Timeplus-kazan.ru

Консультации адвоката
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Номенклатура дел отдела кадров правила формирования с образцом

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений.

В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.

Разновидности и особенности для различных видов деятельности

Номенклатура бывает трех видов:

  • типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
  • примерной или рекомендательного типа;
  • индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.

Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

Нормативные акты

Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах:

  • Приказе Главного архива №33, принятого ещё в 1988 году, где указан основной перечень правил по данным мероприятиям и управлению документации;
  • Решении Российского архива, утвержденного с 2002 года от 6 февраля;
  • Правилах по делопроизводству, установленных 477 Постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года.

Обеспечение сохранности документов

Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.

Формируются дела строго в определенном порядке:

  1. Обложка дела оформляется с указанием: полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
  2. К делам подшивают: исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.

Необходимость использования

Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:

  1. Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
  2. Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
  3. Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
  4. Рассматривается структура предприятия.
  5. Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
  6. Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
  7. Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.

Нюансы составления и структуры

Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список.

Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.

Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.

Данный документ должен состоять из:

  • Устава предприятия;
  • Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
  • перечней дел каждого подразделения;
  • штатного расписания;
  • нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
  • должностных инструкций.

Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.

Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов:

  • индекса и названия дела;
  • сколько бумаг хранится в ней;
  • продолжительности их хранения.

Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.

Порядок утверждения и внесения изменений

Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.

Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года, передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры.

Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.

Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией.

Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.

Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.

Сроки хранения

Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных. Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам. В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет.

Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет.

У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.

Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования.

О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.

Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.). Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить – расскажем в данной статье.

Необходимость номенклатуры дел

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

  1. Приказом от25.08.2010 №558 – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
  2. Приказомот 31.07.2007 №1182 – Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Читать еще:  Что такое академическая справка как и где ее получить

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

С чего начать составление номенклатуры?

  • типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
  • примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы – большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки. Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

Обратите внимание

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел. Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

  • примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 №229;
  • примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011;
  • примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 №1160;
  • номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 №2371;
  • примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 №144/1321-3;

примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 №141.

Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам). Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Составляем и оформляем номенклатуру

  1. Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
  2. Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;
  3. Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
  4. Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Читать еще:  Как заполнять приходнокассовый ордер с образцом для заполнения

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Утверждаем и вводим в действие

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
  • в архиве организации;
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения организации

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 35,5 кб

Номенклатура дел структурного подразделения по сути является реестром дел любого типа, от кадровых до бухгалтерских, которые входят в общее понятие делопроизводства подразделения предприятия или организации. Составляется номенклатура в соответствии с правилами систематизации внутренних документов предприятия, установленными различными нормативными и подзаконными актами.

Необходимость в составлении

Любое предприятие (организация) в процессе своего функционирования «обрастает» в конечном итоге, массой документации.

В соответствии с правилами делопроизводства, документы могут дифференцироваться по сроку их хранения, а сроки хранения, в свою очередь, дифференцируются по признаку важности документа.

Правильно и систематически составляемая номенклатура дел позволяет учитывать и систематизировать документы по мере их поступления (издания), обеспечивая соблюдение сроков их хранения.

Правовое регулирование

Основными подзаконными актами, регламентирующими ведение номенклатуры, являются:

  • утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
  • Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 года о порядке учета архивных документов в государственных и муниципальных органах.

Так, Свод правил Росархива не только утверждает унифицированную форму номенклатуры, но и стипулирует их электронные форматы.

Сроки хранения документов в архивах предприятий и организаций устанавливаются приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года. Так, в соответствии с этим приказом, устанавливается реестр наиболее типичных документов любого юридического лица, и, в соответствии с их отличительными характеристиками, определяется срок их хранения.

Порядок работы

При составлении номенклатуры следует исходить из двух основополагающих принципов — значимости документа и хронологии. Речь, в данном случае, идет не только об оценке характеристик документа, но и о порядке их размещения в реестре.

Так, расположение по значимости в номенклатуре идет в порядке убывания от более значимых к менее значимым. Например, документы, так или иначе связанные с правоустанавливающими фактами, должны располагаться выше, чем, скажем, документы о замене электропроводки в кабинете.

Соблюдение принципа хронологии будет заключаться в расположении документов по мере их убывания, то есть от нового к старому.

Алгоритм работы с номенклатурой можно представить в следующем виде:

  • Номенклатура составляется в текущем году на следующий год. Обязанность по составлению макулатуры может как делегироваться определенному работнику, так и находится в обязанности руководителя структурного подразделения;
  • архивариус предприятия или заведующий канцелярией проверяет составленную номенклатуру на предмет верности указанных сроков;
  • номенклатура подписывается руководителем подразделения и интегрируется в общую номенклатуру предприятия или организации.

Структура

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

  1. »шапка», содержащая в себе наименование организации, место составления документа, название самого документа;
  2. собственно номенклатура дел;
  3. отметки о согласовании с руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании ЭК (ЭПК) учреждения с указанием даты и номера протокола заседания комиссии;
  4. итоговую запись номенклатуры;
  5. подписи руководителя, архивариуса или заведующего канцелярией.

Индексирование дел

Под индексом понимается номер дела. По правилам делопроизводства, номер должен давать сведения не только о количественном учете документа, но и представлять его идентификационные характеристики.

В судопроизводстве, например, номер предоставляет сведения об отнесении дела к определенной отрасли права, о дате поступления и дате рассмотрения дела. Например:

  • уголовные — 1 (цифровое обозначение уголовных дел) — 890 (годовой порядковый номер регистрации) / 2019 (год вынесения приговора);
  • гражданские — 2 (цифровое обозначение гражданских дел) — 2211 (годовой порядковый номер) / 2020 (год вынесения решения).

В делопроизводстве предприятий индексирование происходит примерно по той же схеме. В индекс включаются:

  • цифровое обозначение подразделения;
  • номер самого дела по порядку его регистрации.

Номера подразделений являются постоянными и могут быть изменены лишь в случае организационных модификаций. Например, если экономический отдел входит в состав экономического управления, имеющего свой индекс «04», индекс «Положения об экономическом отделе» будет выглядеть как «04.3-1»

С целью недопущения — нарушений внутренней структуры номенклатуры в случае появления новых документов, рекомендуется резервировать порядковые номера. В противном случае будут появляться так называемые «дубли», которым придется присваивать дополнительные буквенные обозначения, например, « 02.01 — 64А».

Заголовки

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке.

Порядок расположения заголовков будет соответствовать приведенной ниже схеме:

  1. номенклатура дел;
  2. уставная часть, характеризующая структурное подразделение;
  3. должностные инструкции;
  4. документы регламентирующего, дисциплинарного или директивного содержания, поступившие от вышестоящих органов;
  5. внутренняя регламентация;
  6. отчетные документы в порядке убывания — год, полугодие, квартал, месяц, декада;
  7. письма от/к контрагентам и сторонним организациям;
  8. внутренняя корреспонденция;
  9. регистрационные журналы, почтовые реестры и прочее.

Заголовок должен быть предельно ясным. Например, дело «корреспонденция по сторонним организациям» должно быть подразделено, например, на «Письма в налоговую инспекцию» и «Переписка по договорам поставки».

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Ограничение по объему

Как правило, в одном томе не должно содержаться более 250 листов, если лимит на количество листов превышен — заводится второй том. При этом в заголовке следует указать номер тома и включенные в каждый том объемы информации по месяцам, например «с 01.01.2018 по 01.06.2018 г.».

Читать еще:  Как и где получить справку об отсутствии двойного гражданства

Отметки по срокам

Существуют следующие вариации отметок о сроках хранения:

  1. постоянное хранение;
  2. длительное хранение (например, 75 лет, 10 лет);
  3. временное хранение (до 10 лет);
  4. по мере необходимости;
  5. до замены новыми;
  6. ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки (примечания)

В этом разделе проставляются:

  • отметки об убытии дел;
  • отметки о повреждениях;
  • отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Хранение

Номенклатура относится к документам постоянного хранения. Как правило, она вводится в действие на год приказом руководителя организации и начинает действовать по приказу с 1 января следующего года.

Как составить номенклатуру дел

kak_sostavit_nomenklaturu_del.jpg

Похожие публикации

Деятельность любой организации неминуемо связана с накоплением огромного количества разнообразных документов. Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Что такое номенклатура дел организации

Прежде всего, нужно разобраться в том, что собой представляют дела. Под делом подразумевается один или несколько документов, которые относятся к одной хозяйственной операции или одному деловому вопросу и помещены в одну папку. Порядок распределения документации определяется номенклатурой дел. Таким образом, номенклатура дел – это документ, в котором приведен перечень дел организации, указано их количество и сроки хранения.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

Номенклатура дел в 2020 году в обязательном порядке должна оформляться в государственных учреждениях. Также это требование относится к коммерческим организациям, которые сдают документацию в государственные архивы. Остальные субъекты хозяйствования имеют право не разрабатывать номенклатуру дел. На практике ее часто используют крупные предприятия, имеющие разветвленную структуру подразделений и большой документооборот.

Нормативная база, на основании которой разрабатывается номенклатура, включает:

  • Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Номенклатура дел организации формируется после изучения состава и содержания документации, которая образуется в процессе деятельности организации. Ответственные должностные лица должны руководствоваться различными локальными актами: уставом, положениями об организации и ее структурных подразделениях и др. Сводную номенклатуру дел организации следует составлять на основании номенклатурных дел подразделений. Если в организации нет подразделений, составляется всего одна номенклатура.

Какие функции выполняет номенклатура

Номенклатура дел (образец оформления можно найти далее) выполняет ряд важных задач:

  • учет всех дел, которые были оформлены в компании;
  • систематизация делопроизводства;
  • группировка дел;
  • обеспечение сохранности документов;
  • удобный и быстрый поиск необходимых документов;
  • быстрая «фильтрация» дел с целью выявления документов с истекшим периодом хранения;
  • определение сроков хранения документов.

Правильно оформленное номенклатурное дело значительно облегчает работу с документацией в компании.

Сроки хранения документов

В номенклатуре дел сроки хранения документов могут варьироваться от 1 до 75 лет, либо рассчитаны на постоянное хранение. Конкретные сроки утверждены различными нормативными актами, именно на них нужно опираться при составлении номенклатуры. К таким нормативным актам относится:

  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень документов со сроками их хранения).
  • Ст. 230 и 230.1 ТК РФ (в отношении хранения материалов о несчастных производственных случаях).
  • Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (порядок установления сроков хранения).

Стандартные сроки хранения номенклатуры дел определены п. 157 Перечня, утв. приказом Росархива № 236:

  • номенклатура компании хранится постоянно,
  • номенклатуры дел структурных подразделений хранят 3 года.

Этим же приказом утверждены сроки архивного хранения документов, в частности:

  • документы кадрового делопроизводства хранят до 75 лет;
  • канцелярские документы – от 1 года до бессрочного периода;
  • документация, связанная с расчетом и выплатой заработной платы – до 5 лет;
  • налоговая документация – 4-5 лет;
  • бухгалтерские документы – от 5 лет до бессрочного периода;
  • документы по охране труда – от 2 до 10 лет;
  • плановая и статистическая документация – постоянно.

Если в нормативных документах не указаны конкретные сроки хранения документов, ответственному лицу необходимо поискать нужные сведения в ведомственных перечнях. Если и там не удастся найти требуемую информацию, срок хранения придется определять экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.

Когда необходимо составлять номенклатуру дел?

Впервые разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется при создании организации. Допустимо, чтобы данный документ был разработан и в процессе деятельности, но для ответственных должностных лиц такой вариант будет не совсем удобен, так как им придется разбирать большой объем рабочей документации.

Далее необходимо регулярно разрабатывать номенклатуру дел на год. Документ формируется в последнем квартале года и подается на утверждение руководству учреждения. Он вступает в силу с 1 января нового отчетного года. Форму данного документа нужно согласовывать с архивным учреждением не реже чем 1 раз в 5 лет.

Составлением номенклатуры дел обычно занимаются следующие специалисты компании:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • специалист кадровой службы;
  • сотрудник канцелярии;
  • сотрудник архива;
  • бухгалтер.

Если у организации возникли сложности с составлением номенклатуры дел, эту функцию можно поручить специализированной компании, заключив с ней соответствующий договор на предоставление услуг. Такое решение поможет избежать ошибок при отсутствии у штатных сотрудников достаточного опыта.

Порядок составления

Документ «Номенклатура дел» рекомендовано оформлять по форме, утвержденной Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (Приложение № 25). Ее должно подписать лицо, ответственное за документационное обеспечение управления (ДОУ), визирует ее руководитель архива, а утверждает документ руководитель организации.

Номенклатура может составляться для всей организации в целом или по каждому ее подразделению отдельно.

Рассмотрим, как составить номенклатуру дел:

  • В верхней части листа указывают наименование организации (полностью).
  • В правом верхнем углу должен стоять гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя с расшифровкой, дата утверждения.
  • Далее нужно прописать полное наименование документа. К примеру «Номенклатура дел на 2021 год». Затем указывают дату и место составления.

Следующий этап – заполнение табличной части. Она состоит из 5 столбцов:

  • «Индекс дела». Обозначается арабскими цифрами, содержит установленное в организации цифровое обозначение структурного подразделения (например, «01» — общий отдел, «02» — бухгалтерия и т.д.) и через дефис — порядковый номер дела.
  • «Заголовок дела». Он должен точно отображать состав включенных в дело документов. К примеру «Приказы директора по основной деятельности». Недопустимо, чтобы в заголовке содержались расплывчатые формулировки.
  • «Количество дел» — число папок, томов.
  • «Срок хранения дел и номера статей по перечню» — применяется перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • «Примечания». Здесь проставляют отметки об особенностях хранения, сроков и т.п.

Документ подписывает начальник отдела делопроизводства и сотрудник, ответственный за ведение архива.

Регистрации в номенклатуре дел подлежат все документы, имеющие отношение к деятельности учреждения. Для хранения номенклатуры дел документ оформляют в 4 или более экземплярах (в зависимости от количества структурных подразделений. Один экземпляр применяется в работе, второй хранится у документоведов, третий передается в госархив, а четвертый используется в качестве учетного документа в архиве организации. Остальные экземпляры передаются на хранение в структурные подразделения.

Ниже приведен образец номенклатуры, заполненной для отдела бухгалтерии.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector