Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образцы протоколов совещаний Как составить протокол совещания образец

Протокол встречи с клиентом. образец и бланк 2018 года

Как составляется протокол совещания

Совещания проводятся в большинстве организаций вне зависимости от формы собственности. На них сотрудники и руководители обмениваются информацией по текущим вопросам, принимают оперативные решения.

Чтобы такое мероприятие проходило с максимальной эффективностью, ведётся протокол совещания.

Этот документ имеет одновременно информационную и распорядительную функцию: в нём фиксируются сведения о поднятых вопросах и принятых решениях.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

  • дату и номер;
  • наименование организации;
  • вид документа с указанием мероприятия;
  • место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

  • Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
  • Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
  • Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:
    • Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
    • Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
    • Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.
  • В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

    После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

    Протокол оперативного совещания

    Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

    • Чёткая периодичность проведения (например, раз в неделю в определённое время);
    • Стабильный состав участников;
    • Практически неизменные темы и вопросы;
    • Короткая длительность.

    Эти характеристики накладывают отпечаток на составление протокола оперативного совещания. Секретарь заранее знает алгоритм работы, вопросы, которые будут обсуждаться. Это позволяет ускорить работу над итоговым документом, сформировать большую его часть заранее.

    Протокол заседания готовится быстро, чтобы документ был сразу подан на подпись руководителю.

    Хранение

    При решении вопроса о хранении протоколов, секретарь должен изучить внутренние документы организации.

    Так, протоколы совещания совета директоров или общего собрания акционеров акционерного общества должны храниться постоянно.

    , в котором содержатся нормы, регулирующие правила и сроки хранения некоторых документов в акционерных обществах.

    Обычно протоколы различных собраний хранятся 3 или 5 лет, после чего сдаются в архив и уничтожаются в соответствии с инструкциями.

    Протокол совещаний – это не элемент ненужной бюрократии. Он помогает участникам собрания не забыть повестку дня и выполнить поручения руководителя в срок. Сегодня существуют электронные ресурсы для оперативной подготовки и рассылки подобных документов. Поэтому секретарь может быстро и в удобном виде представить готовую версию протокола всем заинтересованным лицам.

    Образцы протоколов совещания

    Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

    В каких случаях требуется протоколирование

    Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами.

    Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

    Совещание

    Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер.В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

    Удобство проведения плановых совещаний (раз в месяц, квартал, полугодие) заключается в том, что секретарь имеет возможность заблаговременно составить программу совещания, определить ход мероприятия, выступающих и количество вопросов. Наличие такой информации позволяет заблаговременно приступить к оформлению формы протоколов.

    В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

    Заседание

    Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

    К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

    Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия. При этом в рамках события могут отсутствовать какие-либо решения, однако ход обсуждения различных вопросов должен быть отображен в соответствующем документе.

    Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д.

    В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола).

    Читать еще:  Договор оказания услуг физическим лицом юридическому лицу скачать

    Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

    Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

    Типы совещаний

    Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

    1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
    2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
    3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
    4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

    Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

    Подготовка

    Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

    1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
    2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
    3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
    4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
    5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

    Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

    Зачем требуется протокол совещания?

    В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

    Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

    Ведение

    Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

    Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

    Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

    Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

    Оформление

    Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

    1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
    2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
    3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
    4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
    5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

    По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

    Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

    Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

    Оперативное совещание

    Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

    1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
    2. Определенный состав присутствующих.
    3. Подобные темы и вопросы.
    4. Небольшая длительность.

    Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

    Хранение

    Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

    Вывод

    Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

    Образец протокола собрания

    Уже вошли в аккаунт? Получить шаблон

    Организуйте эффективную общую работу

    Просто добавьте ваше содержимое

    Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание.

    Пригласите вашу рабочую группу в документ
    Выполняйте совместное редактирование в режиме реального времени

    Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его. При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски.

    Читать еще:  Договор и контракт отличия о которых стоит знать

    4 совета по улучшению ваших заметок для совещаний

    1. Подготовьте документ для ведения протокола до начала совещания

    Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня. Поскольку документ создан в Dropbox Paper, его можно привязать к календарю и использовать горячие клавиши для экономии времени.

    2. Добавьте ссылки для контекста

    Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Перед началом совещания предоставьте доступ к документу с повесткой дня другим участникам.

    3. Выделите основные моменты

    Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами. Через мобильное приложение Paper можно сделать снимок интерактивной доски или стикера, который автоматически будет добавлен в протокол.

    4. Отметьте решения и задачи

    В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать. Эта информация помогает контролировать ход исполнения к следующему совещанию. Чтобы создать пункт для отметки галочкой, наберите квадратные скобки — [] — и поставьте пробел. Для назначения исполнителей просто наберите имя коллеги с символом @ перед ним.

    Создавайте и делитесь
    первоначальными идеями

    Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями. Paper позволяет легко делать заметки для совещаний, назначать задачи, развивать творческие идеи и управлять проектами. Используя Paper в качестве центрального узла для создания проекта, вам не нужно находиться в одной комнате с остальными участниками, чтобы эффективно организовать общую работу.

    Часто задаваемые вопросы

    Как делать заметки во время совещания?

    Чтобы сделать заметки на совещании, надо сначала сконцентрироваться на его самых важных вопросах, а затем определиться со способами передачи данной информации остальным коллегам. Эффективное ведение протокола совещания позволяет каждому участнику ознакомиться с обсуждаемыми вопросами и оставаться в курсе последних событий. Чтобы максимально эффективно делать заметки во время совещания, надо заранее продумать его схему. Для этого просто запустите данный шаблон протокола совещания в Dropbox и создайте собственный документ с повесткой дня и списком участников совещания. Во время совещания вы можете записывать, что именно обсуждается и кто что говорит. В конце можно указать список задач и сроки выполнения, добавив @упоминания и необходимые ссылки для контекста. И в завершение, предоставьте общий доступ к документу всем участникам совещания.

    Как можно создать шаблон протокола совещания?

    Чтобы создать шаблон протокола совещания в Dropbox, просто воспользуйтесь Dropbox Paper. Можно просто использовать имеющийся шаблон протокола совещания в Paper. Или же можно настроить свой собственный шаблон протокола совещания или повестки дня, создав абсолютно новый документ Paper. В правом верхнем углу документа Paper вы увидите три точки, которые позволяют выбирать различные параметры. Нажмите три точки и перейдите к параметру «Преобразовать в шаблон». Здесь ваш документ Paper превращается в специальный шаблон, который можно постоянно использовать для систематизации заметок совещания, что избавит вас от необходимости каждый раз создавать шаблон с нуля.

    Как отслеживать заметки для совещания?

    Отслеживание заметок для совещания в Dropbox — это обычный процесс, который позволяет мгновенно систематизировать всю информацию. Одним из лучших способов отслеживания заметок для совещания является создание упорядоченной системы учета всех заметок и других критически важных документов, благодаря которой вы и ваша рабочая группа сможете без особых усилий просматривать и обмениваться файлами. Создание системы учета заметок для совещания также является одним из способов повышения эффективности совместной работы в рабочей группе. Участники рабочей группы могут свободно добавлять комментарии к заметкам для совещания, чтобы прояснить некоторых из них или добавить список важных задач.

    Как систематизировать заметки для совещания?

    Чтобы систематизировать заметки для совещания, их можно выделить по темам совещаний. Скорее всего, у вас на работе проводятся совещания разных типов. Например, совещания совета директоров раз в полгода, ежемесячные или ежеквартальные совещания для проведения мозгового штурма, еженедельные личные встречи, собеседования при принятии на работу или даже учебные занятия, для которых нужны подробные заметки. Создайте в Dropbox папку «Совещания», а затем создайте подсистему для типов совещаний, чтобы вы всегда знали, где можно найти важные заметки для совещаний любого типа.

    Протокол технического совещания, образец

    Порядок проведения совещания

    Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

    Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

    Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

    С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

    Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

    Составление протокола

    На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

    • номер документа;
    • дата создания;
    • наименование организации;
    • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
    • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
    • данные по председателю совещания и секретаря;
    • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
    • факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
    • результат совещания.

    Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

    При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

    Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

    Читать еще:  Составляем договор займа между физическим и юридическим лицом

    Образец протокола заседания технического совета

    технического совета завода

    Председатель — А.Н. Николаева

    Секретарь — О.П. Снегина

    Присутствовали: С.А. Кулик, В.В. Подгорков, К.Л. Черных

    Приглашенные: Н.А. Оленик, Е.В. Одинцова

    О рассмотрении рационализаторских предложений.

    Предложение слесаря сборочного цеха Н.Н.Николаева “Замена металлических заглушек № 2471 и 6671 заглушками из пластических масс.” По предложению Н.Н. Николаева имеетсяположительное заключение нач. Сборочного цеха В.П. Иванова.

    Инженер сборочного цеха В.С. Григорьева считает предложение Н.Н. Николаева полезным, дающим экономический эффект около 8 тыс. Рублей в год.

    Нач. Технического отдела С.П. Абрамов считает, что нужные пресс-формы можно будет изготовить в инструментальном цехе завода.

    Принять предложение Н.Н. Николаева “Замена металлических заглушек № 2471 и 6671 заглушками из пластических масс.” Пресс-формы изготовить в инструментальном цехе к 15 августа с. г. Опытные партии заглушек из пластических масс изготовить и испытать к 15 ноября с.г.

    Предложение мастера экономического цеха А.Н. Новикова “Изменение конфигурации детали № 5581 и заготовок для нее”.
    ВЫСТУПАЛИ:

    Начальник механического цеха Н.Г. Родионов считает, что предложение А.Н. Новикова полезно и позволяет уменьшить расход бронзыдля изготовления детали № 5581 на 500 кг в год и получить экономию в 100 тыс.руб.

    Принять предложение А.Н. Новикова “Изменение конфигурации детали № 5581 и заготовок для нее”, так как это позволяет уменьшить расход бронзы примерно на 500 кг в год и получить экономию в 10 тыс. руб.

    Предложение лаборантки ЦЗЛ В.Б. Фоминой “Повышение светочувствительности копировального слоя из поливинилового спирта, применяемого при изготовлении электронных плат, путем добавления к нему хромового ангидрида.”

    Мастер вспомогательного цеха И.И. Афанасьев подтвердил, что добавление хромового ангидрида повышает светочувствительность копировального слоя из поливинилового спирта.

    Инженер по технике безопастности Д.А. Тимофеева заявляет о недопустимости применения хромового ангидрида в копировальных слоях, так как это может вызвать у рабочих заболевание экземой.

    Отклонить предложение В.Б. Фоминой “Повышение светочувствительности копировального слоя из поливинилового спирта, применяемого при изготовлении электронных плат, путем добавления к нему хромового ангидрида” по той причине, что это может вызвать у рабочих заболевание экземой.

    Председатель технического совета (подпись)

    Секретарь технического совета (подпись)

    Основные моменты по ведению протокола

    При ведении протокола следует знать, что:

    1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
    2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
    3. Только общий смысл можно записывать в документе.
    4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

    При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

    1. Темы обсуждения.
    2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
    3. Решения, принимаемые комиссионно.

    Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

    Оформление протокола совещания при директоре

    Совещание при директоре протоколируется

    В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

    Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

    Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

    В протоколе должны отражаться следующие сведения:

    1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
    2. Полное наименование организационной структуры.
    3. Каков вид документа о проведении собрания.
    4. Указать какое мероприятие проводится.
    5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
    6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
    7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
    8. Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

    Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

    Протокол о проведении совещания при главе администрации

    Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

    Заполнение производится в следующем порядке:

    1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
    2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
    3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
    4. Перечислить, кто являлся слушателями.
    5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
    6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
    7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

    При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

    Образец

    Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

    Если требуется провести оперативное совещание

    Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

    У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

    1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
    2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
    3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
    4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
    5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
    6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.
    голоса
    Рейтинг статьи
  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector