соседнем кабинете, а в другом районе города или даже в другом городе.

Поочередное ведение дел, которые можно делать параллельно — огромный плюс работы дома — это возможность запараллелить домашние дела с рабочими задачами. Но, к сожалению, часто личные дела становятся важнее, а на рабочие уже не остается времени.

Долгое раскачивание в начале рабочего дня — особенно когда можно встать на час или несколько часов позже.

Инструменты

Предлагаем небольшую подборку инструментов личного тайм-менеджмента для повышения собственной эффективности при удаленной работе на период карантина.

Выбор главного

С этого нужно начинать. Неумение определять важность той или иной задачи приводит к потерям времени. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

  • Метод «АБВГД». Он заключается в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой «А», указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело «Б», пока не выполнена задача «А», а за дело «В», пока открыта задача «Б», и так далее. Обозначение «Д» означает «Делать не нужно!». Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. То есть вам надо уделять в первую очередь внимание именно этим самым важным 20% вашей деятельности. Выделяйте наиболее важное, расставляйте приоритеты. Даже небольшие усилия, приложенные в нужную точку, могут дать значительные результаты.
  • Матрица Эйзенхауэра (срочно – важно). Раскидайте все ваши задачи по четырем секторам — и станет понятно, что срочно делать самому, что делегировать, что делать во вторую очередь, а что можно пока совсем не делать или делать в последнюю очередь.

  • Диаграмма Ганта. Это способ сетевого планирования, который позволяет обеспечить возможность управления проектом. Используется при планировании и мониторинге хода выполнения проекта, для контроля сроков выполнения этапов работ. Эти простые и знакомые всем методы при постоянном применении позволят всегда ориентироваться на главное.
Читать еще:  Что можно и нельзя построить на землях промышленного назначения

Методы на каждый день

    Забросить якорь. В тайм-менеджменте якорь — это любая материальная привязка (звук, цвет, вкус, действие), которая настраивает на выполнение определенной задачи.

Один крупный начальник одного из машиностроительных предприятий при работе на дому не может настроиться на рабочий лад, пока не наденет свой рабочий деловой костюм.

Сотрудник, который пьет в рабочее время только кофе, а дома на отдыхе — только чай.

Музыка — один из самых доступных и безопасных якорей, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых.

Швейцарский сыр. Суть метода в том, что сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дыры на поверхности сыра. Например, при подготовке статьи мысли не приходят в голову? Для начала найдите интересные факты по теме, выберите шрифт, затем сделайте пару заметок — и очень скоро в сыре будет столько дыр, что доесть его будет совсем легко.

Помидор. Метод придуман в конце 1980-х итальянцем Франческо Чирилло, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Метод помидора основан на исследованиях психологов, которые считают, что человек может концентрироваться на чем-либо не более 25 минут, что и составляет один помидор.

После 25 минут непрерывной работы 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров на перерыв надо выделить 15 минут. Метод похож на школьную систему уроков и перемен.

Правило двух минут. «Дела, укладывающиеся в рамки 2 минут, выполняйте, не откладывая на потом». Это совсем не означает, что в любой ситуации нужно бросаться выполнять только что поступившее мелкое дело, иногда по ситуации невозможно резко отвлечься от архиважной задачи. В таком случае подобные дела необходимо вынести на верхушку стека вашей «оперативной памяти» вместо складирования на «жесткий диск» и разобраться с ними при первой же возможности.

Съесть лягушку. Старая притча гласит: «Если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день». В тайм-менеджменте лягушками называют неприятные, но необходимые, постоянно откладывающиеся дела. Откладывая их, вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Главное — действовать без лишних раздумий и промедлений, это даст вам заряд бодрости на целый день.

Бифштекс из слона. В тайм-менеджменте слонами называют большие и сложные задачи. Например, изучение иностранного языка, ремонт квартиры, формирование годового отчета и другое.

Осознавая глобальность такой задачи, ее исполнение постоянно откладывается на потом, результатом чего становятся авралы. В тайм-менеджменте слонов необходимо делить на части — до самых простых и легко выполнимых ежедневных шагов.

Хронометраж — один из основополагающих методов тайм-менеджмента. Метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить поглотителей времени. Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до пяти–десяти минут в течение хотя бы двух недель.

Притча

Однажды ученик спросил у Мастера:

— Долго ли ждать перемен к лучшему?

— Если ждать, то долго! – ответил Мастер.

Конечно, это далеко не все методы и инструменты тайм-менеджмента, который актуален не только для удаленной работы, но и на предприятиях. Умение выбирать главное, планировать и организовывать свою работу, исключать все потери приводит к повышению эффективности, а значит — и к повышению конкурентоспособности!

Тайм-менеджмент для старшеклассников: 10 советов родителям

Чем старше ребёнок, тем больше у него задач и обязанностей. Особенно нелегко приходится девяти- и одиннадцатиклассникам, у которых на горизонте ОГЭ и ЕГЭ. Простой список дел вряд ли поможет навести порядок: у поколения Z (это дети, родившиеся после 2000 года) синдром дефицита внимания, помноженный на пресловутую подростковую лень. Необходим системный подход.

  • Text Link

Совет 1. Поставьте цель

О чём мечтает ваш ребёнок? Быть бизнесменом? Стать чемпионом по плаванию? Или, может, поступить в лучший вуз страны? Обсудите с ним его желания и трансформируйте их в цели.

Цель — это путеводная звезда, стремясь к которой ребёнок будет прокладывать себе путь вперёд. Но она не должна быть абстрактной. Необходимы временные и качественные ограничения.

Заниматься бизнесменом → заработать своим делом тысячу долларов к 2023 году. Стать чемпионом → к следующей Олимпиаде выполнить норматив КМС. Поступить в вуз → набрать на ЕГЭ больше 80 баллов по нужным предметам.

Не все подростки могут ставить перед собой цели. Сядьте рядом и помогите ребёнку сформулировать. Если он не знает, чего хочет, а вы — как докопаться до истины, обратитесь к тьютору. Это специалист, который выявляет интересы ребёнка и помогает их реализовывать.

Совет 2. Составьте план

Когда путеводная звезда зажглась, необходимо наметить дорогу к цели. Звучит поэтично, но это сложная аналитическая работа. Проблема в том, что обычное планирование наводит на поколение Z тоску. Любая информация для них должна быть наглядной.

Предложите своему ребёнку «пирамиду Франклина».

Бенджамин Франклин разработал её в 20 лет и придерживался на протяжении всей жизни. Эта система организации времени помогла ему проделать путь от сына мыловара до выдающегося политика и дипломата.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.
Бенджамин Франклин

Совет 3. Расставьте приоритеты

В течение дня у подростка могут быть совершенно разные дела: от занятий с репетитором до выгула собаки. Важно, чтобы он научился расставлять задачи по приоритетности.

Например, в планах на день значится выучить 30 английских слов и помочь бабушке на даче. И то и другое здорово, но если цель стать лингвистом, очевидно, что прополка грядок может подождать.

Расскажите своему ребёнку про матрицу Эйзенхауэра. Этот инструмент поможет визуализировать безликий список дел. Не забывайте — поколению Z нельзя без наглядности.

Совет 4. Приучите ребёнка к дедлайнам

Работа заполняет всё отпущенное на неё время. Это доказано. Если вы договорились, что ребёнок напишет сочинение за неделю, он действительно, без халтуры, будет сочинять его семь дней.

У всех стоящих перед подростком задач должен быть срок выполнения. Настаивайте, чтобы в планах и расписании всегда стояли дедлайны, и следите, чтобы временные рамки не растягивались.

Совет 5. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это откладывание на потом. Чаще всего подростки отмахиваются от того, что им не нравится. Например, уборка в комнате или чтение.

Неприятные дела в тайм-менеджменте называются лягушками. Договоритесь с ребёнком, что если он будет «съедать» по одной лягушке каждый день (раз в неделю или раз в месяц), то получит вознаграждение.

Например, убираешься в комнате каждую субботу, по воскресеньям ходишь в кино. Читаешь две книги в месяц, в последние выходные целый день играешь в компьютер.

Совет 6. Научите ребёнка не пасовать перед трудностями

Чем масштабнее задача, тем сложнее к ней приступить. Непонятно, с чего начать и хватит ли сил. Чтобы большие задачи не пугали, их нужно разбивать на более мелкие.

В тайм-менеджменте есть понятие «бифштекс из слона». Слон — это крупная задача, к которой сложно подступиться. Но даже его можно «съесть», если разрезать на куски. Например, прочитать «Войну и мир» гораздо проще, если включать в свой ежедневный план по одной главе книги.

Совет 7. Предложите ребёнку работать отрезками

Это называется метод «Помидора». Задача выполняется в течение определённого отрезка времени, затем следует короткий перерыв. Чтобы чередовать работу и отдых, используется таймер (изначально обычный кухонный в виде томата — отсюда и название).

Эту технику придумал студент Франческо Чирилло, когда понял, что не может на чём-то подолгу концентрироваться. У поколения Z такая же проблема: современные подростки хотят уловить максимум информации в минимальный срок. Метод «Помидора» может быть очень эффективным при выполнении домашних работ.

Совет 8. Выделяйте время на отдых

Этот совет вытекает из предыдущего. Без передышки подросток будет постоянно испытывать стресс и вскоре откажется от тайм-менеджмента.

Планировать нужно не только школьные или бытовые дела, но и отдых. Проанализируйте распорядок своего ребёнка: достаточно ли времени для сна, общения с друзьями и увлечений? Нет? Предложите доработать график. Важно, чтобы подросток знал: вы не хотите загнать его жёсткие в рамки, а управление временем не означает отсутствие развлечений.

Совет 9. Определись с помощниками

Z — это поколение гаджетов. Это неплохо. Просто они выросли в мультимедийной среде.

Если ваш ребёнок, как все подростки, не выпускает телефон из рук, логично установить туда приложения для тайм-менеджмента. Это может быть как обычный календарь от Google, так и специальные планировщики (Any.do, Timely, Wunderlist и другие).

Совет 10. Будьте примером

Вряд ли подросток заразится тайм-менеджментом, если его родители постоянно опаздывают и всё забывают. Прежде чем приучать ребёнка управлять временем, наведите порядок в своих делах. Тогда, скорее всего, и приучать не придётся. Дети мгновенно считывают примеры, которые показывает мама с папой.

У нас вы сможете учиться в удобном темпе, делать упор на любимые предметы и общаться со сверстниками по всему миру.

Читать еще:  Как и где восстановить свидетельство о рождении ребенка?

Попробовать бесплатно

Ошибки тайм-менеджмента и как их избегать: советы от Worksection

Современному человеку нужно успевать ежедневно делать много дел: больших и маленьких, в быту и на работе. И если мытьё посуды дома можно отложить на сладостное «потом», то откладывание рабочих задач приводит к авралам, срывам сроков, а иногда и к «заваленным» проектам.

Мы решили узнать у команды украинского стартапа Worksection, которая развивает проект в области тайм-менеджмента, о том, как работает управление временем и проектами, и как не допускать распространённых ошибок.

Основные проблемы тайм-менеджмента при командной работе

Мы создали список основных проблем с управлением своим временем и проектами, а также, способов борьбы с ними:

  1. Нет приоритетов в делах и задачах. Разнообразных задач накопилось много и непонятно, за какую браться в первую очередь.
  2. «Сложные» и очень крупные задачи. Бывает так, что мы упираемся в проблему и не понимаем, как её решить, к кому обратиться с вопросом или за советом. Или задача кажется слишком крупной и масштабной и непонятно, с чего начинать. Наше подсознание просто откладывает такие дела. Мы отвлекаемся на другие задания, а тем временем нерешённая проблема никуда не девается. Она «вылезет» из проекта в самый неподходящий момент.
  3. Беспорядок в рабочих документах. Бывает, запускаешь поиск в почте по ключевым словам, чтоб найти документ, который кто-то прикрепил к письму 4 месяца назад. И проводишь в поисках остатки рабочего дня. Это скучно и малоэффективно.
  4. Рабочая атмосфера, в которой невозможно сконцентрироваться на одном деле, сделать его от начала и до конца. Постоянно приходят письма, сообщения в Skype, вам звонят и загружают мозг другими задачами и проблемами. В такой атмосфере даже бутерброд правильно сделать непросто, а уж заниматься интеллектуальным трудом вообще невозможно.
  5. Прокрастинация. Это модное нынче слово описывает простое явление, знакомое нам с детства — откладывание скучных, непонятных или неприятных дел.
  6. Отсутствие простого способа контроля за выполнением задач командой и подчинёнными.
  7. Нечёткое разделение ответственности и задач в команде.

Для решения всех этих проблем человечество создало целый ряд дисциплин и методологий: от психологии (которая помогает работать над мотивацией) до разработки инструментов планирования чего угодно (от покупок в магазине до сложного, многоступенчатого проекта). Пройдёмся по пунктам.

Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»

Самая популярная и резонная система планирования и выставления приоритетов называется «матрица Эйзенхауэра» и заключается в том, чтоб разделить свои задачи на 4 категории: «важное+срочное», «важное+несрочное», «срочное+неважное» и «неважное+несрочное».

«Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален.

«Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание.

«Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи. На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них.

«Неважное+несрочное» — это всё, чем мы занимаемся в рабочее время, вместо, собственно, работы: общение в соцсетях, веб-сёрфинг, чаи и перекуры с коллегами. Иногда можно, но крайне дозировано.

Пугающе объёмные задачи рекомендуем разбивать на этапы и подзадачи. Тогда станет понятно, за что браться в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И само дело перестанет казаться неподъёмным. Оно станет просто набором несложных действий в заранее известном порядке. После этого начинать работу над задачами становится морально проще, ведь мысленно мы уже «прошли» этапы проекта и сложили в голове картинку результата.

Во-первых, всё, что возможно хранить в цифровом виде, стоит хранить именно в нём. А ту часть документации, которая нужна в бумаге, можно каталогизировать (по алфавиту, датам, папкам, полкам), а каталог хранить в виде таблицы. Так будет проще найти, например, дело Семёна Ерохина, который работал в компании 7 лет назад, и бумаги которого находятся в одной из семи папок на букву «Е».

Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами Worksection.com можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы).

Мотивация при командной работе и тайм-менеджмент

Офисная обстановка, хотим мы того или нет, предполагает некоторое общение с коллегами. Тем не менее, даже в большом опен-спейсе можно постараться свести раздражители к минимуму. Когда принимаетесь за крупную работу, стоит оповестить коллег о том, что в течение определённого времени вы будете недоступны для разговоров и обсуждений. Предложите им все вопросы, которые возникнут в этот период, задавать через почту, чтоб вы могли ответить на них, не отвлекаясь на другие задачи.

Кроме того, перед началом такой работы стоит разобрать отвлекающие мелочи, на которые уйдёт около минуты: письма, ждущие вашего короткого ответа, быстрые телефонные разговоры. Потом вы сможете со спокойной совестью выключить Skype и почту на необходимое время и погрузиться в задачу целиком, не волнуясь о том, что забыли ответить на письмо, которое уже третий день ждёт в почте.

У всех бывают дела, за которые просто не хочется браться. Вроде бы и понятно, что с ними делать, и сложного особо ничего нет, но так не хочется – хоть волком вой. Если нет возможности делегировать такое дело, заранее для себя ограничьте сроки его выполнения (например, 2 часа) и не забудьте поставить напоминание перед стартом. А в особо “тяжёлых” случаях назначьте себе «награду» за выполнение такой задачи.

Человеческий мозг устроен так, что когда мы превозмогаем трудности и справляемся с непростыми задачами, он выделяет гормон счастья, но дополнительное поощрение лишним не бывает.

Если же вы – менеджер проекта и видите, что подчинённый не может найти в себе душевных сил чем-то заняться, возможно, человек не понимает ценности выполнения этой задачи. Попробуйте объяснить её ценность для всей команды, важность выполнения вовремя (в этом может помочь диаграмма Ганта, которая наглядно показывает, как зависим весь проект от каждого участника), установите обозримые сроки выполнения, не забывайте мягко напоминать и, конечно, поощрите своего подчинённого, когда он справится с этой задачей.

Каждому участнику проекта полезно знать, на каком этапе находится работа над проектом, и находить свою роль в нём. К примеру, менеджер может контролировать сроки работы, а подчинённые – видеть связи между своими задачами. И в случае, если кто-то задерживает работу и от этого страдает весь проект, таким образом легко понять, на каком этапе произошла задержка и с кем именно из участников проекта нужно проработать проблему.

В современном мире для контроля за ходом каждой из работ в проекте есть удобные системы совместной работы над задачами на любой вкус. Упомянутый выше пример Worksection применяют в самых разных сферах — от IT до строительства. Он позволяет легко ставить задачи, напоминать о сроках их выполнения подчиненными, а также контролировать как небольшие части работы, так и общее состояние проекта. Все участники знают, что происходит и какую роль они в этом играют.

Обидная ситуация, если 2 человека делают одну и ту же работу, не зная об этом. Или если вся работа распределена в команде, кроме одной небольшой, но забытой детали. Так случается, когда в команде нет чёткого распределения ролей в рамках проекта, а есть просто список задач, в котором люди берутся за то, что считают нужным.

Такая демократичная атмосфера может ещё кое-как работать в маленьких командах из 2-3 человек. Но как только людей становится больше, менеджер проекта должен чётко распределить задачи и обозначить для каждого участника проекта зону ответственности. Важно сделать это письменно, в таком формате, чтоб члены команды в любой момент могли обратиться к этой информации в случае конфликта или непонимания. Удобнее всего использовать для распределения задач один из множества таск-трекеров. Они позволяют и распределять задачи, и переносить их с одного человека на другого, и следить за динамикой выполнения работы.

В заключение

Если кратко обобщить всё сказанное выше, можно вывести несколько принципов правильной организации работы.

Используйте электронные системы для проектного менеджмента: они дают возможность каждому члену команды показывать прогресс по своим задачам и оценивать свой вклад в проект, а менеджеру – чутко следить за ходом работ.

Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи.

Раскладывайте большие задачи на более мелкие. Мотивируйте себя и команду, человек возьмётся даже за скучную и трудную задачу, если будет понимать, что это важно и его вклад ценен.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector